王雙

檔案工作是人類社會發(fā)展的必然產(chǎn)物，農(nóng)業(yè)檔案是在農(nóng)業(yè)科研活動中長期積累所形成的信息資源，其顯著特點就是它的實踐性，主要來源于生產(chǎn)第一線的生產(chǎn)活動，它是農(nóng)業(yè)科技工作者的長期實踐經(jīng)驗的結(jié)晶，反映了農(nóng)業(yè)科技動態(tài)及其發(fā)展規(guī)律，從而指導(dǎo)農(nóng)業(yè)科技發(fā)展，在保持農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究的系統(tǒng)性、連續(xù)性、可靠性以及準(zhǔn)確性方面起著重要作用。搞好農(nóng)業(yè)檔案管理以及信息資源開發(fā)利用，促進(jìn)知識創(chuàng)新及農(nóng)業(yè)科技發(fā)展等方面，具有深遠(yuǎn)的影響。

農(nóng)業(yè)科技研究是一項十分復(fù)雜的科學(xué)勞動。農(nóng)業(yè)科研檔案是整個農(nóng)業(yè)科研工作的一個重要組成部分，是在從事農(nóng)業(yè)科研活動中形成的具有保存價值的原始記錄，內(nèi)容及檔案的載體形式多種多樣，有文字、卡片、公文、圖表、數(shù)據(jù)、錄音、錄像、照片、電子等各種文件材料。完整規(guī)范的農(nóng)業(yè)科研檔案對今后的農(nóng)業(yè)科研事業(yè)、農(nóng)業(yè)生產(chǎn)發(fā)展具有憑證和參考作用，并可為科研項目選題、立項、結(jié)題及科研成果轉(zhuǎn)化和進(jìn)入市場提供可靠、完整的技術(shù)資料，同時也為單位領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供可靠的技術(shù)依據(jù)。

1 檔案管理的特點

檔案管理是對檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。檔案管理的對象是檔案，服務(wù)對象是檔案利用者。檔案管理工作具有管理性、服務(wù)性、政治性和保密性。農(nóng)業(yè)科技檔案管理是農(nóng)業(yè)科研管理和檔案管理的重要組成部分，是農(nóng)業(yè)科研活動的重要環(huán)節(jié)，是對科研項目管理活動的延續(xù)，其歷史性和創(chuàng)新性有其自身特殊的重要之處。

2 農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作的重要性

2.1 農(nóng)業(yè)科研工作的決策依據(jù)。農(nóng)業(yè)科技檔案全方位記載了農(nóng)業(yè)科研工作在各個方面的進(jìn)展情況，是農(nóng)業(yè)科研部門在從事科研工作活動中形成的以文字、圖表、聲像、照片、文件等各種形式，保存和考察各類對象的原始記錄，記載著科研機構(gòu)的研究歷史和科研人員的科研進(jìn)程，具有一定的規(guī)律性和權(quán)威性。規(guī)范的農(nóng)業(yè)科技檔案對于決策者來說，是不可或缺的決策資料，決策者可根據(jù)檔案記載的科研工作進(jìn)展等信息，進(jìn)行決策、總結(jié)工作和制訂計劃，從而確定發(fā)展方向和研究方向，進(jìn)而確定總體發(fā)展目標(biāo)和規(guī)劃。

2.2 農(nóng)業(yè)科研工作的發(fā)展依據(jù)。任何一名農(nóng)業(yè)科研工作者在工作的同時都會形成記錄研究情況、工作進(jìn)展情況等綜合性較高的材料，這些材料經(jīng)整理形成農(nóng)業(yè)科技檔案后，可被其他科研工作者查閱借鑒，從而保證研究的連貫性，避免不必要的重復(fù)和浪費，達(dá)到相互學(xué)習(xí)、相互促進(jìn)、多出研究成果的目的，促進(jìn)農(nóng)業(yè)科研工作的快速發(fā)展。

2.3 農(nóng)業(yè)科研工作的涉密保密性。任何檔案都存在涉密保密的問題，其保密工作直接關(guān)系國家的安全問題。就農(nóng)業(yè)科技檔案而言，它是農(nóng)業(yè)科研工作者多年心血和集體智慧的結(jié)晶，是關(guān)系國家農(nóng)業(yè)科技工作發(fā)展進(jìn)程和高尖端研究進(jìn)展的關(guān)鍵材料，反映了國家農(nóng)業(yè)科學(xué)研究的高度、程度，因此，在檔案管理過程中必須給予高度重視。

在實際工作中，要使檔案信息資源得到充分利用，并根據(jù)不同密級和開放時間對檔案采取有效的保護措施。

3 農(nóng)業(yè)科研檔案分類

3.1 準(zhǔn)備階段

一個項目在獲準(zhǔn)資助前，項目申請人都會做些必要的前期準(zhǔn)備工作，如查閱有關(guān)文獻(xiàn)或做一些簡單的預(yù)備試驗，在此基礎(chǔ)上再提出項目申請。這時查閱檢索資料及積累的有關(guān)資料、項目申請書、重點項目建議書、項目可行性報告、項目申請簡表、合作意向書，以及項目獲準(zhǔn)后的計劃任務(wù)書、項目合同等都屬于這個階段形成的材料。

3.2 研究試驗階段

是記載項目執(zhí)行的具體過程，記載內(nèi)容包括：項目實施方案，試驗過程中的各種原始記錄，包括各種媒體（錄像帶、照片、錄音帶、光盤）材料、試驗報告、階段總結(jié)、技術(shù)文件、年度進(jìn)展及執(zhí)行情況報告等，若申請專利的項目還必須提供專利申請文件。

3.3 總結(jié)驗收階段

主要記載課題結(jié)題所做的工作。包括科技項目的工作報告、技術(shù)報告、已發(fā)表或待發(fā)表的論文、專著、技術(shù)鑒定材料、科研投資和經(jīng)費使用情況等材料，以及課題完成后由項目主管部門組織驗收的一整套材料（包括驗收報告、驗收證書、驗收評價表等）。

3.4 成果鑒定和申報獎勵階段

根據(jù)不同評價方法有科技成果鑒定申請表、科技成果鑒定證書、科技成果評審證書、科技成果評定證書、科技成果驗收證書、科技成果登記申請表，成果應(yīng)用的經(jīng)濟效益和社會效益證明等一套申報成果的材料，以及成果獲準(zhǔn)后的獎勵證書。這些材料在鑒定和申報成果時都有明確規(guī)定，一般由科技管理人員辦妥后統(tǒng)一交檔案室歸檔。

3.5 推廣應(yīng)用階段

主要對技術(shù)推廣后的經(jīng)濟及社會效益進(jìn)行記載，包括：推廣應(yīng)用方案、總結(jié)、成果、專題綜述、轉(zhuǎn)讓合同、技術(shù)應(yīng)用情況及社會經(jīng)濟效益等。

4 農(nóng)業(yè)科研檔案管理措施

重視憑證文件收集及非原件的技術(shù)文件歸檔。重視材料的系統(tǒng)性和完整性。檔案管理人員要了解課題或項目的技術(shù)方案、技術(shù)路線，懂得課題項目各種技術(shù)文件的內(nèi)在聯(lián)系與因果關(guān)系，切實為科研人員提供歸檔指導(dǎo)。使歸檔文件材料能完整地反映科研人員的思路和實現(xiàn)意圖，并能夠客觀、全面地反映出項目的主要內(nèi)容，按照技術(shù)專業(yè)體系形成歸檔文件體系，確保歸檔技術(shù)文件材料的系統(tǒng)性和完整性

努力提升檔案管理水平。農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作看似簡單， 實際上農(nóng)業(yè)科研檔案管理涉及到多方面的農(nóng)業(yè)知識，檔案管理人員雖然不需要像專業(yè)技術(shù)人員那樣對專業(yè)有嚴(yán)格的要求，但卻是需要對農(nóng)業(yè)科技所有學(xué)科都有一定的了解。因此，農(nóng)業(yè)科研檔案管理人員應(yīng)有大農(nóng)業(yè)的知識，要對現(xiàn)有人員進(jìn)行農(nóng)業(yè)專業(yè)知識的系統(tǒng)培訓(xùn)，特別是針對本單位專業(yè)知識的培訓(xùn)，使檔案工作者有充分的檔案管理工作技能及完善的專業(yè)知識結(jié)構(gòu)，保證能對專業(yè)領(lǐng)域材料進(jìn)行正確的鑒定、整理及歸檔。

5 農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作存在的問題

5.1 管理制度不健全，管理職責(zé)不統(tǒng)一。農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作發(fā)展歷史悠久，但大部分單位的管理制度更新較慢，特別是在現(xiàn)代科技和辦公手段飛速更新的今天，檔案管理明顯跟不上時代發(fā)展的步伐，存在一些漏洞。

管理職責(zé)不統(tǒng)一。由哪個部門負(fù)責(zé)監(jiān)督、管理文件材料的歸檔過程，由哪個部門督促檔案的形成，沒有統(tǒng)一起來，仍是各自為政，互不溝通。

5.2 分類不明確。一些基層部門的檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)等原因，導(dǎo)致在小類別分類上存在混亂現(xiàn)象，無法納入規(guī)范化管理軌道。

5.3 檔案管理意識不強，資金投入不足。檔案管理在一定程度上缺乏宣傳，材料形成人員，特別是年輕的檔案管理人員缺乏檔案管理意識，致使檔案遺漏的風(fēng)險不斷增加；同時，也存在管理人員監(jiān)督意識不強，沒有對檔案管理工作進(jìn)行定期督促的現(xiàn)象。對檔案管理設(shè)施設(shè)備的更新不太重視，對其很少甚至不投入資金，導(dǎo)致出現(xiàn)檔案管理設(shè)施陳舊、檔案室空間有限等問題，阻礙了檔案工作的開展。

5.4 保密意識弱。一方面，由于辦公自動化的發(fā)展、移動介質(zhì)和網(wǎng)絡(luò)的廣泛使用，導(dǎo)致涉密渠道增加，涉密載體沒有建立嚴(yán)格的管理制度；另一方面，保密意識不強，對重要檔案管理不嚴(yán)格，落實保密責(zé)任制不到位。

6 對策

首先，增強檔案意識，建立健全檔案管理及保密制度，明確管理職責(zé)，確保對農(nóng)業(yè)科技檔案工作各個環(huán)節(jié)的有效管理。其次，加強對農(nóng)業(yè)科技檔案管理人員的綜合素質(zhì)教育和專業(yè)知識水平要求，使其能夠根據(jù)不同需求及時編撰有價值的資料；最后，加強檔案管理設(shè)施更新，全面提升農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作，發(fā)揮農(nóng)業(yè)科技檔案作用，為科學(xué)決策和農(nóng)業(yè)科研事業(yè)的正確、快速發(fā)展提供資料保障。