王演達

（中航工業(yè)沈陽發(fā)動機設計研究所，沈陽 110015）

0 引言

對于國家投資航空工業(yè)的大型技改項目來說，投資大、項目多、內(nèi)容復雜。因此檔案收集管理是項目管理的重要工作之一。項目實施階段是建設過程的主要階段，該階段檔案宏觀歸檔控制和微觀實體管理都有一定難度，很難避免“歸檔文件收集不全”“文檔工作滯后于工程實體工作”“個別施工單位無法完全做到保證施工文件的及時性、真實性、準確性”等諸多問題。根據(jù)多年的技改管理工作和監(jiān)理工作經(jīng)驗總結出，在項目實施階段檔案收集工作中，抓好監(jiān)理工作，記好監(jiān)理日記，對項目實施階段檔案收集管理，特別是國家對投資項目的檔案驗收，財務審計，以及國家對建設項目的竣工驗收等工作起著至關重要的作用。

1 項目實施階段監(jiān)理主要工作

項目實施階段監(jiān)理單位受建設單位委托，對建設項目實施全過程的控制與管理，即“三控兩管一協(xié)調(diào)和安全管理（投資、進度、質(zhì)量和安全控制、合同管理、信息管理、組織協(xié)調(diào)）。由于監(jiān)理工作的重點在施工現(xiàn)場，掌握項目實施階段全過程的第一手資料，并根據(jù)工程特點及規(guī)范要求，完成全過程的監(jiān)理記錄，形成自身的一套管理方法和檔案。這包括編寫項目監(jiān)理規(guī)劃，項目監(jiān)理實施細則，施工組織設計施工方案的審查批準，分包單位的審查資質(zhì)，主持監(jiān)理工作會議，簽發(fā)項目監(jiān)理機構的文件和指令，審定承包單位提交的開工報告、施工組織設計、技術方案、進度計劃；審查和處理工程變更；工程簽證；撥付工程款控制及參與工程決算，主持或參與工程質(zhì)量事故的調(diào)查，建設全過程的安全管理。調(diào)解建設單位與承包單位的合同爭議、處理索賠、審批工程延期。編寫監(jiān)理月報、監(jiān)理工作階段報告、專題報告和項目監(jiān)理工作總結。審核簽認分部工程和單位工程的質(zhì)量檢驗評定資料，審查承包單位的竣工申請，組織監(jiān)理人員對待驗收的工程項目進行質(zhì)量檢查，參與工程項目的竣工驗收。主持整理工程項目實施階段施工檔案和監(jiān)理檔案，監(jiān)理日記既是項目實施過程中所形成的檔案，又是監(jiān)理日常工作的記錄，同時是一本監(jiān)理過程管理的總臺賬。

2 項目實施階段監(jiān)理日記的內(nèi)容

監(jiān)理日記是項目實施階段的日常工作，多年來據(jù)我看到的和所了解的情況，大多數(shù)項目監(jiān)理機構對監(jiān)理日記的書寫非常不認真、不及時，監(jiān)理日記的編寫非常不規(guī)范、不詳細，滯后于工作的現(xiàn)象經(jīng)常發(fā)生，日記內(nèi)容不連續(xù)，造成記錄的丟失。體現(xiàn)不出來監(jiān)理工作的詳細情況，不能通過監(jiān)理日記反映出監(jiān)理工作重點及內(nèi)容。特別是日后在形成檔案階段去補寫日記，極易造成檔案的不真實，經(jīng)常與施工檔案內(nèi)容以及時間出現(xiàn)偏差現(xiàn)象。因此對項目施工階段監(jiān)理日記書寫要提高認識，主要應包括以下內(nèi)容；1）氣象情況；2）主要施工項目進度情況；3）當日材料進場情況及使用情況；4）主要分部分項工程質(zhì)量情況；5）存在主要問題及處理措施；6）其他記事內(nèi)容。

3 監(jiān)理日記的編寫方法

3.1 氣象情況

主要通過日記對天氣情況的統(tǒng)計和記載，真實地反映出項目實施階段天氣變化，以及由于氣象變化在實施技術上、組織上、進度控制上采取哪些措施進行應對。

3.2 進度情況

要詳細的記載已審批過的施工組織設計中進度計劃，由于天氣、人員、機械設備、材料供應、施工組織、設計更改等因素的影響，如造成計劃進度拖延的情況下，項目監(jiān)理機構采取哪些技術措施和協(xié)調(diào)手段，來實現(xiàn)進度按照原計劃得以實現(xiàn)。

3.3 材料進場情況及使用情況

根據(jù)項目進行，及時了解材料供應商的信息，核查進場材料、設備、構配件的原始憑證、檢測報告等質(zhì)量證明文件及其質(zhì)量情況，并對特種材料生產(chǎn)資質(zhì)進行審查。根據(jù)實際情況對進場材料、設備、構配件進行檢驗，合格時予以簽認；需復試的材料，根據(jù)取樣方法進行取樣復試，以上工作均應及時填寫驗單，并在日記中做好記錄。

3.4 主要分部分項工程質(zhì)量情況

主要分部分項工程驗收及隱蔽工程驗收；對承包單位施工過程中出現(xiàn)的質(zhì)量缺陷下發(fā)《監(jiān)理工程師通知單》，要求承包單位整改，并檢查整改結果。對不合格的工序及隱蔽工程拒絕簽認，在巡視和旁站等監(jiān)理工作中，發(fā)現(xiàn)問題及時指出并有權要求承包單位整改。以上內(nèi)容除了根據(jù)“規(guī)范”要求需要填寫檔案表格外，非常重要的一點是在日記中作好詳細記錄。

3.5 存在主要問題及處理措施

這里主要包括進度情況，原材料進場情況，質(zhì)量情況，投資情況，安全情況等。在實施階段發(fā)現(xiàn)的各種問題以及處理方法，如：進場材料不合格、材料復試結果不合格、供應不及時已影響到施工進度；巡視或旁站中發(fā)現(xiàn)不按法律、法規(guī)、規(guī)范、規(guī)程及質(zhì)量標準進行施工的；未按圖紙施工，存在質(zhì)量通病隱患情況；資金不到位影響下一步工作開展；安全及文明施工存在問題的等。通過技術手段及管理方法及時填寫通知單，形成監(jiān)理檔案記錄并在監(jiān)理日記中做好記錄，以防止工程竣工驗收時施工檔案丟項及喪失真實性。

3.6 其他記事內(nèi)容

主要是記錄項目實施過程中合同管理、信息管理、組織協(xié)調(diào)及建設單位與監(jiān)理單位間的往來文件記錄，同施工單位在管理上往來的記錄，并將所有往來文件和施工記錄的編號寫在日記中，通過各項記錄以保證項目在建設過程中所形成的檔案。在日期上和工作順序的真實準確性，便于日后各項檔案編制整理，防止過程文件丟失，為檔案查找及各項驗收時提供依據(jù)。

4 監(jiān)理日記在檔案管理和驗收中的重要性

多年來在經(jīng)過技改管理工作和監(jiān)理工作經(jīng)驗，以及協(xié)助國家投資大型技改項目的國家檔案驗收，筆者深感監(jiān)理日記在項目實施階段的檔案管理中起著重要的作用，尤其是對大型技改建設項目而言，因工程量復雜、內(nèi)容多、涉及面廣，所形成檔案資料數(shù)量相當大，監(jiān)理日記是項目實施階段全過程的真實記錄。在項目竣工后國家檔案驗收時，監(jiān)理日記起著重要作用，也是檔案驗收的一條主線。因為在檔案驗收時，監(jiān)理日記具有以下特性，對檔案驗收有著非常大的幫助：1）監(jiān)理日記具有及時性、準確性、真實性；2）在項目驗收時可以通過監(jiān)理日記了解項目建設全過程的真實情況；3）監(jiān)理日記記錄的全面就能通過它來反映出施工記錄和檔案的真實程度；4）能體現(xiàn)項目實施階段施工檔案的全面性、真實性和時效性；5）監(jiān)理日記記錄的全面就能避免“歸檔文件收集不全”的問題；6）監(jiān)理工作與監(jiān)理日記要保持同步，就能有效的防止施工檔案工作滯后于工程實體工作現(xiàn)象的發(fā)生。

5 監(jiān)理日記在財務審計中的作用

國家對項目進行財務審計時，通過監(jiān)理檔案和監(jiān)理日記的記錄，全面展現(xiàn)出項目資金的使用情況，以及設計變更現(xiàn)場簽證等相關費用支出，這些是財務檢查審計的重點。在施工階段對工程造價的控制主要是在施工過程中的設計變更和現(xiàn)場簽證的控制，它不僅關系到施工進度和工程質(zhì)量，對項目工程造價的控制有著直接的關系。由于設計變更和現(xiàn)場簽證而調(diào)整的工程造價占整個單位工程竣工結算的比例非常大，尤其在國家投資技改項目工程中所占比例更大，同時又因為設計變更和現(xiàn)場簽證發(fā)生在施工過程，牽涉內(nèi)容廣，構成原因復雜，難以確定造價等因素。設計變更和現(xiàn)場簽證的管理是施工階段控制工程造價的重要工作。這就要求監(jiān)理工程師在投資控制管理中，詳細記錄好資金的撥付使用及設計變更和現(xiàn)場簽證。為國家對項目驗收時通過監(jiān)理檔案、監(jiān)理日記了解更多內(nèi)容。

6 結語

國家投資技改項目，在實施階段簽訂的監(jiān)理合同時，應將檔案工作納入合同管理中，與監(jiān)理工程管理流程，與業(yè)務程序捆綁，以解決檔案部門不能及時收集的問題，檔案管理人員對項目檔案實行定期的節(jié)點控制，最終解決影響技改項目檔案管理的瓶頸。這一管理模式實現(xiàn)了檔案工作在技改項目中的準確定位，為提升檔案部門監(jiān)理單位在國家投資技改項目建設的參與度和融入度，仍有待我們更進一步的經(jīng)驗凝練和實踐創(chuàng)新。