沈澄

我們知道，Excel中可以按照數(shù)值、筆畫等進(jìn)行排序，但這僅僅是常規(guī)的排序功能，其實(shí)Excel的排序 “特技”遠(yuǎn)不止這些，本文就為大家介紹相關(guān)的排序技巧。

按照多個(gè)關(guān)鍵字排序

在排序時(shí)需要匹配多個(gè)條件，如先按照學(xué)科排序，在此基礎(chǔ)上再按照單位排序……在Excel中就可以使用多關(guān)鍵字進(jìn)行排序。

啟動(dòng)Excel2013后打開電子表格，切換到“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡，單擊“排序”按鈕彈出對(duì)話框，勾選“數(shù)據(jù)包含標(biāo)題”（如圖1），在“主要關(guān)鍵字”中設(shè)置第1個(gè)排序條件，在“次要關(guān)鍵字”中設(shè)置第2個(gè)條件，如果還有其他條件，則在“次要關(guān)鍵字”中進(jìn)行設(shè)置，單擊“添加條件”按鈕可以增加更多次要關(guān)鍵字，在Excel2013中，最多可設(shè)置64個(gè)關(guān)鍵字進(jìn)行排序，足以滿足我們的需求。

以行中的數(shù)據(jù)來(lái)排序

正常情況下，我們習(xí)慣對(duì)列中的數(shù)據(jù)進(jìn)行排序，其實(shí)Excel也可以對(duì)“行”中的數(shù)據(jù)進(jìn)行排序，只是我們平時(shí)用得比較少，通常按行排序在二維表格中應(yīng)用比較多。

打開電子表格，在數(shù)據(jù)上右擊選擇“排序/自定義排序”打開排序?qū)υ捒颍瑔螕簟斑x項(xiàng)”按鈕選擇“方向”下的“按行排序”，單擊“確定”按鈕返回對(duì)話框（如圖2），此時(shí)排序就是按照“行”進(jìn)行的。在“主要關(guān)鍵字”中可選擇行、排序依據(jù)、次序，最后單擊“確定”按鈕則數(shù)據(jù)將按行進(jìn)行排序。

按照顏色進(jìn)行排序

在實(shí)際工作中，一些電子表格的單元格填充了不同的顏色，或字符使用了不同顏色，在Excel2013中可以按照顏色進(jìn)行排序，這無(wú)疑給我們帶來(lái)了不少便利。

打開電子表格，單擊“排序”按鈕打開排序?qū)υ捒颍ㄈ鐖D3），在“排序依據(jù)”中選擇“單元格顏色”，再在后面選擇排在頂端的單元格顏色，最后還可以將不同顏色的單元格中的數(shù)據(jù)按照降序或升序進(jìn)行排列，這在“次序”項(xiàng)中進(jìn)行設(shè)置。

按預(yù)設(shè)順序進(jìn)行排序

排序并不是都是按照大小、筆畫進(jìn)行的，比如，一份人員名單有兩種排序情況，將其中一個(gè)名單按照另一個(gè)名單的順序進(jìn)行排列，這就需要使用自定義排序。

選中要排序的單元格，不包含標(biāo)題單元格，單擊“排序”按鈕打開排序?qū)υ捒?，“主要關(guān)鍵字”選擇“列A”，“排序依據(jù)”選擇“數(shù)值”，在“次序”中選擇“自定義序列”彈出設(shè)置框（如圖4），選擇“新序列”，然后在右面的輸入框中粘貼新的排序，完成后單擊“添加”按鈕，最后單擊“確定”按鈕就可以按照預(yù)設(shè)的序列進(jìn)行排序。

按照字符數(shù)量排序

有時(shí)我們需要按照單元格中的字符數(shù)量進(jìn)行排序，比如，一份歌曲清單，通常會(huì)按照歌名的字?jǐn)?shù)進(jìn)行分類排序，此時(shí)就需要借助函數(shù)來(lái)幫忙。

首先在表格中添加一個(gè)名為“字?jǐn)?shù)”列，如，C列，在“C2”單元格輸入“=LEN（B2）”（如圖5），然后按下回車鍵（Enter），該函數(shù)可以獲取B2單元格字符的數(shù)量，然后使用自動(dòng)填充獲取B列中的所有單元格中的字符數(shù)，選中B列和C列，打開“排序”窗口，按照“字?jǐn)?shù)”列進(jìn)行排序，這樣排序并不會(huì)影響A列的序號(hào)，排序完成后將字?jǐn)?shù)列刪除即可。

巧妙實(shí)現(xiàn)隨機(jī)排序

某些情況下，我們需要打亂數(shù)據(jù)的順序，而這個(gè)新順序并不是按照特定的規(guī)則進(jìn)行的，是隨機(jī)的，沒有任何規(guī)律的，此時(shí)同樣可以借助函數(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)。

新增一個(gè)隨機(jī)列，在單元格中輸入“=RAND（）”，按回車鍵會(huì)生成一個(gè)隨機(jī)的小數(shù)，拖動(dòng)自動(dòng)填充下方的單元格，此時(shí)會(huì)隨機(jī)產(chǎn)生小數(shù)（如圖6），最后將數(shù)據(jù)按照隨機(jī)列進(jìn)行排序，這樣就實(shí)現(xiàn)了所有數(shù)據(jù)的隨機(jī)排序。其實(shí)這種方法在Excel中應(yīng)用非常廣泛，變通了進(jìn)行排序，無(wú)疑可以滿足我們某些特殊需求。

特殊排名的實(shí)現(xiàn)

在對(duì)某些數(shù)據(jù)進(jìn)行排序后，我們可能需要添加排名，如果有相同的數(shù)據(jù)，后面排名就要依次后退，比如，有兩個(gè)第一名，則后面就是從第三名開始，這在排名時(shí)很常見。

打開表格，選擇“得分”所在列，切換到“開始”選項(xiàng)卡，單擊“排序”按鈕選擇“降序”，這樣就能快速將得分按照從高到低進(jìn)行排名，如果要在后面加上名次，則可以使用自動(dòng)填充，但這樣是不公平的，因?yàn)橄嗤姆謹(jǐn)?shù)，名次卻不同（如圖7）。正規(guī)排名應(yīng)該是成績(jī)相同，排名也相同，在C2單元格中輸入“=RANK（B2，$B$2：$B$16）”，這樣就可以為B2～B16單元格添加名次，這種排名就非常符合我們平時(shí)的排名習(xí)慣。

百分比排名并劃等級(jí)

在排名中還有一種比較特殊的形式，就是按照數(shù)據(jù)的百分比進(jìn)行排名，比如，有25個(gè)數(shù)據(jù)，前5名的劃分為一級(jí)，第6-15名劃分為二級(jí)，第16-25名劃分為三級(jí)，這同樣需要函數(shù)進(jìn)行輔助。

首先將數(shù)據(jù)按照降序進(jìn)行排名，然后在等級(jí)列的B2單元格中輸入（如圖8）：

=LOOKUP（PERCENTRANK（$A$2：$A$26，A2），{0，0.4，0.8}，{"三級(jí)"，"二級(jí)"，"一級(jí)"}）

25名中前5名，就是排在80%前面的，屬于一級(jí)，6-15名是排在40%前面的，屬于二級(jí)，剩下的就是三級(jí)了。按回車鍵即可看到等級(jí)，最后使用自動(dòng)填充可以給所有數(shù)據(jù)都加上等級(jí)。

Excel中的排序（名）能力之所以強(qiáng)大，主要就是它能夠?qū)⒄５呐判蚺c函數(shù)結(jié)合使用，從而打造出無(wú)所不能的排序功能。本文所介紹的技巧，僅僅是拋磚引玉，讓大家能夠認(rèn)識(shí)它的強(qiáng)大，以及一些不一樣的應(yīng)用，激發(fā)大家深入挖掘研究的興趣，讓Excel真正為己所用。