孫錫軍

（吉林省白山市通化礦業(yè)集團(tuán)職工培訓(xùn)中心，吉林 白山 134300）

關(guān)于學(xué)校檔案管理存在的問題和對策探究

孫錫軍

（吉林省白山市通化礦業(yè)集團(tuán)職工培訓(xùn)中心，吉林 白山 134300）

本文針對目前學(xué)校檔案管理的缺陷進(jìn)行探討，研究完整可行的檔案管理方案，對學(xué)校檔案管理進(jìn)行進(jìn)一步完善。

檔案管理；真實性；完整性

檔案對于學(xué)校和學(xué)生有著重要的作用，也是學(xué)校價值的體現(xiàn)，這些主要包含老師對學(xué)生數(shù)據(jù)統(tǒng)計的依據(jù)，還有日常學(xué)生們在學(xué)習(xí)中的問題的突出，這些問題都記錄在檔案中。因此，檔案的真實性也就是對學(xué)生進(jìn)行評估的重要指標(biāo)，沒有真實的檔案也就不能對學(xué)生進(jìn)行正確的管理，所以檔案是學(xué)校發(fā)展的重要指標(biāo)，是學(xué)校教學(xué)發(fā)展的重要前提條件。

1 學(xué)校檔案管理在學(xué)校的重要地位

檔案是學(xué)校工作的總結(jié)，也是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策的參考，對于學(xué)校的所有事情當(dāng)記錄在檔案里，也是學(xué)校生活的記錄，檔案能夠反映之前所發(fā)生的事情，對每一件事的記錄在檔案里，這也就是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的眼睛，只有這雙眼睛沒有被沙子傷害，才能對整個管理工作全面進(jìn)行。在學(xué)校里就是通過檔案來判斷這所學(xué)校的成績，了解學(xué)校的發(fā)展、專業(yè)的設(shè)置、實驗設(shè)備等；這些都是通過檔案來完成的，所以檔案的正確性也就直接影響到學(xué)校的發(fā)展。

檔案也是反映教學(xué)管理的重要依據(jù)，學(xué)校的管理工作最主要的就是教學(xué)管理，這也是一個復(fù)雜系統(tǒng)的工程，在教學(xué)管理中每一個環(huán)節(jié)都離不開數(shù)據(jù)，在這個工作進(jìn)行中都是根據(jù)檔案數(shù)據(jù)來開展，每一步的發(fā)展都記錄在案。學(xué)校在進(jìn)行教學(xué)評估的時候也就是依據(jù)數(shù)據(jù)來進(jìn)行，對老師的教學(xué)能力、學(xué)生的學(xué)習(xí)狀況和教學(xué)工作開展的進(jìn)度，這些都是通過檔案進(jìn)行，檔案管理工作在學(xué)校管理中有著重要的作用。

2 學(xué)校檔案管理工作存在的問題

學(xué)校檔案管理工作到現(xiàn)在為止還是存在很多問題，主要的問題存在以下幾點；

2.1 沒有正確的設(shè)立檔案管理機構(gòu)

目前，很多高校已經(jīng)認(rèn)識到了檔案管理工作的重要性，但是對檔案管理工作上還是存在一些問題，在對檔案管理機構(gòu)的設(shè)立和人員分配中存在管理問題，學(xué)校在檔案管理上還是存在一些認(rèn)識上的錯誤，他們認(rèn)為設(shè)立檔案管理機構(gòu)就能很好的進(jìn)行檔案管理，這些想法也就導(dǎo)致檔案管理的不完整性，在檔案管理的設(shè)備上也跟不上現(xiàn)代學(xué)校的進(jìn)步，也就使得檔案管理嚴(yán)重的存在漏洞。

2.2 檔案管理人員對檔案管理的意識不強

由于學(xué)校在檔案管理安排上存在問題，也沒有足夠的認(rèn)識到問題的嚴(yán)重性，在對檔案管理工作人員的管理也就不夠重視，在由于學(xué)校的教職員工對檔案管理方面也沒有重視，對一些檔案的整理收集也就沒有很好地開展，導(dǎo)致很多的檔案不完整，也就對檔案記錄的質(zhì)量受到影響。

2.3 檔案管理設(shè)備的落后

在學(xué)校管理工作中存在很多的硬件問題，在管理設(shè)備上存在的問題也就是檔案管理的難度加到，有加上檔案管理人員的不重視更加導(dǎo)致檔案管理的嚴(yán)重影響，在對檔案管理上沒有一定的規(guī)章制度，也就不能更好的開展檔案管理工作。在加上一些學(xué)校的檔案管理資料比較混亂和不規(guī)范，在查找的時候比較困難，嚴(yán)重影響了檔案的查找率。

2.4 檔案管理人員的態(tài)度問題

由于檔案管理設(shè)備的問題，也就導(dǎo)致檔案管理工作量增加，在檔案管理中管理人員也就沒有經(jīng)過嚴(yán)格培訓(xùn)，對檔案管理工作態(tài)度存在問題。很多學(xué)校的檔案管理工作有很多種類，在人員的分配管理中也就導(dǎo)致檔案管理存在不足。

3 加強學(xué)校檔案管理的對策

3.1 學(xué)校檔案管理的制度化

檔案管理的主要原則就是進(jìn)行制度化，在學(xué)校的檔案管理中主要就是對檔案進(jìn)行評估，健全檔案管理各個方面的內(nèi)容，我們在平常教學(xué)中對學(xué)生教學(xué)、學(xué)籍、業(yè)務(wù)等各方面的檔案，不斷的豐富檔案管理中檔案的內(nèi)容。同事我們還要建立專業(yè)的檔案管理人員，在管理人員中要進(jìn)行嚴(yán)格的檔案管理工作的培訓(xùn)，充分認(rèn)識檔案管理工作的重要性，對檔案管理整個流程全方位進(jìn)行培訓(xùn)。

3.2 領(lǐng)導(dǎo)加強對檔案管理的認(rèn)識

檔案管理能否順利的進(jìn)行開展，最主要的就是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的觀念，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作高度重視也就能夠使檔案管理工作順利開展。因此學(xué)校檔案管理工作學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案建設(shè)，并善于利用檔案資料對學(xué)校進(jìn)行管理，同事檔案管理工作人員應(yīng)該對學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行檔案講解，加強領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視和配合，讓學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，也要加強檔案管理工作的費用支出，不斷的改善檔案管理工作條件。

例如：某學(xué)校的檔案管理主要分成兩個階段：第一，是檔案進(jìn)入庫房之前的保管工作。第二，是進(jìn)入庫房之后的保管工作。該學(xué)校對于學(xué)生的檔案管理工作非常嚴(yán)謹(jǐn)，學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)意識較強，對于檔案管理工作的態(tài)度認(rèn)真負(fù)責(zé)。因此，致力給予學(xué)校檔案管理人員良好的工作環(huán)境和工作待遇。此外，學(xué)校還明確規(guī)定要求檔案管理做到以下幾點：首先，學(xué)生的學(xué)籍檔案管理資料填寫一定要使用藍(lán)黑墨水筆或者鋼筆，不得使用圓珠筆和鉛筆。檔案的書寫要求規(guī)范，字跡工整，不得有涂改的現(xiàn)象出現(xiàn)。其次，對于學(xué)生和老師的檔案要進(jìn)行嚴(yán)格檢查，檢查資料是否齊全。進(jìn)行了認(rèn)真仔細(xì)的檢查之后，并給予安全保護(hù)工作，以維護(hù)檔案的真實性。最后，由于學(xué)校的檔案具有一定的特殊性，因此，在進(jìn)行入庫的時候一定要給予良好的保管環(huán)境，避免檔案受到損壞。

3.3 加強檔案管理人員的管理意識

檔案管理是一種管理和知識意識的工作，隨著社會的發(fā)展，檔案管理工作人員應(yīng)該不斷的加強這種管理意識，要加強這種檔案管理意識，主要就是要建立檔案管理人員不斷學(xué)習(xí)，并樹立正確的人生觀和價值觀，要求檔案管理人員認(rèn)真學(xué)習(xí)有關(guān)法律，了解學(xué)校檔案的真實面貌。同事還要熟練的掌握檔案管理工作的技術(shù)，不斷優(yōu)化自身的專業(yè)性，并在此時適當(dāng)提高檔案管理人員的待遇，激發(fā)他們工作積極性。

結(jié)語

做好學(xué)校檔案管理工作，有利于對學(xué)生的教學(xué)工作，也提高了學(xué)校的教學(xué)建設(shè)，因此，必須重視檔案管理工，讓學(xué)校檔案的管理工作為學(xué)校職工提供更加及時、準(zhǔn)確和有效的服務(wù)。

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10.13612/j.cnki.cntp.2014.06.133