鐘潔穎

摘 要：結(jié)合某集團公司文章從檔案管理體系構(gòu)建的總體目標和管理架構(gòu)、檔案管理實施方法和步驟、實施保障措施等方面分析了大型集團企業(yè)檔案管理體系的構(gòu)建。

關鍵詞：檔案管理；大集團企業(yè)；管理體系

中圖分類號：F270 文獻標識碼：A 文章編號：1006-8937（2014）2-0072-02

F集團有限公司成立于1980年，是與特區(qū)同齡的總部經(jīng)濟企業(yè)，是某市目前僅有的兩家總部經(jīng)濟企業(yè)之一。從成立之初的3 000元起家，最初的5人房地產(chǎn)經(jīng)理部開始，到2010年底，F(xiàn)集團以房地產(chǎn)開發(fā)為主，以住宅地產(chǎn)、商用地產(chǎn)、物業(yè)管理服務、國際化教育配套、公益性生態(tài)環(huán)境建設、汽車貿(mào)易銷售、創(chuàng)意文化傳播等多元化全面發(fā)展的全價值鏈，形成房地產(chǎn)開發(fā)、金融投資業(yè)務、文教旅游業(yè)務、城市綜合服務業(yè)四大業(yè)務板塊，發(fā)展成為一家多元化控股企業(yè)集團，擁有資產(chǎn)總額550億元，凈資產(chǎn)250億，員工總數(shù)超過5 000人。

隨著資產(chǎn)規(guī)模不斷發(fā)展壯大，市場上多元化的戰(zhàn)略機遇層出不窮，F(xiàn)集團下屬企業(yè)數(shù)量日益增多，到2013年止，擁有超過80家控股或全資子公司。但是由于發(fā)展迅猛、組織架構(gòu)過快膨脹，內(nèi)部來不及配備像樣的檔案管理工作隊伍，仍停留在相對隨意性和粗放化管理，導致了盡管集團總體上步入高速發(fā)展成熟期，而在檔案管理方面則相去甚遠。在現(xiàn)代企業(yè)管理下集團公司檔案管理工作指的是集團公司檔案的宏觀管理和檔案業(yè)務的內(nèi)部微觀管理。本文著重于構(gòu)建集團公司的宏觀管理體系。

1 F集團檔案管理體系構(gòu)建的總體目標和管理架構(gòu)

1.1 F集團檔案管理體系的總體目標

根據(jù)不同企業(yè)所在行業(yè)特點及發(fā)展程度不同，通過對F集團檔案管理現(xiàn)存問題的綜合分析，借鑒先進企業(yè)檔案管理經(jīng)驗，結(jié)合F集團未來發(fā)展規(guī)劃，我們提出了檔案管理的總體目標：建立F檔案信息中心，高效安全利用信息資源，力爭一級甲等管理標準。

1.2 F集團檔案管理體系的架構(gòu)及主要內(nèi)容

根據(jù)已經(jīng)制定的檔案管理體系的總體目標，結(jié)合F集團檔案管理現(xiàn)狀和特點，在綜合評估適應未來管理需要的各項管理制度的基礎上，提出了檔案管理體系的架構(gòu)及其相關內(nèi)容。

1.2.1 體系組織架構(gòu)

集團下屬各分公司設專門檔案管理員，每個管理員負責不同的管理工作。

1.2.2 管理職責定位

集團檔案管理員：以編章定規(guī)、監(jiān)督檢查、指導服務為主，分類整理以集團名義發(fā)文呈文的所有資料及被委托檔案。

下屬公司檔案管理員：分類整理檔案，統(tǒng)籌指導分支資料員，參照集團規(guī)范編制細則，接受集團檔案室監(jiān)督指導。

分支兼職資料員：收集、簡單整理資料，登記臺帳，定期移交檔案室審核入庫。

1.2.3 管理模式與主要業(yè)務流程

①管理模式：統(tǒng)一領導、分級管理、統(tǒng)一方式、定期報備。“統(tǒng)一領導”是指集團檔案室負責履行集團檔案工作的宏觀管控職能?！胺旨壒芾怼笔侵敢怨緸閱挝粚嵭袡n案集中統(tǒng)一管理；由于公司的所有制、規(guī)模、管理形態(tài)及經(jīng)營范圍的不同， 可以建立自己的檔案管理機構(gòu)， 也可以委托集團公司檔案室集中統(tǒng)一管理。“統(tǒng)一方式”是指“集中統(tǒng)一管理”的形式統(tǒng)一化；即由集團統(tǒng)一制定檔案管理制度和相關標準，各子公司根據(jù)本單位實際情況，制定檔案管理辦法或細則；參照集團發(fā)布的檔案分類方案示范文本，編制檔案分類方案；與集團統(tǒng)一管理方式，如統(tǒng)一呈批文件臺帳，或購買同一檔案管理系統(tǒng)進行數(shù)字化管理等。“定期報備”是指定期將本公司檔案管理信息上報集團備案。

②檔案宏觀管理流程如圖1所示。流程描述了文件資料從收集、整理直至審核、入庫的歸檔過程。

③F集團檔案管理相關配套管理政策。為保證體系順利運行，還需要一系列配套的制度支持和完善該體系，包括檔案工作責任追究制度、文書檔案管理制度、基建管理制度、專業(yè)檔案管理制度、聲像檔案管理制度、檔案歸檔制度、檔案保管制度、檔案保密制度、檔案查閱、借用制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案統(tǒng)計制度、檔案利用制度、電子檔案管理制度、檔案管理系統(tǒng)操作制度、檔案庫房管理制度等，還要編寫業(yè)務規(guī)范，如文件檔案整理規(guī)范、檔案分類方案、文件歸檔范圍和保管期限表、特殊載體檔案管理規(guī)范、檔案管理應急預案等。

2 F集團檔案管理實施方法和步驟

①摸底調(diào)查，目的掌握企業(yè)檔案的具體情況。包括檔案載體的基本構(gòu)成和通常流向、常規(guī)業(yè)務檔案、行政管理類檔案及涉及商業(yè)機密的技術(shù)檔案等門類，以及相關管理人員的流動頻率等基本情況。

②考察學習，借鑒經(jīng)驗。由集團領導帶隊，檔案相關人員參加，到檔案管理水平先進的企業(yè)學習。

③召開集團檔案知識普及培訓，著重增強全公司特別是高管的檔案意識?？蓛?nèi)訓，也可邀請外聘老師。

④成立集團檔案工作領導小組，隸屬于集團檔案室管理，小組配備滿足需要的專兼職檔案人員，并及時根據(jù)人員變動情況進行調(diào)整。明確專兼職檔案管理人員的職責，細化管理程序，為各公司檔案人員提供一個經(jīng)驗交流的平臺和機會，每年開展經(jīng)驗總結(jié)、學習交流、外出學習等活動，增進檔案同行的互相了解、溝通，共同提高管理技能和水平。

⑤編制“檔案管理體系人員名單”臺賬，并根據(jù)人員變化情況隨時調(diào)整，不間斷地保持與各單位有關人員的業(yè)務聯(lián)系，隨時解決他們遇到的各種難題，使檔案在所有的企業(yè)中能夠有人管，確保日后與集團總體發(fā)展同步、不滯后，及時準確記錄集團發(fā)展的每一個足跡。

⑥定期召開檔案工作例會，搭建溝通信息、互相協(xié)調(diào)的平臺，及時發(fā)現(xiàn)、提出問題，展開討論，商定對策。

⑦完善的檔案管理制度和業(yè)務規(guī)范，編寫集團檔案管理工作指南。結(jié)合檔案工作實際，根據(jù)《廣東省企業(yè)檔案工作規(guī)范測評標準》要求，參考檔案局發(fā)布的《房屋建筑工程竣工檔案驗收整理指南》、《市政工程竣工檔案驗收整理指南》、《機關文書檔案歸檔范圍和保管期限表》等業(yè)務指南，建立一系列相應的檔案管理制度，從制度上明確規(guī)定文書、基建、設備、聲像等檔案的歸檔范圍和要求。同時把集團公司文件的形成、積累、歸檔納入工作程序中，納入工作計劃管理中，納入有關人員的崗位責任制中。完善動態(tài)管理，落實獎懲工作，確保集團公司檔案材料的完整，更好地為集團各項業(yè)務開展服務。endprint

⑧根據(jù)新規(guī)范標準，選取時間節(jié)點，回溯調(diào)整歷史文檔，嚴格要求新生文檔。

⑨進行檔案軟件需求調(diào)查、分析評價確定功能、篩選所需檔案軟件；選取試點實施檔案軟件信息化，逐步推廣。在系統(tǒng)中，文檔通過協(xié)同辦公自動化模塊實現(xiàn)電子文件的及時歸檔、保管、利用；工程、設備檔案通過在線系統(tǒng)、離線客戶端進行多個項目、設備的收集、編目等工作，滿足工程檔案利用現(xiàn)代化工具進行收集、整理、編目、打印、移交、借閱和利用等一整套功能。集團檔案管理人員對歸檔文件進行明晰化、系統(tǒng)化的梳理，在做好集團文件分類的基礎上，實現(xiàn)以某個知識為主題，分析與其他知識在橫向上縱向上的關系，將歸屬于不同分類的檔案在邏輯上組織和聯(lián)系起來，充分實現(xiàn)檔案資源的共享。

⑩主動邀請檔案局領導視察，為集團檔案室申請評級做準備。

3 實施保障措施

①加強教育與宣傳力度，做好全面動員工作。推進集團公司檔案管理是涉及集團全局的系統(tǒng)工作，是貫穿從管理層、到各職能部門和業(yè)務部門、直至相關一、二級子公司的全員性的工作，需要全員參與，所以在集團內(nèi)部加強全面檔案管理的宣傳力度，對檔案管理的重要性、必要性進行大力宣傳，強化全體員工的檔案知識教育和培訓工作。

②集思廣益，廣納良言，保障信息暢通，不斷完善檔案管理的過程。檔案管理是一個持續(xù)，不斷反饋，不斷完善的過程，是一個動態(tài)的循環(huán)機制，只有開始，沒有結(jié)束，在實際工作中會隨集團業(yè)務的變化而接觸到不同的行業(yè)，因此需要良好的溝通渠道，上下通達，及時調(diào)整或編制新的檔案管理規(guī)定和要求。

③加強檔案管理專業(yè)人才隊伍建設，不斷提高檔案管理的專業(yè)化水平。由于集團業(yè)務繁雜，涉及行業(yè)廣泛，所以不僅要求檔案人員是檔案管理的專業(yè)人才，還應是了解企業(yè)多方面知識的通才。只有掌握了相關行業(yè)知識，檔案人員才可嚴把質(zhì)量關。

④嚴格責任、強化執(zhí)行，加大考核力度，建立考核問責機制。為確保檔案管理各項制度落到實處，將檔案管理績效與崗位職責、責任追究制度相結(jié)合，將工作考評與檔案管理掛鉤，建立一套科學有效的評價和激勵機制，以保證在員工內(nèi)承受度下順利實現(xiàn)。

⑤強化檔案管理與其他業(yè)務管理體系的有機協(xié)同。檔案管理體系并不是孤立的管理體系，很難將它單獨模塊化，它是一項涉及各項管理活動的系統(tǒng)工程。因此，這項工作雖然由集團檔案室負責統(tǒng)籌推進，但是要將其滲透到各個管理層級、各業(yè)務管理崗位的具體業(yè)務管理者工作中去，融入到集團的整個管理系統(tǒng)中去。作為集團檔案管理者，必須擴寬管理視野，及時更新知識結(jié)構(gòu)，扎根集團各行業(yè)檔案工作中，努力探索完善檔案管理體系結(jié)構(gòu)，實現(xiàn)集團檔案信息價值的最大化。

參考文獻：

[1] 王偉新.檔案工作基本理論與方法[M].北京：檔案出版社，2004.

[2] 張澤芳.知識經(jīng)濟時代的企業(yè)集團檔案管理[J].機電兵船檔案，2011，（3）：18-20.

[3] 朱青杰，曾歆蕊.大型集團公司檔案管理模式探討[J].中國檔案，2006，（7）：43-44.endprint