胡文軍|文

輔助材料管理是生產(chǎn)企業(yè)內(nèi)部控制的重要環(huán)節(jié)，加強(qiáng)輔助材料的庫(kù)存控制對(duì)確保企業(yè)正常運(yùn)行，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益具有十分重要的意義。本文分析了制造業(yè)中輔助材料庫(kù)存管理部分環(huán)節(jié)，并結(jié)合筆者所在企業(yè)實(shí)際工作中遇到的問(wèn)題，提出了改善企業(yè)庫(kù)存管理的相應(yīng)對(duì)策。

輔助材料（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“輔材”）是指間接用于生產(chǎn)，在生產(chǎn)制造中起到輔助作用，但不構(gòu)成產(chǎn)品主要產(chǎn)體的各種材料的總稱(chēng)。輔材作為企業(yè)最重要的資產(chǎn)，它的庫(kù)存管理首先要考慮到材料本身的不同特性，同時(shí)還要采用不同的采購(gòu)周期和庫(kù)存周期，以做到有序供應(yīng)，降低庫(kù)存、減少浪費(fèi)、效益最大。

輔材庫(kù)存管理中存在的問(wèn)題

1.輔材編碼系統(tǒng)不完善

輔材編碼是做好輔材管理工作的開(kāi)始，也是輔材管理工作中最基礎(chǔ)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。庫(kù)存編碼系統(tǒng)中存在的問(wèn)題：（1）部分物料有兩個(gè)或多個(gè)編碼；（2）部分物料單位不統(tǒng)一，例如標(biāo)準(zhǔn)單位是個(gè)，實(shí)際業(yè)務(wù)中單位是盒；（3）同類(lèi)物料單位不統(tǒng)一，單位間存在換算關(guān)系；（4）輔材組歸類(lèi)不當(dāng)，物料描述不全或不規(guī)范。

2.存在多個(gè)庫(kù)存地

輔材庫(kù)存在公司有總庫(kù)，在分廠有二級(jí)庫(kù)，在車(chē)間有車(chē)間庫(kù)，甚至在工段和班組也有小庫(kù)房。因隸屬原因和其他原因，企業(yè)各庫(kù)之間信息不能共享，部分輔材在各庫(kù)之間有的積壓、有的無(wú)貨，無(wú)法互相調(diào)劑、調(diào)撥使用，造成大量庫(kù)存閑置，卻重復(fù)申報(bào)購(gòu)買(mǎi)，致使企業(yè)庫(kù)存越來(lái)越大。

3.輔材品種的分類(lèi)不合理

傳統(tǒng)的輔材分類(lèi)法不能滿足現(xiàn)有企業(yè)輔材種類(lèi)繁多的需要，通常庫(kù)存資金占用量大的輔材動(dòng)態(tài)較小，不儲(chǔ)存不行但又長(zhǎng)期不用；而一些關(guān)鍵性的輔材雖然價(jià)格較低但它的缺貨會(huì)導(dǎo)致設(shè)備停機(jī)，原燃料和半成品處于滯留狀態(tài)，最終使得企業(yè)不能按時(shí)交付產(chǎn)品，這些不僅會(huì)使企業(yè)有停機(jī)損失，效率下降，而且欠交的客戶訂單還會(huì)造成銷(xiāo)售損失和客戶的損失。因此，沒(méi)有合理分類(lèi)輔材，抓不住輔材庫(kù)存管理的重點(diǎn)，將輔材籠統(tǒng)地混雜在一起，對(duì)企業(yè)日常管理和采購(gòu)方式的制定都會(huì)造成一定的不便。

4.缺乏嚴(yán)肅的計(jì)劃管理

企業(yè)對(duì)庫(kù)存及消耗缺乏嚴(yán)格的定額管理，使企業(yè)的庫(kù)存大幅增長(zhǎng)。使用單位相關(guān)人員申報(bào)輔材計(jì)劃時(shí)，無(wú)法準(zhǔn)確預(yù)測(cè)需求，而是根據(jù)自己多年的工作經(jīng)驗(yàn)估計(jì)輔材的需求，然后上報(bào)需求計(jì)劃，直接影響需求計(jì)劃的前瞻性、合理性與計(jì)劃性，導(dǎo)致計(jì)劃滯后。計(jì)劃部門(mén)沒(méi)有參與到生產(chǎn)單位的需求預(yù)測(cè)中，完全按照生產(chǎn)單位上報(bào)的需求計(jì)劃“被動(dòng)式”的供應(yīng)，為了減少申報(bào)補(bǔ)充計(jì)劃的次數(shù)，只能大量訂購(gòu)輔材。同時(shí)，因?yàn)檐?chē)間調(diào)整生產(chǎn)流程、設(shè)備改造、或項(xiàng)目取消、采取代用等原因，造成大量的輔材存放在倉(cāng)庫(kù)不被使用，導(dǎo)致庫(kù)存周轉(zhuǎn)慢并占用大量的資金，而且有些輔材也會(huì)因長(zhǎng)時(shí)間的擱置而失效。

主要對(duì)策

1.完善輔材編碼

編碼應(yīng)遵循一一對(duì)應(yīng)原則，即同一個(gè)代碼只能表示同一種輔材，同一種輔材只能有唯一代碼。應(yīng)對(duì)所有的物資編碼和實(shí)物進(jìn)行核對(duì)，對(duì)其中的重碼物資進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)后記錄在案，并及時(shí)在編碼管理系統(tǒng)中進(jìn)行調(diào)整，以保證后續(xù)產(chǎn)品資料的正確性。

2.實(shí)行集中的庫(kù)存管理和統(tǒng)一調(diào)撥模式

取消各二級(jí)單位庫(kù)房，總庫(kù)直接面對(duì)各生產(chǎn)車(chē)間以減少庫(kù)存管理層級(jí)。對(duì)各單位暫時(shí)不用的賬外輔材應(yīng)當(dāng)有專(zhuān)門(mén)的人員負(fù)責(zé)統(tǒng)一集中管理，要建立賬卡，并在網(wǎng)上公布以便查詢，鼓勵(lì)其他生產(chǎn)單位優(yōu)先領(lǐng)用并及時(shí)辦理退庫(kù)以沖減退庫(kù)車(chē)間的成本，采購(gòu)部門(mén)控制不再外購(gòu)。

3.科學(xué)合理分類(lèi)，采取不同的采購(gòu)方式

輔材根據(jù)不同的形式不同的角度有不同的分類(lèi)，若根據(jù)輔材的使用特性可將輔材分為常用輔材、專(zhuān)用輔材和特殊儲(chǔ)備輔材。常用輔材，指在生產(chǎn)或設(shè)備維修中經(jīng)常使用、進(jìn)貨周期短只需少量?jī)?chǔ)備或不儲(chǔ)備的一類(lèi)輔材；專(zhuān)用輔材，指有一定的采購(gòu)周期且需要一定安全儲(chǔ)備又無(wú)法替代的輔材；特殊儲(chǔ)備輔材，指價(jià)格昂貴、進(jìn)貨周期長(zhǎng)且備用時(shí)間長(zhǎng)的輔材。

企業(yè)的特殊儲(chǔ)備類(lèi)輔材是指在生產(chǎn)主要流程上對(duì)生產(chǎn)有直接影響的關(guān)鍵設(shè)備上用的輔材，在全部輔材中占品種少，僅為1%左右，但資金占用額達(dá)50%以上。這類(lèi)輔材采購(gòu)周期往往在半年以上，但備用周期卻很長(zhǎng)，所以對(duì)這類(lèi)輔材庫(kù)存必須嚴(yán)加控制，延長(zhǎng)訂貨周期，盡量實(shí)現(xiàn)國(guó)產(chǎn)輔材的代用，以減少采購(gòu)周期。專(zhuān)用輔材約占全部品種的20%左右，資金占用額30%左右，那么對(duì)這類(lèi)輔材的庫(kù)存可適當(dāng)控制，根據(jù)進(jìn)貨周期保持一定的安全儲(chǔ)備，并適當(dāng)延長(zhǎng)訂貨周期，減少訂貨次數(shù)。常用輔材品種繁多，約占全部品種的80%，但資金占用額較少，這類(lèi)輔材采購(gòu)方便快捷，根據(jù)需要可減少儲(chǔ)備量，縮短訂貨周期，增加采購(gòu)次數(shù)，加速輔材庫(kù)存資金周轉(zhuǎn)。

4.嚴(yán)格計(jì)劃管理

管理者對(duì)企業(yè)生產(chǎn)工藝流程及設(shè)備運(yùn)行情況要有充分的了解，要了解大修及生產(chǎn)耗用情況，并充分掌握庫(kù)存輔材各種狀態(tài)情況，進(jìn)而做出科學(xué)合理的輔材需求計(jì)劃。并通過(guò)采取以下措施來(lái)促進(jìn)管理：（1）制定公司級(jí)的庫(kù)房庫(kù)存定額及使用單位的消耗定額，使計(jì)劃申報(bào)有據(jù)可依。（2）要求使用單位申報(bào)計(jì)劃時(shí)，優(yōu)先申報(bào)庫(kù)內(nèi)現(xiàn)有物資，同時(shí)嚴(yán)格對(duì)使用單位需求計(jì)劃的審核，以提高計(jì)劃的準(zhǔn)確率、執(zhí)行率，杜絕新的積壓產(chǎn)生。（3）對(duì)于大修用量較大且施工周期較長(zhǎng)或分批施工的，根據(jù)施工進(jìn)度分批申報(bào)計(jì)劃。（4）對(duì)申報(bào)計(jì)劃不準(zhǔn)或生產(chǎn)流程改變、設(shè)備改造而使用輔材發(fā)生變化未提前通知且造成積壓的相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處罰，以預(yù)防長(zhǎng)期庫(kù)存的形成。

5.采取多種渠道降庫(kù)存

（1）實(shí)行寄售制和零庫(kù)存管理。對(duì)部分有條件的輔材實(shí)行寄售制和零庫(kù)存管理，采取寄售制需求方只有在使用貨物時(shí)才辦理相關(guān)出入庫(kù)手續(xù)，以降低輔材庫(kù)存資金占用。對(duì)于有固定消耗的一些物資可采取零庫(kù)存管理即一進(jìn)一出模式，貨物到貨后直接送到使用單位，采購(gòu)部門(mén)和倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)到現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收，月底直接辦理出庫(kù)手續(xù)。這樣既節(jié)省了二次倒運(yùn)的費(fèi)用，又可使物資在第一時(shí)間到達(dá)生產(chǎn)使用單位。對(duì)一些消耗固定且使用量較大的專(zhuān)用輔材實(shí)行供應(yīng)商大包模式，即對(duì)一臺(tái)設(shè)備使用的專(zhuān)用輔材以近期的平均消耗量為依據(jù)，通過(guò)招標(biāo)程序確定供應(yīng)商和承包費(fèi)用定額，以促進(jìn)供應(yīng)商不斷提高產(chǎn)品質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)企業(yè)和供應(yīng)商的雙贏。

（2）正確處置積壓輔材，盤(pán)活流動(dòng)資產(chǎn)。對(duì)倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)上報(bào)的積壓輔材要及時(shí)進(jìn)行鑒定，對(duì)于有使用價(jià)值的輔材采取代用或降價(jià)消耗等措施，獎(jiǎng)勵(lì)各單位優(yōu)先使用，使大量積壓物資在企業(yè)內(nèi)部得到“再利用”。對(duì)內(nèi)部無(wú)法使用而企業(yè)外部又可使用的輔材，同供應(yīng)商置換企業(yè)可使用輔材。對(duì)內(nèi)部無(wú)法使用且不能進(jìn)行置換的積壓輔材，由倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)提出處理申請(qǐng)報(bào)告，相關(guān)部門(mén)核定，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后面向社會(huì)公開(kāi)拍賣(mài)。

結(jié)語(yǔ)

企業(yè)應(yīng)通過(guò)采取多種措施來(lái)管理輔材，合理制定庫(kù)存水平，不斷優(yōu)化庫(kù)存結(jié)構(gòu)，避免產(chǎn)生積壓報(bào)廢物資，減少庫(kù)存給企業(yè)帶來(lái)的資金占用和損失，有效地保證企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的連續(xù)正常進(jìn)行，從而提高產(chǎn)品的競(jìng)爭(zhēng)能力，確保企業(yè)持續(xù)、穩(wěn)定、健康地發(fā)展，使企業(yè)獲取最大的利益。