宋崢嶸，唐寶蓮，王佳瑩，熊 鷹

（江蘇省科技情報(bào)研究所，江蘇南京 210042）

0 引言

在建設(shè)創(chuàng)新型國家的過程中，科技計(jì)劃項(xiàng)目作為政府組織科學(xué)研究和技術(shù)開發(fā)活動(dòng)的基本形式，是促進(jìn)科技進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的有效手段。科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案作為科技計(jì)劃項(xiàng)目管理的依據(jù)，不僅全面客觀地記錄了科技計(jì)劃實(shí)施的全過程，而且也是國家重要的科技儲(chǔ)備和信息資源。

近年來，科技部基于科技計(jì)劃項(xiàng)目相繼開展的科技資源匯交和科技報(bào)告呈交工作，則是在促進(jìn)科技產(chǎn)出共享交流、改進(jìn)現(xiàn)有科技管理和展示科技投入績效考評(píng)的重大舉措。

1 科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案的概念及特點(diǎn)

江蘇省科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案是指列入江蘇省科技計(jì)劃并由江蘇省財(cái)政撥款支持的科技項(xiàng)目在立項(xiàng)、研究、驗(yàn)收、成果轉(zhuǎn)化等全過程中形成的，應(yīng)該歸檔保存的各種類型及載體的原始記錄。主要包括科技計(jì)劃項(xiàng)目管理檔案和科技計(jì)劃項(xiàng)目科研檔案2大類。

科技計(jì)劃項(xiàng)目管理檔案為科技計(jì)劃項(xiàng)目全生命周期的管理提供了及時(shí)、有效的信息，成為對(duì)省科技計(jì)劃執(zhí)行、管理、監(jiān)測(cè)、評(píng)價(jià)的依據(jù)。近年來，江蘇省加大了對(duì)科技創(chuàng)新的支持力度，大幅增加了每年的科技經(jīng)費(fèi)投入。為了保證公共資金的有效使用，為實(shí)現(xiàn)科技計(jì)劃項(xiàng)目的預(yù)期目的，政府加強(qiáng)了科技計(jì)劃項(xiàng)目的監(jiān)管力度，從立項(xiàng)的公開、公平，科研經(jīng)費(fèi)的合理使用，到最終項(xiàng)目成果的認(rèn)定，科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案成為重要的佐證材料。因而完整、真實(shí)的科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案信息將有助于加強(qiáng)對(duì)科技計(jì)劃項(xiàng)目全過程的管理。

此外，科技計(jì)劃項(xiàng)目中的科研檔案凝聚了廣大科研人員在科學(xué)研究和技術(shù)開發(fā)中產(chǎn)生的知識(shí)、技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)，而科技創(chuàng)新從本質(zhì)上說是一種繼承與發(fā)展的過程，它以知識(shí)的儲(chǔ)備和經(jīng)驗(yàn)的積累為基礎(chǔ)。因此，科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案為人們了解最新的科技發(fā)展和科研進(jìn)展提供大量有價(jià)值的信息資源和知識(shí)資源，為科技創(chuàng)新奠定基礎(chǔ)，成為科技創(chuàng)新的重要支撐條件。

再者，省科技計(jì)劃項(xiàng)目的政府財(cái)政在科技方面投入的見證性（主導(dǎo)、前瞻性投入、關(guān)鍵技術(shù)研究性質(zhì)），與計(jì)劃項(xiàng)目檔案對(duì)江蘇省科技發(fā)展的記實(shí)性（真實(shí)歷史記錄、核心技術(shù)內(nèi)容的承載），兩者決定了對(duì)江蘇省科技經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有永久的價(jià)值。

2 資源匯交工作的開展

國家科技計(jì)劃代表著我國科技發(fā)展的方向，科技計(jì)劃項(xiàng)目執(zhí)行過程中產(chǎn)生的科技資源是國家重要的科技創(chuàng)新成果，是具有基礎(chǔ)性、戰(zhàn)略性、創(chuàng)新性的國家科技資源。整合開放共享這些科技計(jì)劃資源，必將對(duì)我國科技創(chuàng)新與社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展起到重要的支撐作用，同時(shí)提升科技計(jì)劃管理科學(xué)化和精細(xì)化水平。

2010年，依托國家科技基礎(chǔ)條件平臺(tái)，科技部首先啟動(dòng)了國家科技計(jì)劃執(zhí)行過程中形成的科技資源向國家科技平臺(tái)進(jìn)行匯交的工作，匯交內(nèi)容包括項(xiàng)目（課題）執(zhí)行過程中產(chǎn)生的科學(xué)數(shù)據(jù)、研究實(shí)驗(yàn)報(bào)告、論文論著、專利標(biāo)準(zhǔn)、大型儀器設(shè)備信息以及實(shí)物資源等。按照“試點(diǎn)先行、穩(wěn)步推進(jìn)、制度保障、常態(tài)發(fā)展”的工作原則，首先在人口健康領(lǐng)域進(jìn)行試點(diǎn)，之后擴(kuò)大至農(nóng)業(yè)領(lǐng)域和重大專項(xiàng)（按電子與信息、能源與環(huán)保、生物與醫(yī)藥、先進(jìn)制造4個(gè)板塊），目前正在進(jìn)行高技術(shù)領(lǐng)域的資源匯交工作。至此，初步建立了科技資源匯交工作機(jī)制，形成了由科技部計(jì)劃司、平臺(tái)中心統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、地方科技廳督促指導(dǎo)、項(xiàng)目承擔(dān)單位具體負(fù)責(zé)的三級(jí)工作體系，收集了一大批科技資源信息和資源實(shí)體，已匯交課題近2000個(gè)，累積數(shù)據(jù)量近十萬條，匯交數(shù)據(jù)經(jīng)審核后通過國家科技資源共享網(wǎng)開放服務(wù)，初步形成了科技資源匯交與共享工作體系。

2012年7月，中共中央、國務(wù)院印發(fā)《關(guān)于深化科技體制改革加快國家創(chuàng)新體系建設(shè)的意見》，提出要對(duì)財(cái)政資金資助的科技項(xiàng)目和科研基礎(chǔ)設(shè)施，加快建立統(tǒng)一的管理數(shù)據(jù)庫和統(tǒng)一的科技報(bào)告制度，并依法向社會(huì)開放。

2013年科技部在國家科技計(jì)劃中又進(jìn)一步開展科技報(bào)告呈交工作，于當(dāng)年4月啟動(dòng)科技報(bào)告試點(diǎn)，首先開展“十一五”以來科技計(jì)劃立項(xiàng)項(xiàng)目（課題）的科技報(bào)告回溯與呈交工作，同時(shí)對(duì)于在研及新立項(xiàng)目，將科技報(bào)告呈交任務(wù)完成情況作為中期檢查和結(jié)題驗(yàn)收的必備條件?？萍紙?bào)告是描述科研活動(dòng)的過程、進(jìn)展和結(jié)果，并按照規(guī)定格式編寫的科技文獻(xiàn)，類型包括專題報(bào)告、進(jìn)展報(bào)告、最終報(bào)告和組織管理報(bào)告。世界各國每年投入大量資金用于科技項(xiàng)目研究，每年產(chǎn)生大量的科技報(bào)告。如美國政府早在1945年就開始搜集和管理政府各部門產(chǎn)生的科技報(bào)告，每年產(chǎn)生約60萬份科技報(bào)告，其中公開發(fā)行約6萬份，至今已經(jīng)形成世界上規(guī)模最大、內(nèi)容最豐富、管理最完善的科技報(bào)告管理體系?？萍紙?bào)告的呈交進(jìn)一步完善了現(xiàn)有科技資源匯交與共享的資源體系。

3 匯交資源與科技檔案的聯(lián)系與區(qū)別

匯交資源與科技檔案都是對(duì)科研活動(dòng)的過程及產(chǎn)出的記錄，兩者既有聯(lián)系，又有所不同。尤其是科技報(bào)告的收錄范圍很廣，所有伴隨科研生產(chǎn)計(jì)劃而產(chǎn)生的科學(xué)技術(shù)成果都可以作為科技報(bào)告的要素，科技報(bào)告是對(duì)科技檔案的文獻(xiàn)化，兩者之間有著密切而錯(cuò)綜復(fù)雜的聯(lián)系。

匯交資源是科技檔案的重要組成部分，其中的科技報(bào)告更是強(qiáng)調(diào)技術(shù)內(nèi)容的規(guī)范化描述和記錄。科技檔案的基本目的是歸檔保存和備查，作為一種原始憑證，涵蓋內(nèi)容相對(duì)寬泛，側(cè)重保存研究過程中形成的管理性文件和研究結(jié)果的依據(jù)性材料；而匯交資源則是以積累、傳播和交流為目的，匯交內(nèi)容側(cè)重于科研活動(dòng)中產(chǎn)生的各種科學(xué)數(shù)據(jù)、論文論著、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、新產(chǎn)品新工藝等研究成果及大型科學(xué)儀器等可共享設(shè)備，其中科技報(bào)告是按照規(guī)定的格式編寫，側(cè)重描述研究的技術(shù)過程、內(nèi)容和結(jié)果，更具有參考價(jià)值。科技檔案主要服務(wù)于科研實(shí)施單位和管理部門的科研管理，通常不允許外借和交流，而匯交資源主要面向公眾或特定群體提供開放共享。當(dāng)然，由于匯交資源不可避免會(huì)涉及一些不能公開發(fā)布的技術(shù)信息，必須明確標(biāo)注密級(jí)或授權(quán)使用范圍，一般由政府部門或其授權(quán)的科技信息機(jī)構(gòu)管理發(fā)布，使用非公開發(fā)行的匯交資源需經(jīng)嚴(yán)格的授權(quán)管理和審批程序。

匯交資源極大地豐富了現(xiàn)有科技檔案的館藏內(nèi)容，同時(shí)科技資源匯交與共享工作的展開，也有利于加強(qiáng)科技檔案的建設(shè)和管理工作，扭轉(zhuǎn)科研人員檔案意識(shí)淡薄、不愿提交科技檔案、基層科技檔案管理力度不夠的局面。

4 改進(jìn)現(xiàn)有計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理的思考與建議

科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案屬于科技檔案中的一種，專指以國家或地方政府財(cái)政投入為主，并列入國家或地方科技計(jì)劃的科研項(xiàng)目，在其管理和實(shí)施全過程中形成的，具有保存價(jià)值的各類型和載體的原始記錄。根據(jù)形成單位的不同，可將計(jì)劃項(xiàng)目檔案分為管理檔案和研發(fā)檔案。目前，科技廳檔案館主要收藏的是項(xiàng)目管理檔案，而項(xiàng)目研發(fā)檔案散落在項(xiàng)目承擔(dān)單位。

由于項(xiàng)目管理檔案的主要服務(wù)對(duì)象是科研管理部門，盡管其中也收藏了部分涉及科研活動(dòng)本身的一些技術(shù)資料，如工作總結(jié)報(bào)告、技術(shù)總結(jié)報(bào)告，但較之具體的研發(fā)檔案而言顯然過于簡略，這些內(nèi)容即使開放服務(wù)對(duì)科技人員的借鑒作用也不是很大。由此可見，目前的科技檔案收藏內(nèi)容是無法滿足社會(huì)公共服務(wù)的需要，資源匯交工作的展開正是將散落在具體項(xiàng)目承擔(dān)單位、詳細(xì)記載項(xiàng)目研發(fā)全過程的科研檔案集中起來，進(jìn)行全面、系統(tǒng)、規(guī)范化地整理，然后對(duì)社會(huì)公眾開放服務(wù)，使之能夠?yàn)閺V大科技人員更有效地再利用。

為適應(yīng)當(dāng)前科技資源的開放共享和高效利用的需要，同時(shí)提升自身的社會(huì)地位，科技檔案管理工作應(yīng)主動(dòng)與資源匯交工作相結(jié)合，具體建議如下：

4.1 改進(jìn)現(xiàn)有計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理辦法

通過制度保障，伴隨科技資源匯交工作的開展，將科研檔案的收集納入現(xiàn)有科技檔案收藏體系。從完善全省現(xiàn)有的科技計(jì)劃項(xiàng)目管理辦法入手，將科技資源匯交工作納入科技計(jì)劃項(xiàng)目合同管理，在計(jì)劃任務(wù)書中明確規(guī)定承擔(dān)單位匯交科技資源的數(shù)量、類型及時(shí)限，包括過程中產(chǎn)生的專題技術(shù)報(bào)告，將資源匯交任務(wù)完成情況作為中期檢查和結(jié)題驗(yàn)收的必備條件，作為后續(xù)支持的重要依據(jù)。從制度上確保享受省財(cái)政資助的各類科技計(jì)劃項(xiàng)目必須承擔(dān)科技資源匯交的責(zé)任和義務(wù)。

承擔(dān)單位在提出項(xiàng)目驗(yàn)收申請(qǐng)時(shí)，應(yīng)首先提交匯交方案作為驗(yàn)收的補(bǔ)充材料，檔案館則依據(jù)匯交方案檢查匯交工作是否實(shí)際完成。如果完成將出具相關(guān)證明，項(xiàng)目承擔(dān)單位依此證明方可向項(xiàng)目主管部門提出驗(yàn)收申請(qǐng)。

4.2 制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

圍繞江蘇省科技資源匯交與開放共享工作的特點(diǎn)與需要，建立相關(guān)匯交規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，明確匯交范圍、匯交方式、匯交的資源領(lǐng)域與資源類型等，根據(jù)資源類型的不同制訂資源匯交元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，提交數(shù)據(jù)的著錄要求、文件格式、報(bào)告模板等。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制訂可確?？萍假Y源匯交工作的規(guī)范化實(shí)施。

4.3 建設(shè)資源匯交與共享服務(wù)系統(tǒng)

資源匯交主要采用網(wǎng)絡(luò)方式匯交，因此建設(shè)一套具備兼容性、擴(kuò)展性、實(shí)用性、運(yùn)行穩(wěn)定的匯交系統(tǒng)平臺(tái)是這項(xiàng)工作順利開展的基礎(chǔ)。該系統(tǒng)除了具備基本的檢索瀏覽、資源填報(bào)、資源審核、用戶管理、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理、訪問權(quán)限管理、系統(tǒng)管理等功能外，還應(yīng)開發(fā)與原有檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，實(shí)現(xiàn)2套系統(tǒng)間的交互操作。

4.4 提升檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

由于資源匯交的最終目的是對(duì)社會(huì)服務(wù)，因此匯交資源數(shù)據(jù)質(zhì)量的審核工作就非常重要，尤其科技報(bào)告更是強(qiáng)調(diào)規(guī)范化描述。因此，檔案工作人員需要提升在文獻(xiàn)加工方面的素養(yǎng)，切實(shí)掌握元數(shù)據(jù)規(guī)范與科技報(bào)告撰寫方面的各種技能，承擔(dān)起科技報(bào)告培訓(xùn)、傳播的重任。

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