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        巧用Excel實現(xiàn)學生成績分學期打印

        2014-03-13 22:45:29陳開華
        科技創(chuàng)新與應(yīng)用 2014年7期

        摘 要:Excel具有很強的數(shù)據(jù)管理和分析功能,要想充分發(fā)揮其數(shù)據(jù)管理和分析功能,就得按規(guī)定的數(shù)據(jù)格式組織數(shù)據(jù),但這種便于數(shù)據(jù)管理和分析的數(shù)據(jù)格式往往不能滿足我們的打印需求。本文以貴州電子信息職業(yè)技術(shù)學院學生成績卡打印為例,介紹如何通過Excel 函數(shù)來實現(xiàn)特殊報表的打印。

        關(guān)鍵詞:excel;數(shù)組公式;特殊報表;成績打印

        學生成績卡是職業(yè)院校學生求職和學籍檔案中的必備材料之一,而且成績卡的打印不像畢業(yè)證書打印那樣一次性批量完成,成績卡的打印既有批量打印,也有零散打印。如果用傳統(tǒng)的郵件合并功能來實現(xiàn),需要將學生的基本信息和所有學科的成績合并成一行放在數(shù)據(jù)源表中,工作量相當大,而且每個班級的學科往往不同,一個班級要做一個模板,不利于成績數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理和查詢。下面將詳細介紹通過Excel函數(shù)、條件格式和宏命令來實現(xiàn)學生成績卡的打印方法。

        1 數(shù)據(jù)準備

        (1)添加“學生基本信息”工作表,將成績打印所需的學生基本信息整理成如圖1所示格式,該表可根據(jù)需要任意排序,各列的列名必須與圖1所示完全一致。

        (2)添加“成績表”工作表,將學生成績表整理成如圖2所示的格式,該表必須以學號學期列為主要關(guān)鍵字進行排序,各列的順序必須與圖2所示完全一致。

        圖1

        圖2

        2 成績卡制作

        (1)添加“成績卡”工作表,設(shè)計成績卡打印樣式如圖3所示(為了節(jié)省空間,此處隱藏了部分行),其中每個學生的具體信息保持為空。在U10單元格中輸入數(shù)字1備用。

        (2)將A1:Q27單元格區(qū)域設(shè)置為打印區(qū)域。

        (3)引用學生基本信息表中的學號,在L2單元格中輸入公式:=INDIRECT("學生基本信息!r"&U10+1&"c"&MATCH("學號",學生基本信息!A1:F1,0),0)。

        (4)引用其他基本信息的方法和引用學號的方法相同,只需把公式中的學號改為要引用的列名即可。

        (5)引用當前學生第1學期的成績信息,選擇A5:E15單元格區(qū)域,在編輯欄中輸入:=OFFSET(成績表!$B$1,MATCH($L$2&"1",成績表!$A$1:$A$793,0)-1,0,SUM((成績表!$A$2:$A$793=$L$2&"1")*1),5),按組合鍵。公式中雙引號包含的1表示引用第1學期成績,$A$1:$A$793表示成績表中有數(shù)據(jù)的區(qū)域。

        (6)選擇相應(yīng)的單元格區(qū)域,重復(5)的操作引用其他學期的成績信息,注意要將公式中雙引號包含的1改為對應(yīng)的學期。

        3 修飾成績卡

        由于每學期所修課程數(shù)不相同,當成績卡模板中的行數(shù)多于學期課程數(shù)時,多于的行就會顯示#N/A錯誤;當學期課程數(shù)只有1門時,所有行都會顯示相同結(jié)果;如圖4所示。為了避免這種情況,可以通過條件格式來修飾表格,操作方法如下:

        (1)選擇A5:E15單元格區(qū)域,單擊功能區(qū)中的【開始】-〉【樣式】-〉【條件格式】-〉【新建規(guī)則】打開【新建規(guī)則格式】對話框,選擇【使用公式確定要設(shè)置格式的單元格】,在【為符合此公式的值設(shè)置格式】框中輸入:=ISNA($A5),再單擊【格式】按鈕打開【設(shè)置單元格格式】對話框,將字體顏色設(shè)置為白色,單擊【確定】按鈕關(guān)閉所有對話框。

        (2)重復(1)的操作,將公式改為:=$A5=$A4完成對第1學期成績的修飾。

        (3)重復(1)、(2)的操作,依次完成對其他學期成績的修飾。操作過程中要注意單元格區(qū)域的選擇和公式的變化。

        4 瀏覽成績卡

        (1)單擊功能區(qū)中的【開發(fā)工具】-〉【控件】-〉【插入】,在表單控件工具箱中單擊【數(shù)值調(diào)節(jié)鈕】,在“成績卡”工作表的U11單元格處拖動鼠標畫一個數(shù)值調(diào)節(jié)鈕。

        (2)右擊數(shù)值調(diào)節(jié)鈕在彈出的菜單中單擊【設(shè)置控件格式】命令。在【控制】選項卡的【單元格鏈接】引用框中輸入U10,再單擊【確定】按鈕。

        (3)單擊數(shù)值調(diào)節(jié)鈕的增加和減少按鈕即可順序瀏覽成績卡。

        5 連續(xù)打印成績卡

        (1)單擊功能區(qū)中的【開發(fā)工具】-〉【控件】-〉【插入】,在表單控件工具箱中單擊【按鈕】,在“成績卡”工作表的空白處拖動鼠標畫一個按鈕。

        (2)在打開的【指定宏】對話框中單擊【新建】按鈕。在【代碼】窗口中輸入如下代碼。

        Sub 按鈕1_Click()

        x=InputBox("請輸入起始序號:")

        y=InputBox("請輸入終止序號:")

        For i=x To y Step 1

        Range("u10")=i

        Sheets("成績卡").PrintOut

        Next i

        End Sub

        (3)右擊按鈕可以將按鈕文字改為“連續(xù)打印”。

        (4)單擊【連續(xù)打印】按鈕,根據(jù)提示輸入打印起止序號即可批量打印成績卡。

        6 零散打印成績卡

        (1)在“學生基本信息”工作表中添加一個【打印當前學生成績】按鈕,在【代碼】窗口中輸入如下代碼。

        Sub 學生基本信息_按鈕1_Click()

        Sheets("成績卡").Range("u10") = ActiveCell.Row - 1

        Sheets("成績卡").PrintOut

        End Sub

        (2)利用查找功能找到要打印成績的學生學號或姓名,單擊【打印當前學生成績】按鈕即可打印當前選中學生的成績卡。

        用這種方法實現(xiàn)數(shù)據(jù)的管理和打印,可以在基礎(chǔ)表(這里指學生基本信息表和學生成績表)中管理和維護數(shù)據(jù),相關(guān)的修改會自動反應(yīng)在打印報表中。在產(chǎn)生新的數(shù)據(jù)時,直接將新數(shù)據(jù)添加到基礎(chǔ)表的后面或者覆蓋基礎(chǔ)表中原來的數(shù)據(jù)就可以得到新的打印報表。從而在Excel中實現(xiàn)了數(shù)據(jù)管理和報表打印的分離,不但可以制作各種復雜的特殊報表,還可以大幅度提高工作效率。

        作者簡介:陳開華(1983,11-),男,貴州省桐梓縣,本科,辦公自動化

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