●陳曉偉

項目型企業(yè)的合同管理探析

●陳曉偉

商品經(jīng)濟的產(chǎn)物之一就是企業(yè)的合同，它是法律在商品交換的表現(xiàn)形式。企業(yè)在市場經(jīng)濟體制下的經(jīng)濟往來，必須通過合同形式開展，因此，合同管理是企業(yè)內部控制的主要手段。能否切實落實好合同管理，是檢驗企業(yè)現(xiàn)代化經(jīng)營的一個標準。

合同管理 企業(yè)內部控制 現(xiàn)代化經(jīng)營

現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)濟往來，主要是通過合同形式進行的，在石油勘探行業(yè)，有許多企業(yè)屬于典型的項目型企業(yè)，即企業(yè)通過完成項目的交付方式，為客戶提供產(chǎn)品或服務。此類企業(yè)選擇和執(zhí)行何種類型的項目，會充分反映出企業(yè)的市場戰(zhàn)略，因此做好企業(yè)項目管理在此類企業(yè)中顯得尤為重要。企業(yè)項目管理戰(zhàn)略規(guī)劃的重點，不是討論項目經(jīng)理如何對單個項目進行管理，而是討論如何建立企業(yè)的項目管理環(huán)境，支持、幫助和監(jiān)督企業(yè)所有的項目經(jīng)理，這其中能否有效地做好合同管理是一個非常重要的因素。在本文中筆者擬對項目型企業(yè)合同管理中的問題進行分析，并提出相關的對策。

一、油田項目型企業(yè)在合同管理中存在的問題

1.在合同簽訂過程中，比較多的問題集中表現(xiàn)為：一是合同主體不當。合同主體必須是有相應的民事權利或民事行為能力的當事人，但是在一些合同中，卻不具備上述兩種能力或者具備這兩種能力但不是合同當事人。二是合同文字不嚴謹、不準確，條款思路不清，漏洞百出，給一些不法分子留下了可趁之機。由于合同文字不嚴謹，合同條款掛一漏萬，而造成的合同風險加大是在合同管理中經(jīng)常遇到的問題。提到合同風險，它的客觀存在是由其合同特殊性、合同履行的長期性和合同履行的多樣性、復雜性以及工程的特點決定的。合同的客觀風險是法律法規(guī)、合同條件以及國際慣例規(guī)定，其風險責任是合同雙方無法回避的。

在實際合同管理工作中常見的是合同中文字和語句模棱兩可，比如合同條款中“應當”用“可以”；對雙方的工程責任界限不明確，語言含糊不清等等都會埋下合同糾紛的隱患。

至于合同內容不齊全、條款不完整、出現(xiàn)漏項的例子更多。比如對合同規(guī)定的工程實施過程中的各種可能情況預測不當，說明不完整；有些合同簽訂中漏掉違約責任或者違約責任規(guī)定不全，只簡單規(guī)定出違約責任后，違約方要承擔賠償責任，但對具體“賠多少，怎么賠”卻沒有明確的規(guī)定。當前業(yè)主拖欠工程款已成為困擾項目型企業(yè)的嚴重問題，如果工程合同對拖欠工程款的規(guī)定不明確責任，必將給日后追繳欠款留下隱患，給企業(yè)帶來不可估量的損失。

2.關于工程風險轉嫁問題。由于現(xiàn)在工程承包市場競爭激烈，作為項目型企業(yè)，經(jīng)常遇到業(yè)主利用有利的競爭地位和起草合同的便利條件，在合同中把相當一部分風險轉嫁給承包人，造成風險承擔上的不平衡。主要有合同存在單方面的約束性，不平衡的責權利條款，合同內缺少和有不完善的轉移風險的擔保、索賠、保險等條款，缺少因第三方造成工期延誤或經(jīng)濟損失的賠償條款，缺少對發(fā)包人駐工地代表或監(jiān)理工程師工作效率低或發(fā)出錯誤指令的制約條款等。

另一種常遇到的形式是由于業(yè)主往往要以固定價格合同的方式簽定合同，對項目型企業(yè)來說這種合同方式風險很大。而且在執(zhí)行合同的過程中，無論市場（包括價格風險、工作量風險等）發(fā)生了多大的變動，項目型企業(yè)都無法索賠。實踐中業(yè)主給的招標時間很緊，為了搶占市場項目型企業(yè)承包人往往沒有時間進行認真的核算，一般都是粗略地對工作量、成本等大概估計一下。一但遇到不可抗拒的漲價因素或其他風險，結果可想而知。

3.境外合同文本的疑問。在中國加入WTO以后，海外項目越來越多，這就使得在合同簽訂時有些合同使用境外文體。由于國情不同，語言文字不同，加上翻譯問題，這些合同文體存在不少疑問。對這些疑問不能回避，必須在合同中加以澄清，弄清其含義，堵塞其漏洞，以免造成損失。

除此之外，還存在著比如應變更的合同沒有及時變更，應發(fā)出的會議紀要（書函）沒有及時發(fā)出，應確認的簽證沒有及時簽證，應追究的責任沒有及時追究導致過了訴訟時效，等等。這些問題的發(fā)生，除了項目工程存在很多現(xiàn)場不確定因素和實際復雜性，因此項目型企業(yè)管理起來有一定的難度，造成“按下葫蘆浮起瓢”的客觀因素外，更重要的原因是一些項目經(jīng)理為了趕進度，圖方便，常在遇到問題時僅有業(yè)主口頭同意，而沒有書面簽證的情況下，便對所遇問題按自己的想法和方式予以解決。這就造成了當問題發(fā)生時，才想起當初的不規(guī)范，不堅持按合同辦事，造成了今日的被動，常常因此而敗訴，應當行使的權利沒有行使。在實際工作中，這正是一些項目型企業(yè)發(fā)生問題的焦點所在。

二、如何提高管理人員的整體素質，及時解決解決項目型企業(yè)合同管理中存在的問題

1.切實提高管理人員的整體素質。一是要選拔在企業(yè)中有一定威信和工作能力、秉公辦事的優(yōu)秀的人才作為合同管理人員，并在使用過程中堅持階段考核、優(yōu)勝劣汰的原則，始終保持合同管理人員具有較高的整體素質。二是要賦予他們一定的權利，對一些不合理的要求能夠有權制止，領導也要給予合同管理人員大力支持，使他們能夠堅持原則，大膽地開展工作。

2.經(jīng)常組織合同管理人員進行學習、培訓，及時掌握新的知識，提高專業(yè)技術能力。要采取“走出去，請進來”的多種學習方式，比如，聘請高校的專家、教授有針對性地講課，結合實際工作中的事例進行分析，有效地提高合同管理人員的政治、業(yè)務水平，提高他們的綜合素質。

3.在有條件的情況下，可以與相關院校聯(lián)手，將工作表現(xiàn)優(yōu)秀的合同管理人員選送到高校進行深造，讓他們更多地學習相關的理論知識，從而在自己的工作崗位上發(fā)揮更大的作用。對出類拔萃的人才，企業(yè)要舍得投入，只有高投入，才能得到高回報。

4.要建立切實可行的崗位責任制，明確合同管理人員的“責、權、利”。要進一步明確合同管理人員的崗位責任制，只有明確各自的責、權、利，才能調動每一位工作人員的工作熱情與工作積極性，也才能將每一項具體的要求落到實處。

三、建立健全項目型企業(yè)合同管理體系

項目型企業(yè)都有自己的生命周期，一般是工程項目結束，工程型企業(yè)的生命就基本結束。有的是1～2年，有的是3～5年，時間不等，但是相對正常的企業(yè)來說，生命周期都比較短。因此，就造成了一些項目型企業(yè)負責人不注意建立健全合同管理體系，僅僅是需要時，才想起來要用，臨時抱佛腳。所以，筆者認為要采取以下措施：

1.自上而下地建立項目型企業(yè)合同管理的網(wǎng)絡體系。要對合同管理的每一個環(huán)節(jié)進行全面的、系統(tǒng)的規(guī)劃與管理，即：合同的談判、擬稿、修改、確定、評審、簽訂、打印、學習、分解責任、跟蹤履約、中途變更、合同終止、解除合同、終止合同，存檔等等方面，都要做到一目了然，隨時可以查閱。

2.在項目實施過程中，一切以合同為中心、為主線，實施制度化、規(guī)范化管理。不論是工程合同簽訂前還是工程項目執(zhí)行過程中，抑或是項目執(zhí)行的結尾階段；不論是合同執(zhí)行過程中有多大的分歧和矛盾，一切都要以合同為范本，找到解決問題的方法，避免與合同條款相違背的行為發(fā)生。

3.合同簽訂前要深入調研，做好前期工作，盡量減少合同執(zhí)行以后可能發(fā)生的問題。比如，業(yè)主要將合同價格定死，但是經(jīng)過項目型企業(yè)調查了解，在今后的項目工程建設過程中，存在著成本上漲的風險，就要提出在合同中起用專用條款，明確在某些情況下造成承包人工程成本價格上漲由業(yè)主進行補償。這也是項目型企業(yè)避免因為增加成本而造成損失的一種方法。

4.為了使工程墊付資金能夠及時收回，工程項目負責人要主動與業(yè)主取得聯(lián)系，積極要求對方按法律程序辦事，提供書面形式的擔保，同時要在合同中將擔保范圍、期限等盡可能寫清，明確規(guī)定保證條款與抵押條款，設立抵押的還要辦理抵押登記，從而防止欠款現(xiàn)象的發(fā)生。

5.索賠管理是合同的重點，一定要特別關注。在激烈的市場競爭中，尤其是工程承包市場更是風險莫測，變幻無窮，稍有不慎，就有可能馬失前蹄，追悔莫及。索賠是項目型企業(yè)有效地保護自己的利益不受侵犯或少受侵犯的方法，不僅僅是要求相關利益者對自己進行賠償，更重要的是它是一種以合同與法律為依據(jù)的、合理合法的企業(yè)行為。我們一定要利用好這一武器，盡可能地在合同中明確各方的權利、責任、利益。因此，在每一位合同管理人員心中必須要確立明確的索賠理念，這是法律賦予我們的權利。在索賠管理中，管理人員應注意：（1）及時性。承包人進行索賠應在索賠事件發(fā)生之時而不是之后出具正式函件通知業(yè)主或其代表。國際上普遍采用的工程承包合同中對許多索賠時間都有時效限制。所以一旦出現(xiàn)索賠問題，一定要及時處理。（2）完整性。只有實際發(fā)生了經(jīng)濟損失或權利損害，才能向對方索賠。經(jīng)濟損失指因對方因素造成合同外的額外支出，如人工費、材料費、機械費、管理費等額外開支；權利損害是指雖然沒有經(jīng)濟上的損失，但造成了一方權利上的損害，如由于惡劣氣候條件對工程進度的不利影響，承包人有權要求工期延長等。因此發(fā)生了實際的經(jīng)濟損失或權利損害，應是一方提出索賠的一個基本前提條件。所以，承包人提出的索賠申請應有確鑿的索賠證據(jù)。在合同管理中，管理人員應注意所有原始資料的保管、分類、匯總，以便在索賠事件發(fā)生時能提供齊備的資料證明。（3）技巧性。在工程承包活動中，承包人常常處于不利地位，這是由激烈的市場競爭造成的。在解決賠償問題中，由于雙方利益和期望的差異性，在談判過程中常常會出現(xiàn)大的爭執(zhí)。如果承包人態(tài)度強硬地堅持自己的觀點，結果會造成雙方關系緊張，失去長期合作的機會。因此在索賠談判中，承包人應避免和業(yè)主發(fā)生沖突，要善于整合雙方的差異，尋找付出較小代價就能給業(yè)主帶來很大利益的條款。此外，讓步是解決爭議的常用技巧。在具體操作中，承包人應提出較高的索賠期望，經(jīng)雙方談判，在業(yè)主感興趣或利益所在之處做出讓步，如縮短工期、提高工程質量等；同時爭取業(yè)主做出相應的讓步，從而實現(xiàn)索賠目標。

綜上所述，在激烈的市場競爭中，合同管理已經(jīng)不是一項簡單的要約、簽約和承諾等工作內容，而是全方位、全過程、科學的管理，稍有不慎，就會給工作帶來巨大的麻煩與被動。隨著市場開拓力度的不斷加大，項目型企業(yè)在合同管理上會遇到更多、更復雜的合同管理問題，企業(yè)只有做好合同實施的有效管理，在激烈的市場競爭中以不變應萬變，才能使企業(yè)立于不敗之地，才能使企業(yè)的管理水平和經(jīng)濟效益再上新臺階。

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（作者單位：中石化中原油建工程有限公司 河南濮陽 475000）

（責編：若佳）

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