周蓓蓮

(上海市自來水市北有限公司，上海 200086)

上海市自來水市北有限公司是一家老牌國(guó)有供水企業(yè)。為了與公司十二五規(guī)劃戰(zhàn)略目標(biāo)及IT總體規(guī)劃相適應(yīng)，進(jìn)一步提高公司內(nèi)部管理能力、辦公效率及信息化水平，于2012年6月啟動(dòng)辦公自動(dòng)化項(xiàng)目，經(jīng)過1年多時(shí)間，歷經(jīng)前期招投標(biāo)、需求調(diào)研、系統(tǒng)搭建測(cè)試和試用，現(xiàn)已進(jìn)入穩(wěn)定運(yùn)行階段，在公司總部及下屬14家基層單位正式使用?，F(xiàn)就系統(tǒng)實(shí)施過程中遇到的部分問題及解決方案進(jìn)行探討。

辦公自動(dòng)化(office automation，OA)是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型辦公方式［1］。通過實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，或者說實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公，可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整管理體制，在提高效率的基礎(chǔ)上，增加協(xié)同辦公能力，強(qiáng)化決策的一致性，最后實(shí)現(xiàn)提高決策效能的目的。

該公司是個(gè)有百年歷史的老牌企業(yè)，日常流程較規(guī)范和成熟，但也存在手工傳遞流程過于僵化和煩瑣的問題。市北自來水公司OA綜合管理系統(tǒng)(以下簡(jiǎn)稱OA系統(tǒng))的運(yùn)用涉及整個(gè)集團(tuán)公司2 000多位員工，員工中普遍存在文化程度較低、年齡偏大等問題。所以，一套適合該公司管理流程的OA系統(tǒng)應(yīng)該具有易用性、實(shí)用性、靈活性以及生命力等特點(diǎn)。

此次建成的OA系統(tǒng)是一個(gè)集六大平臺(tái)于一體的系統(tǒng)。分別是企業(yè)的通訊平臺(tái)、行政辦公平臺(tái)、信息發(fā)布平臺(tái)、協(xié)同工作平臺(tái)、知識(shí)管理平臺(tái)和信息集成平臺(tái)。在完成總目標(biāo)的基礎(chǔ)上，還需充分考慮未來發(fā)展需要，統(tǒng)一規(guī)劃、分步實(shí)施、逐步擴(kuò)展，遵循系統(tǒng)的全局性和完整性原則、成熟性和先進(jìn)性原則、標(biāo)準(zhǔn)化和開放性原則、實(shí)用性和靈活性原則、可維護(hù)和擴(kuò)展性原則、安全性和保密性原則、穩(wěn)定性和高性能原則。

1 項(xiàng)目推進(jìn)的難度

該公司員工普遍存在文化程度較低、年齡偏大等問題，此次系統(tǒng)又涉及人員眾多，為了更好地推進(jìn)項(xiàng)目，我們采取了以下幾點(diǎn)措施。

1．1 需要領(lǐng)導(dǎo)的重視與參與

成立了以總經(jīng)理為首的項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組，以業(yè)務(wù)需求和技術(shù)需求管理部門負(fù)責(zé)人為主的項(xiàng)目管理小組，明確項(xiàng)目經(jīng)理和組員的工作職責(zé)。定期召開項(xiàng)目進(jìn)度會(huì)議，讓領(lǐng)導(dǎo)真正參與到項(xiàng)目中，為日后的推廣工作奠定基礎(chǔ)。

1．2 需要業(yè)務(wù)部門的配合和支持

明確OA系統(tǒng)業(yè)務(wù)，需求管理部門(根據(jù)項(xiàng)目推進(jìn)的順序，一期主要是總經(jīng)辦、黨辦和行政部;二期是人事部和財(cái)務(wù)部)，技術(shù)需求管理部門是科技管理部。在項(xiàng)目啟動(dòng)前，科技管理部相關(guān)人員已對(duì)這些需求管理部門進(jìn)行了內(nèi)部的流程調(diào)研，幫助他們梳理和優(yōu)化業(yè)務(wù)流程。一是便于科技管理部在項(xiàng)目招投標(biāo)時(shí)，選到更適合該公司的產(chǎn)品，二是待OA軟件供應(yīng)商進(jìn)場(chǎng)調(diào)研的時(shí)候，相關(guān)需求部門能快速、系統(tǒng)地完成數(shù)據(jù)整理工作，如組織結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)流程、文檔資料等。

1．3 讓更多人認(rèn)識(shí)到OA系統(tǒng)帶來的便利性

OA系統(tǒng)中新增加了全公司的通訊錄、個(gè)人工資福利費(fèi)用查詢及匯總、一周菜譜等功能。在系統(tǒng)上線前，這些“服務(wù)”都是不提供的，而新系統(tǒng)通過這些關(guān)系到每個(gè)員工切身利益的查詢功能，讓更多員工開始使用OA系統(tǒng)，從而體會(huì)到系統(tǒng)帶來的便利。

2 項(xiàng)目階段性目標(biāo)的確定

在項(xiàng)目招投標(biāo)時(shí)，就決定采用整體規(guī)劃、分步實(shí)施的方法，將OA項(xiàng)目分三期來完成。

一期主要是完成OA系統(tǒng)基礎(chǔ)框架的搭建，部署信息門戶、新聞發(fā)布、公文流轉(zhuǎn)、個(gè)人辦公、綜合事務(wù)管理、知識(shí)管理等模塊，并在公司總部和2家下屬基層單位中進(jìn)行試點(diǎn)。通過基礎(chǔ)功能的實(shí)現(xiàn)和若干單位的試運(yùn)行，讓一部分人先熟悉這個(gè)系統(tǒng)，也為后期推廣到所有基層單位奠定基礎(chǔ)。

二期主要是在一期項(xiàng)目基礎(chǔ)上深化運(yùn)用，完善人事管理流程、財(cái)務(wù)報(bào)銷流程以及與其他信息系統(tǒng)的集成等功能，并將OA系統(tǒng)推廣到所有基層單位。

三期主要是在一二期運(yùn)用的基礎(chǔ)上，根據(jù)業(yè)務(wù)部門提出的優(yōu)化意見進(jìn)行修改。

3 項(xiàng)目培訓(xùn)管理

OA系統(tǒng)的實(shí)施中一個(gè)很重要的工作就是用戶培訓(xùn)。必須建立一套完善的培訓(xùn)體系，從管理維護(hù)和普通應(yīng)用兩個(gè)層次，從支撐平臺(tái)和OA系統(tǒng)本身兩個(gè)方面進(jìn)行全面培訓(xùn)。通過培訓(xùn)，切實(shí)建立起系統(tǒng)運(yùn)行所需要的維護(hù)人員和普通用戶隊(duì)伍。

3．1 按角色、分階段培訓(xùn)

根據(jù)不同的崗位性質(zhì)和運(yùn)用程度，培訓(xùn)對(duì)象主要分OA系統(tǒng)管理員、關(guān)鍵用戶(需求管理部門的員工及使用較為頻繁的員工)、領(lǐng)導(dǎo)用戶、普通用戶四類。按實(shí)際的操作場(chǎng)景演示和講解，尤其是對(duì)系統(tǒng)管理員和關(guān)鍵用戶實(shí)行多次培訓(xùn)，逐步深入的方式，使用戶更容易理解和接收。

3．2 培訓(xùn)形式多元化

OA系統(tǒng)的培訓(xùn)不再局限于聽講座和發(fā)放書面培訓(xùn)資料，還在系統(tǒng)中開辟了培訓(xùn)資料下載專區(qū)，增加了視頻錄像和操作場(chǎng)景模擬案例，更便于用戶自行學(xué)習(xí)。另外，還鼓勵(lì)系統(tǒng)管理員對(duì)普通用戶進(jìn)行培訓(xùn)，目前培訓(xùn)工作已全部由該公司人員獨(dú)立完成。通過這種形式的培訓(xùn)，發(fā)現(xiàn)公司人員講解的內(nèi)容更貼近用戶實(shí)際操作，還確保了培訓(xùn)時(shí)間的靈活性。同時(shí)，通過培訓(xùn)也促進(jìn)了系統(tǒng)管理員對(duì)系統(tǒng)和業(yè)務(wù)需求的再認(rèn)識(shí)。

3．3 培訓(xùn)的組織

培訓(xùn)不是單一地由某一部門發(fā)起，而是通過項(xiàng)目管理小組來組織。例如要舉辦一場(chǎng)公文管理相關(guān)業(yè)務(wù)的關(guān)鍵用戶培訓(xùn)，業(yè)務(wù)需求部門(總經(jīng)辦和黨辦)、技術(shù)需求部門(科技管理部)會(huì)聯(lián)合發(fā)會(huì)議通知，確保各個(gè)管理?xiàng)l線的員工都能參加，保證了培訓(xùn)的組織力度。

4 移動(dòng)辦公和即時(shí)通信功能

OA系統(tǒng)中領(lǐng)導(dǎo)的使用范圍廣、頻率高，但領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常面臨外出開會(huì)或出差等問題，所以移動(dòng)辦公和即時(shí)通信也是我們系統(tǒng)建設(shè)中需解決的一個(gè)問題。

OA系統(tǒng)支持蘋果IOS、ANDROID等主流客戶端應(yīng)用，支持公司區(qū)域以外的PC及手機(jī)客戶端在廣域網(wǎng)通過SSL VPN方式登入OA系統(tǒng)。

具有企業(yè)級(jí)即時(shí)通信軟件，該軟件除了基本的即時(shí)通信功能外，還能與OA系統(tǒng)主要的功能模塊集成，即用戶日常只需要登錄即時(shí)通信軟件亦可以完成OA的主要工作事項(xiàng)，如流程的發(fā)起、審批，新聞公告的查看、發(fā)布等。

5 與其他信息系統(tǒng)的集成

公司目前有十多個(gè)信息系統(tǒng)，很多員工面臨著每天要在多個(gè)信息系統(tǒng)中來回切換，處理工作的窘境。OA系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)不光是解決業(yè)務(wù)流程的電子化，也希望全面整合企業(yè)的人、財(cái)、物、信息等各大系統(tǒng)資源，并將其全部集中在一個(gè)統(tǒng)一的平臺(tái)上，方便員工對(duì)各類信息的查找和處理。

5．1 與人事系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享

人事系統(tǒng)應(yīng)該是與OA系統(tǒng)交互最頻繁的系統(tǒng)。組織結(jié)構(gòu)信息、員工信息都來源于人事系統(tǒng)。我們采用了每日一次的自動(dòng)同步更新方式，一旦有新員工入職、老員工部門崗位變動(dòng)或離職，OA系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)觸發(fā)工作流，通知系統(tǒng)管理員，同時(shí)在OA系統(tǒng)中會(huì)將人員狀態(tài)進(jìn)行變化。另外，OA系統(tǒng)也提供員工自助修改家庭信息、聯(lián)系方式等字段，方便了人事系統(tǒng)數(shù)據(jù)采集及更新。

5．2 與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的集成

提供員工自助查詢的功能(包括稅后收入、五金查詢等)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)調(diào)用財(cái)務(wù)系統(tǒng)薪酬模塊接口提供的數(shù)據(jù)。另外費(fèi)用申請(qǐng)流程的相關(guān)數(shù)據(jù)也會(huì)同步到OA與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的中間表中，為財(cái)務(wù)系統(tǒng)的記賬憑證提供依據(jù)。

5．3 與物資系統(tǒng)的集成

OA系統(tǒng)將物資系統(tǒng)的待處理事項(xiàng)以數(shù)據(jù)庫(kù)視圖的方式同步過來，用戶可以輕松地在OA系統(tǒng)中獲取物資系統(tǒng)中的待處理事項(xiàng)，并可以點(diǎn)擊某一條記錄，跳轉(zhuǎn)到物資系統(tǒng)中，免去了2次登錄的麻煩，實(shí)現(xiàn)了在OA系統(tǒng)里進(jìn)行其他信息系統(tǒng)的任務(wù)審批。今后，還會(huì)將有條件的業(yè)務(wù)系統(tǒng)陸續(xù)集成到OA系統(tǒng)中。

5．4 與AD域的集成

OA系統(tǒng)登入采用了AD域認(rèn)證方式，實(shí)現(xiàn)了員工的單點(diǎn)登錄。

5．5 與郵件和短信的集成

OA系統(tǒng)集成了公司原有的EXCHANGE郵件系統(tǒng)，做到新郵件即時(shí)提醒功能。OA系統(tǒng)的很多流程也支持發(fā)送手機(jī)短信和郵件的功能，真正做到了OA、郵件、短信三者的無縫連接。

6 新老系統(tǒng)對(duì)接的問題

此次項(xiàng)目實(shí)施中還遇到了新老系統(tǒng)對(duì)接的問題。老系統(tǒng)主要是為公司信息發(fā)布提供了平臺(tái)，雖然功能簡(jiǎn)單，但也已經(jīng)使用了4～5年。

6．1 功能方面

調(diào)研時(shí)，以老系統(tǒng)為原型，聽取多方意見，保留老系統(tǒng)中大家一致認(rèn)可的功能，盡可能保持大家的操作習(xí)慣。

6．2 歷史數(shù)據(jù)的處理

由于新老系統(tǒng)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不同，很難將老系統(tǒng)的數(shù)據(jù)直接導(dǎo)入新系統(tǒng)。從內(nèi)容上分析，老系統(tǒng)數(shù)據(jù)基本都是一些以發(fā)布新聞、通知公告為主的內(nèi)容，具有一定的時(shí)效性。最后決定老系統(tǒng)數(shù)據(jù)不遷移到新系統(tǒng)，而是采用新老系統(tǒng)并軌的方式。新系統(tǒng)上線后，老系統(tǒng)不再錄入新的數(shù)據(jù)，只能查詢歷史數(shù)據(jù)。對(duì)于特別重要且長(zhǎng)效性的數(shù)據(jù)，整理后，統(tǒng)一由數(shù)據(jù)庫(kù)管理員一并導(dǎo)入到新系統(tǒng)中。

7 做具有“軟件開發(fā)”能力的甲方

對(duì)于軟件開發(fā)的委托方經(jīng)常會(huì)面臨項(xiàng)目進(jìn)度拖后但束手無策的窘境，很大方面的原因是受到了供應(yīng)商的制約。此次項(xiàng)目該公司的技術(shù)小組，不再簡(jiǎn)單地起到軟件供應(yīng)商和業(yè)務(wù)需求部門之間信息傳遞的作用，而是承擔(dān)更多的工作，從前期的需求調(diào)研、系統(tǒng)搭建到后期的系統(tǒng)測(cè)試，都是以公司技術(shù)小組為主，軟件供應(yīng)商為輔的模式。雖然前期花了大量的時(shí)間培訓(xùn)技術(shù)小組成員，但項(xiàng)目實(shí)施中已經(jīng)能自主完成系統(tǒng)的搭建和測(cè)試工作，為日后的維護(hù)工作奠定基礎(chǔ)。

此次項(xiàng)目技術(shù)小組共3人成員。其中1人為項(xiàng)目經(jīng)理，其職責(zé)是把握項(xiàng)目進(jìn)度，評(píng)估需求的合理性和可操作性，協(xié)調(diào)各部門的資源;1人為技術(shù)負(fù)責(zé)，其職責(zé)是解決其他信息系統(tǒng)與OA集成中遇到的各種問題，負(fù)責(zé)服務(wù)器運(yùn)行情況，負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)安全等;1人為搭建實(shí)施負(fù)責(zé)，其職責(zé)是系統(tǒng)搭建和測(cè)試。

8 總結(jié)

以上七個(gè)方面的問題，是市北自來水公司OA項(xiàng)目實(shí)施中所遇到的核心問題，以及對(duì)解決問題做的初步探索。隨著OA系統(tǒng)在整個(gè)集團(tuán)內(nèi)部的推廣應(yīng)用，已實(shí)現(xiàn)了工作流、信息發(fā)布和知識(shí)共享的全面整合，加快了信息流通，規(guī)范了辦公流程，提高了辦公效率，從而有效降低辦公成本，為員工提供了一個(gè)開放的信息化辦公平臺(tái)。

［1］張銳昕．辦公自動(dòng)化概論［M］．北京:清華大學(xué)出版社，2012．