丁 雯

（中國(guó)人民銀行常州市中心支行辦公室，江蘇常州，213000）

檔案管理信息化是檔案管理適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的一種基本途徑，更是全面提升檔案服務(wù)水平的必然選擇。近年來(lái)，基層人民銀行辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的逐步建立和完善，為檔案管理開(kāi)啟信息化模式建立了電子文件數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，也有效推動(dòng)了基層人民銀行檔案管理電子信息化進(jìn)程。

一、基層人民銀行檔案管理信息化的現(xiàn)狀

2003年，在人民銀行總行的統(tǒng)一部署下，各地基層人民銀行內(nèi)部辦公自動(dòng)化系統(tǒng)開(kāi)始運(yùn)行，公文的制發(fā)、上級(jí)行文及各級(jí)單位的收文均通過(guò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)流轉(zhuǎn)，個(gè)別單位還充分開(kāi)發(fā)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的功能，將督查督辦、簡(jiǎn)報(bào)管理、金融宣傳、行政執(zhí)法等辦公管理事務(wù)嵌入系統(tǒng)，實(shí)行督辦或申請(qǐng)?jiān)诰€(xiàn)管理。高效運(yùn)轉(zhuǎn)的網(wǎng)絡(luò)化辦文、閱文，替代了以往冗繁的紙質(zhì)文件流轉(zhuǎn)，電子類(lèi)文檔的存在為檔案信息化管理提供了數(shù)字化的保障，也推動(dòng)了檔案工作方式的與時(shí)俱進(jìn)。

為了規(guī)范人民銀行地市中心支行檔案的管理與使用，人民銀行總行在省級(jí)推廣電子檔案信息管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，加快推進(jìn)地市中心支行檔案管理信息化建設(shè)的步伐。2010年，地市中心支行開(kāi)始運(yùn)行電子檔案管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)以提高檔案管理整體水平，提升人民銀行檔案資源利用和服務(wù)的效率為宗旨，通過(guò)規(guī)范辦公自動(dòng)化流程，推進(jìn)分支行辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與公文傳輸系統(tǒng)和電子檔案系統(tǒng)的整合，真正實(shí)現(xiàn)電子文檔一體化管理。

二、基層人民銀行推進(jìn)檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)

1.檔案基礎(chǔ)設(shè)施保障日趨完備

為保障電子文件和電子檔案的安全和有效開(kāi)發(fā)利用，全面提高人民銀行信息工作效率和檔案管理效能，基層人民銀行積極推動(dòng)金融信息化建設(shè)，作為檔案基礎(chǔ)設(shè)施保障的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、硬件環(huán)境、系統(tǒng)軟件建設(shè)均初具規(guī)模。如業(yè)務(wù)網(wǎng)與辦公網(wǎng)、內(nèi)聯(lián)網(wǎng)與外聯(lián)網(wǎng)、內(nèi)聯(lián)網(wǎng)與政務(wù)網(wǎng)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境均實(shí)現(xiàn)了物理隔斷，根據(jù)檔案信息化管理功能需要，建立了檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)，配置了高速交換機(jī)、路由器、服務(wù)器、檔案數(shù)字化加工設(shè)備等基礎(chǔ)硬件設(shè)施。先進(jìn)安全的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為發(fā)揮檔案信息化的整體效益提供了技術(shù)保障。

2.檔案信息資源日趨豐富

將不同載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，是豐富檔案信息，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的重要基礎(chǔ)性工作。筆者單位為使電子檔案管理系統(tǒng)的信息更豐富，已經(jīng)將1986年至2010年室藏保管期限為永久和30年（長(zhǎng)期）保管的紙質(zhì)非密級(jí)文書(shū)檔案、2011年至今三個(gè)期限的文書(shū)檔案、1985年以來(lái)的室藏照片檔案進(jìn)行了全文數(shù)字化掃描，并錄入電子檔案管理系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)了全文檢索和利用。

3.檔案管理信息化框架日趨完善

基層人民銀行辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的運(yùn)用，有效提高了公文運(yùn)行的效率，節(jié)約了文件流轉(zhuǎn)的時(shí)間，也為電子文件的收集和積累打下了基礎(chǔ)。為實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和檔案資源的共享化，人民銀行總行在開(kāi)發(fā)檔案系統(tǒng)時(shí)便設(shè)置了電子文件格式轉(zhuǎn)換功能，使辦公自動(dòng)化系統(tǒng)保存的歸檔庫(kù)能與電子檔案管理系統(tǒng)無(wú)縫對(duì)接，保證了歸檔后電子文件的完整性、真實(shí)性和長(zhǎng)期可讀性，對(duì)于未在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)的紙質(zhì)文件則通過(guò)掃描的方式錄入，使紙質(zhì)文件電子化。

三、基層人民銀行檔案管理信息化存在的問(wèn)題

1.電子檔案收集的全面性需要進(jìn)一步提高

自《檔案法》頒布實(shí)施以來(lái)，人民銀行總行陸續(xù)下發(fā)了檔案收集管理方面的辦法，不斷加強(qiáng)檔案收集工作。然而，由于基層人民銀行檔案管理人員兼職過(guò)多，辦公事務(wù)繁雜，對(duì)于本單位產(chǎn)生的實(shí)物、磁介質(zhì)等其他門(mén)類(lèi)檔案，相對(duì)不是特別重視，導(dǎo)致了應(yīng)歸檔門(mén)類(lèi)不齊全、不完整，檔案的收集范圍狹窄，且人民銀行總行電子檔案管理系統(tǒng)雖然實(shí)現(xiàn)文書(shū)和非文書(shū)檔案為管理對(duì)象的電子檔案綜合管理，但實(shí)際只限于文書(shū)檔案和照片檔案系統(tǒng)在使用，系統(tǒng)的功能運(yùn)用還需要不斷深化。

2.電子文件檔案的管理制度需要進(jìn)一步健全

基層人民銀行雖然按要求建立了比較健全的檔案管理制度，但是規(guī)范電子文件管理方面的規(guī)定仍不完善，基本未建立電子文件收集、電子文件格式轉(zhuǎn)換標(biāo)準(zhǔn)、電子文件備份等相關(guān)管理制度和操作流程，也沒(méi)有建立電子檔案系統(tǒng)管理辦法，這樣極易造成電子文檔的管理無(wú)章可循，電子文檔收集不完整、電子檔案形成部門(mén)對(duì)電子文檔的備份格式不統(tǒng)一等問(wèn)題。

3.檔案管理信息化的共享性需要進(jìn)一步完善

目前，基層人民銀行電子檔案由人民銀行總行授權(quán)查詢(xún)的電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，以及自身在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中形成的歸檔文件數(shù)據(jù)庫(kù)兩大部分組成。雖然目前已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了電子文件格式轉(zhuǎn)換的有效銜接，但是人民銀行總行的電子檔案管理系統(tǒng)布局在辦公網(wǎng)上，受保密信息安全管理的限制，系統(tǒng)軟件移植性差，只對(duì)中心支行辦公室及科技部門(mén)開(kāi)放有限的端口，系統(tǒng)的檔案借閱功能無(wú)利用的環(huán)境，制約了信息的共享。

4.部門(mén)間的協(xié)調(diào)配合需要進(jìn)一步強(qiáng)化

按照《中國(guó)人民銀行檔案管理辦法》規(guī)定，人民銀行的檔案包括五大門(mén)類(lèi)，涉及檔案形成部門(mén)、檔案管理部門(mén)、科技信息管理部門(mén)等多部門(mén)，要推動(dòng)檔案管理信息化進(jìn)程，僅靠檔案部門(mén)單打獨(dú)斗是不可能實(shí)現(xiàn)的。同時(shí)，個(gè)別部門(mén)或個(gè)人的檔案意識(shí)不強(qiáng)，或?yàn)榱斯ぷ鞅憷?，將?yīng)歸檔的文件資料長(zhǎng)期由部門(mén)或個(gè)人保存，影響了檔案信息化工作的推進(jìn)。

5.檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)需要進(jìn)一步明確

目前，基層人民銀行的檔案信息化管理處于地方檔案管理部門(mén)和條線(xiàn)管理部門(mén)分別建立系統(tǒng)和管理標(biāo)準(zhǔn)的組織實(shí)施現(xiàn)狀，地方的檔案管理系統(tǒng)和總行的電子檔案管理系統(tǒng)并沒(méi)有建立轉(zhuǎn)換或共享的接口，面對(duì)地方檔案管理部門(mén)的規(guī)范化考評(píng)和條線(xiàn)管理部門(mén)的制度規(guī)定，基層人民銀行往往要在兩個(gè)系統(tǒng)中同時(shí)錄入文書(shū)檔案，而且錄入的方式和要求完全不同，降低了檔案管理工作效率。

四、基層人民銀行檔案管理信息化建設(shè)的建議

1.科學(xué)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)

基層人民銀行要結(jié)合工作實(shí)際，建立健全電子檔案管理制度，明確檔案形成各環(huán)節(jié)的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)。在實(shí)際操作中，應(yīng)將各部門(mén)相對(duì)分散的信息進(jìn)行整合優(yōu)化，按照檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)各種不同類(lèi)型載體的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理和轉(zhuǎn)換，保證檔案信息的真實(shí)、完整、有效。

2.確保檔案信息資源的安全

基層人民銀行必須采取有力措施，充分保證檔案信息的安全性。一是在數(shù)字化過(guò)程中應(yīng)重點(diǎn)解決好電子文件的保存問(wèn)題，防止電子信息損失，特別是需要長(zhǎng)久保存的電子文件應(yīng)采取定期復(fù)制等特別處理手段。二是在網(wǎng)絡(luò)化過(guò)程中應(yīng)重視網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的加強(qiáng)，特別是載有檔案系統(tǒng)的服務(wù)器應(yīng)立足長(zhǎng)遠(yuǎn)高規(guī)格配置。三是在信息化過(guò)程中應(yīng)對(duì)上網(wǎng)檔案信息的內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，做到涉密文件專(zhuān)門(mén)保管，堅(jiān)決杜絕電子化檔案中包含帶密級(jí)的文件。

3.體現(xiàn)檔案管理信息化的效益

基層人民銀行應(yīng)健全檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化的轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出接口，為檔案信息共享、檔案管理軟件升級(jí)提供技術(shù)保障，提高檔案信息管理共享的效率。要圍繞部門(mén)工作重點(diǎn)，增強(qiáng)主動(dòng)意識(shí)，積極提供檔案信息服務(wù)。

4.全面提高檔案工作者的素質(zhì)

檔案信息資源的開(kāi)發(fā)，從資源的形成、收集、存儲(chǔ)、歸檔到開(kāi)發(fā)利用，是涉及面廣泛的系統(tǒng)工程，因此，對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了挑戰(zhàn)。基層人民銀行要加強(qiáng)教育培訓(xùn)力度，通過(guò)多層次、多途徑的培訓(xùn)方式，加快推進(jìn)檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的調(diào)整，培養(yǎng)具有檔案管理業(yè)務(wù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息安全技術(shù)等綜合素質(zhì)的檔案管理人才。同時(shí)，檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)不是檔案管理一個(gè)部門(mén)的工作，也不是單靠一些計(jì)算機(jī)技術(shù)人員就能實(shí)現(xiàn)的，它需要所有檔案人員的積極參與和配合，因此，檔案隊(duì)伍素質(zhì)的整體提高對(duì)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)至關(guān)重要。