王曉兵

一、校對(duì)，讓拼寫錯(cuò)誤自動(dòng)“顯身”

如今用拼音打字的人非常多，因?yàn)檫@種輸入法簡(jiǎn)單易學(xué)，不足之處也很明顯，錯(cuò)誤率會(huì)比較高。在Word2013中內(nèi)置的校對(duì)功能，則可以幫助我們對(duì)文本進(jìn)行校對(duì)，從而盡快發(fā)現(xiàn)可能存在的錯(cuò)誤。

（一）內(nèi)置校對(duì)找錯(cuò)誤

第1步：打開文檔后，切換到“審閱”選項(xiàng)卡，單擊“拼寫和語(yǔ)法”按鈕，會(huì)自動(dòng)對(duì)文章進(jìn)行檢測(cè)，并將可能有誤的文字用彩色浪線標(biāo)出，此時(shí)可以對(duì)綠色文字進(jìn)行修改，如果彩色浪線標(biāo)出的是正確的，可單擊“忽略”按鈕（如圖1），這樣后面同樣的文字就不會(huì)再出現(xiàn)。

第2步：由于一些地名和人名是不規(guī)則組合，自動(dòng)校對(duì)時(shí)會(huì)誤判，這在很多涉及到特殊詞匯的文檔中經(jīng)常會(huì)碰到，因此可以將特殊詞匯添加到校對(duì)詞庫(kù)中。選擇菜單“文件/選項(xiàng)”，打開“Word選項(xiàng)”對(duì)話框，在“校對(duì)”項(xiàng)中單擊“自定義詞典”按鈕，出現(xiàn)對(duì)話框（如圖2），單擊“編輯單詞列表”，可以根據(jù)需要添加自定義詞語(yǔ)，最后連續(xù)單擊“確定”按鈕完成設(shè)置，以后遇到自定義詞語(yǔ)就會(huì)自動(dòng)跳過(guò)。

（二）自制增強(qiáng)型校對(duì)

網(wǎng)絡(luò)新詞層出不窮，Word自帶的校對(duì)詞庫(kù)無(wú)疑跟不上時(shí)代，因此我們可以將QQ拼音、搜狗拼音等軟件中的新詞庫(kù)導(dǎo)出來(lái)，再設(shè)法導(dǎo)入到Word的校對(duì)詞庫(kù)中，這樣就避免了Word誤判新詞為錯(cuò)字或別字。

第1步：右擊QQ拼音輸入法工具條，選擇“屬性設(shè)置”彈出對(duì)話框，切換到“詞庫(kù)管理”選項(xiàng)（如圖3），單擊“更多分類詞庫(kù)下載”按鈕，可以打開網(wǎng)站下載各種詞庫(kù)，雙擊即可安裝，在QQ拼音詞庫(kù)豐富之后，單擊“中文用戶詞庫(kù)”下的“導(dǎo)出”按鈕，將詞庫(kù)保存為ciku.txt。

第2步：在Word中打開“ciku.txt”，切換到“開始”選項(xiàng)卡，單擊“替換”按鈕，打開“替換”窗口，單擊“特殊格式”選擇“任意字母”（如圖4），單擊“全部替換”，稍后會(huì)看到詞庫(kù)中的所有字母都被刪除了。再在查找內(nèi)容中用“任意數(shù)字”進(jìn)行全部替換，這樣將所有數(shù)字刪除，最后替換詞庫(kù)中的各種符號(hào)、空格等，確保只剩下純漢字。

第3步：按【Ctrl+A】全選“ciku.txt”中的詞語(yǔ)，再按【Ctrl+C】復(fù)制詞語(yǔ)，最后關(guān)閉Word。進(jìn)入Word校對(duì)詞庫(kù)所在文件夾（C：＼Users＼admin＼AppData＼Roaming＼Microsoft＼UProof），雙擊會(huì)自動(dòng)用記事本打開CUSTOM.DIC文件，將復(fù)制的詞語(yǔ)粘貼到該文件中，保存文件，這樣下次使用Word的校對(duì)功能時(shí)則會(huì)使用該詞庫(kù)。CUSTOM.DIC是Word的校對(duì)詞庫(kù)，默認(rèn)保存在系統(tǒng)分區(qū)中，這里的C表示系統(tǒng)分區(qū)盤符，admin是當(dāng)前系統(tǒng)用戶名，在Word2013的“自定義詞典”窗口中可以查看當(dāng)前電腦上CUSTOM.DIC文件的位置。

二、批注修訂，讓“改變”一目了然

在無(wú)紙化辦公環(huán)境下，文檔在上下流轉(zhuǎn)時(shí)，通常會(huì)被修改得“面目全非”，因此保留修改痕跡就比較重要了。Word 2013中的批注和修訂，恰好可以滿足我們的要求。

（一）批注，“浮于表面”的修改

當(dāng)我們需要對(duì)一份文檔提出自己的修改意見時(shí)，就可以使用“批注”功能，這有些類似于上學(xué)時(shí)老師批改作文，圈出有問(wèn)題的語(yǔ)句，再在旁邊寫上問(wèn)題。打開要批注的文檔，切換到“審閱”選項(xiàng)，將光標(biāo)移到文檔中要給出建議的地方，點(diǎn)擊“新建批注”按鈕，在該處右側(cè)會(huì)出現(xiàn)一個(gè)批注框，在里面可以輸入批注的內(nèi)容（如圖5）。在添加多個(gè)批注后，會(huì)自動(dòng)在批注者姓名后加上1、2、3，這樣可以很清楚地獲知加了多少個(gè)批注。如果不需要某個(gè)批注，可選中該批注，點(diǎn)擊“刪除”按鈕即可清除；如果要?jiǎng)h除文檔中所有批注，點(diǎn)擊“刪除”下的“▼”按鈕，選擇“刪除文檔中的所有批注”即可。選擇菜單“文件/選項(xiàng)”，切換到“常規(guī)”選項(xiàng)，在“對(duì)Microsoft Office進(jìn)行個(gè)性化設(shè)置”中可以修改用戶名，這其實(shí)就是批注者姓名，不同的用戶對(duì)文檔進(jìn)行批注，批注者姓名可以從這里修改，這樣便于別人獲悉批注人。

（二）修訂，可直接應(yīng)用的“修改”

修訂可以對(duì)文檔進(jìn)行修改，但修改前后的痕跡都會(huì)保留，用戶可以根據(jù)實(shí)際情況，選擇是否接受修訂。打開文檔后切換到“審閱”選項(xiàng)卡，單擊“修訂”按鈕后對(duì)文檔進(jìn)行修改，此時(shí)可以看到刪除的文字并沒有消失，而是在上面加上了刪除線，添加的文字會(huì)接在刪除的文字后面（如圖6）。如果僅僅是修改了文字的屬性（如字體、字號(hào)等），在文檔右側(cè)會(huì)顯示相應(yīng)的格式。

在接受到修訂過(guò)的文檔后，如果覺得修訂處可以接受，單擊“接受”按鈕，即可自動(dòng)用修訂內(nèi)容替代正文，單擊“接受”按鈕下的“▼”，選擇“接受對(duì)文檔的所有修訂”，一次性通過(guò)修訂。對(duì)于不合適的修訂，可單擊“拒絕”按鈕。

單擊“修訂選項(xiàng)”按鈕出現(xiàn)對(duì)話框，再單擊“高級(jí)選項(xiàng)”按鈕，在這里可以對(duì)修訂的各種屬性進(jìn)行設(shè)置（如圖7），比如：插入內(nèi)容后的格式（如加上單下劃線或改變顏色等），刪除內(nèi)容用什么標(biāo)記（刪除線或隱藏雙下劃線等）。

三、比較合并，融合批注修訂的文檔

如果一篇文檔分別交給了多人進(jìn)行了審閱，就會(huì)得到多份審閱后的文檔，可能使用了批注和修訂，此時(shí)要將這多份文檔合為一篇文檔，則可以使用Word的比較和合并功能。

切換到“審閱”選項(xiàng)卡，單擊“比較”按鈕，選擇“比較”彈出對(duì)話框，分別選擇“原文檔”和“修訂的文檔”，單擊“更多”按鈕，會(huì)顯示各種比較設(shè)置選項(xiàng)（如圖8），選擇“顯示修訂”下的“新文檔”，最后單擊“確定”按鈕，會(huì)同時(shí)顯示3個(gè)文檔：兩個(gè)原始文檔和一個(gè)合并后的文檔，這樣我們就能很清楚地對(duì)文檔進(jìn)行對(duì)比，查看到區(qū)別。

同樣，如果要合并兩個(gè)文檔，則單擊“比較”按鈕選擇“合并”，再分別打開兩個(gè)文檔，合成一個(gè)新文檔后，可以用新文檔再和第3份修改的文檔進(jìn)行合并，從而實(shí)現(xiàn)多個(gè)文檔合并成一個(gè)文檔。