文慧

摘 要： 本文通過對高校二級學(xué)院教學(xué)檔案管理作用、存在問題和教學(xué)評估關(guān)系的分析，提出規(guī)范二級學(xué)院教學(xué)檔案管理工作的對策。

關(guān)鍵詞： 高校二級學(xué)院 教學(xué)檔案管理 教學(xué)評估

二級學(xué)院教學(xué)檔案是高校一線教學(xué)管理機(jī)構(gòu)和師生在教學(xué)管理活動和教學(xué)實踐活動中，直接形成的、保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖表、音像及電子載體等各種不同載體的歷史記錄。二級學(xué)院教學(xué)檔案管理主要包括檔案的收集、整理、保護(hù)、管理及利用等工作。在教學(xué)評估活動中，二級學(xué)院教學(xué)檔案發(fā)揮著重要作用。結(jié)合幾年來的教學(xué)管理工作和我院教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀，有以下體會。

一、教學(xué)檔案的內(nèi)涵和作用

我國《高等學(xué)校檔案實體分類法》明確規(guī)定，教學(xué)檔案主要內(nèi)容包括：學(xué)校學(xué)科、專業(yè)、實驗室建設(shè)、招生、學(xué)籍管理、課堂教學(xué)與實踐、畢業(yè)生工作、教材建設(shè)與管理，還包括教育評估和教學(xué)評價等教學(xué)活動或教學(xué)管理過程中形成的有保存價值的文字、圖表、聲像載體等材料。這些材料是教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)方法、教學(xué)途徑和教學(xué)效果的真實記錄，是教學(xué)管理和教研活動不可缺少的參考依據(jù)，而教學(xué)檔案管理工作則是教學(xué)管理的重要組成部分，是進(jìn)行教學(xué)研究、教學(xué)改革、教學(xué)經(jīng)驗交流和課程建設(shè)的重要平臺。完整的教學(xué)檔案反映學(xué)校教學(xué)管理、教學(xué)過程和教學(xué)質(zhì)量的流程、歷程。對推動高校教育改革、提高教學(xué)質(zhì)量、開展教學(xué)研究、加強(qiáng)教學(xué)評估等都起到重要作用，是科學(xué)化教學(xué)管理的重要保證。其作用主要體現(xiàn)在以下幾方面：

1.為教學(xué)工作和教學(xué)計劃提供依據(jù)和借鑒。

教學(xué)工作是在繼承中發(fā)展的，因此，教學(xué)計劃、大綱等依據(jù)性文件可沿用多年。即使要改進(jìn)，也是在原基礎(chǔ)上修改。學(xué)院新申辦專業(yè)可以查用同類培養(yǎng)目標(biāo)的教學(xué)檔案。它既為現(xiàn)行教學(xué)工作提供執(zhí)行性文件和工作依據(jù)，又為以后教學(xué)文件等提供借鑒。院系黨政領(lǐng)導(dǎo)及教學(xué)管理者通過了解和掌握過去和現(xiàn)存的教學(xué)資料，有的放矢地制定決策、措施、計劃，便于教學(xué)改革和教學(xué)秩序在原有制度和現(xiàn)實情況上穩(wěn)步推進(jìn)，切實保證教學(xué)管理的連續(xù)性、穩(wěn)定性，保證教學(xué)質(zhì)量穩(wěn)步提高。

2.為教學(xué)實踐和教學(xué)研究提供信息平臺。

教學(xué)檔案凝結(jié)著廣大教師從事教學(xué)實踐和研究活動成功的經(jīng)驗和失敗的教訓(xùn)，記載著學(xué)生求知和探索的成果，對教師從事教學(xué)實踐活動具有廣泛的參考和借鑒作用。如在課堂教學(xué)、專業(yè)實習(xí)、畢業(yè)實習(xí)、社會實踐等活動中形成的各種形式、各種載體的教學(xué)文件材料，不僅可以反映出教學(xué)和管理中的成功和不足，而且能為改進(jìn)教學(xué)工作提供依據(jù)。廣大教師的教學(xué)實踐中不斷產(chǎn)生新教學(xué)文件、材料，這些文件和材料隨時進(jìn)入教學(xué)檔案，源源積累而形成數(shù)量浩大、內(nèi)容豐富的信息庫，這既是教學(xué)管理、教學(xué)實踐和教學(xué)評估的信息源，又是師生傳遞信息的重要工具。依托這一教學(xué)檔案的信息庫可以組成一個教育教學(xué)信息網(wǎng)絡(luò)，供廣大師生查詢和進(jìn)行信息交流，為教學(xué)、科研服務(wù)，為進(jìn)一步擴(kuò)大校級與院系的交流提供信息平臺。

3.為教學(xué)評估提供有力支撐。

教學(xué)檔案是反映院系教學(xué)活動最富有特色的方面。它保存的資料是院系辦學(xué)特點和辦學(xué)水平的真實體現(xiàn)。根據(jù)教育部教學(xué)評估的指標(biāo)體系，評估主要從辦學(xué)指導(dǎo)思想、師資隊伍、教學(xué)條件、專業(yè)建設(shè)和教學(xué)管理、學(xué)風(fēng)和教學(xué)效果等方面對教學(xué)質(zhì)量進(jìn)行分析。教學(xué)檔案作為基礎(chǔ)和依據(jù)性材料可以靜態(tài)再現(xiàn)教學(xué)流程和過程，充分展示教學(xué)效果。評估專家組可以通過查閱原始教學(xué)文檔的真實性對院系的教學(xué)管理和質(zhì)量做出可靠的定性結(jié)論。

二、目前二級學(xué)院教學(xué)檔案管理中存在的主要問題

1.對教學(xué)檔案的重要性認(rèn)識不足，歸檔制度不完善。

目前，在我國教育行政管理部門對各高校實行五年一周期的教學(xué)評估的背景下，從學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)到教職員工始終把教學(xué)工作放在首位。但大部分二級學(xué)院缺乏對教學(xué)檔案管理重要性的認(rèn)識度，沒有認(rèn)識到二級學(xué)院教學(xué)檔案管理工作對學(xué)院及學(xué)校知識積累和開發(fā)利用的作用。在評估檢查時臨時“抱佛腳”，突擊應(yīng)付差事、草率整理的情況仍有存在。

2.材料收集不及時，收集整理不規(guī)范。

二級學(xué)院教學(xué)檔案管理不到位、不及時。檔案收集工作規(guī)范程度低，師生員工的檔案意識不強(qiáng)。甚至有人認(rèn)為檔案放在自己手中是最放心的，導(dǎo)致教學(xué)檔案散存于部門或個人手中，造成檔案材料不齊全、不完整、質(zhì)量不高。同時，這種不規(guī)范的行為缺乏有力人員進(jìn)行及時的監(jiān)督檢查，沒有及時更正錯誤，最終使教學(xué)檔案缺失。

3.學(xué)校檔案與二級學(xué)院檔案所保存的教學(xué)檔案的界線不清。

在教學(xué)檔案管理中，檔案種類繁多，每一種檔案都是一個點，將多個點連成片才構(gòu)成完整的教學(xué)檔案管理，才能使每種檔案發(fā)揮自身作用。但是由于學(xué)校檔案和二級學(xué)院檔案間銜接不當(dāng)，沒有很明確的界限，導(dǎo)致有的檔案該保存的沒有保存，或重復(fù)收集、保存。另外，由于大多數(shù)高校采取高度集中的管理體制，各二級學(xué)院在教學(xué)檔案管理方面的主動性和積極性難以發(fā)揮，統(tǒng)一管理、分級管理的力度缺少適當(dāng)?shù)你暯狱c。

4.二級學(xué)院教學(xué)檔案信息化管理不夠完善、缺少創(chuàng)新。

信息化早已被應(yīng)用到二級學(xué)院教學(xué)管理的各個方面，但是檔案管理信息化進(jìn)展緩慢，主要有以下幾點因素制約：學(xué)校缺少教學(xué)檔案管理信息化的共享平臺，如很多職能部門重復(fù)收集、統(tǒng)計二級學(xué)院的教學(xué)資料、教學(xué)文件等，降低工作效率：高校教學(xué)檔案管理仍然以傳統(tǒng)的封閉式管理為主，很多教學(xué)檔案信息停留在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式。這些都制約了二級學(xué)院檔案信息的傳播和交流，從而使二級學(xué)院教學(xué)檔案信息化得不到充分利用。

5.教學(xué)檔案管理人員素質(zhì)不高。

目前，由于受人事編制的限制，二級學(xué)院的教學(xué)檔案管理人員基本由教學(xué)秘書兼任，他們有的身兼數(shù)職，對待教學(xué)檔案管理工作只能應(yīng)付，很難真正履行職責(zé)，有些二級學(xué)院的教學(xué)檔案管理人員屬于臨時指派，誰有空誰干，缺乏責(zé)任感。由于二級學(xué)院教學(xué)檔案管理工作起步晚，學(xué)校教學(xué)檔案長期集中管理，導(dǎo)致二級學(xué)院的兼職檔案員檔案意識薄弱，不知道什么是檔案，對教學(xué)檔案及教學(xué)檔案管理工作在整個教學(xué)管理中的重要性認(rèn)識不足，對二級學(xué)院檔案工作的職責(zé)、要求、范圍不清楚，像過去一樣依賴學(xué)校教學(xué)職能部門，缺乏教學(xué)檔案收集、整理的積極性和主動性。很少有機(jī)會接受檔案專業(yè)培訓(xùn)，從事教學(xué)檔案管理的專業(yè)水平匱乏，不懂得如何歸類整理，不善于挖掘和利用教學(xué)檔案信息資源?？陀^上對二級學(xué)院教學(xué)檔案管理工作造成很大影響。

6.教學(xué)檔案管理工作崗位職責(zé)范圍狹窄。

教學(xué)檔案管理是一種容易不被人們重視的無形勞動。不是職能部門，只是為教學(xué)、科研、學(xué)生服務(wù)的管理部門，他們的勞動難以用固定形式加以評估，人們認(rèn)為教學(xué)檔案管理很輕松，誰做都可以，導(dǎo)致用人的隨意性，不利于學(xué)院今后教學(xué)、科研、體制改革及其他各項管理工作查閱利用，進(jìn)而影響教學(xué)檔案管理水平和效率的提高。對教學(xué)檔案管理如何進(jìn)行研究沒有明確規(guī)定及具體要求，沒有教學(xué)檔案管理工作方面的“通則”及“條例”規(guī)章，沒有明確的職責(zé)范圍和要求等。

三、完善院系檔案管理工作的建議

1.增強(qiáng)檔案意識，提高管理水平。

增強(qiáng)廣大教職員工的檔案意識，是教學(xué)檔案材料收集完整、標(biāo)準(zhǔn)化管理的有力保證。教學(xué)評估中暴露出來的檔案問題，主要癥結(jié)在于思想上不重視、觀念落后。因此，高校領(lǐng)導(dǎo)必須高度重視檔案工作，借評估之東風(fēng)，加大檔案工作的宣傳力度，使廣大教職工樹立正確的檔案觀念，充分認(rèn)識檔案和檔案工作的重要性。在日常教學(xué)中重視檔案的收集和管理，以免評估時浪費(fèi)大量人力、物力、財力“做材料”。

2.做好基礎(chǔ)工作，有序推進(jìn)檔案建設(shè)。

檔案收集是檔案工作的起點，是檔案管理的基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)。檔案收集是否完整、齊全，直接影響其他各個環(huán)節(jié)工作能否開展，影響檔案工作質(zhì)量高低。因此，規(guī)范檔案管理首先要規(guī)范檔案的收集，保證檔案收集齊全完整，這是提升檔案管理水平的基礎(chǔ)。如果歸檔的文件材料不完整、不齊全，也就失去了檔案收藏的基本價值，這樣的檔案無異于一堆廢紙，很難在工作中發(fā)揮應(yīng)有作用。如“教學(xué)日歷”、“教案”、“聽課記錄”、“學(xué)生對教師的教學(xué)評價”、“同行聽課評教的反饋材料”、“教研論文”、“教學(xué)改革研究成果”、“各級教改立項和科研立項”等，這些材料都是圍繞教學(xué)產(chǎn)生的，有的材料是結(jié)果性的，有的材料則是進(jìn)行中的、使用著的，但都是教師在業(yè)務(wù)活動中每一個環(huán)節(jié)的真實記錄。只有完整收集教學(xué)工作和其他活動中的材料，才能反映教師業(yè)務(wù)能力的全貌。所以，檔案工作人員要時刻注意各種文件及材料乃至實物的收集、積累、保管，為最后的歸檔工作打下良好基礎(chǔ)。

3.將檔案進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理。

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，采用計算機(jī)管理是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的必由之路，我們要將計算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案工作理論和方法相結(jié)合，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。具體設(shè)想是利用學(xué)校辦公系統(tǒng)，建立院系檔案管理系統(tǒng)，采用目錄樹的方式展現(xiàn)不同材料的內(nèi)在聯(lián)系。并建立搜索功能，可根據(jù)主題、關(guān)鍵字和資料性質(zhì)等組合查找，方便定位資料，提高查閱效率。最終，將全院及各教研室檔案和學(xué)校檔案館聯(lián)網(wǎng)，達(dá)到資源共享的目的。

4.提高對教學(xué)檔案的利用效率。

檔案本身具有潛在價值，檔案信息資源只有被合理開發(fā)應(yīng)用，滿足人們和社會的需求，它的價值才會實現(xiàn)。只收藏不利用，檔案就會失去其應(yīng)有價值。學(xué)院教學(xué)檔案真實地記錄了教學(xué)工作內(nèi)容、方法、途徑和效果，是衡量一所學(xué)院工作水平和質(zhì)量的標(biāo)志。因此，我們可以把教師的教學(xué)大綱、教學(xué)計劃、教學(xué)進(jìn)度表等教學(xué)文件放到教學(xué)交流平臺上，供教師們互相借鑒，以促進(jìn)教學(xué)水平的提高。同時可以把學(xué)院教師的科研成果發(fā)布到學(xué)院辦公網(wǎng)上，供科研機(jī)構(gòu)、企業(yè)參考、聯(lián)系，使科研成果盡快轉(zhuǎn)化成直接生產(chǎn)力；可以把各種教學(xué)課件、學(xué)習(xí)資源放到課程建設(shè)網(wǎng)上，供教師和學(xué)生查閱，等等。

四、結(jié)語

教學(xué)檔案是高校檔案的主體和重心，其最終目的是服務(wù)于學(xué)校的教育教學(xué)工作。院系教學(xué)檔案管理體現(xiàn)了學(xué)院的整體管理和教育水平，在改革不斷深入的新形勢下，學(xué)院的檔案管理不僅需要領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，而且需要各辦公室緊密配合，更需要檔案管理人員的努力。

高等教育評估對高校檔案管理工作是一個嚴(yán)格的考察，學(xué)院的檔案管理人員責(zé)無旁貸。以本科教學(xué)評估為契機(jī)，在今后日常工作中，我們要堅持重視檔案的持續(xù)性收集、整理、歸檔和借閱等各個環(huán)節(jié)，使院系教學(xué)檔案管理再上新臺階，變得更規(guī)范、更有序，以適應(yīng)高等教育體制改革和教育創(chuàng)新的辦學(xué)發(fā)展需要。

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