高楠

（赤峰學(xué)院，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

略論檔案管理人員的素質(zhì)

高楠

（赤峰學(xué)院，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

一個(gè)部門(mén)運(yùn)作的好壞，不僅取決于管理者本身，也取決于全體人員，檔案管理人員也是如此.檔案管理人員的素質(zhì)是決定檔案管理、服務(wù)質(zhì)量的關(guān)鍵，對(duì)檔案工作整體效能的發(fā)揮有著無(wú)可替代的作用.要想提升檔案部門(mén)的效能，從提高人員素質(zhì)入手是可取的途徑.

檔案；管理；素質(zhì)

檔案作為高校有機(jī)組成部分，其業(yè)務(wù)人員應(yīng)具備較高的素質(zhì).檔案人員的素質(zhì)是由這項(xiàng)工作的性質(zhì)、任務(wù)、目的、內(nèi)容及環(huán)境決定的，檔案工作的質(zhì)量的高低，很大程度上取決于檔案人員的素質(zhì)高低.《中華人民共和國(guó)檔案法》第九條對(duì)檔案人員的素質(zhì)提出了明確的要求：“檔案管理人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專(zhuān)業(yè)知識(shí).”這是從法律的層面對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)進(jìn)行了明確的規(guī)定.時(shí)代在發(fā)展，社會(huì)在進(jìn)步，檔案也在不斷發(fā)生著變化，特別是信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，使檔案工作環(huán)境發(fā)生了革命性變化，對(duì)檔案工作提出了新的更高的要求，這勢(shì)必對(duì)檔案管理人員技術(shù)素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)提出新的要求.

1 高校檔案人員應(yīng)具備的素質(zhì)

所謂素質(zhì)是指人與生俱來(lái)的以及通過(guò)后天培養(yǎng)、塑造、鍛煉而獲得的身體上和人格上的性質(zhì)特點(diǎn).人的素質(zhì)的高低不僅影響到他的生活，還會(huì)影響到他的工作，一般來(lái)講，人的素質(zhì)與其生活、工作質(zhì)量成正比，素質(zhì)越高，生活及工作質(zhì)量越好.作為檔案工作人員素質(zhì)，由于其工作的性質(zhì)、任務(wù)、目的、內(nèi)容及環(huán)境的決定，其內(nèi)容包括以下幾方面.

1.1 政治方面的素質(zhì)

檔案工作是一項(xiàng)政治性很強(qiáng)、保密性很高的工作.因此，作為高校檔案管理人員，應(yīng)該具備較高的政治思想素質(zhì).首先要具有較高的馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論及江澤民三個(gè)代表方面的知識(shí)，深諳黨的路線、方針、政策，熟悉與高校檔案工作有關(guān)的法律、法規(guī)及各種規(guī)章制度，具有堅(jiān)定的政治意識(shí).其次，懂得保密工作的重要性，自覺(jué)遵守保密規(guī)則，把保密作為檔案工作的一項(xiàng)重要任務(wù).

1.2 職業(yè)道德方面的素質(zhì)

檔案工作是一項(xiàng)十分繁瑣的工作，它涉及到產(chǎn)生、立卷、歸納的過(guò)程，最終到傳播使用，每一個(gè)環(huán)節(jié)都需要檔案人員，耐得住清貧，守得住寂寞.繁瑣、單調(diào)與高質(zhì)量是這項(xiàng)工作的顯著特點(diǎn).所以，高校檔案管理人員應(yīng)該樹(shù)立正確的世界觀、人生觀和價(jià)值觀，樹(shù)立全心全意為高校教學(xué)、科研服務(wù)的思想，愛(ài)崗敬業(yè)，不計(jì)名利，為高校及社會(huì)用戶提供最佳服務(wù)，在平凡的崗位創(chuàng)造不平凡業(yè)績(jī).

1.3 創(chuàng)新精神方面的素質(zhì)

檔案部門(mén)要在高校現(xiàn)代化建設(shè)中發(fā)揮更大的作用，得到最大的發(fā)展，檔案管理人員必須更新觀念，解放思想，勇于開(kāi)拓創(chuàng)新，克服看門(mén)守?cái)偂⒛仃愐?guī)的舊觀念，從全新的視角審視檔案資料.在信息時(shí)代，檔案資料也是信息產(chǎn)品，也能創(chuàng)造價(jià)值.要善于運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)管理、歸納檔案，不斷提升檔案資料的價(jià)值，使檔案在信息時(shí)代產(chǎn)生更大的效益.

1.4 工作作風(fēng)方面的素質(zhì)

嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真、勤勞、熱情的工作作風(fēng)，應(yīng)是高校檔案管理人員必不可少的素質(zhì).由于檔案管理工作具有繁瑣、單調(diào)、枯燥的特點(diǎn)，在實(shí)際工作中，就特別需要檔案管理人員具有良好的工作作風(fēng).檔案文件是虛擬檔案的基礎(chǔ)，虛擬檔案作為一種信息資源，離不開(kāi)各個(gè)具體的傳統(tǒng)檔案的支撐.檔案管理人員要始終保持政治、學(xué)術(shù)上科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真的態(tài)度，對(duì)每卷檔案，從整體到細(xì)微，都要注重規(guī)范，尊重客觀事實(shí)，尊重檔案的原始性，做到精益求精，一絲不茍.

1.5 業(yè)務(wù)技能方面的素質(zhì)

在信息時(shí)代，檔案的的內(nèi)涵已經(jīng)發(fā)生了很大變化，但是，傳統(tǒng)檔案文件仍然是虛擬檔案的基礎(chǔ)，虛擬檔案離不開(kāi)各個(gè)具體的傳統(tǒng)檔案的支撐.這就要求檔案管理人員不僅熟悉傳統(tǒng)檔案管理技能，還要掌握電子檔案的管理技能，以及網(wǎng)絡(luò)使用技能.此外，高校檔案管理人員還要掌握文秘、歷史、目錄學(xué)、社科情報(bào)、教育學(xué)等方面的知識(shí)，以保證高校檔案管理水平滿足高校教學(xué)、科研的需要.

2 影響檔案工作者素質(zhì)提高的因素

首先，受傳統(tǒng)觀念的影響，許多高校特別是地方高校，往往把那些年齡偏大、學(xué)歷偏低的人員安排在檔案室工作，造成我國(guó)檔案專(zhuān)業(yè)人員隊(duì)伍在文化程度偏低，專(zhuān)業(yè)素質(zhì)、理論素養(yǎng)、思想境界參差不齊，部分人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)老化、知識(shí)面較窄、計(jì)算機(jī)及外語(yǔ)水平很難滿足高校建設(shè)及信息化的需要，也極大地制約了檔案工作的信息化進(jìn)程.

其次，許多高校在機(jī)構(gòu)設(shè)置上，往往把檔案部門(mén)掛靠在學(xué)校辦公室，作為一個(gè)辦公室的下級(jí)科室，其職能就是執(zhí)行，很難有自主決策功能.這勢(shì)必造成檔案部門(mén)缺乏主動(dòng)性、創(chuàng)造性，使他們滿足于執(zhí)行，進(jìn)而影響他們的工作熱情，影響他們自身素質(zhì)的提高？

再次，領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)薄弱，認(rèn)識(shí)不到高校檔案的重要價(jià)值，對(duì)檔案工作不能給與資金、技術(shù)、人員、設(shè)備的支持；認(rèn)識(shí)不到檔案人員素質(zhì)關(guān)乎檔案工作的成效，不能對(duì)檔案館員進(jìn)行必要的培訓(xùn)，使他們的素質(zhì)很難獲得提高.

第四，由于缺乏資金、技術(shù)的支持，檔案部門(mén)大都設(shè)備陳舊，工作手段原始，許多還停留在手工階段.這樣就影響了檔案人員對(duì)技術(shù)、知識(shí)的探求，滿足最原始的工作手段.

第五，部分檔案工作人員沒(méi)有認(rèn)識(shí)到信息時(shí)代對(duì)檔案工作帶來(lái)的挑戰(zhàn)，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到信息化對(duì)檔案工作方式的巨大影響，滿足于自己已掌握的技能，缺乏進(jìn)取的動(dòng)力，不能主動(dòng)花費(fèi)時(shí)間、精力來(lái)提升自身技能.

3 提高檔案人員素質(zhì)的途徑

隨著我國(guó)高等教育事業(yè)的飛速發(fā)展，高校檔案管理的信息化不斷發(fā)展，高校檔案管理將日益自動(dòng)化，各種高新技術(shù)將日益得到運(yùn)用，這對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)素質(zhì)提出了新的要求.提高館員素質(zhì)，應(yīng)從以下幾個(gè)方面下功夫.

3.1 加強(qiáng)宣傳教育，培養(yǎng)檔案人員良好的職業(yè)道德

由檔案工作所具有的特點(diǎn)所決定，良好的職業(yè)道德可以說(shuō)是這項(xiàng)工作成敗的首要因素之一.職業(yè)道德是素質(zhì)的核心元素，離開(kāi)良好的職業(yè)道德談素質(zhì)是不可想象的.職業(yè)道德是指人們?cè)诼殬I(yè)生活中應(yīng)遵循的基本道德，它是一般社會(huì)道德在職業(yè)生活中的具體體現(xiàn).要做好檔案管理工作，具有良好的職業(yè)道德是前提.檔案管理是一門(mén)專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)、創(chuàng)新性不明顯的工作，這需要管理人員具有高度的責(zé)任感、良好的工作態(tài)度、仔細(xì)認(rèn)真的工作作風(fēng)和執(zhí)著的工作精神.但是，良好的職業(yè)道德并不是憑空就有的，除了本人注意自覺(jué)養(yǎng)成外，單位也要注重培養(yǎng)教育.通過(guò)教育員工遵守《工作守則》，養(yǎng)成按時(shí)上下班、按時(shí)完成工作任務(wù)的習(xí)慣；通過(guò)思想教育工作，培養(yǎng)員工工作一絲不茍、勇于創(chuàng)新的品質(zhì)；通過(guò)營(yíng)造和諧的人際關(guān)系、工作關(guān)系，培養(yǎng)員工團(tuán)結(jié)、合作的良好風(fēng)尚.

3.2 加強(qiáng)制定建設(shè)，培養(yǎng)依法治檔、按規(guī)章辦事的意識(shí)

檔案管理工作有別于其他工作之處在于各種嚴(yán)格的規(guī)章制度，離開(kāi)這些規(guī)章制度，不按規(guī)章操作，檔案工作將一事無(wú)成.所以，在遵守法律法規(guī)的同時(shí)，還要注重制度建設(shè)和規(guī)范化建設(shè).制度建設(shè)是檔案工作的基礎(chǔ)性工作，加強(qiáng)制度建設(shè)，嚴(yán)格依法治檔，是加強(qiáng)檔案工作的需要，也是提高檔案工作人員素質(zhì)的需要.根據(jù)高校發(fā)展及人員素質(zhì)提升的需要，應(yīng)當(dāng)對(duì)現(xiàn)有的檔案制度進(jìn)行修訂，如歸檔制度、保管制度、借閱制度、保密制度、統(tǒng)計(jì)制度、文書(shū)檔案分類(lèi)編號(hào)辦法等，使檔案制度更趨完善.要教育檔案人員，在工作中要嚴(yán)格遵守各項(xiàng)規(guī)章制度，做到有章可循，依章辦事.同時(shí)，要組織員工學(xué)習(xí)《中華人民共和國(guó)檔案法》，使他們養(yǎng)成按法律辦事的行為方式.

3.3 注重服務(wù)意識(shí)的培養(yǎng)

檔案工作只要是服務(wù)高校的教學(xué)與科研，因此，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)水平是檔案工作的主要內(nèi)容.同時(shí)，服務(wù)意識(shí)也是人員素質(zhì)的構(gòu)成元素.檔案十分瑣碎，包括接收、征集、整理、鑒定、保管、利用等方面，哪個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，都會(huì)給整個(gè)服務(wù)工作帶來(lái)不利影響.而需求方往往又不得門(mén)徑，沒(méi)有檔案人員周到的服務(wù)，他們的需求是很難使得到滿足的.因此，檔案人員要樹(shù)立“工作就是服務(wù)”的觀念，把“增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)”和“主動(dòng)服務(wù)”作為自己工作的中心內(nèi)容.檔案人員在提高優(yōu)質(zhì)服務(wù)的同時(shí)，他們自身素質(zhì)也會(huì)不斷得到提高.

3.4 通過(guò)培訓(xùn)和自學(xué)，提高檔案人員的素質(zhì)

提高檔案管理人員的素質(zhì)，最有效的途徑是提高業(yè)務(wù)能力.檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力決定著檔案管理工作的質(zhì)量.高校領(lǐng)導(dǎo)要重視對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，建立制度化的培訓(xùn)模式，強(qiáng)化繼續(xù)教育，通過(guò)進(jìn)修、短期培訓(xùn)、學(xué)術(shù)活動(dòng)，開(kāi)闊他們的視野，提高他們的業(yè)務(wù)能力.隨著信息技術(shù)在檔案工作的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，這對(duì)對(duì)檔案工作人員提出了更高的要求，檔案管理人員不能再滿足于收集、整理、歸檔等原始的工作方式，需要檔案工作人員熟練操作計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，如電子文件歸檔、電子文件保密等.檔案管理人員要盡快適應(yīng)電子化、信息化的新環(huán)境，學(xué)習(xí)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，不斷提高自身技術(shù)水平，提高自身素質(zhì)，使自己成為一名合格的檔案管理人員.

總之，不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)，是檔案管理現(xiàn)代化的需要，是為高校教學(xué)、科研提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的需要，無(wú)論是高校領(lǐng)導(dǎo)還是檔案管理人員自身，都要予以重視.

G271.6

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1673-260X（2014）01-0103-02