李吉陽

(大慶市紅崗區(qū)信息產(chǎn)業(yè)中心，黑龍江 大慶 163000)

鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案是反映政府履行行政職能情況的第一手史料和證據(jù)，它應(yīng)作為縣區(qū)政府檔案的重點，是衡量政府行政管理水平的重要標(biāo)志，優(yōu)化鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理對于提升政府行政能力水平、完善行政管理具有十分重要的意義。

1 鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理存在的問題

1.1 檔案管理工作意識不強

鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府從行政領(lǐng)導(dǎo)到一般工作人員對檔案管理工作的意識普遍比較薄弱，對檔案管理工作的價值認(rèn)識不到位，主要體現(xiàn)在兩個方面:一是他們認(rèn)為鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府主要圍繞經(jīng)濟、社會保障等工作，檔案管理是鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府附帶工作，與主體工作的關(guān)系不大，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府只需負(fù)責(zé)配合上級檔案管理部門的工作，有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)甚至把檔案管理工作作為一種負(fù)擔(dān)，不予重視，應(yīng)付交差;二是他們把鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作等同于行政材料收集、整理和存放，是一項無需專業(yè)知識和技能的簡單工作，從而只需指定工作能力一般的員工負(fù)責(zé)即可，有些甚至沒有指派專人負(fù)責(zé)，而是采取臨時負(fù)責(zé)的形式。

1.2 檔案收集工作不到位

正是由于鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府對檔案工作的管理意識較為薄弱，因此在鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案材料收集過程中存在一系列問題，集中體現(xiàn)為缺乏系統(tǒng)性、科學(xué)性和完整性。缺乏系統(tǒng)性，主要表現(xiàn)在鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作雜亂無章，管理者憑主觀想象決策，未能形成一套完整的體系。缺乏科學(xué)性，主要表現(xiàn)在檔案管理制度不健全甚至缺失，管理人員缺乏檔案管理領(lǐng)域的專業(yè)知識和技能，在管理過程中經(jīng)驗管理占據(jù)主導(dǎo)地位。缺乏完整性，主要表現(xiàn)在鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案資料的殘缺和遺失現(xiàn)象較為普遍，這是由多種原因造成的，一方面是因為鄉(xiāng)鎮(zhèn)行政領(lǐng)導(dǎo)和一般工作人員的檔案意識較薄弱，對于個人和集體的檔案資料歸檔和存檔意識不強，另一方面是由于部分工作人員擔(dān)心自己的行政管理記錄歸檔后會被別人利用，在歸檔時僅提交部分材料;此外，是由于鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府秘書等工作人員平時工作疏忽，造成一些重要工作完成后卻沒有留下聲像、圖表、文字等材料，從而導(dǎo)致歸檔困難，破壞了鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案材料的完整性。

1.3 檔案管理制度不健全

由于鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府主要職能是服務(wù)于地方經(jīng)濟，因此，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理往往被認(rèn)為是處于次要地位的“后勤工作”，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府往往缺乏一套長期、規(guī)范的檔案管理制度，檔案管理往往具有很大的隨意性。一般表現(xiàn)為人員配備不齊，管理制度空白，獎懲機制缺失，檔案管理工作效率低下，即使部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)有相應(yīng)的檔案管理制度，但這些制度也更多地注重外部層面的指示和要求，忽視了對鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作的實際需求，從而降低了鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理的服務(wù)功能。

1.4 檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高

鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的檔案管理人員一般是由黨政辦公室秘書兼任，或者為了應(yīng)付檢查而臨時指定的，不管是哪一類，他們都是兼職性質(zhì)的，他們的主要工作不是檔案管理，因此，在工作中普遍存在缺乏檔案管理專業(yè)知識，缺少檔案管理工作熱情，不熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，對鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的收集、歸類與整理等較為隨意。即使有部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理人員是專職的，一般情況下也是由年齡較大、文化技術(shù)水平較低的人員擔(dān)任，這部分人員一方面思想保守，對現(xiàn)代化的檔案管理模式無法適應(yīng)，另一方面，他們接受新理念、新技術(shù)的能力較弱，在工作中不能熟練地運用現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段對鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案資料進行加工、管理和查詢，從而制約了新的管理手段和技術(shù)在鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作中的推廣和普及。

2 優(yōu)化鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作的措施

2.1 強化檔案工作意識

檔案管理工作是鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府日常管理工作的重要內(nèi)容，涵蓋 黨群、社會事務(wù)、綜合治安、人口與計劃生育、環(huán)境衛(wèi)生、文化教育、社會保障等諸多方面，涉及的人員和范圍較為廣泛，必須調(diào)動廣大相關(guān)工作人員的積極性和主動性，形成廣泛參與、多方協(xié)作、齊抓共管的良好局面。這就要求鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)首先要高度重視鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作，及時轉(zhuǎn)變觀念，加強對鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案建設(shè)和檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案工作同行政管理工作放在一起抓，統(tǒng)一尺度，嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)。其次要把檔案管理工作作為常規(guī)工作抓，將其納入鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府工作計劃之中，列入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，并在在人力、物力和財力上加大投入，為做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作提供保障［1］。同時，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府要把檔案管理工作納入鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府各部門的整體考核之中，根據(jù)工作需要，設(shè)置合適的考核權(quán)重，以考核評價促進檔案管理。此外，還要不斷強化鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案工作意識，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府工作人員既是創(chuàng)造鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案的主體，又是使用鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案的主體，他們檔案意識的強弱，直接影響到鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案的形成和檔案的完整性、系統(tǒng)性。因此，要想方設(shè)法強化鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府工作人員的檔案意識，增強他們對檔案管理工作的主動性和自覺性，使他們清楚地認(rèn)識到檔案管理工作與自身利益息息相關(guān)，與集體發(fā)展關(guān)系密切。唯有如此，才能克服鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府工作人員對檔案管理工作的偏見和誤解，促使他們關(guān)心和參與到檔案管理工作中來。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府可以通過會議、宣傳欄、通知、專題研討等多種形式宣傳檔案管理工作，使全體鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府工作人員充分認(rèn)識檔案工作的重要意義，為優(yōu)化檔案管理工作打下堅實的思想基礎(chǔ)。

2.2 健全檔案管理制度

制度是開展工作的準(zhǔn)則和依據(jù)，沒有一套科學(xué)合理的檔案管理制度，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府就不可能有系統(tǒng)、完整的檔案資料。許多鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府管理者由于檔案工作意識較薄弱，在制度設(shè)計上大多也是一片空白，他們通常按照個人經(jīng)驗來組織鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理，缺乏系統(tǒng)科學(xué)的依據(jù)。檔案管理工作是鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府管理工作系統(tǒng)中的一個重要組成部分，應(yīng)在遵循《中華人民共和國檔案法》的前提下，結(jié)合鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府工作實際，盡快建立起一套適應(yīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府自身發(fā)展要求的檔案管理制度，以制度約束促進鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作走向規(guī)范，以制度保障提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作效率，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)的發(fā)展提供服務(wù)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府要根據(jù)當(dāng)?shù)卣谓?jīng)濟發(fā)展規(guī)模、目標(biāo)和方案的差異有針對性地制定出科學(xué)、合理、完善的檔案規(guī)章制度，明確鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案的歸檔范圍、歸檔期限、歸檔要求和移交手續(xù)等。由于鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案資料涉及面廣，在制定檔案管理規(guī)章制度時要做到具體、明確、細致，使全體鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府工作人員明確資料歸檔的范圍和明細。

2.3 創(chuàng)新檔案管理模式

鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理沒有固定的模式，應(yīng)根據(jù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府工作目標(biāo)和上級政府對鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的考評要求來具體設(shè)計?？偟膩碚f，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理上要摒棄以往的資料堆砌式的管理方法，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理者要統(tǒng)籌考慮，系統(tǒng)規(guī)劃，設(shè)計適應(yīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)發(fā)展要求的鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理模式。首先，要建立模塊化鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理模式。模塊化設(shè)計要在政府檔案大系統(tǒng)下根據(jù)不同內(nèi)容按照檔案類別劃分一級模塊，然后再把一級模塊劃分為若干個二級模塊，以此類推建立不同等級的檔案模塊系統(tǒng)。其次，要全面使用現(xiàn)代信息技術(shù)，提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理的信息化水平。全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，不僅有利于鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案資料的收集、保存和查詢，而且便于以后對百姓提供相關(guān)服務(wù)。要實現(xiàn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化，就要圍繞鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案的收集、整理、儲存、使用等環(huán)節(jié)，設(shè)計開發(fā)或購買一套集掃描錄入、資源管理、檔案查詢等為一體的軟件系統(tǒng)。鑒于許多鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府辦公經(jīng)費較為緊張，加上領(lǐng)導(dǎo)重視程度參差不齊，要實現(xiàn)完全的信息化管理還有待一段時間。因此，當(dāng)下鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理可采取以紙質(zhì)歸檔與信息化歸檔并存運轉(zhuǎn)的方式，實行“五同步”，即“同步鑒定、同步歸檔、同步著錄、同步整理、同步利用”管理模式。

2.4 提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低決定著鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作的水平和效果。要做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作，需要一支業(yè)務(wù)素質(zhì)過硬的檔案管理隊伍，這既是人員保障，又是管理保障。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作的重要性不僅要求檔案管理人員應(yīng)具有較高的思想素質(zhì)，同時也應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)素養(yǎng)，只有精通工作中的專業(yè)原理和技巧，才能在工作中做到有的放矢、事半功倍。提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，首要途徑是加強學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府應(yīng)根據(jù)工作實際和人員特點，有計劃地組織鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理人員進行專業(yè)學(xué)習(xí)與技能培訓(xùn)，尤其要注重對鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理人員進行檔案工作理念的傳導(dǎo)、信息技術(shù)的應(yīng)用和管理方法的培訓(xùn)。針對鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理人員兼職化和流動化的特點，特別要強化以“短、勤、快”為主的定期培訓(xùn)。通過系統(tǒng)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，讓鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的專兼職檔案管理者掌握檔案管理的專業(yè)知識和技能，熟悉鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案的性質(zhì)、特點和規(guī)律，增強鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理者的工作責(zé)任心。其次要廣泛交流。要針對鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理人員專門組織跨部門甚至各鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府之間的經(jīng)驗交流活動，目前這項工作在大多數(shù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府開展的較少。通過部門間和鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府際間的交流，學(xué)習(xí)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理先進單位和個人的經(jīng)驗，達到取長補短、博采眾長的目的。［2］再次，要建立健全鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案檢查、評比和考核制度。通過上級政府層面的檢查、評比和考核，激勵鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理者自發(fā)地提升自我素養(yǎng)，督促鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作向規(guī)范化、優(yōu)質(zhì)化發(fā)展。

3 結(jié)語

我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作還處于發(fā)展階段，檔案工作意識的薄弱、制度的缺失和人員隊伍的落后在很大程度上制約著鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作的開展。隨著一系列改革措施的提出與實施，我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作必將逐步實現(xiàn)科學(xué)化和規(guī)范化，推動政府檔案管理工作又好又快地發(fā)展，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的政治經(jīng)濟事業(yè)提供服務(wù)。

［1］曹玉蘭.政府檔案管理困惑與出路［J］.蘭臺世界，2013(9).

［2］童燕，張桂霞.對政府檔案管理的思考［J］.中國西部科技，2011(11).