■文 張桂敏 黃愛晶 北京市石景山區(qū)食品藥品監(jiān)督管理局

人事檔案工作是人事管理的基礎(chǔ)，是一項(xiàng)保密性很強(qiáng)、默默無聞的工作，特別是在單位機(jī)構(gòu)改革、人員重組或崗位流動(dòng)頻繁的過程中，人事檔案的管理工作更顯至關(guān)重要。但是，由于人事檔案的保密性、低調(diào)性，一般不能對(duì)外公開，所以導(dǎo)致有些領(lǐng)導(dǎo)和工作人員對(duì)人事檔案工作不夠了解、不夠重視，并存在著一些認(rèn)識(shí)誤區(qū)，認(rèn)為干部人事檔案管理沒有火燒眉毛的事，只要不將人事檔案弄丟就行。這種誤區(qū)是導(dǎo)致大多數(shù)單位人事檔案材料缺失、歸檔不及時(shí)、整理不規(guī)范的根本性原因。那么如何做好人事檔案管理工作？筆者認(rèn)為應(yīng)該做到“三到位”。

1 思想認(rèn)識(shí)到位，形成上下齊心的凝聚力

作為一名在基層單位從事人事檔案管理的工作人員，筆者更加深刻地認(rèn)識(shí)到，在日常工作及全程參與食藥監(jiān)管局機(jī)構(gòu)改革的過程中，要想使人事檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化,必須要建立健全、切合實(shí)際的檔案管理制度和工作模式,發(fā)揚(yáng)“主人翁”的精神，樹立“第一責(zé)任人”的意識(shí)，通過持續(xù)不斷地學(xué)習(xí)，提高自身綜合素質(zhì)和履職能力，才能保證人事檔案在整理上真實(shí)準(zhǔn)確、管理上嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范、利用上得心應(yīng)手，從而更好地發(fā)揮服務(wù)于人事管理和大局規(guī)劃的作用。

人事檔案管理工作是機(jī)關(guān)人事管理工作的一部分，是真實(shí)記錄和反映機(jī)關(guān)人員發(fā)展變化的重要方法和手段，是提高人事工作質(zhì)量和工作效率的必要條件。但對(duì)于一份枯燥乏味甚至沒有“功績(jī)”可表的工作，如何客觀公正地將最真實(shí)、最準(zhǔn)確的記錄延續(xù)下來？這就需要機(jī)關(guān)單位每一個(gè)人從思想上重視它，并達(dá)成思想共識(shí)，形成上下齊心的凝聚力，將它視為一份事關(guān)重大的責(zé)任來承擔(dān)，為機(jī)構(gòu)調(diào)整和人員管理提供有價(jià)值的人事資源信息。

首先，領(lǐng)導(dǎo)重視是前提條件。任何一項(xiàng)工作都必須有領(lǐng)導(dǎo)的重視才能順利開展，如果領(lǐng)導(dǎo)不重視，許多具體工作都會(huì)遭遇重重困難，在很大程度上影響人事檔案工作的進(jìn)展。因此，領(lǐng)導(dǎo)班子要高度重視人事檔案管理工作，把人事檔案工作列入單位領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，在人員、時(shí)間、經(jīng)費(fèi)等方面給予最大的支持，并根據(jù)工作需要，形成“一把手”領(lǐng)導(dǎo)或主管領(lǐng)導(dǎo)主抓、專職檔案員牽頭的連帶責(zé)任工作機(jī)制，確保人事檔案工作項(xiàng)項(xiàng)有計(jì)劃、件件有落實(shí)。

其次，檔案員重視是關(guān)鍵因素。檔案工作人員是人事檔案收集、整理、保管、利用的直接參與者，其責(zé)任心、工作能力及對(duì)工作的重視程度對(duì)單位人事檔案的管理起著決定性作用。作為人事檔案工作人員要不斷提高自身政治素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)，一方面要增強(qiáng)責(zé)任感，把人事檔案工作看作個(gè)人肩負(fù)的榮譽(yù)和使命,堅(jiān)持原則、嚴(yán)守紀(jì)律、遵守制度、保守秘密，在繁雜瑣碎、枯燥單調(diào)的工作中保持高度的責(zé)任心,減少工作中的失誤和差錯(cuò)；另一方面注重自身專業(yè)水平的提高,熟悉人事檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求,尤其對(duì)材料的鑒別、分類、歸檔等環(huán)節(jié),更要了如指掌，提高工作效率和檔案質(zhì)量。

最后，個(gè)人重視是必要條件?！扒蓩D難為無米之炊”，要想使人事檔案為單位人事管理提供幫助，其本身必須是材料豐富、真實(shí)準(zhǔn)確的檔案。因此，作為人事檔案利益關(guān)系最大者，個(gè)人必須要對(duì)自己負(fù)責(zé)，如實(shí)匯報(bào)自己的變化情況，及時(shí)向人事部門提交個(gè)人在學(xué)歷學(xué)位、職稱、證明等各方面所獲得的資質(zhì)材料，確保第一手材料的真實(shí)和完整。

2 人員配置到位，提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)

隨著干部人事管理的不斷深化，人事檔案管理規(guī)范也隨之發(fā)生相應(yīng)的調(diào)整和變化，這就需要不斷提高人事檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，做到知識(shí)化、年輕化、專業(yè)化、現(xiàn)代化，確保檔案管理人員既能繼承和發(fā)揚(yáng)老一輩檔案工作者的優(yōu)良作風(fēng)，又能根據(jù)工作的需要與時(shí)俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新。

一要搞好人員配置工作，建立合理優(yōu)化的工作結(jié)構(gòu)模式。實(shí)際工作中，很多單位由于思想認(rèn)識(shí)不夠，存在檔案管理人員配備不到位、崗位設(shè)置不合理、人員隊(duì)伍不穩(wěn)定的現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了人事檔案的日常管理，甚至造成斷檔、丟失材料等不可挽救的錯(cuò)誤。因此各單位要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，在設(shè)置人事檔案管理人員時(shí)，充分考慮政治、學(xué)歷、能力以及嚴(yán)謹(jǐn)性、長(zhǎng)期性等因素，建立合理、優(yōu)化的人員隊(duì)伍結(jié)構(gòu)模式，樹立責(zé)任意識(shí)，確保人事檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定性。

二要搞好宣傳教育工作，增強(qiáng)責(zé)任心。就人事檔案工作而言，檔案人員的工作態(tài)度是決定人事檔案工作好壞的首要原因。為了使檔案工作人員時(shí)刻保持高度的責(zé)任心，適應(yīng)人事檔案管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)要求，必須要在人事檔案管理隊(duì)伍中加強(qiáng)宣傳，通過各種培訓(xùn)、領(lǐng)導(dǎo)談心等方式調(diào)動(dòng)檔案工作人員的積極性、創(chuàng)造性。

三要搞好繼續(xù)教育工作，提高檔案人員綜合素質(zhì)。為了使檔案工作人員既能掌握檔案管理新政策又能熟悉專業(yè)知識(shí)和整理新技術(shù)，適應(yīng)新時(shí)期的工作需要，檔案管理人員要保持一個(gè)“學(xué)無止境”的心態(tài)，在實(shí)際工作中鉆研業(yè)務(wù)知識(shí)，避免因?yàn)闃I(yè)務(wù)不熟而違反原則。同時(shí)，單位領(lǐng)導(dǎo)要在時(shí)間、經(jīng)費(fèi)、學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)等方面鼓勵(lì)檔案人員參加繼續(xù)教育，不斷更新觀念、更新知識(shí)，提高業(yè)務(wù)水平，創(chuàng)造性地完成各項(xiàng)工作。

3 管理措施到位，建立持續(xù)改進(jìn)的長(zhǎng)效機(jī)制

人事檔案工作要想長(zhǎng)久地良性運(yùn)行下去，需要“五分整理、五分管理”，兩者齊抓共管。一方面需要注意平時(shí)的收集、鑒別、分類、整理和歸檔；另一方面需要承擔(dān)具體工作的檔案管理人員勤于思考，敢于創(chuàng)新，建立具有實(shí)效、順暢的工作機(jī)制。

加強(qiáng)制度建設(shè)，建立良性運(yùn)行機(jī)制。“無規(guī)矩不成方圓”，如果人事檔案工作沒有一定的制度來制約,就會(huì)無章可循、無所適從。為了使檔案人員充分認(rèn)識(shí)到肩負(fù)的責(zé)任，增強(qiáng)自覺性，必須要建章立制，規(guī)范操作，要結(jié)合人事檔案管理政策和工作實(shí)際，及時(shí)建立能夠適應(yīng)新形勢(shì)、新政策、新情況的檔案管理制度，嚴(yán)格落實(shí)，更好地鑒別和阻止虛假材料進(jìn)檔，使人事檔案案卷的整理更加科學(xué)、全面、完整,為干部考察任用提供真實(shí)、準(zhǔn)確、實(shí)用的個(gè)人信息。

確保工作規(guī)范，打好人事檔案管理工作的基礎(chǔ)。維護(hù)干部人事檔案的完整、準(zhǔn)確與安全，是人事檔案管理的基礎(chǔ)性工作和重要內(nèi)容，它直接關(guān)系到組織人事部門對(duì)干部的評(píng)價(jià)、培養(yǎng)和使用，關(guān)系到每個(gè)干部的切身利益和政治前途，因此，對(duì)檔案管理的基礎(chǔ)工作一定要加以規(guī)范。針對(duì)檔案材料收集不齊全的問題，要收集歸檔程序化，建立健全人事檔案材料的歸檔制度，特別是對(duì)于職務(wù)變動(dòng)、工資調(diào)整等材料，應(yīng)及時(shí)整理收集，并按人事檔案類別存檔；針對(duì)鑒別不準(zhǔn)確而損害檔案真實(shí)性的問題，要鑒別整理規(guī)范化，嚴(yán)格按照《干部人事檔案整理規(guī)范》規(guī)定，認(rèn)真細(xì)致地鑒別、整理加工，遵循“取之有據(jù)，舍之有理”的原則，該歸檔的歸檔，不該歸檔的剔除；針對(duì)轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、查借閱手續(xù)不規(guī)范導(dǎo)致無序管理的問題，要管理工作制度化，自覺執(zhí)行檔案管理的八項(xiàng)制度，區(qū)別對(duì)待人事工作查閱和其他部門或個(gè)人查閱，并注意人事檔案的保密安全，保證管理工作井然有序地開展。

優(yōu)化信息利用，充分發(fā)揮人事檔案服務(wù)人事管理的作用。加強(qiáng)人事檔案管理是人事檔案工作賴以生存和發(fā)展的基礎(chǔ)，以達(dá)到充分利用人事檔案，為人事管理工作服務(wù)的目的。隨著干部人事制度改革的不斷深化，干部選拔任用程序的逐步規(guī)范化，人事檔案除了為工齡、工資認(rèn)定、老干部退休待遇落實(shí)等提供證明外，對(duì)各級(jí)黨組織公正、客觀地培養(yǎng)和使用干部也是一個(gè)重要的參考依據(jù)。但是人事檔案的傳統(tǒng)管理方式很難適應(yīng)日新月異的政策變化，為了更好地開展人事檔案管理工作，與現(xiàn)代化發(fā)展步伐一致，人事檔案工作也要與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新舉措，優(yōu)化信息利用。

針對(duì)收集整理手段落后的問題，要實(shí)行現(xiàn)代化管理。隨著人員差異性的擴(kuò)大和工作的頻繁變動(dòng)，傳統(tǒng)的人工檔案在查找人事信息時(shí)存在諸多不便，容易貽誤時(shí)機(jī)，且出錯(cuò)率較高，這種收集整理手段已經(jīng)不能滿足新形勢(shì)的檔案利用要求，因此人事檔案管理的現(xiàn)代化、高效率已經(jīng)成為現(xiàn)實(shí)的迫切要求。作為新時(shí)代的人事檔案管理人員，要掌握現(xiàn)代化的管理手段，充分利用計(jì)算機(jī)在檔案整理、保管過程中的優(yōu)勢(shì)，建立、完善并及時(shí)更新人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)行動(dòng)態(tài)化管理，以提高人事檔案查閱利用的效率。

針對(duì)材料收集滯后、不完整而導(dǎo)致提供信息不準(zhǔn)確的問題，要實(shí)行服務(wù)式管理。人事檔案管理人員應(yīng)該認(rèn)清形勢(shì)、擺正位置、端正態(tài)度、增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，改變長(zhǎng)期以來“坐等上門”的被動(dòng)服務(wù)方式，主動(dòng)作為，經(jīng)常深入各科室，主動(dòng)了解情況，收集檔案資料并督促個(gè)人如實(shí)填寫干部履歷表，客觀、準(zhǔn)確地撰寫自我鑒定和個(gè)人業(yè)績(jī)材料，積極主動(dòng)地為單位人事管理和干部選拔任用提供信息服務(wù)。

針對(duì)人事檔案“重藏輕用”的問題，要實(shí)行開放式管理。很多檔案人員往往將大部分精力投注在人事檔案的收集、整理和保管上，卻忽視了對(duì)其他工作的滲透。由于干部人事工作越來越公開、民主、透明，因此要提高人事檔案利用效率，更注重檔案材料服務(wù)人事調(diào)整、真實(shí)反映干部自身情況的作用，尤其在選拔任用干部時(shí)，要真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、立體地反映干部基本情況和履歷表現(xiàn)，為黨組班子決策提供有價(jià)值的信息。

實(shí)踐證明，人事檔案能更真實(shí)、準(zhǔn)確地了解個(gè)人的過去經(jīng)歷，記錄現(xiàn)在情況，為個(gè)人發(fā)展積累最寶貴的第一手材料。因此，檔案管理工作者要立足本職，保持高度責(zé)任心，以飽滿的工作熱情，愛崗敬業(yè)的精神，過硬的專業(yè)技能整理好、保護(hù)好、利用好人事檔案，在信息技術(shù)快速發(fā)展的時(shí)代，通過不斷自我完善，逐步提高人事檔案管理工作水平，為領(lǐng)導(dǎo)決策、個(gè)人發(fā)展提供更有價(jià)值的服務(wù)保障。