□ 文/林肖也 魯玫

全面預(yù)算管理應(yīng)直面信息化

□ 文/林肖也 魯玫*

隨著電子商務(wù)在現(xiàn)代企業(yè)中的廣泛應(yīng)用，也為企業(yè)財(cái)務(wù)管理模式帶來了相關(guān)的變革，并要求企業(yè)財(cái)務(wù)管理必須適應(yīng)這種信息化發(fā)展。以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)協(xié)同遠(yuǎn)程報(bào)表、遠(yuǎn)程報(bào)賬、遠(yuǎn)程查賬以及遠(yuǎn)程審計(jì)等遠(yuǎn)程處理，支持電子單據(jù)與電子貨幣，改變了財(cái)務(wù)資料信息的獲取和利用方式，財(cái)務(wù)資料也將從傳統(tǒng)的紙質(zhì)頁面資料、磁盤資料發(fā)展到網(wǎng)頁數(shù)據(jù)。作為網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與財(cái)務(wù)管理方法結(jié)合起來的一種新的財(cái)務(wù)管理模式，使得從PC時(shí)代的桌面計(jì)算走向網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的網(wǎng)絡(luò)計(jì)算。在企業(yè)經(jīng)營環(huán)境發(fā)生巨大變化的今天，傳統(tǒng)預(yù)算管理的局限性日益凸顯，尤其在實(shí)務(wù)結(jié)構(gòu)和理論界提出了對傳統(tǒng)預(yù)算管理進(jìn)行改革和創(chuàng)新的課題。

2013年12月6日，財(cái)政部以財(cái)會〔2013〕20號印發(fā)《企業(yè)會計(jì)信息化工作規(guī)范》，第33條明確指出，處于會計(jì)核算信息化階段的企業(yè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身情況，逐步實(shí)現(xiàn)預(yù)算控制等財(cái)務(wù)管理信息化。處于財(cái)務(wù)管理信息化階段的企業(yè)，應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身的情況，逐步實(shí)現(xiàn)全面預(yù)算管理等決策支持信息化。雖然大多數(shù)企業(yè)都認(rèn)識到了實(shí)施預(yù)算管理的重要性，但企業(yè)在預(yù)算管理方面尚存在一些難點(diǎn)、認(rèn)識與實(shí)務(wù)的盲區(qū)。

不容忽視的全面預(yù)算管理先進(jìn)性

常言道，凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。全面預(yù)算管理已經(jīng)成為現(xiàn)代化企業(yè)不可或缺的重要管理模式。著名管理學(xué)家戴維·奧利的評價(jià)是：“全面預(yù)算管理是為數(shù)不多的幾個(gè)能把企業(yè)的所有關(guān)鍵問題融合于一個(gè)體系之中的管理控制方法之一。”

全面預(yù)算管理作為對現(xiàn)代企業(yè)成熟與發(fā)展起過重大推動作用的管理系統(tǒng)，自從上個(gè)世紀(jì)20年代在美國的通用電氣、杜邦、通用汽車公司產(chǎn)生之后，很快就成為大型工商企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序。從最初的計(jì)劃、協(xié)調(diào)，發(fā)展到兼具控制、激勵(lì)、評價(jià)等諸多功能的一種綜合貫徹企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略的管理工具，全面預(yù)算管理在企業(yè)內(nèi)部控制中日益發(fā)揮核心作用。

小渓/圖

全面預(yù)算管理是企業(yè)對未來整體經(jīng)營規(guī)劃的總體安排，它能幫助管理者對企業(yè)進(jìn)行計(jì)劃管理、協(xié)調(diào)控制和業(yè)績評價(jià)，是建立現(xiàn)代企業(yè)制度，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營決策科學(xué)化的有效途徑之一，對增強(qiáng)企業(yè)競爭力具有十分重要的意義，在實(shí)踐中對企業(yè)集團(tuán)的發(fā)展起著舉足輕重的作用。在我國，由于改革的深入和管理的需要，全面預(yù)算也已被廣泛認(rèn)同和進(jìn)入實(shí)施階段。

進(jìn)入“十一五”，為適應(yīng)建設(shè)綜合性國際能源公司的戰(zhàn)略要求和專業(yè)化重組后的管理需要，中國石油加強(qiáng)了全面預(yù)算管理，不但將公司各類業(yè)務(wù)預(yù)算工作全面納入統(tǒng)籌管理，并逐步探索能夠?qū)⑼顿Y、成本、費(fèi)用、收入分配等進(jìn)行有效配合的新型預(yù)算管理模式。預(yù)算管理體制的變化，促進(jìn)了發(fā)展方式的轉(zhuǎn)變，也使全面預(yù)算管理水平提高到了一個(gè)新的高度。

全面預(yù)算管理信息化面臨的技術(shù)挑戰(zhàn)

新預(yù)算法突出預(yù)算的完整性，政府全部收支要納入預(yù)算管理，強(qiáng)調(diào)預(yù)算必須接受社會監(jiān)督，向建立現(xiàn)代財(cái)政制度邁出了堅(jiān)實(shí)的一步。而要實(shí)現(xiàn)預(yù)算公開、預(yù)算的內(nèi)部控制、預(yù)算的平衡與協(xié)調(diào)等，必須實(shí)現(xiàn)預(yù)算管理的信息化。

從信息化的角度來說，預(yù)算管理應(yīng)該是一個(gè)獨(dú)立的系統(tǒng)，這個(gè)系統(tǒng)涵蓋報(bào)表設(shè)計(jì)、預(yù)算編制、執(zhí)行、分析等功能，它和MIS系統(tǒng)又有著一定的聯(lián)系，比如實(shí)際發(fā)生情況、預(yù)算控制、預(yù)算預(yù)警等。然而，預(yù)算管理系統(tǒng)和MIS系統(tǒng)的聯(lián)系又不是很緊密，或者說并沒有MIS系統(tǒng)各個(gè)功能模塊之間的高頻度的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)，把預(yù)算管理系統(tǒng)和其他系統(tǒng)緊密集成必然會降低其預(yù)算編制的易用性和可操作性。

根據(jù)IT863網(wǎng)調(diào)研，全面預(yù)算管理信息化面臨的技術(shù)挑戰(zhàn)有三個(gè)方面：

一、流程復(fù)雜。N上N下是預(yù)算管理最基本的特征，N上N下并不復(fù)雜，但一旦和預(yù)算表的上報(bào)、審批、修改、調(diào)整等因素一并考慮的話，就變成了異常復(fù)雜的系統(tǒng)工程。

在此的管理難點(diǎn)是，全面預(yù)算管理涉及到企業(yè)全面的業(yè)務(wù)邏輯，從銷售、生產(chǎn)、采購、財(cái)務(wù)、費(fèi)用分?jǐn)偂⒊杀居?jì)算等方方面面，而業(yè)務(wù)邏輯卻經(jīng)常變化，并隨著企業(yè)的管理水平不斷精細(xì)化。這需要信息系統(tǒng)能夠靈活的建立企業(yè)復(fù)雜的業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)相容的預(yù)算模型，從而適應(yīng)不斷變化的管理需求和業(yè)務(wù)邏輯，并且系統(tǒng)的模型能夠隨著企業(yè)的管理水平不斷精細(xì)化。

二、信息整合。從預(yù)算編制來看，全面預(yù)算編制的范圍涵蓋財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)和資本預(yù)算，ERP中大多數(shù)數(shù)據(jù)都需要在預(yù)算編制過程中進(jìn)行精簡化的體現(xiàn)；從預(yù)算監(jiān)控來看，預(yù)算監(jiān)控的范圍涵蓋了企業(yè)經(jīng)營的各個(gè)層面，涵蓋企業(yè)現(xiàn)有系統(tǒng)的絕大部分，因此預(yù)算管理首先要具備信息整合的能力。

全面預(yù)算最終要體現(xiàn)為財(cái)務(wù)預(yù)算，預(yù)算編制過程中有大量的財(cái)務(wù)規(guī)則和財(cái)務(wù)計(jì)算，如成本費(fèi)用分?jǐn)?、根?jù)銷售和回款計(jì)算應(yīng)收賬款等。因此，完善的全面預(yù)算管理系統(tǒng)除了要為操作和管理層面的人員提供管理和分析功能之外，還要能夠?yàn)楣芾頉Q策層提供直觀的、儀表盤式的關(guān)鍵指標(biāo)數(shù)據(jù)展示。能夠動態(tài)顯示預(yù)算的關(guān)鍵性指標(biāo)數(shù)據(jù)及指標(biāo)的實(shí)際執(zhí)行情況，并能夠針對特定指標(biāo)鉆取到明細(xì)的業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。

三、面向決策和分析。作為連接戰(zhàn)略和日常經(jīng)營的有效管理工具，預(yù)算管理必須面向高層，面向決策支持。

預(yù)算控制是企業(yè)開展全面預(yù)算管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，也是企業(yè)進(jìn)行全面預(yù)算管理信息化需要考慮的一個(gè)重要方面。通過預(yù)算控制系統(tǒng)，企業(yè)預(yù)算管理部門可以很方便的對各預(yù)算單位的預(yù)算進(jìn)行有效的預(yù)警和控制。通過將預(yù)算控制和日常審批流程相結(jié)合，在業(yè)務(wù)活動發(fā)生前，通過相應(yīng)的審批過程，達(dá)到事前控制的目標(biāo)。

基于大數(shù)據(jù)的全面預(yù)算管理的建議

英國管理史學(xué)專家威策爾說過一句話：“管理中的一切都是全新的”。全面預(yù)算管理的特點(diǎn)決定了全面預(yù)算系統(tǒng)需要有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)整合能力；必須具備強(qiáng)大的分析能力和簡單的操作方式；在用戶實(shí)際應(yīng)用的情況下，全面預(yù)算管理系統(tǒng)的用戶數(shù)要比ERP用戶數(shù)大得多，因此，預(yù)算管理系統(tǒng)必須具備超大并發(fā)用戶下高效率運(yùn)行的能力。

全面預(yù)算管理正是讓企業(yè)大數(shù)據(jù)、海量數(shù)據(jù)“活起來”的最好方式。因此企業(yè)的全面預(yù)算管理工具必須借助有效的信息化手段才能充分發(fā)揮它在戰(zhàn)略與執(zhí)行之間的連接作用。一個(gè)優(yōu)秀的全面預(yù)算管理系統(tǒng)需要構(gòu)建在多維數(shù)據(jù)模型的基礎(chǔ)之上，并能夠充分整合企業(yè)現(xiàn)有的各種實(shí)際數(shù)據(jù)資源。之所以這么說，是因?yàn)轭A(yù)算一是根據(jù)歷年的數(shù)據(jù)和某些調(diào)整信息預(yù)測未來時(shí)期的信息；二是由實(shí)際業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和預(yù)算數(shù)據(jù)進(jìn)行比較，并在此基礎(chǔ)上，為企業(yè)未來的經(jīng)營設(shè)計(jì)一套最佳管理方案，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源的最佳分配、獲取未來業(yè)績的最大回報(bào)。

全面預(yù)算管理系統(tǒng)情況復(fù)雜，指標(biāo)繁多，其監(jiān)督管理就更為復(fù)雜與困難。在預(yù)算編制、執(zhí)行、監(jiān)督檢查中，若完全依靠人力是難以做到的?；谶@樣的大數(shù)據(jù)系統(tǒng)，需要建立相關(guān)模型，進(jìn)行各方面的分析。這就像人體檢一樣，通過各種數(shù)據(jù)的分析，就可以判定在哪些方面可能存在問題，以提出應(yīng)對的解決方案。

為打破傳統(tǒng)會計(jì)信息系統(tǒng)的局限性，可以借助事項(xiàng)會計(jì)理論、業(yè)務(wù)流程重組理論和ERP來重構(gòu)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的全面預(yù)算管理的信息系統(tǒng)。借助電子商務(wù)的財(cái)務(wù)管理信息化體系的思路是：以財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化、財(cái)務(wù)信息共享為目標(biāo)，以業(yè)務(wù)過程建模，以業(yè)務(wù)活動為驅(qū)動事項(xiàng)，集成所有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，通過業(yè)務(wù)處理流程實(shí)時(shí)提供信息處理和控制，生成個(gè)性化的財(cái)務(wù)報(bào)告，面向決策，支持所有的用戶。

其中，通過構(gòu)建電子環(huán)境下的會計(jì)信息系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)全面預(yù)算管理的功能，包括：遠(yuǎn)程處理功能，實(shí)現(xiàn)企業(yè)與企業(yè)、企業(yè)與客戶、企業(yè)與供應(yīng)商零距離的交易行為；移動辦公，管理人員可以隨時(shí)隨地得到企業(yè)的最新運(yùn)營信息以做出決策，增強(qiáng)企業(yè)競爭力；實(shí)時(shí)動態(tài)管理，系統(tǒng)隨時(shí)生成動態(tài)的財(cái)務(wù)報(bào)表提供實(shí)時(shí)信息；財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)協(xié)同，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部各部門之間的協(xié)同，與供應(yīng)鏈的協(xié)同，與客戶的協(xié)同，與社會相關(guān)部門的協(xié)同。確保整個(gè)系統(tǒng)在基于大數(shù)據(jù)的前提下建立自動診斷專家子系統(tǒng)，通過科學(xué)實(shí)時(shí)的專家診斷，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的動態(tài)監(jiān)督。

另外值得一提的是，全面預(yù)算管理也有助于企業(yè)IT的發(fā)展。因?yàn)閺氖袌鰬?yīng)用和需求來看，任何一個(gè)單元技術(shù)的信息化系統(tǒng)都顯得蒼白無力。只有通過整合，將企業(yè)管理與信息化復(fù)合技術(shù)進(jìn)行集成應(yīng)用，從而解決信息孤島問題，才能適應(yīng)企業(yè)業(yè)務(wù)的成長變化。預(yù)算管理也是體現(xiàn)ERP事前計(jì)劃和事中控制思想的重要手段，有助于以“生產(chǎn)”為中心的ERP推式管理向以“市場”為中心的ERP拉式管理轉(zhuǎn)化。

作者單位：*中油財(cái)務(wù)有限責(zé)任公司

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