王真真

(山西省煤炭地質(zhì)水文勘查研究院，山西太原 030006)

0 引言

煤礦在籌備、建設(shè)和生產(chǎn)過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生很多重要的技術(shù)性資料，這些資料在日后的生產(chǎn)和檢修過(guò)程中起著很重要的作用。因此，在煤礦建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)收集整理好全部技術(shù)資料，將煤礦技術(shù)資料歸檔存放以便查閱，保持檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。針對(duì)煤礦企業(yè)建設(shè)周期長(zhǎng)的特點(diǎn)，技術(shù)資料相對(duì)比較復(fù)雜繁多，資料進(jìn)行有序歸檔，對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，能夠很好地避免檔案資料的殘缺與丟失，同時(shí)也便于查找，起到檔案資料應(yīng)有的作用。同時(shí)，對(duì)煤礦技術(shù)資料應(yīng)進(jìn)行分類(lèi)管理，可以提高查閱效率，有助于對(duì)不同專(zhuān)業(yè)類(lèi)別的資料進(jìn)行查詢和取證［1］。

1 文件收集及存在的問(wèn)題

1.1 文件的收集

煤礦檔案資料的收集貫穿于煤礦建設(shè)的全過(guò)程。文件收集應(yīng)有計(jì)劃進(jìn)行，以行業(yè)檔案要求標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，檔案管理部門(mén)進(jìn)行統(tǒng)一收集管理。凡是與煤礦基本建設(shè)項(xiàng)目有關(guān)，有考查利用價(jià)值的文件，都應(yīng)收集歸檔［2］。

煤礦項(xiàng)目前期文件，由建設(shè)單位或代理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)收集;勘察設(shè)計(jì)文件由勘察、設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)。項(xiàng)目施工文件，由分包單位負(fù)責(zé)收集，提交給總包單位匯總，總包單位匯總完備后，再移交給建設(shè)單位。項(xiàng)目調(diào)試及試運(yùn)行過(guò)程中的文件，由調(diào)試運(yùn)行單位收集;設(shè)備器材資料由設(shè)備器材供應(yīng)部收集，財(cái)務(wù)管理方面的資料由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)收集。

此外，還有職工檔案名冊(cè)，勞務(wù)合同，健康體檢檔案的收集。

1.2 收集中存在的問(wèn)題

1)一般情況下，煤礦建設(shè)單位各項(xiàng)檔案制度尚不完備，缺乏檔案管理經(jīng)驗(yàn)和收集整理意識(shí)，導(dǎo)致檔案收集整理混亂，難免會(huì)有遺漏;2)煤礦建設(shè)從勘查、申報(bào)、審批、施工建設(shè)再到竣工驗(yàn)收其周期相比一般項(xiàng)目較長(zhǎng)，文件收集是長(zhǎng)期的過(guò)程，而且建設(shè)過(guò)程中，會(huì)有許多技術(shù)變更資料，導(dǎo)致檔案收集有一定的難度;3)煤礦建設(shè)屬于大型項(xiàng)目都要經(jīng)過(guò)招標(biāo)，參與建設(shè)和施工的單位多，合同協(xié)議也多，這些也會(huì)增加項(xiàng)目資料收集的難度;4)一般情況下，檔案收集管理工作相對(duì)于煤礦項(xiàng)目建設(shè)比較滯后，這樣會(huì)導(dǎo)致資料收集整理時(shí)沒(méi)有監(jiān)理單位和施工單位的把關(guān)，使收集到的一些圖紙和資料不夠全面和準(zhǔn)確;5)項(xiàng)目檔案收集不完整、不規(guī)范，項(xiàng)目檔案缺項(xiàng)缺材料;6)收集存檔的無(wú)效文件［3］。

2 項(xiàng)目文件的整理

2.1 項(xiàng)目文件的組卷

項(xiàng)目技術(shù)文件的形成有先后順序并有一定關(guān)聯(lián)，還有成套性的特點(diǎn)，文件組卷時(shí)應(yīng)遵循這些特點(diǎn)，合理分類(lèi)，保持卷內(nèi)文件之間的有機(jī)聯(lián)系，適當(dāng)考慮保管期限和案卷厚度，便于保管和利用。具體方法如下:

1)煤礦施工文件按單項(xiàng)和單位工程組卷，也可按施工的階段、結(jié)構(gòu)、專(zhuān)業(yè)組卷;2)竣工圖按建筑不同專(zhuān)業(yè)進(jìn)行有序組卷;3)設(shè)備文件按專(zhuān)業(yè)組卷;4)管理性文件按問(wèn)題、時(shí)間或者依據(jù)性、基礎(chǔ)性、竣工驗(yàn)收文件進(jìn)行組卷;5)煤礦建設(shè)中的設(shè)計(jì)變更、工程更改及監(jiān)理文件按文種組卷;6)建筑材料試驗(yàn)文件按單項(xiàng)、單位工程組卷;7)若同一單項(xiàng)、單位工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專(zhuān)業(yè)、臺(tái)(件)、問(wèn)題的文件材料較少，可單獨(dú)組卷;若比較多，可按不同情況組成有機(jī)聯(lián)系并連續(xù)排列在一起的若干個(gè)案卷;8)保管期限不同的文件不得混在一起組卷;9)卷內(nèi)文件不得重復(fù)。

2.2 案卷和卷內(nèi)文件的排列

煤礦建設(shè)項(xiàng)目文件多且復(fù)雜，各卷內(nèi)的文件，應(yīng)當(dāng)按不同情況采取不同方法進(jìn)行排列:1)管理性文件可根據(jù)問(wèn)題的重要程度及時(shí)間排列;2)施工文件可按施工進(jìn)度進(jìn)行排列;3)卷內(nèi)施工文件根據(jù)管理、依據(jù)、建筑、安裝、檢測(cè)實(shí)驗(yàn)記錄、評(píng)定驗(yàn)收排列;4)監(jiān)理文件分為依據(jù)性文件和工作性文件，依據(jù)性文件一般單獨(dú)成冊(cè)，分別按問(wèn)題組卷，結(jié)合時(shí)間進(jìn)行排列，工作文件可采用“文種—文號(hào)”的組卷法，把與監(jiān)理文件有關(guān)的往來(lái)性文件全部附在其后組卷并按時(shí)間排列;5)設(shè)備文件按其購(gòu)置的依據(jù)性文件、開(kāi)箱驗(yàn)收、隨機(jī)圖樣、安裝調(diào)試和運(yùn)行維修等順序排列;6)竣工圖紙的排列根據(jù)專(zhuān)業(yè)和圖號(hào)進(jìn)行;7)卷內(nèi)文件應(yīng)注意文字在前圖樣在后，批復(fù)在前請(qǐng)示在后，正文在前附件在后，印件在前定稿在后。

2.3 案卷編目

2.3.1 編寫(xiě)頁(yè)號(hào)

1)卷內(nèi)文件若需要書(shū)寫(xiě)內(nèi)容應(yīng)編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，正面在右下角編寫(xiě)，背面在左下角編寫(xiě);2)各案卷從“1”開(kāi)始編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，不同案卷則不能連續(xù)編寫(xiě)頁(yè)號(hào);3)卷內(nèi)目錄和備考表不編寫(xiě)頁(yè)號(hào);4)成套圖紙和印刷成冊(cè)文件，若有準(zhǔn)確頁(yè)號(hào)，則不需再重新編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。

2.3.2 卷內(nèi)目錄的編制

1)目錄序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字從工1起標(biāo)注順序;2)文件編號(hào)應(yīng)填寫(xiě)文件文號(hào)或型號(hào)、圖號(hào)、代號(hào)等;3)填寫(xiě)文件形成者或第一責(zé)任者;4)文件題名時(shí)應(yīng)填寫(xiě)文件的標(biāo)題全稱(chēng)，若文件題名不準(zhǔn)確，可由立卷人擬寫(xiě)題名并加括號(hào);5)還應(yīng)填寫(xiě)文件的形成日期、每份文件的頁(yè)數(shù)以及文件首尾頁(yè)上標(biāo)注的頁(yè)號(hào)備注等。

2.3.3 案卷封面的編制

案卷封面的編寫(xiě):1)案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)潔、準(zhǔn)確;2)立卷單位填寫(xiě)文件組卷的部門(mén);3)起止日期填寫(xiě)卷內(nèi)文件形式的起止時(shí)間;4)保管期限填寫(xiě)組卷時(shí)劃定的期限;5)密級(jí)填寫(xiě)卷內(nèi)文件的最高密級(jí);6)檔號(hào)應(yīng)填寫(xiě)檔案的項(xiàng)目代號(hào)、分類(lèi)號(hào)和案卷流水號(hào)。

2.3.4 卷內(nèi)備考表

卷內(nèi)備考表主要記錄卷內(nèi)文件數(shù)量以及立卷人和立卷時(shí)間，其中互見(jiàn)號(hào)的作用是反映相同內(nèi)容的不同載體，以及不同載體檔號(hào)備考表填寫(xiě)好以后，放置于卷內(nèi)文件之后。

3 文件的歸檔與移交

3.1 區(qū)分歸檔與不歸檔的案卷

歸檔范圍和不歸檔范圍是有明確規(guī)定的，在日常檔案管理工作中，要把不歸檔的，僅留存供工作參考的案卷與應(yīng)歸檔的案卷區(qū)分出來(lái)，把應(yīng)歸檔文件的案卷移交給上級(jí)檔案部門(mén)。

3.2 編制移交目錄

所謂編制移交目錄，就是把歸檔文件目錄或案卷目錄打印或復(fù)印成一式三份，分別交移交部門(mén)、接收部門(mén)各一份，另一份留存在檔案盒內(nèi)。在移交目錄后面，還應(yīng)附有《移交備考表》，內(nèi)容包括:檔案盒總數(shù)、移交人、接收人、交接時(shí)間等項(xiàng)目。這些目錄、備考表可以使用電子表格模板填寫(xiě)并打印，為了管理更高效，建議使用檔案管理軟件對(duì)檔案進(jìn)行管理。

3.3 查驗(yàn)歸檔案卷

在移交檔案時(shí)，檔案管理部門(mén)要對(duì)案卷進(jìn)行嚴(yán)格檢查，一方面要檢查案卷質(zhì)量，看是否符合歸檔文件整理的原則、要求，是否反映了卷內(nèi)文件特征，盒內(nèi)文件是否有損壞、裝訂是否整齊等等。另一方面，還要檢查案卷內(nèi)文件的數(shù)量，與移交目錄內(nèi)所列的數(shù)量是否吻合，盒內(nèi)文件件數(shù)或卷內(nèi)文件頁(yè)數(shù)是否與案卷封面所填寫(xiě)的數(shù)目相一致。

3.4 辦理移交手續(xù)

歸檔文件的案卷檢查完畢，對(duì)符合要求的案卷就可以辦理具體移交手續(xù)。具體移交時(shí)，交接雙方各拿一份移交目錄，核對(duì)無(wú)誤后，雙方均應(yīng)在三份移交目錄和移交備考表上簽字。

4 結(jié)語(yǔ)

煤礦在建設(shè)過(guò)程中，檔案管理非常重要。特別是煤礦企業(yè)在重組擴(kuò)建過(guò)程中，檔案是擴(kuò)建過(guò)程中重要的信息資料來(lái)源，能節(jié)約不少費(fèi)用和時(shí)間，同時(shí)又能提高工作效率，加快擴(kuò)建進(jìn)度。因此，提高檔案管理工作對(duì)煤企非常重要，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，可從根本上提高檔案管理水平，使檔案管理更加規(guī)范，充分發(fā)揮檔案管理的應(yīng)有作用。

［1］ 劉雪琴.淺析檔案管理信息化建設(shè)［A］.煤炭企業(yè)檔案管理優(yōu)秀論文集(2010)［C］.2011.

［2］ 李鴻志，張銀偉.新時(shí)期煤炭企業(yè)檔案工作［A］.煤炭企業(yè)檔案管理優(yōu)秀論文集(2010)［C］.2011.

［3］ 鄧瑞生.加強(qiáng)企業(yè)檔案管理 提高規(guī)范化水平 促進(jìn)全市檔案事業(yè)又好又快發(fā)展［A］.檔案安全與檔案服務(wù)——2011年甘肅省檔案工作者年會(huì)論文集［C］.2011.