劉世琴

（江蘇省檔案館，江蘇南京，210008）

檔案工作是一項(xiàng)保存歷史、傳承文明、服務(wù)社會(huì)的重要事業(yè)。信息化條件下，檔案信息具有舉足重要的作用，檔案流動(dòng)在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域中成為不可或缺的重要一環(huán)。隨著檔案載體種類(lèi)不斷擴(kuò)大、數(shù)量逐漸增多，與靜態(tài)情況相比，安全要求“水漲船高”。而保證檔案在環(huán)境相對(duì)開(kāi)放、監(jiān)管相對(duì)較難的情況下不散、不亂、不丟、不毀，到位的管理制度是前提、有效的管理措施是關(guān)鍵、嚴(yán)格的管理責(zé)任是核心，既需要一線工作人員的積極主動(dòng)作為，也需要主管部門(mén)加深研究、加大投入、加強(qiáng)監(jiān)管，構(gòu)建軟硬兼施、行之有效的動(dòng)態(tài)安全管理體系，鋪設(shè)常態(tài)化、規(guī)范化管理軌道，通過(guò)制度、技術(shù)、人員“三方保障”，使檔案在絕對(duì)安全的情況下，為國(guó)家科學(xué)發(fā)展、社會(huì)和諧穩(wěn)定、人民幸福奠定堅(jiān)實(shí)的信息基礎(chǔ)。

1 依據(jù)動(dòng)態(tài)特點(diǎn)進(jìn)一步細(xì)化檔案科學(xué)化管理規(guī)范，筑牢制度防線

國(guó)家頒布的《檔案法》，凝聚了長(zhǎng)期以來(lái)檔案戰(zhàn)線工作經(jīng)驗(yàn)的智慧結(jié)晶，為當(dāng)代創(chuàng)造性開(kāi)展檔案工作提供了重要遵循原則。但隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，動(dòng)態(tài)環(huán)境下的檔案管理遇到諸多新情況新問(wèn)題。必須緊緊依據(jù)《檔案法》《“十二五”時(shí)期檔案事業(yè)規(guī)劃》等制度法規(guī)準(zhǔn)繩，與時(shí)俱進(jìn)、結(jié)合實(shí)際，對(duì)政策標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)一步分解，對(duì)制度機(jī)制進(jìn)一步優(yōu)化，為新形勢(shì)下開(kāi)展檔案工作構(gòu)建“安全屏障”、“保駕護(hù)航”。

一是完善細(xì)而又細(xì)的管理細(xì)則。現(xiàn)代檔案在由紙質(zhì)化、實(shí)物化向數(shù)字化、微小化方向發(fā)展，損毀、丟失、泄密的渠道、環(huán)節(jié)明顯增多。以往一個(gè)紕漏可能會(huì)影響一份實(shí)體檔案的安全，現(xiàn)今一個(gè)細(xì)小的差錯(cuò)，可能會(huì)導(dǎo)致大量檔案信息的丟失。檔案的動(dòng)態(tài)管理是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，必須在現(xiàn)有的安全管理措施基礎(chǔ)上，針對(duì)紙質(zhì)、音像、電子及各種類(lèi)別檔案不同的安全要求，對(duì)建、存、管、用等各個(gè)細(xì)節(jié)進(jìn)行全面細(xì)致的規(guī)范，確保大到管理中檔案定級(jí)、人員定位，小到工作時(shí)的人員著裝、行為舉止等每一項(xiàng)內(nèi)容都明確規(guī)定。通過(guò)固化具有現(xiàn)實(shí)操作性的一系列保密、保壽命、保性能的管理準(zhǔn)則，讓管理部門(mén)處處有章可循、工作人員事事有據(jù)可查，從源頭避免動(dòng)態(tài)管理過(guò)程各種亂象問(wèn)題的發(fā)生。

二是完善嚴(yán)而又嚴(yán)的動(dòng)態(tài)流程。檔案資料在制作、利用、展示、復(fù)制等過(guò)程中，各種干擾因素多、安全風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)大，在采取各類(lèi)保護(hù)措施的基礎(chǔ)上，必須嚴(yán)把重要關(guān)口節(jié)點(diǎn)，加強(qiáng)過(guò)程控制，形成“閉合回路”。重點(diǎn)對(duì)檔案資料的審批動(dòng)用權(quán)限、登記備案手續(xù)、具體流動(dòng)時(shí)限等各個(gè)環(huán)節(jié)都進(jìn)行合理規(guī)范，并嚴(yán)格遵循施行，最大限度地確保檔案資料動(dòng)態(tài)條件下的可管、可控，做到以標(biāo)準(zhǔn)化流程防止粗放式問(wèn)題，以程序化操作避免隨意性隱患，切實(shí)通過(guò)精確監(jiān)管保障檔案資料動(dòng)態(tài)安全的可控性。

三是完善實(shí)而又實(shí)的應(yīng)急機(jī)制。檔案資料往往具有唯一性和珍貴性等特點(diǎn)，如果在流動(dòng)過(guò)程中出現(xiàn)損毀、丟失、泄密等問(wèn)題，小則影響集體個(gè)人發(fā)展，大則影響國(guó)家社會(huì)建設(shè)。因此，必須堅(jiān)持“預(yù)防為主”的原則，健全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制，建立《動(dòng)態(tài)檔案資料安全防范預(yù)案》，具體針對(duì)檔案流動(dòng)過(guò)程中方方面面可能出現(xiàn)的安全風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)行細(xì)致分析、認(rèn)真梳理，并采取異質(zhì)備份、科學(xué)搶救等應(yīng)對(duì)措施，做到防患于未然，最大限度保證檔案安全。

2 依托先進(jìn)手段進(jìn)一步硬化檔案精細(xì)化管理措施，架起技術(shù)防線

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案的載體早已突破以往的實(shí)體概念，門(mén)類(lèi)繁多、數(shù)量巨大、流動(dòng)頻繁，對(duì)存、儲(chǔ)、用的安全物理環(huán)境和化學(xué)環(huán)境提出新要求，如恒溫、恒濕、防磁、隔音等，僅僅依靠傳統(tǒng)的管理模式，受限太多難以實(shí)施，必須引用技術(shù)手段，通過(guò)人技聯(lián)管來(lái)保障安全、保證壽命。

一是構(gòu)建好信息技術(shù)平臺(tái)。依托網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)一步完善網(wǎng)上檔案信息各種要素、內(nèi)容，定時(shí)更新、定人維護(hù)，確保賬物相符、信息全面、底數(shù)清楚。同時(shí)，拓展延伸查詢功能，按級(jí)分層設(shè)置查詢權(quán)限，讓更多人網(wǎng)上遠(yuǎn)程利用，避免或減少近距離接觸實(shí)體，以虛擬流動(dòng)確保實(shí)體安全；進(jìn)一步開(kāi)發(fā)信息資源平臺(tái)，升級(jí)改版業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，打通部門(mén)之間、單位之間“無(wú)縫鏈接”互通渠道，讓建檔、保管、利用等環(huán)節(jié)信息實(shí)時(shí)公開(kāi)、信息共享，便于更多管理部門(mén)和工作人員按職責(zé)、按分工，在足不出戶、人不入庫(kù)中、物不交接中，完成傳統(tǒng)“單打獨(dú)斗”向網(wǎng)上“協(xié)同作戰(zhàn)”轉(zhuǎn)變。

二是運(yùn)用好技術(shù)監(jiān)測(cè)系統(tǒng)。針對(duì)檔案在動(dòng)態(tài)條件下安全環(huán)境減弱、監(jiān)管可控性降低的實(shí)際情況，在庫(kù)房、查閱區(qū)、展示廳等動(dòng)態(tài)環(huán)境復(fù)雜場(chǎng)所設(shè)置溫濕度、視頻監(jiān)控設(shè)備，實(shí)時(shí)予以監(jiān)控，以及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正不安全行為；在存儲(chǔ)電子檔案的計(jì)算機(jī)、信息網(wǎng)絡(luò)上，安裝入侵檢測(cè)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)實(shí)時(shí)監(jiān)控管理軟件，對(duì)終端、流量和網(wǎng)絡(luò)連接情況進(jìn)行實(shí)時(shí)檢測(cè)，防止保密安全問(wèn)題發(fā)生。

三是發(fā)揮好技術(shù)管理功能。根據(jù)人工管理在對(duì)檔案動(dòng)態(tài)管理工作中的時(shí)間精力不足、寬嚴(yán)尺度不一、作風(fēng)紀(jì)律不同等主觀因素可能導(dǎo)致的疏漏，注重發(fā)揮技術(shù)手段的硬性管理功能，實(shí)現(xiàn)檔案流動(dòng)過(guò)程中關(guān)鍵環(huán)節(jié)的強(qiáng)制管控。通過(guò)設(shè)置二維碼識(shí)別系統(tǒng)，安裝指紋識(shí)別、門(mén)禁系統(tǒng)，放置電磁屏蔽、防盜防火等設(shè)備，以及對(duì)網(wǎng)絡(luò)實(shí)施物理隔絕，對(duì)電子檔案運(yùn)行標(biāo)簽水印系統(tǒng)，對(duì)各類(lèi)檔案資料實(shí)施“立體”、全方位的“硬性”管理，從技術(shù)層面將安全隱患止于萌芽狀態(tài)。

3 依照安全要求進(jìn)一步強(qiáng)化檔案安全管理責(zé)任，繃緊人員防線

完善的規(guī)章制度、先進(jìn)的技術(shù)手段是確保動(dòng)態(tài)檔案安全的重要基礎(chǔ)，但歸根結(jié)底需要人去執(zhí)行，必須實(shí)現(xiàn)方法措施向具體落實(shí)的拓展延伸。而切實(shí)加強(qiáng)對(duì)動(dòng)態(tài)檔案的管理，既需要要提高內(nèi)在的落實(shí)能力、責(zé)任意識(shí)，還要外界的有效督促和硬性約束來(lái)加以保證。

能力是基礎(chǔ)，必須抓學(xué)習(xí)強(qiáng)素質(zhì)。由于檔案種類(lèi)的變化發(fā)展，以及先進(jìn)管理手段的引用，無(wú)論是存儲(chǔ)使用，還是管理維護(hù)，涉及到物理、化學(xué)、電子技術(shù)等諸多學(xué)科，技術(shù)含量越來(lái)越高，對(duì)相關(guān)工作人員的專業(yè)知識(shí)面需求也越來(lái)越寬。因此，必須高度重視檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，提高他們與檔案管理要示相匹配的能力水平。在抓好自身安全技術(shù)培訓(xùn)的同時(shí)，更要堅(jiān)持主動(dòng)出擊，為提供檔案和使用檔案的單位及個(gè)人，提供上門(mén)服務(wù)，確保協(xié)同做好檔案的保護(hù)管理工作。

責(zé)任是關(guān)鍵，必須抓引導(dǎo)促重視。檔案是黨和國(guó)家的重要資源，檔案工作是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展、和諧社會(huì)建設(shè)的基礎(chǔ)工程，崗位平凡、責(zé)任重要，需要檔案系統(tǒng)人員甘當(dāng)“幕后英雄”，以正確的價(jià)值觀和政績(jī)觀，努力讓“舊檔案”成為“新資源”，在愛(ài)崗敬業(yè)中加入追逐“中國(guó)夢(mèng)”行列。同時(shí)，檔案流動(dòng)是檔案工作的重要一環(huán)，動(dòng)態(tài)性強(qiáng)，中間環(huán)節(jié)多、管理度大，檔案交接、責(zé)任銜接上容易出現(xiàn)“掛空檔”現(xiàn)象，要求檔案工作者，本著對(duì)歷史負(fù)責(zé)、對(duì)社會(huì)盡責(zé)的態(tài)度，加強(qiáng)作風(fēng)建設(shè)，以高度的責(zé)任、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)淖黠L(fēng)，干好本職工作。

監(jiān)督是保證，必須抓獎(jiǎng)懲求落實(shí)。責(zé)任歸口、問(wèn)責(zé)到人是促使檔案流動(dòng)過(guò)程中相關(guān)責(zé)任人激發(fā)動(dòng)力、施加壓力的有效手段。必須根據(jù)工作實(shí)際，進(jìn)一步建立完善《檔案管理人員崗位責(zé)任制》，在檔案流動(dòng)過(guò)程中嚴(yán)格落實(shí)“一檔一責(zé)、一人一責(zé)、一事一責(zé)、一時(shí)一責(zé)”的措施，并建立運(yùn)行重獎(jiǎng)嚴(yán)懲機(jī)制，對(duì)失職瀆職者一律嚴(yán)肅處理，對(duì)盡責(zé)有功者施以重獎(jiǎng)，形成正確導(dǎo)向。