畢建新 鄭建明

（1.東南大學(xué)科研院，江蘇南京，210096；2.南京大學(xué)信息管理學(xué)院，江蘇南京，210093）

1 研究現(xiàn)狀

國(guó)外學(xué)者自2009年就開始對(duì)云計(jì)算環(huán)境下電子文件管理開展研究。學(xué)者Brent、Jeremy與Jim的研究多集中于云計(jì)算應(yīng)用于電子文件存儲(chǔ)與檢索解決方案，提供基礎(chǔ)設(shè)施服務(wù)、容災(zāi)備份和統(tǒng)計(jì)分析功能［1］［2］［3］。James和Katharine在介紹云計(jì)算應(yīng)用現(xiàn)狀的同時(shí)，更多的關(guān)注了云計(jì)算可能帶來(lái)的對(duì)電子文件管理的風(fēng)險(xiǎn)，如電子文件管理系統(tǒng)的后退、新主流正統(tǒng)管理思想的出現(xiàn)以及云計(jì)算先天的安全風(fēng)險(xiǎn)等［4］［5］。Roger強(qiáng)調(diào)云計(jì)算在降低文件管理成本并保證文件的可控性的同時(shí)，應(yīng)當(dāng)促進(jìn)其共享［6］。國(guó)外對(duì)云計(jì)算環(huán)境下電子健康檔案的管理尤為深入，Basu對(duì)云計(jì)算環(huán)境下電子健康檔案的管理構(gòu)建了管理模型［7］。Devereaux分析了云計(jì)算對(duì)電子健康檔案管理的利弊，并根據(jù)立法、道德標(biāo)準(zhǔn)等給出了建議［8］。Koufi設(shè)計(jì)了一種基于門戶的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)電子健康檔案的集成、保存與共享［9］。國(guó)外的研究在技術(shù)層面給出了云計(jì)算環(huán)境下電子文件管理的解決方案，在管理及倫理層面分析了云計(jì)算對(duì)傳統(tǒng)管理方式的影響，提出了電子文件管理的機(jī)遇及不利影響。而國(guó)內(nèi)多為理論層面的討論，技術(shù)與管理層面僅見朝樂門對(duì)云計(jì)算環(huán)境下的電子文件遷移模型研究［10］。

電子文件一體化管理離不開統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。在電子文件規(guī)范體系建設(shè)上，美、英、澳大利亞、加拿大等國(guó)走在世界前列。國(guó)外制定了一系列電子文件及管理系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，如澳大利亞的AS4390、ISO15489、聯(lián)邦文件系列（CRS）、AS5090等，歐盟的MOREQ2、美國(guó)的DOD5015.2（2007版），以及國(guó)際檔案理事會(huì)的《電子辦公環(huán)境下文件原理與功能需求》（2008）等［11］［12］［13］。我國(guó)也制定了《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》等一系列規(guī)范，新近《電子文件存儲(chǔ)與交換格式文書類版式文檔》《電子文件存儲(chǔ)與交換格式文書類流式文檔》《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》《電子文件管理裝備規(guī)范》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《電子文件元數(shù)據(jù)基本集》以及《文書類電子文件長(zhǎng)期保存格式規(guī)范》等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范也已撰寫完畢上報(bào)待批。學(xué)者章燕華、朱莉、劉越男、錢毅對(duì)構(gòu)建電子文件管理規(guī)范體系框架、發(fā)現(xiàn)規(guī)范體系的不足以及應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)研究的規(guī)范進(jìn)行了深入研究［14］［15］［13］。

對(duì)于電子文件一體化管理的研究早在上世紀(jì)90年代就已經(jīng)開展了，上海市政府辦公廳就根據(jù)“文檔一體化”的思想設(shè)計(jì)了一個(gè)的計(jì)算機(jī)輔助文檔管理系統(tǒng)，改變了銜接不緊、前緊后松的工作流程［16］。劉越男認(rèn)為電子文件一體化管理是對(duì)紙質(zhì)文件一體化管理的集成和發(fā)展［17］，趙屹、孫雨生、梁凱開始對(duì)電子文件管理流程再造進(jìn)行探索，構(gòu)建相關(guān)管理機(jī)構(gòu)和管理模型［18］［19］［20］，劉家真從宏觀上分析了我國(guó)電子公文文檔一體化管理中存在的問題，并提出了對(duì)策［21］。

目前國(guó)家已經(jīng)將云計(jì)算作為戰(zhàn)略性產(chǎn)業(yè)，各類國(guó)家級(jí)云計(jì)算基礎(chǔ)設(shè)施將大量部署。而電子文件管理同樣作為國(guó)家戰(zhàn)略，必然會(huì)產(chǎn)生向云計(jì)算遷移的管理策略。而云計(jì)算的特點(diǎn)恰恰與電子文件一體化管理的各項(xiàng)要求完全吻合，兩者的結(jié)合則是兩種國(guó)家戰(zhàn)略的契合，電子文件管理的發(fā)展趨勢(shì)將是在云計(jì)算環(huán)境下規(guī)范電子文件的一體化管理模式。

2 云計(jì)算環(huán)境和傳統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子文件管理的區(qū)別

云計(jì)算是一種利用互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地、按需、便捷地訪問共享資源池（如計(jì)算設(shè)施、存儲(chǔ)設(shè)備、應(yīng)用程序等）的計(jì)算模式［22］。與傳統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境有著完全不同的特點(diǎn)。因此，在兩者環(huán)境下的電子文件管理必然存在著巨大的差異。

2.1 信息技術(shù)層面的區(qū)別

2.1.1 硬件設(shè)施的區(qū)別

傳統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是一種分布式任務(wù)處理模式，在這種環(huán)境下對(duì)電子文件進(jìn)行管理必須具備固定的服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)、終端設(shè)施，而一旦硬件設(shè)施固定，則電子文件的傳輸、存儲(chǔ)、處理能力也隨之確定。若電子文件管理的日常業(yè)務(wù)負(fù)載低于硬件設(shè)施的性能，則會(huì)造成硬件資源的浪費(fèi)和閑置，導(dǎo)致運(yùn)行維護(hù)成本提高；若電子文件管理的日常業(yè)務(wù)負(fù)高于硬件設(shè)施的性能，則會(huì)造成硬件資源的不足，勢(shì)必需要進(jìn)行硬件的升級(jí)。云計(jì)算環(huán)境下，硬件資源被匯集成資源池，所有硬件服務(wù)資源的調(diào)度、管理、維護(hù)會(huì)根據(jù)電子文件管理的實(shí)際需求統(tǒng)一管理。如果出現(xiàn)電子文件管理負(fù)載高于或低于硬件設(shè)施的性能，硬件資源可以按照需要靈活的擴(kuò)充或縮減。這樣既整合了硬件資源，又提高了整體效能，大幅簡(jiǎn)化了硬件設(shè)施維護(hù)的復(fù)雜度。

2.1.2 軟件服務(wù)的區(qū)別

傳統(tǒng)的電子文件管理系統(tǒng)開發(fā)具有很強(qiáng)的平臺(tái)相關(guān)性，系統(tǒng)開發(fā)之初需要首先確定硬件設(shè)施及相應(yīng)的操作系統(tǒng)。而云計(jì)算的核心服務(wù)由基礎(chǔ)設(shè)施即服務(wù)（IaaS）、平臺(tái)即服務(wù)（PaaS）和軟件即服務(wù)（SaaS）構(gòu)成，這種環(huán)境隔離了軟件服務(wù)與硬件設(shè)施，減少了電子文件管理系統(tǒng)對(duì)于硬件設(shè)施的依賴。程序開發(fā)者只需使用PaaS層的軟件工具和開發(fā)語(yǔ)言設(shè)計(jì)電子文件管理系統(tǒng)，并運(yùn)行于SaaS層，而無(wú)需關(guān)注底層的網(wǎng)絡(luò)、存儲(chǔ)、操作系統(tǒng)的問題。

2.1.3 網(wǎng)絡(luò)接入的區(qū)別

傳統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境只支持特定的接入手段，用戶只能通過(guò)計(jì)算機(jī)訪問電子文件管理系統(tǒng)，無(wú)法做到泛在接入。而云計(jì)算環(huán)境支持各種標(biāo)準(zhǔn)接入手段，用戶可以利用各種終端設(shè)備（如移動(dòng)電話、筆記本電腦、IPAD）隨時(shí)隨地通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)對(duì)電子文件進(jìn)行管理與利用。

2.2 管理思想層面的區(qū)別

傳統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，文件連續(xù)體理論、全程管理思想、前端控制思想是最重要的電子文件管理思想。它要求利用文件連續(xù)體模式設(shè)計(jì)電子文件管理系統(tǒng)，采用“從文件形成（包括形成前文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)）到文件作為檔案保存和利用的管理全過(guò)程中連貫一致的管理方式”。在這一過(guò)程中，電子文件管理者要對(duì)電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)進(jìn)行前端控制，對(duì)業(yè)務(wù)流程中各節(jié)點(diǎn)產(chǎn)生的電子文件的情況有預(yù)期把握，能從保證文件的真實(shí)性、完整性、可用性等角度干預(yù)電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)，從而成為“文件保管政策的制定者、標(biāo)準(zhǔn)的制定者、文件保管系統(tǒng)和執(zhí)行政策的設(shè)計(jì)者”［23］。

在云計(jì)算環(huán)境中，文件連續(xù)體理論、全程管理思想、前端控制思想依然是主要的管理思想，但需要根據(jù)云計(jì)算的特點(diǎn)做適當(dāng)?shù)男拚统鋵?shí)。由于云計(jì)算環(huán)境集成性更高，集成管理的思想將更加突出，實(shí)現(xiàn)一種比文檔一體化管理要求更高的一體化。在這一過(guò)程中，協(xié)同理論將進(jìn)一步充實(shí)傳統(tǒng)的電子文件管理思想。協(xié)同理論著重研究系統(tǒng)與系統(tǒng)之間的相互作用的變化規(guī)律，最早應(yīng)用于計(jì)算機(jī)科學(xué)和系統(tǒng)科學(xué)。協(xié)同論認(rèn)為，通過(guò)協(xié)同作用，組織集成并不是組織要素的簡(jiǎn)單數(shù)量相加，而是通過(guò)人的主動(dòng)集成行為，使組織系統(tǒng)的各要素之間以及各子系統(tǒng)之間能夠協(xié)同地工作，從而使組織要素彼此耦合，贏得全新的整體放大效應(yīng)。云計(jì)算環(huán)境中電子文件管理系統(tǒng)高效、安全的運(yùn)行需要核心服務(wù)層、服務(wù)管理層和用戶訪問接口層的配合方能實(shí)現(xiàn)，其中涉及核心服務(wù)層的IaaS、PaaS、SaaS；服務(wù)管理層的服務(wù)質(zhì)量保證和安全管理；用戶訪問接口層的命令行、Web服務(wù)、Web門戶等。這就需要電子文件管理系統(tǒng)在對(duì)電子文件進(jìn)行管理的時(shí)候，要更加注重云計(jì)算環(huán)境中各系統(tǒng)及子系統(tǒng)間的有效協(xié)同，以達(dá)到云計(jì)算環(huán)境下電子文件的集成高效管理。

2.3 管理流程層面的區(qū)別

由于信息技術(shù)層面及管理思想層面的巨大差異，導(dǎo)致云計(jì)算環(huán)境下電子文件管理流程也必然存在著巨大差異。傳統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，電子文件集成管理的理念逐步形成，但是在實(shí)體保管模式上還存在“集中式”和“分散式”兩種模式。電子文件在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的流轉(zhuǎn)呈現(xiàn)出實(shí)時(shí)、一體化、線性的流轉(zhuǎn)特征，電子文件在整個(gè)管理流程中雖然管理效率較以往紙質(zhì)文件管理有大幅提升，但總體而言，整個(gè)管理流程還是對(duì)傳統(tǒng)文件管理的電子化模擬，還不能滿足海量電子文件協(xié)同管理的要求。而在云計(jì)算環(huán)境下，電子文件管理從一開始就確立了“集中”、“集成”管理的理念，電子文件從產(chǎn)生到流轉(zhuǎn)直至永久保存或銷毀，始終存在于“云端”，雖然用戶不知道電子文件流轉(zhuǎn)到何處、最終存儲(chǔ)在何地，但電子文件整個(gè)管理流程始終受到PAAS層的管理與調(diào)度模型、存儲(chǔ)與處理模型的控制之下。整個(gè)管理流程呈現(xiàn)出高度實(shí)時(shí)性、高度集成性、網(wǎng)狀協(xié)同的特征。

3 云計(jì)算環(huán)境下電子文件一體化管理策略

云計(jì)算環(huán)境下電子文件一體化管理是一項(xiàng)復(fù)雜、龐大的系統(tǒng)工程，涉及電子文件管理機(jī)制體制創(chuàng)新、法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)體系的完善、頂層設(shè)計(jì)、業(yè)務(wù)流程再造等多方面內(nèi)容，彼此之間需要相互配合相互協(xié)同。具體管理策略如下：

3.1 創(chuàng)新管理機(jī)制體制

電子文件管理被列入國(guó)家戰(zhàn)略后，2010年，國(guó)家電子文件管理部際聯(lián)席會(huì)議成立，標(biāo)志著我國(guó)電子文件管理的體制機(jī)制逐步健全。而各省由于經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平、管理水平的制約，電子文件機(jī)制體制轉(zhuǎn)變則不夠均衡。云計(jì)算環(huán)境下，應(yīng)當(dāng)初步建立電子文件管理機(jī)制體制，主要包含三方面內(nèi)容。一是構(gòu)建國(guó)家-省-市三級(jí)電子文件管理協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)各地區(qū)電子文件管理工作的組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督檢查。二是落實(shí)電子文件形成單位的管理職責(zé)，建立文秘、業(yè)務(wù)、檔案、信息化建設(shè)和安全保密等部門協(xié)同配合的日常管理機(jī)制。三是強(qiáng)化檔案部門管理責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)歸檔電子文件管理工作的指導(dǎo)，并做好電子文件的接收和長(zhǎng)期保存工作。

3.2 完善法規(guī)制度標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

由于適應(yīng)云計(jì)算環(huán)境的電子文件法規(guī)制度、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的欠缺，目前須盡快建立重要的法規(guī)制度與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。首先，要完善電子文件內(nèi)容和全程管理的規(guī)章制度。包括黨政機(jī)關(guān)、重要行業(yè)系統(tǒng)、重點(diǎn)企事業(yè)單位和重大項(xiàng)目的電子文件管理制度，電子文件形成與辦理、歸檔與移交、保管與利用等方面的管理制度，電子文件管理與現(xiàn)有文件檔案管理有機(jī)銜接的管理辦法，電子文件備份中心建設(shè)規(guī)范等。其次，需制定電子文件管理系統(tǒng)和設(shè)備的管理制度，對(duì)電子文件管理系統(tǒng)和設(shè)備的認(rèn)證測(cè)評(píng)、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、設(shè)備采購(gòu)、規(guī)范使用提出要求。第三，根據(jù)國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)完善各地區(qū)電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系。對(duì)電子文件管理的形成、辦理、交換、存儲(chǔ)、歸檔、移交、保管、利用、處置等提出標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。第四，需深入分析重點(diǎn)行業(yè)和關(guān)鍵領(lǐng)域的電子文件管理需求，完善電子文件管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

3.3 構(gòu)建區(qū)域性政務(wù)云

根據(jù)所屬的行業(yè)，電子文件管理所依賴的云環(huán)境通常都是行業(yè)云。以規(guī)模最大、重要性最高的政府電子文件為例，其管理必須依賴區(qū)域性政務(wù)云。政務(wù)云作為一種行業(yè)云，由政府、運(yùn)營(yíng)商、軟件開發(fā)商等共同提供基礎(chǔ)設(shè)施交付和使用，是政府專門為政府機(jī)構(gòu)及其管理對(duì)象量身定制的數(shù)據(jù)中心。政務(wù)云的構(gòu)建由政府部門通盤考慮統(tǒng)籌規(guī)劃，它打破了傳統(tǒng)政府機(jī)構(gòu)數(shù)據(jù)中心各自建設(shè)、各自運(yùn)營(yíng)的模式，綜合考慮彈性服務(wù)、成本、可用性和可靠性，使政務(wù)云能夠動(dòng)態(tài)分配資源，并能根據(jù)資源變化做出及時(shí)響應(yīng)。公民及企業(yè)將按照“按需使用、即付即得”的交付模式獲得政府云服務(wù)，從而節(jié)省大量的建設(shè)與運(yùn)營(yíng)管理成本。目前的政務(wù)云構(gòu)建以區(qū)域性政務(wù)云建設(shè)為主。

基于政務(wù)云的電子文件管理，將從基礎(chǔ)設(shè)施即服務(wù)層（IaaS）、平臺(tái)即服務(wù)層（PaaS）和軟件即服務(wù)層（SaaS）三個(gè)層次構(gòu)建管理模型，在IaaS層構(gòu)建電子文件數(shù)據(jù)中心與可靠、可定制、可擴(kuò)展的虛擬化服務(wù)，在PaaS層構(gòu)建電子文件存儲(chǔ)與處理模型及電子文件管理與調(diào)度模型，在SaaS層構(gòu)建各類電子文件管理應(yīng)用。通過(guò)在政務(wù)云環(huán)境中的集成化管理，實(shí)現(xiàn)電子文件的全程受控，維護(hù)其真實(shí)性、完整性與可讀性?；谡?wù)云的電子文件一體化管理模型如圖1。

3.4 電子文件管理流程再造

要實(shí)現(xiàn)云計(jì)算環(huán)境下電子文件管理效率的大幅提高，必須對(duì)電子文件管理流程進(jìn)行再造。電子文件管理流程再造必須以業(yè)務(wù)流為主線，結(jié)合電子文件管理機(jī)制體制的創(chuàng)新，擺脫原有組織結(jié)構(gòu)的束縛，對(duì)現(xiàn)有的管理流程進(jìn)行徹底地重新設(shè)計(jì)和優(yōu)化。電子文件管理流程再造通常包含三個(gè)步驟。首先，需要從業(yè)務(wù)流程角度分析電子文件管理工作，包括對(duì)電子文件的來(lái)源和管理業(yè)務(wù)流程進(jìn)行分析；其次要根據(jù)業(yè)務(wù)流程需要變革電子文件管理的組織結(jié)構(gòu)模式并整合管理機(jī)構(gòu)，使電子文件管理的管理部門扁平化、業(yè)務(wù)部門集成化；最后是在前面的基礎(chǔ)上建立一個(gè)適應(yīng)云計(jì)算環(huán)境基于協(xié)同理論的電子文件管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子文件管理與業(yè)務(wù)流程的有效集成。

圖1 基于政務(wù)云的電子文件一體化管理模型

4.結(jié)語(yǔ)

云計(jì)算作為新興的國(guó)家戰(zhàn)略將會(huì)對(duì)電子文件管理產(chǎn)生重要影響，無(wú)論是學(xué)術(shù)界還是業(yè)務(wù)部門都已經(jīng)開始思考并著手實(shí)施電子文件向云計(jì)算的遷移［24］。云計(jì)算在電子文件管理中的運(yùn)用，將真正實(shí)現(xiàn)集成化電子文件管理模式的形成，大幅度提高電子文件管理的效率和效益。筆者認(rèn)為盡管云計(jì)算環(huán)境的構(gòu)建還有很長(zhǎng)的路要走，但云計(jì)算作為網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施主導(dǎo)模式的趨勢(shì)越來(lái)越明顯，云計(jì)算環(huán)境下電子文件一體化管理將成為未來(lái)電子文件管理的最佳模式。

*本文系國(guó)家社科基金青年項(xiàng)目“云計(jì)算環(huán)境下電子文件一體化管理實(shí)證研究”（項(xiàng)目編號(hào)：13CTQ053）及江蘇省社科基金項(xiàng)目“有效利用檔案信息資源研究”（項(xiàng)目編號(hào)：11TQC011）研究成果之一。

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［23］Frank Upward.Structuring the Record’s Continuum Part One：Postcustodian Principle and Properties［J］.A rchives and Manustcripts,Vol.24,No.2.1996.

［24］《關(guān)于開展電子文件管理試點(diǎn)工作的通知》,國(guó)電聯(lián)辦發(fā)［2012］1號(hào).

［25］馮惠玲.政府電子文件管理［M］.北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2005.