馬忠才

摘要：物資采購(gòu)在整個(gè)現(xiàn)代企業(yè)的運(yùn)作過(guò)程中發(fā)揮著重要的作用。對(duì)其進(jìn)行有效的監(jiān)督與控制就會(huì)對(duì)企業(yè)的全套的物資采購(gòu)進(jìn)行有效的監(jiān)控與評(píng)論。這樣既可以促進(jìn)經(jīng)濟(jì)效益的提高，又能保證企業(yè)處于持續(xù)、健康和高速的發(fā)展。本問(wèn)主要論述了對(duì)企業(yè)的物資采購(gòu)進(jìn)行有效控制和監(jiān)督的含義，主要監(jiān)督程序以及重要工作階段，并針對(duì)性地提出了進(jìn)行必要監(jiān)督與控制的舉措。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代企業(yè) 物資采購(gòu) 監(jiān)督與控制

隨著降級(jí)的發(fā)展和改革開(kāi)放的推進(jìn)，企業(yè)也面臨著變革。企業(yè)要在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中求得生存，就必須加強(qiáng)管理。在現(xiàn)代企業(yè)管理中，尤其要注重物資采購(gòu)的監(jiān)督與控制，有效實(shí)現(xiàn)成本的控制和降低，最終達(dá)到經(jīng)濟(jì)效益的增強(qiáng)。目前，在企業(yè)的生產(chǎn)管理過(guò)程中存在著管理紕漏，弄虛作假的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，導(dǎo)致市場(chǎng)秩序發(fā)生混亂。為此，企業(yè)一定要重視采購(gòu)的監(jiān)督和管理，實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量的采購(gòu)成果，為整個(gè)企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展提供內(nèi)在的保障。

一、現(xiàn)代企業(yè)物資采購(gòu)的概述

物資采購(gòu)主要是指對(duì)日常所需資料的采購(gòu)，而非生產(chǎn)所需的資料。對(duì)其進(jìn)行監(jiān)督和控制就是對(duì)整個(gè)操作過(guò)程進(jìn)行評(píng)價(jià)。包括對(duì)內(nèi)部采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)控制、采購(gòu)合同、保管、結(jié)算等事宜的審核。對(duì)采購(gòu)監(jiān)督和控制能夠?qū)①M(fèi)用降低，采購(gòu)品質(zhì)提高，保證企業(yè)的各項(xiàng)效益，促使企業(yè)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

二、對(duì)企業(yè)物資采購(gòu)實(shí)施監(jiān)督的幾個(gè)過(guò)程

（一）采購(gòu)的事前監(jiān)督

注重控制體系的內(nèi)部審核作用，做好事前監(jiān)督和預(yù)防性的控制。在采購(gòu)之前，要指定周密的采購(gòu)計(jì)劃，對(duì)相關(guān)的方面進(jìn)行事前的審核和監(jiān)督。主要方式為內(nèi)部自我評(píng)估、內(nèi)部審核、突發(fā)狀況報(bào)告和相關(guān)人員的反饋和投訴。

（二）對(duì)采購(gòu)的事中監(jiān)督

現(xiàn)代企業(yè)中的監(jiān)督最只要的模式就是事中監(jiān)督。嚴(yán)格監(jiān)控各部門(mén)在進(jìn)行物資采購(gòu)時(shí)所產(chǎn)生的成本、費(fèi)用。對(duì)物資采購(gòu)項(xiàng)目的執(zhí)行狀況的監(jiān)督是指當(dāng)所購(gòu)物資到達(dá)指定地點(diǎn)后，對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的檢驗(yàn)、入庫(kù)，記錄相應(yīng)的單價(jià)和貨款支付狀態(tài)，監(jiān)督采購(gòu)行為的恰當(dāng)性和合法性。主要的內(nèi)容包括：審查采購(gòu)部門(mén)是否按照既定的采購(gòu)計(jì)劃和方式執(zhí)行采購(gòu)操作；對(duì)采購(gòu)的物資的品質(zhì)執(zhí)行監(jiān)督和控制。既要有獨(dú)自的質(zhì)監(jiān)部門(mén)進(jìn)行產(chǎn)品驗(yàn)收，又要防止相關(guān)人員出現(xiàn)舞弊現(xiàn)象；生產(chǎn)物資是否與各種運(yùn)輸?shù)葐螕?jù)具有統(tǒng)一性；檢驗(yàn)物資是否出具驗(yàn)收質(zhì)檢報(bào)告；如出現(xiàn)物資缺損或者超量的現(xiàn)象，都是附帶相關(guān)的材料證明；對(duì)采購(gòu)物資的價(jià)格進(jìn)行監(jiān)督。審查所購(gòu)物資的價(jià)格是否與批準(zhǔn)的價(jià)位相符。審查一些原始單據(jù)上的價(jià)格是否與既定價(jià)格一致。如出現(xiàn)變動(dòng)情況，是否經(jīng)過(guò)嚴(yán)格審核。

（三）對(duì)采購(gòu)的事后監(jiān)督

事后監(jiān)督是指審核人員在提交相關(guān)報(bào)告后，有針對(duì)性的對(duì)其中的審計(jì)問(wèn)題和建議進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督，以實(shí)現(xiàn)對(duì)它們進(jìn)行改進(jìn)和更正。主要流程為：獲取相關(guān)的資料文件，主要包括：設(shè)計(jì)報(bào)告、供貨名錄、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等；拿到相關(guān)被審計(jì)單位的意見(jiàn)，進(jìn)行合理分析。針對(duì)被審查單位所有異議或者誤解、不進(jìn)行反饋的事件，要進(jìn)行逐一分析，采取必要措施；注重審計(jì)程序。對(duì)于一些重要的審計(jì)結(jié)果要采取多種方式，如現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查、直接檢測(cè)、記錄、總結(jié)；對(duì)評(píng)估的結(jié)果進(jìn)行審查；提交最終報(bào)告。

三、物資采購(gòu)監(jiān)督與控制過(guò)程中的幾項(xiàng)重要工作

（一）對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行監(jiān)督

采購(gòu)計(jì)劃主要是由使用部門(mén)提出，由采購(gòu)部門(mén)的負(fù)責(zé)人進(jìn)行批準(zhǔn)和確認(rèn)，代表了一種采購(gòu)的審計(jì)。根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，可以知曉實(shí)際需求以及虛報(bào)成分，用以確認(rèn)企業(yè)中的物資庫(kù)存和資金浪費(fèi)；通過(guò)采購(gòu)計(jì)劃，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)采購(gòu)政策的執(zhí)行和貫徹。防止人為干涉采購(gòu)行為的出現(xiàn)。

（二）對(duì)采購(gòu)價(jià)格進(jìn)行監(jiān)督

為了便于采購(gòu)行為的進(jìn)行，在執(zhí)行采購(gòu)之前要制定和填寫(xiě)相關(guān)的價(jià)格申報(bào)表，獲取相關(guān)負(fù)責(zé)人的審簽。審查人員要觀(guān)察審查的價(jià)格與市場(chǎng)價(jià)是否一致，有無(wú)虛報(bào)和假報(bào)的現(xiàn)象。同時(shí)還要注意產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)和售后的問(wèn)題。同時(shí)，檢查價(jià)格表是否根據(jù)市場(chǎng)變化進(jìn)行了相應(yīng)的調(diào)整，保證其合理性。

（三）對(duì)采購(gòu)合同進(jìn)行的監(jiān)督

對(duì)采購(gòu)合同的監(jiān)督是事前監(jiān)督的一項(xiàng)重要工作。需要相關(guān)部門(mén)建立完善的合同控制制度，對(duì)合同的使用加以限制。如果沒(méi)有經(jīng)過(guò)評(píng)審，合同不能履行，不能進(jìn)行結(jié)算。目的是對(duì)整個(gè)采購(gòu)行為進(jìn)行規(guī)定和約束，防止相關(guān)經(jīng)濟(jì)糾紛的發(fā)生。

（四）對(duì)所采購(gòu)的物資品質(zhì)的監(jiān)督

這一監(jiān)督只要是指對(duì)所夠物資的質(zhì)量進(jìn)行的審查和評(píng)審。要求質(zhì)監(jiān)部門(mén)要定期報(bào)送檢查單，由相關(guān)部門(mén)對(duì)價(jià)格進(jìn)行控制和核算，而后以書(shū)面的形勢(shì)報(bào)送采購(gòu)部門(mén)，而后采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商實(shí)現(xiàn)協(xié)商，防止出現(xiàn)高成本現(xiàn)象。

（五）對(duì)采購(gòu)貨物的貨款的結(jié)算進(jìn)行的監(jiān)督

職能人員要對(duì)采購(gòu)所涉及的相關(guān)單據(jù)實(shí)施監(jiān)管。首先要看票據(jù)是否正規(guī)，符合法律要求；其次要審查采購(gòu)的數(shù)量和價(jià)格等因素是否與既定標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。只有符合以上規(guī)定，才能給予辦理結(jié)算事宜。

四、我國(guó)企業(yè)物資采購(gòu)監(jiān)督與控制存在的主要問(wèn)題

（一）企業(yè)的相關(guān)采購(gòu)人員素質(zhì)有待提高

人是物資采購(gòu)行為的主體。在整個(gè)物資采購(gòu)行為中，涉及的崗位頗多，如采購(gòu)人員、財(cái)務(wù)人員、驗(yàn)收人員等。所購(gòu)物資的質(zhì)量是否過(guò)關(guān)、價(jià)格是夠與市場(chǎng)相符、整個(gè)過(guò)程是夠規(guī)范都決定了企業(yè)的經(jīng)營(yíng)。當(dāng)前，很多企業(yè)的采購(gòu)人員不是專(zhuān)業(yè)人士，缺乏專(zhuān)業(yè)知識(shí)，缺乏對(duì)采購(gòu)產(chǎn)品的認(rèn)識(shí)和了解，違反既定的采購(gòu)規(guī)程。另外，有些人員缺乏責(zé)任感，缺少對(duì)物資的監(jiān)督和控制，一味追求低價(jià)，忽略品質(zhì)問(wèn)題，給企業(yè)造成重大經(jīng)濟(jì)損失。

（二）采購(gòu)流程存在不規(guī)范的情況

在目前的企業(yè)采購(gòu)過(guò)程中，流程的不規(guī)范是主要的問(wèn)題之一。沒(méi)有對(duì)整個(gè)流程做嚴(yán)格的規(guī)定，或者沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行。例如，沒(méi)有確定明確的方案，缺乏相關(guān)的手續(xù)、記錄，在渠道上尋在不規(guī)范的的行為，而且情況相對(duì)嚴(yán)重。沒(méi)有完善的采購(gòu)制度和規(guī)范上的約束，導(dǎo)致企業(yè)在實(shí)際的采購(gòu)行為中計(jì)劃性差，超預(yù)算情況時(shí)有發(fā)生，甚至出現(xiàn)跨越預(yù)算直接采購(gòu)的行為，導(dǎo)致企業(yè)在采購(gòu)領(lǐng)域出現(xiàn)極為混亂的情況，這必然對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)造成影響。endprint

（三）對(duì)物資的采購(gòu)缺乏監(jiān)督

在很多企業(yè)中，并沒(méi)有設(shè)立專(zhuān)門(mén)的采購(gòu)監(jiān)督的職責(zé)部門(mén)，缺乏實(shí)際的監(jiān)管。通常情況下，都是采購(gòu)者自行決定。缺乏正式的內(nèi)部管理制度以及審計(jì)和監(jiān)督規(guī)則。整個(gè)過(guò)程都是依靠供應(yīng)商和采購(gòu)人的自覺(jué)性，沒(méi)有專(zhuān)人進(jìn)行管理。另外，對(duì)于采購(gòu)合同也缺乏監(jiān)督。對(duì)于違反合同的事宜，沒(méi)有進(jìn)行及時(shí)有效的處理。對(duì)于一些質(zhì)量問(wèn)題，也沒(méi)有做到及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理，最終給企業(yè)發(fā)展造成損失。

五、加強(qiáng)企業(yè)物資采購(gòu)的監(jiān)督與控制的舉措

（一）嚴(yán)格控制物資采購(gòu)的成本

采購(gòu)成本是對(duì)現(xiàn)代企業(yè)產(chǎn)生影響的重要因素，要對(duì)其加強(qiáng)控制。如果企業(yè)的采購(gòu)成本能夠?qū)崿F(xiàn)1%的降低幅度，就會(huì)帶動(dòng)5%-10%的利潤(rùn)的提升。尤其是采購(gòu)成本在實(shí)際的平均銷(xiāo)售額中的比例逐漸增多的情況下。為此，成本的降低是實(shí)現(xiàn)利潤(rùn)的基本要求。首先要貨比三家，實(shí)施比對(duì)性的采購(gòu)。對(duì)采購(gòu)的物資進(jìn)行綜合性的比較。這不但有利于供應(yīng)市場(chǎng)的合理競(jìng)爭(zhēng)，活躍市場(chǎng)，而且還會(huì)提升物資的性?xún)r(jià)比，拓寬采購(gòu)渠道，最終實(shí)現(xiàn)利潤(rùn)的提升。其次，針對(duì)品種相對(duì)復(fù)雜、購(gòu)買(mǎi)頻率高、難以大規(guī)模采購(gòu)的物資，要先行對(duì)市場(chǎng)進(jìn)行行情考察，而后擬定相對(duì)時(shí)間內(nèi)的物資的價(jià)格情況，指定采購(gòu)加護(hù)，嚴(yán)格控制采購(gòu)成本。再次，對(duì)采購(gòu)過(guò)程進(jìn)行的控制能夠有效節(jié)省開(kāi)支，實(shí)現(xiàn)成本降低，贏(yíng)得高額利潤(rùn)。研究物資市場(chǎng)，針對(duì)企業(yè)特點(diǎn)，指定采購(gòu)計(jì)劃，加強(qiáng)監(jiān)督和控制，避免盲目性和無(wú)計(jì)劃性，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)的高效、合理和科學(xué)化，降低企業(yè)運(yùn)行成本和支出，提高效率和利潤(rùn)。

（二）培養(yǎng)高素質(zhì)的采購(gòu)人員，增強(qiáng)他們的實(shí)際業(yè)務(wù)能力

采購(gòu)的業(yè)務(wù)知識(shí)很能力是采購(gòu)人員的基本要求。企業(yè)要對(duì)采購(gòu)人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能的培訓(xùn)，加強(qiáng)教育和學(xué)習(xí)，提高基本素養(yǎng)。采購(gòu)者要具備較強(qiáng)的責(zé)任心和工作態(tài)度，較強(qiáng)的態(tài)度能夠有效促進(jìn)采購(gòu)工作的完成。因此，在選拔采購(gòu)人員時(shí)，要全方位考慮，選擇全面的人才。

（三）實(shí)現(xiàn)采購(gòu)流程的規(guī)范化，保證渠道合理

只有建立規(guī)范的操作流程，才能保證物資的品質(zhì)，提高采購(gòu)效率。首先，要根據(jù)企業(yè)的計(jì)劃來(lái)編制采購(gòu)項(xiàng)目，嚴(yán)格執(zhí)行。其次，在實(shí)際操作中，要規(guī)范整個(gè)流程，選擇合適的供應(yīng)商，合理的價(jià)格，而后簽訂相應(yīng)的合同，確定質(zhì)量以及支付問(wèn)題。建立嚴(yán)格的采購(gòu)員的制度，規(guī)范其行為。最后，規(guī)定采購(gòu)的標(biāo)準(zhǔn)和方式，保證采購(gòu)員的整個(gè)工作都有章可循，最終實(shí)現(xiàn)采購(gòu)行為的順利進(jìn)行。

（四）加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)行為的監(jiān)管，形成合理的采購(gòu)制度

物資的采購(gòu)影響著企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)，物美價(jià)廉的產(chǎn)品對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)是巨大的利潤(rùn)。企業(yè)管理者首先注重采購(gòu)工作，明確它的重要性，加強(qiáng)監(jiān)管，保證規(guī)范性。在具體的采購(gòu)行為中，建立嚴(yán)格的采購(gòu)制度和采購(gòu)模式，執(zhí)行中注重監(jiān)管，促進(jìn)違規(guī)操作的調(diào)查和處理，避免弄虛作假的行為，嚴(yán)肅采購(gòu)紀(jì)律。有利于企業(yè)形成優(yōu)越的工作環(huán)境，保證企業(yè)各項(xiàng)制度的實(shí)施和貫徹。

六、結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)的物資采購(gòu)是關(guān)乎企業(yè)經(jīng)營(yíng)的重要因素，與企業(yè)運(yùn)營(yíng)息息相關(guān)。要不斷加強(qiáng)企業(yè)對(duì)物資采購(gòu)的監(jiān)管和控制。建立和完善物資管理制度，增強(qiáng)貫徹力度，才能保證企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)順利。

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