李燕 胡雯

引言：辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)于企業(yè)的信息化建設(shè)有著重要的意義。本文主要介紹了使用Lotus Domino/Notes實(shí)現(xiàn)基于WEB結(jié)構(gòu)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，并以一個(gè)大型企業(yè)的機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的構(gòu)建為例加以說(shuō)明。重點(diǎn)說(shuō)明了關(guān)鍵模塊-公文管理子系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)。

一、引言

目前，企業(yè)的信息處理能力越來(lái)越成為衡量自身發(fā)展能力的重要指標(biāo)。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)借助計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)了信息資源化，以公文管理、事務(wù)管理和檔案管理作為核心業(yè)務(wù)規(guī)范化流程，提高工作效率的同時(shí)，還提供信息傳遞以及其他的一些事務(wù)處理等功能。辦公自動(dòng)化中一些關(guān)鍵的業(yè)務(wù)都具有很強(qiáng)的工作流特性，文檔、信息或任務(wù)可以根據(jù)事先設(shè)定的一系列過(guò)程定義，在不同的執(zhí)行者間傳遞、執(zhí)行。

Lotus Domino/Notes是一個(gè)群件系統(tǒng)，集通信、協(xié)同操作及協(xié)同運(yùn)行三大功能于一身，可以提供標(biāo)準(zhǔn)的Web服務(wù)、自動(dòng)工作流、電子郵件服務(wù)和文檔數(shù)據(jù)管理，可以增進(jìn)用戶間的聯(lián)系和協(xié)作，提高工作效率。使用該系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)企業(yè)級(jí)信息集成是一個(gè)理想的選擇。

二、Lotus Domino/Notes的OA解決方案

使用Lotus Domino/Notes可以實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，具體可以參看下面圖1。

圖1 Lotus環(huán)境下的辦公自動(dòng)化基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)的框架模型

圖中的中低層數(shù)據(jù)源是企業(yè)信息的支撐，它提供了企業(yè)一切生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中的關(guān)鍵數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)可以存儲(chǔ)在不同的系統(tǒng)中。信息管理需要對(duì)數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行分類(lèi)，根據(jù)數(shù)據(jù)和信息之間的關(guān)聯(lián)把它們按照更高的層次需要，全新的組織和存儲(chǔ)起來(lái)。Lotus為客戶提供了非編程工具LEI來(lái)幫助客戶實(shí)現(xiàn)基于事件驅(qū)動(dòng)或日程安排的數(shù)據(jù)傳遞；同時(shí)還提供可編程工具ESB，幫助客戶實(shí)現(xiàn)靈活的實(shí)時(shí)、多線程的查詢(xún)手段。中間部分是企業(yè)通訊的基礎(chǔ)平臺(tái)，在這里L(fēng)otus Domino/Notes、SameTime分別提供異步和同步的信息通信。中間層以上是內(nèi)容管理平臺(tái)，重點(diǎn)解決：文檔網(wǎng)絡(luò)化管理、內(nèi)容編目、網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)、信息檢索等問(wèn)題。圖中的最上層是企業(yè)的應(yīng)用接口，用戶可以通過(guò)它找到相關(guān)的對(duì)象和訪問(wèn)低層數(shù)據(jù)源。用戶能看到的資源是由自己的權(quán)限決定的。

現(xiàn)在企業(yè)的辦公環(huán)境都是基于intranet，用戶大多缺乏系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)知識(shí)。為企業(yè)設(shè)計(jì)OA系統(tǒng)一般會(huì)基于WEB結(jié)構(gòu)，系統(tǒng)的前臺(tái)采用瀏覽器模式，這種模式應(yīng)用廣泛且適合于非計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)的用戶使用；后臺(tái)則采用了Notes作為數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器，Domino引擎訪問(wèn)數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器，此外和HTTP服務(wù)器一起兼任WEB服務(wù)器。結(jié)構(gòu)見(jiàn)圖2所示：

圖2 Domino的Web的應(yīng)用結(jié)構(gòu)

三、系統(tǒng)應(yīng)用實(shí)例

現(xiàn)有某大型企業(yè)機(jī)構(gòu)繁雜，其下屬設(shè)置了多個(gè)二級(jí)單位和部門(mén)，收發(fā)文種類(lèi)多，迫切需要有效管理。目前的辦公模式不適應(yīng)外在環(huán)境要求，無(wú)法實(shí)現(xiàn)高效而可靠的交互式大容量信息管理，也不能實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程終端的功能。鑒于此，選擇Lotus Domino/Notes構(gòu)建基于WEB結(jié)構(gòu)的OA系統(tǒng)，使內(nèi)部員工能夠共享信息及時(shí)、便利，高效的進(jìn)行協(xié)同工作，多層面、不同角度的收集和處理數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙辦公。

通過(guò)對(duì)該企業(yè)機(jī)關(guān)的辦公自動(dòng)化的需求分析，提出系統(tǒng)模塊功能包括以下幾個(gè)方面：個(gè)人桌面、信息中心、人事機(jī)構(gòu)、考勤管理、工作計(jì)劃管理、公文流轉(zhuǎn)、會(huì)議管理、辦公用品管理、費(fèi)用管理、資產(chǎn)管理、車(chē)輛管理、文檔管理和公務(wù)接待管理。

在整個(gè)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)中，公文管理子系統(tǒng)的分析與設(shè)計(jì)是整個(gè)系統(tǒng)的核心。這個(gè)子系統(tǒng)是基于企業(yè)的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，提供的功能不僅僅包括對(duì)一般文本的編輯和對(duì)表格的管理，還要提供對(duì)辦公過(guò)程中的文件流通、轉(zhuǎn)發(fā)、文件審批過(guò)程中的審核、簽字、轉(zhuǎn)發(fā)，文件處理過(guò)程中的催促和督辦進(jìn)行管理。按照事先設(shè)定的流程，OA系統(tǒng)自動(dòng)實(shí)現(xiàn)文件在機(jī)器之間的流動(dòng)、轉(zhuǎn)發(fā)，同時(shí)通過(guò)管理功能方面的權(quán)限設(shè)置，為不同的用戶設(shè)置簽、閱以及瀏覽等權(quán)限。在本文所提及的系統(tǒng)中，文件的分發(fā)、流動(dòng)的控制與實(shí)現(xiàn)主要是通過(guò)在該文件中設(shè)置多個(gè)讀者域、狀態(tài)標(biāo)志等參數(shù)，然后再根據(jù)文件的狀態(tài)（如已閱、待批、已簽等）修改標(biāo)志位，最后結(jié)合用戶視圖共同完成這些功能。

公文管理子系統(tǒng)主要由收文處理和發(fā)文處理兩大塊組成。下面以收文管理為例來(lái)說(shuō)明實(shí)現(xiàn)的過(guò)程：建立發(fā)文流，在這個(gè)發(fā)文流里面包括有秘書(shū)處、辦公室主任、經(jīng)辦單位負(fù)責(zé)人、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、檔案科人員幾個(gè)角色。首先由秘書(shū)處的人收到一份公文，審核后作出擬辦批示，然后交由辦公室主任來(lái)進(jìn)行來(lái)文登記，登記完畢以后會(huì)交給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行擬辦批示，結(jié)果返回秘書(shū)處，同時(shí)對(duì)涉及到的經(jīng)辦部門(mén)發(fā)出處理的要求，最后由檔案科的人員來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行最后的歸檔和入庫(kù)。每個(gè)角色的事件都是按照順序來(lái)完成的，辦公室主任和秘書(shū)處可以決定這個(gè)工作流的流向。收文管理的流圖如下面圖3中所示。

圖3 收文流圖

由于企業(yè)下屬的二級(jí)單位數(shù)量多，也各自需要建立內(nèi)部OA系統(tǒng)，因此建立了公文傳遞子系統(tǒng)，通過(guò)該子系統(tǒng)將機(jī)關(guān)系統(tǒng)與各二級(jí)單位的子系統(tǒng)連接起來(lái)，以便在全公司范圍內(nèi)進(jìn)行公文的有效傳遞。但是由于本系統(tǒng)涉及到的企業(yè)的各二級(jí)單位大多都是生產(chǎn)性企業(yè)，它們的OA系統(tǒng)屬于企業(yè)政務(wù)的范疇，只能成為各二級(jí)單位的信息門(mén)戶，它們的建設(shè)有別于集團(tuán)公司機(jī)關(guān)的OA系統(tǒng)，設(shè)計(jì)方案中采取了分布集中方式的模式，這樣便于文件的專(zhuān)門(mén)管理，既考慮了企業(yè)機(jī)關(guān)系統(tǒng)的中心地位，也照顧到了各二級(jí)別單位自身的特點(diǎn)。

集團(tuán)OA系統(tǒng)和各二級(jí)單位OA系統(tǒng)在物理上是分離的，但是由于它們?cè)谛姓线€存在著管理的關(guān)系，屬于邏輯上的一體，因此在集團(tuán)OA系統(tǒng)和各二級(jí)單位OA系統(tǒng)之間，還存在著聯(lián)系和通信的需求，設(shè)計(jì)時(shí)采用了“公文傳遞中間件”進(jìn)行兩者間的聯(lián)系，這樣有效地保證了各自系統(tǒng)的安全性。

結(jié)束語(yǔ)

該OA系統(tǒng)從建成投入運(yùn)行至今已有幾年，期間的表現(xiàn)證明系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)預(yù)期的效果。在這個(gè)OA系統(tǒng)里，使用Lotus Domino/Notes作為開(kāi)發(fā)工具，再加上使用工作流的設(shè)計(jì)思想和技術(shù)，兩者完美結(jié)合，實(shí)現(xiàn)了在一個(gè)大型、多級(jí)結(jié)構(gòu)的企業(yè)中對(duì)信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的管理和共享，節(jié)省了大量的人力、物力資源之外，還大大的提高了企業(yè)整體的辦公效率。

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（作者單位：武昌理工學(xué)院）