康艷俠

(河南醫(yī)學高等?？茖W校，鄭州451191)

圖書館檔案是人們在圖書館各種活動中自然形成的、并為一定目的保存下來的，具有查考和利用價值的各種不同載體的文獻資料，它是圖書館各種活動的原始記錄，真實地記載著圖書館各個歷史時期的發(fā)展軌跡，具有很強的信息利用價值和信息傳播功能［1］。就定義而言，圖書館檔案包括文書檔案和業(yè)務檔案，它的規(guī)范化運作對圖書館管理工作和業(yè)務水平的良性運作和發(fā)展起到了很重要的作用。圖書館檔案管理工作的科學性、制度化和規(guī)范化程度，直接反映了圖書館管理工作的水平，也為管理層決策、業(yè)務層規(guī)范、服務層職能發(fā)揮起著較大的作用。因此，做好圖書館的檔案管理工作至關重要，圖書館檔案的完整與安全對圖書館的發(fā)展具有重要意義。

1 圖書館檔案的重要性

1.1 為領導決策提供真實可靠的依據(jù) 通過對圖書館檔案材料的分析、對比和研究，其信息可作為圖書館領導在制定圖書館中、長期發(fā)展規(guī)劃和各項政策時的依據(jù)做到有據(jù)可依，有章可循。保證了有效決策及政策的實施，可提高圖書館工作效率和管理水平。

1.2 為學校各類評估提供真實有效的材料 近年來，評估對每個學校的師生來說是一個不再陌生的詞，如果圖書館檔案能通過專人進行嚴格正確的保存保管，不論是學校的人才培養(yǎng)工作，還是專項評估工作，圖書館都能從容應對。在這里要說明的是:評估材料盡量提供復印件，圖書館保存原件，以便保證材料的完整系統(tǒng)。如確實需要提供原件，圖書館要在評估結束后及時收回，以免發(fā)生材料丟失的情況。

1.3 是圖書館館員人才建設的依據(jù) 把高校圖書館人員的各種檔案都全面系統(tǒng)地整理保存起來，館領導可在需要時及時查閱，對館員的學歷層次、專業(yè)技術水平、考核情況、職稱評定及科研水平能有準確而詳盡的了解。即使在領導換屆或?qū)W院其他部門需要的時候(比如評估)，也能及時而準確地查找出來。并可作為館員參加學院或圖書館組織的人才隊伍建設(包括制定人才引進、開展業(yè)務培訓、職稱考評)的重要依據(jù)。

1.4 是編撰圖書館年鑒的依據(jù) 圖書館檔案真實詳盡地記錄了圖書館發(fā)展的歷程，它系統(tǒng)全面地反映了圖書館各項活動的真實情況，不論是正確或錯誤的決策，都是學校和圖書館發(fā)展史的原始資料，是編寫年鑒首要參考的資料，同時，也能為學校校史的編撰提供有價值的詳實資料。

2 高職院校圖書館檔案工作的現(xiàn)狀

2.1 檔案管理的專業(yè)性、系統(tǒng)性、完整性不夠 目前，除了大型圖書館日常工作產(chǎn)生的檔案數(shù)量較多，配有專人專庫管理，一般的高校圖書館日常工作產(chǎn)生的文件材料較少，普遍不被重視。體現(xiàn)在無專、兼職檔案員崗位設置，沒有指定專門的地點存放檔案，也沒有專門的檔案盒及歸檔工具。由于以上種種原因，必然會造成檔案分類不科學，歸檔不合理，所以不方便查找，容易發(fā)生丟失、殘缺等現(xiàn)象。

2.2 制度不健全，沒有完善的檔案管理辦法 由于沒有檔案管理制度與工作規(guī)范來明確檔案管理崗位和職責要求，以至各類圖書館檔案材料缺乏統(tǒng)一管理。一方面，使得許多檔案斷檔缺檔，另一方面，分散在圖書館各部門的檔案資料既沒有進行登記，也沒有進行分類編目，很難實現(xiàn)檔案材料的再利用，這就造成了人力資源和物力資源的極大浪費。

2.3 檔案利用價值有待開發(fā) 檔案是人類認識世界和改造世界的結晶，它記載了人們社會實踐中有價值的事實、數(shù)據(jù)、成果和理論［2］。同時，檔案也是一種重要的信息資源。通過對學生的隨訪，大多數(shù)不知道圖書館藏書情況，想看的書不知道有沒有，除圖書館管理工作人員外，其他人一般很難利用圖書館的檔案資源，這在一定程度上造成了圖書館檔案資源特別是圖書統(tǒng)計目錄等的閑置與浪費。而大多數(shù)高等職業(yè)院校的圖書館沒有一個很好的檢索工具，學生不知道從哪里可以查到自己想要閱讀的圖書，盡管有部分學生知道通過流通系統(tǒng)讓老師幫他查找想借閱的圖書，但在高校普遍存在著大多數(shù)學生不知道或不好意思麻煩老師的現(xiàn)象。

3 圖書館檔案工作發(fā)展對策

3.1 設置專人管理全館的檔案材料 圖書館一般設有辦公室、流通部、采編部和閱覽部，各司其職，產(chǎn)生的檔案也是各自保存，更有甚者一個部門幾個人各自保存經(jīng)手的材料，這就造成檔案材料零散，容易丟失。針對這種情況就須專人管理檔案材料，圖書館內(nèi)部所有部門產(chǎn)生的檔案要及時歸檔，并建立圖書館檔案索引目錄，便于快速查找。

3.2 制訂圖書館檔案管理辦法，確定歸檔范圍 完善的檔案管理制度能夠最大程度的保障檔案資源的完整性，以免檔案資源的泄露及丟失［3］。高校圖書館在工作中產(chǎn)生的檔案材料內(nèi)容豐富，種類繁多。圖書館檔案可根據(jù)各個檔案特點進行分類，主要分為黨務、人事、行政、業(yè)務、設備、綜合等。具體來分，圖書館檔案主要包括上級下發(fā)的有關圖書館工作的文件，本單位的工作計劃、總結，各項工作的請示、報告，圖書館相關活動方案、過程內(nèi)容、總結及相關影像材料，購書合同、協(xié)議、規(guī)章制度等。具體可根據(jù)本館實際情況分為行政管理類(包括各類機構下發(fā)的文件通知、會議紀要等)、人事科研類(包括人員信息、人事聘任及職稱評審材料等)、業(yè)務工作類(包括業(yè)務工作規(guī)范、崗位職責、館室制度、購書清單、館藏書目、各類統(tǒng)計材料、活動材料等)、設備實物類(包括圖書館各類硬件設備的記錄材料、競賽活動的獎杯證書、會議活動的照片聲像資料等)幾類。

3.3 引進檔案專業(yè)人員 歸檔工作是一項專業(yè)性很強的工作。不了解檔案專業(yè)知識就不能對收集的圖書館檔案進行快速、正確的歸檔。一方面不能對檔案準確的劃分類別，另一方面不能正確劃分檔案的保管期限。一般來說，對于能反映本館發(fā)展歷史或能反映本館主要職能活動的文獻，如上級有關圖書館工作的文件、業(yè)務規(guī)范、行政法規(guī)、職工人員情況等應永久保存;圖書館某一階段的工作統(tǒng)計數(shù)據(jù)、工作狀況、職工學習培訓、整體規(guī)劃和階段總結等都應長期保存:其他參考價值不大的臨時性的措施、通知、會議紀要等資料可短期保存。短期保存的資料期滿后應進行審核，報請主管領導批準后再作處理。

3.4 提升圖書館檔案的服務性作用 可以建立學校圖書館館藏書目電子檔案庫，在圖書館醒目位置設置電腦顯示屏，動態(tài)顯示圖書館館藏信息，使學生能隨時隨地看到學校藏書的信息資源，以便借閱自己想要觀看和研究的圖書文獻信息。這不僅豐富了學生的業(yè)余生活，也有利于提高學生的課業(yè)水平。還可以充分利用館藏檔案資料，向?qū)W生進行宣傳活動，并開展閱讀及借閱指導，提高圖書館藏的利用率，充分發(fā)揮圖書文獻的服務性功能。

3.5 提高圖書館檔案管理層次 圖書、檔案與文獻的聯(lián)合是當前和今后很長一段時間討論的課題。所以要切實提高圖書館檔案的管理層次，要與學校檔案館建立聯(lián)合目錄。也可以針對圖書館檔案管理工作方面提出一些新的看法和做法進行研究，提高這方面的科研水平。

綜上所述，做好高校圖書館檔案管理工作非常重要，只有通過對圖書館檔案的研究才能看到高校圖書館發(fā)展的軌跡。學校圖書館必須科學、規(guī)范地收集和整理圖書館檔案，充分利用檔案信息資源，努力探索學校圖書館檔案工作的新路子，使高校圖書館檔案管理形成一個良性循環(huán)的發(fā)展軌道。

［1］ 牛 穎.公共圖書館檔案管理現(xiàn)狀與對策［J］.圖書館學刊，2012，34(10):19－21.

［2］ 喬 翔，郭 山.檔案管理基礎與實務［M］.北京:中國傳媒大學出版社，2012:10.

［3］ 許莉莉.試析檔案資源的管理與運用［J］.辦公室業(yè)務，2012，21(7):7－8.