邱鵬

摘 要：經(jīng)濟的快速發(fā)展，使人類的社會實踐活動不斷的增加，檔案信息量也在不斷增加，傳統(tǒng)的檔案技術和管理方法已無法適應當前社會快速發(fā)展的需求，信息化技術的廣泛應用，有效的解決了檔案發(fā)展過程中所遇到的問題，對于現(xiàn)有的檔案管理方式在信息管理方面要有所改革。文章分析了當前我國檔案信息管理中存在的問題，并對存在的這些問題所需要采取的具體措施和對策進行了闡述，從而使我國的檔案信息管理更加完善，為檔案管理工作創(chuàng)造有利環(huán)境。

關鍵詞：檔案工作；信息管理；技術措施

引言

檔案工作現(xiàn)代化，是要樹立先進的管理思想，學習科學的管理理論，繼而采用與之相適應的組織機構、組織行為、管理方法和手段，以達到預期目的。面對我國檔案事業(yè)建設與發(fā)展的新形勢、新任務，必須樹立依靠科技進步和科技管理的概念。檔案信息化，建設是項耗資巨大、復雜的系統(tǒng)工程，必須明確目標，抓住機遇，加強協(xié)調，統(tǒng)一建設，重視培養(yǎng)一支高素質的檔案管理人員隊伍，確保檔案資源的安全和保密，以實現(xiàn)檔案信息化，推動檔案工作的改革。

伴隨我國的信息化建設取得了飛速的發(fā)展，在國家信息化戰(zhàn)略的決策下，信息化建設的力度在不斷的加大，信息化技術開始滲透到各行各業(yè)中，并取得了非常好的效果。在此情況下，國家檔案局也提出了檔案信息化的概念，并對我國檔案的信息化建設進行了具體的規(guī)劃，從而使檔案信息化建設得以正式的啟動和發(fā)展，在檔案信息化建設的過程中取得的成績是很顯著的，但我們也不能忽視建設過程中所存在的問題，為了保證檔案信息化建設的良性發(fā)展，需要對建設過程中的信息管理問題和難題采取合理的措施進行解決，從而完善我國檔案信息管理技術，使檔案信息化建設得以健康的發(fā)展。

1 檔案信息管理存在的問題

1.1 管理的滯后性

信息化進程的不斷加快，檔案信息在建設的過程中也不斷的利用先進的信息技術進行管理與應用。但是在眾多檔案管理中，管理現(xiàn)代化技術并沒有隨著檔案信息化的建立而改變，仍舊延續(xù)著傳統(tǒng)的管理制度進行對檔案的管理。這在很大程度上并不能推動其檔案的信息化建設，對此，在檔案管理過程中，我們必須引進先進的管理理念與技術，不斷加以改革，只有這樣才能更好的跟上檔案信息化建設的腳步，最終推動其檔案管理的進步。

1.2 檔案信息管理缺少規(guī)劃

檔案信息管理對于檔案信息化的建設有著極其重要的作用，隨著經(jīng)濟建設的不斷變化與發(fā)展，人們對于管理的重要性越來越重視，傳統(tǒng)的管理制度已經(jīng)很難適應時代發(fā)展的需要。在檔案管理中，由于其管理效率的低下，管理人員素質較低，對于檔案信息的管理并沒有一個系統(tǒng)的認識與了解，信息檢索不規(guī)范，這些因素將嚴重影響檔案信息的管理與質量，對此，在今后的管理中必須建立完善的管理制度體系，統(tǒng)一規(guī)范標準要求。

1.3 數(shù)字檔案資源短缺且結構不合理

受經(jīng)濟條件的制約，傳統(tǒng)的檔案資源都是以紙質媒介進行存儲與管理的，對于數(shù)字化的使用在某種程度上受到了一定條件的限制，大多數(shù)的管理人員并不能利用信息技術進行有效的資源整理與利用，這對于檔案信息的存儲將是一個很大的威脅，信息質量隨著時間的推移難以保障。

1.4 檔案信息化專門人才缺失

在我國，由于受經(jīng)濟條件的制約，檔案管理人員因區(qū)域不同存在著很大的差異，尤其是在經(jīng)濟相對于落后的地區(qū)，專業(yè)的檔案管理人員更是缺乏，這就導致在很大程度上制約了檔案信息化的發(fā)展建設，對此，必須重視檔案管理人員的培養(yǎng)，推動其檔案信息工作的開展。

1.5 檔案信息化立法和規(guī)范化管理體系不夠健全

對于我國而言，檔案管理相對起步較晚，在相應的管理制度上并沒有一個很好的規(guī)范與管理標準，甚至對于檔案管理的法律依據(jù)也沒有相應的完善與建立，這在很大程度上制約了檔案管理的發(fā)展，對于管理而言，更是難以發(fā)揮其應有的作用。

2 加強檔案信息管理應采取的對策

2.1 檔案信息管理要統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一原則

隨著信息化的不斷加劇，人們生活質量的逐漸提高，對于檔案管理也有了新的認識與理解，為了有效的將信息資源進行整合利用，達到檔案信息資源的共享，以便更好的為各級機關領導部門服務，對此，對檔案信息資源進行統(tǒng)一管理與制定是十分必要的。根據(jù)檔案信息管理的特點，可以將信息進行有效的分類，利用信息化的手段開展各項措施的管理活動。運用統(tǒng)一的管理規(guī)劃原則進行文檔管理，確保其信息的安全。

2.2 加強數(shù)字檔案的信息管理

傳統(tǒng)的檔案信息管理由于其技術手段相對落后，隨著時間推移，信息的質量以及服務水平都將難以適應現(xiàn)代社會的發(fā)展要求，所以對檔案加強數(shù)字化管理是十分必要的。數(shù)字化的管理方式不僅僅能夠將信息進行統(tǒng)一管理，而且方便快捷便于查找以及信息的網(wǎng)上傳輸，使其檔案資源更加豐富化，系統(tǒng)化。

2.3 加強檔案信息化技術人才的培養(yǎng)工作，提升檔案信息管理質量

信息時代的到來，要求檔案管理人員必須提高其專業(yè)的檔案知識管理工作技能，因其檔案人員管理水平的落后，嚴重制約了檔案信息管理化的水平，這在很大程度上也影響了經(jīng)濟的健康發(fā)展，對此必須加強對檔案管理人員專業(yè)知識的學習與培訓，建立一支信息化的管理隊伍更好的為檔案管理服務。

首先，應對現(xiàn)有檔案管理人員進行相關的培訓工作，使其熟悉的掌握計算機和網(wǎng)絡知識，并對數(shù)字化、信息化等管理知識有一定的了解；其次，要與各科研院所建立聯(lián)系，以各種形式加強合作和交流工作，從而為檔案從業(yè)人員提供接受再教育的機會，使其能及時的對新技術和新知識進行了解和掌握；最后，要做好人才的引進工作，特別是對于一些復合型人才的引進工作要加大力度，為其提供良好的工作環(huán)境，從而加快檔案信息化建設的進程。

2.4 抓緊檔案信息化法制與標準建設

一是加快推進檔案信息化法制建設。加快研究和制定電子公文歸檔、電子檔案管理、檔案信息公開和上網(wǎng)安全、網(wǎng)站建設與管理等方面的行政規(guī)章，形成有效的激勵約束機制，推動檔案信息化建設有序開展；二是完善檔案信息化標準體系。學習、宣傳與貫徹國家檔案局制定的檔案信息化建設標準規(guī)范，制定和完善地方性標準規(guī)范和實施辦法，是檔案信息化建設中要解決的一些重要問題。

3 結束語

在我國的檔案信息化建設進程中，往往更多的是對信息化、電子化的關注，而對檔案的信息管理重視度不夠，其實檔案信息化建設的核心應該是對檔案信息管理流程的精簡、優(yōu)化和重組。但在我國現(xiàn)在的檔案信息化建設中，卻仍在沿用傳統(tǒng)的管理體制，使檔案的信息化建設與檔案管理明顯脫離，與為公眾提供優(yōu)質的服務具有很大的差距。對于檔案的信息進行有效的管理，能夠提高檔案信息的開發(fā)利用，對于公司的發(fā)展提供優(yōu)質的服務。隨著信息技術的不斷發(fā)展，對于檔案的信息管理工作應該不斷的創(chuàng)新，適應現(xiàn)代化的發(fā)展模式，投入一定的資金，建設一支優(yōu)秀的管理隊伍，為檔案信息管理工作創(chuàng)造更加有利的環(huán)境。

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