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        簡(jiǎn)析人事檔案在人力資源管理中的作用

        2014-04-08 14:36:42
        陜西氣象 2014年4期
        關(guān)鍵詞:氣象部門人力資源管理

        李 萍

        (陜西省氣象臺(tái),西安 710014)

        簡(jiǎn)析人事檔案在人力資源管理中的作用

        李 萍

        (陜西省氣象臺(tái),西安 710014)

        簡(jiǎn)要介紹了人事檔案與人力資源管理的關(guān)系及其在人力資源管理中的作用,結(jié)合氣象部門人力資源信息采集統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)的應(yīng)用,分析總結(jié)了人力資源管理中人事檔案資料信息化過(guò)程中存在的不足,以期引起關(guān)注。

        人事檔案;人力資源管理;信息化

        人事檔案是員工個(gè)人信息的儲(chǔ)存庫(kù),是記述和反映職工個(gè)人、家庭情況、工作、經(jīng)歷、才能、品德、工作表現(xiàn)等,并以個(gè)人為單位收集、整理后集中保存起來(lái),以備查考的文件材料。是組織人事部門 “識(shí)人、選人、用人、留人、育人”的重要依據(jù)。人事檔案的管理和運(yùn)用是人力資源管理的重要組成部分,兩者相輔相成,不可分離,人力資源管理離不開(kāi)人事檔案提供的信息。

        1 人事檔案與人力資源管理的關(guān)系

        人事檔案是在人事管理活動(dòng)中形成的,人事檔案管理是對(duì)人事檔案實(shí)體的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng),它可以為人力資源管理提供基礎(chǔ)信息。微觀的人力資源管理就是運(yùn)用現(xiàn)代化的科學(xué)方法,對(duì)與一定物力相結(jié)合的人力進(jìn)行合理組織、協(xié)調(diào)、培訓(xùn)和調(diào)配等工作,使人力、物力經(jīng)常保持最佳比例,同時(shí)對(duì)人的思想、心理和行為進(jìn)行恰當(dāng)?shù)恼T導(dǎo)、控制和監(jiān)督,充分發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性,使人盡其才,事得其人、人事相宜,使組織成長(zhǎng)與個(gè)人能力發(fā)展相適應(yīng)。人力資源管理活動(dòng)包括人力資源規(guī)劃,招聘與配置,培訓(xùn)與開(kāi)發(fā),績(jī)效管理,薪酬與福利管理,勞動(dòng)關(guān)系管理等內(nèi)容。因此,人事檔案與人力資源管理的關(guān)系十分密切。人事檔案是人力資源管理過(guò)程中產(chǎn)生各種信息的有效載體,人事檔案的內(nèi)容是人力資源管理過(guò)程中識(shí)別人才、選拔人才、使用人才的重要依據(jù)。人力資源管理與人事檔案管理互為作用,互相促進(jìn),人力資源的廣泛使用能促進(jìn)人事檔案的發(fā)展,而人事檔案的科學(xué)化管理,又會(huì)推動(dòng)人力資源的開(kāi)發(fā)。

        2 人事檔案在人力資源管理中的作用

        (1)人事檔案為人力資源管理提供真實(shí)可靠的信息

        人事部門通過(guò)查閱人事檔案,可全面了解員工的詳細(xì)情況,掌握其現(xiàn)狀,從而預(yù)測(cè)其發(fā)展?jié)摿Γ垢黝惾瞬鸥骶推湮?,揚(yáng)長(zhǎng)避短,達(dá)到 “使合適的人在合適的位置上”,最大限度地發(fā)揮人才效力。

        (2)人事檔案促進(jìn)了人才的合理配置

        通過(guò)查閱職工人事檔案,能夠更具體地了解職工的相關(guān)信息,根據(jù)不同人才的能力和特點(diǎn),進(jìn)行合理的人才配置,促進(jìn)部門之間、系統(tǒng)之間、崗位之間人才的有序流動(dòng),有效避免人才擠壓和學(xué)非所用等現(xiàn)象,提高人才的使用效率和價(jià)值,使人力資源得到最佳的配置。

        (3)人事檔案有利于避免人力資源需求預(yù)測(cè)的盲目性

        有效利用職工人事檔案,對(duì)分析單位人力資源狀況是否適應(yīng)事業(yè)的變革與發(fā)展要求起著重要作用,脫離人事檔案制做的人力資源需求,難免存在盲目性。

        (4)有利于更好的對(duì)員工進(jìn)行職業(yè)生涯規(guī)劃

        職工的檔案材料收集了反映職工的受教育水平、專業(yè)特長(zhǎng)、職務(wù)職稱、工資薪酬、工作表現(xiàn)等方面的情況,人力資源管理部門可根據(jù)這些信息,選其所精,用其所長(zhǎng),為職工設(shè)定合理的職業(yè)生涯及發(fā)展方向。

        (5)人事檔案有利于采取有效的激勵(lì)手段

        馬斯洛需求層次理論中提到了人有生理需求、安全需求、社交需求、尊重需求和自我實(shí)現(xiàn)需求。不同的人在不同階段有不同的需求,滿足不同階段的需求,對(duì)職工的激勵(lì)程度也是不同的??梢酝ㄟ^(guò)對(duì)職工檔案資料的分析,了解職工的切實(shí)需要,并采用有針對(duì)性的激勵(lì)手段。

        3 如何提升人事檔案在人力資源管理中的作用

        隨著時(shí)代的發(fā)展,目前的人事檔案已經(jīng)不能適應(yīng)人力資源發(fā)展的需求,人力資源管理對(duì)人事檔案管理提出了新的要求,只有緊跟時(shí)代發(fā)展,不斷提高和完善人事檔案工作,才能為人力資源開(kāi)發(fā)提供強(qiáng)有力的保障。

        3.1 切實(shí)提高人事檔案管理人員的素質(zhì)

        隨著現(xiàn)代化水平的不斷提高,傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)現(xiàn)代人力資源管理的需要。在引進(jìn)高素質(zhì)人才充實(shí)到人事檔案管理部門的同時(shí),加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員現(xiàn)代信息技術(shù)的培訓(xùn),以傳統(tǒng)的檔案管理方法為基礎(chǔ),逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、檢索自動(dòng)化,更好地為人力資源管理服務(wù),為高層決策服務(wù)。

        3.2 豐富人事檔案內(nèi)容

        縱觀人事檔案收集內(nèi)容發(fā)現(xiàn),每卷檔案內(nèi)所涉及的材料名稱幾乎是雷同的,很少有差異。若能夠增加反映個(gè)人綜合能力、素質(zhì)或由權(quán)威部門認(rèn)定的業(yè)績(jī)考核資料以及個(gè)人性格特點(diǎn)、專業(yè)能力、興趣愛(ài)好等個(gè)性化材料,豐富人事檔案內(nèi)容,對(duì)提高人事檔案的有效利用率有著重要的作用。

        3.3 提升人事檔案的針對(duì)性

        人事檔案應(yīng)是對(duì)一個(gè)人參與社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)歷程的真實(shí)寫(xiě)照,它全面、歷史、客觀地反映了一個(gè)人成長(zhǎng)的真實(shí)面貌,使考察者在查閱檔案時(shí)如見(jiàn)其人。然而,查閱目前的人事檔案時(shí)會(huì)發(fā)現(xiàn)材料單一,內(nèi)容抽象,鑒定、考察材料中套話、空話多,體現(xiàn)不出個(gè)性特點(diǎn),使人事檔案失去了真正意義上的參考價(jià)值。要使人事檔案成為人力資源管理的得力助手,就必須在形成檔案材料時(shí)改變傳統(tǒng)檔案 “千人一面”,千篇一律的現(xiàn)狀,有效提高人事檔案的針對(duì)性。

        3.4 增強(qiáng)人事檔案的真實(shí)性。

        真實(shí)性是人事檔案的 “第二靈魂”。檔案材料缺乏真實(shí)性,人事檔案就失去了存在的意義。要做到 “檔如其人”、“檔即其人”,就必須做到實(shí)事求是,真實(shí)有效的檔案材料,才能為人力資源管理提供可靠的依據(jù)。

        3.5 增強(qiáng)人事檔案收集的及時(shí)性

        人事檔案材料的歸檔過(guò)程,是一個(gè)前后銜接、相互關(guān)聯(lián)的有機(jī)整體。在長(zhǎng)期的檔案管理工作中,經(jīng)常會(huì)遇到因工作調(diào)動(dòng)、崗位變動(dòng),學(xué)生就業(yè)等情況,使檔案材料分散或缺失現(xiàn)象,有些材料又無(wú)法增補(bǔ),影響了人事檔案的完整性。因此,檔案管理者應(yīng)及時(shí)收集、整理個(gè)人檔案資料,做到收集完整、鑒定準(zhǔn)確、整理有序、保管安全、利用方便。為組織部門全面掌握每位職工的實(shí)際情況創(chuàng)造條件。

        3.6 建立健全科學(xué)的人事檔案管理制度

        科學(xué)合理的人事檔案管理規(guī)章,是為人力資源管理提供可靠依據(jù)的重要保證。在檔案材料收集歸檔方面必須做到及時(shí)、完整、全面、分類準(zhǔn)確;在檔案材料鑒別方面必須做到去偽存真,在確保材料的真實(shí)性的同時(shí),體現(xiàn)出個(gè)性特點(diǎn);在查閱、傳閱,遞轉(zhuǎn)檔案過(guò)程中,必須做到有章可循,有法必依,確保檔案材料安全可靠。

        4 氣象部門人事檔案在人力資源管理中的應(yīng)用

        為了充分發(fā)揮干部人事檔案在氣象部門人力資源管理中的作用,進(jìn)一步提高人事檔案的利用率,2002年中國(guó)氣象局以人事檔案資料為基礎(chǔ),以現(xiàn)代信息技術(shù)為平臺(tái),研發(fā)了 “中國(guó)氣象局人力資源信息采集統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)”,建立了規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫(kù),實(shí)現(xiàn)了人事檔案信息傳輸和人事檔案管理信息資源的共享,提高了人事檔案使用價(jià)值。中國(guó)氣象局人力資源信息采集統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)主要有職工人事信息的采集、歸類以及采集后信息的反查、根據(jù)需要進(jìn)行分類查找等功能,其內(nèi)容包括職工的基本情況,學(xué)歷及學(xué)位,行政 (黨派、社團(tuán))職務(wù),專業(yè)技術(shù)職務(wù),工人技術(shù)等級(jí),崗位管理,工作簡(jiǎn)歷,政治面貌,新工資變動(dòng),語(yǔ)言、計(jì)算機(jī)等特長(zhǎng),教育培訓(xùn),獎(jiǎng)勵(lì)及懲罰,離休基本情況,考核 (考察),后備干部,專家情況,家庭成員及主要社會(huì)關(guān)系,社會(huì)保險(xiǎn),出國(guó) (出境),專業(yè)技術(shù)工作獲獎(jiǎng),艱苦臺(tái)站及邊遠(yuǎn)地區(qū)等二十幾個(gè)大項(xiàng),數(shù)百個(gè)小項(xiàng),基本實(shí)現(xiàn)了人事檔案資料的信息化。

        該系統(tǒng)能快捷地查閱職工人事檔案的基本信息,完成全國(guó)氣象部門每位職工人事、勞資等若干人力資源信息管理方面的分析統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。該系統(tǒng)的啟用,達(dá)到了職工檔案資料檢索直觀、利用快速、靈活、方便的目的,為決策層提供了準(zhǔn)確有效的人力資源基礎(chǔ)數(shù)據(jù),在實(shí)現(xiàn)全國(guó)氣象部門職工人事信息共享的同時(shí),完成了人事檔案從傳統(tǒng)的管理方式向現(xiàn)代信息管理方式的轉(zhuǎn)換。

        人事檔案管理在人力資源管理中的作用越來(lái)越多的體現(xiàn)在檔案資料的價(jià)值中,“中國(guó)氣象局人力資源信息采集統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)”推進(jìn)了氣象部門人事檔案管理現(xiàn)代化水平,使人力資源管理部門能方便快捷的查詢到需要了解的職工的相關(guān)信息,但從有效提高檔案資料利用率和組織發(fā)展、準(zhǔn)確選人、用人等角度出發(fā),該系統(tǒng)缺少能夠證明職工綜合技能方面的原始資料,有待進(jìn)一步完善,為高層決策提供更全面詳盡的人力資源管理信息。

        [1]于金源,陳延玲 .人力資源信息采集系統(tǒng)操作的幾點(diǎn)體會(huì) [J].山東氣象,2013,33 (2):47-49.

        [2]梁珊珊,謝金霞 .關(guān)于加強(qiáng)氣象部門人事檔案管理的思考 [J].氣象研究與應(yīng)用,2013.34 (1):96-98.

        [3]李文龍 .人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中的作用 [J].價(jià)值工程,2013 (17):142-143.

        [4]汪黎 .人事檔案管理在人力資源管理中的運(yùn)用[J].求實(shí),2013 (S1):197-198.

        G270

        C

        李萍 .簡(jiǎn)析人事檔案在人力資源管理中的作用 [J].陜西氣象,2014(4):41-43.

        1006-4354 (2014)04-0041-03

        2014-02-25

        李萍 (1961—),女,陜西乾縣人,本科,工程師,從事人事、勞資與檔案管理。

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