程源

摘 要：在從事檔案資源管理工作的上，應(yīng)嚴(yán)格做到檔案的完整性、全面性及檔案體系的綜合性，進(jìn)而達(dá)到科學(xué)排列，形成系統(tǒng)，并根據(jù)不同歷史時(shí)期社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、科學(xué)文化的需要，按其自身的規(guī)律，釋放檔案資源的信息量和知識(shí)量，為企業(yè)檔案建設(shè)事業(yè)的發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；資源研究；優(yōu)化工作環(huán)境

1 提高對(duì)靜態(tài)檔案資源的研究力度

1.1 解決思維創(chuàng)新

跳出傳統(tǒng)思維的局限，用全新的視角，全新的理念，由傳統(tǒng)的“保管員”跳躍到“研究員”的臺(tái)階上。這種認(rèn)識(shí)上的創(chuàng)新，需要檔案工作者自身的認(rèn)識(shí)飛躍，也需要主管機(jī)關(guān)、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)識(shí)到位。否則，很容易用舊觀念扼殺新理念。當(dāng)今信息社會(huì)，必須以加強(qiáng)企業(yè)信息化建設(shè)，建立完善的信息系統(tǒng)和快捷的信息交流來(lái)作為促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技進(jìn)步、事業(yè)發(fā)達(dá)的戰(zhàn)略舉措。隨著企業(yè)OA（辦公自動(dòng)化）、MIS（企業(yè)管理信息系統(tǒng)）的廣泛應(yīng)用，檔案管理系統(tǒng)作為整個(gè)系統(tǒng)的子模塊，其管理現(xiàn)代化跨上了一個(gè)新臺(tái)階，數(shù)字化向傳統(tǒng)檔案管理模式和理論提出了挑戰(zhàn)，檔案的信息服務(wù)作用日益突出。作為企業(yè)基礎(chǔ)管理工作的檔案事業(yè)，也應(yīng)該緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)和完善企業(yè)的檔案管理工作，建立健全信息化的檔案管理理念。信息化建設(shè)主要從以下幾方面入手：（1）檔案信息的數(shù)字化建設(shè)是指利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)。檔案信息數(shù)字化的內(nèi)容有兩個(gè)不同層次：一是檔案目錄信息的數(shù)字化，二是檔案全文信息的數(shù)字化。（2）檔案網(wǎng)站建設(shè)檔案網(wǎng)站是檔案機(jī)構(gòu)在公共信息服務(wù)網(wǎng)站上建立的站點(diǎn)，它一般是以主頁(yè)方式提供相關(guān)檔案服務(wù)和開(kāi)展檔案宣傳。（3）數(shù)字檔案館建設(shè)數(shù)字檔案館是利用電子網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程獲取檔案文件信息的一種方式，它強(qiáng)調(diào)的是在數(shù)字化檔案館環(huán)境下用戶(hù)開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的便利。

1.2 解決機(jī)構(gòu)到位和課題到位問(wèn)題

只要認(rèn)識(shí)到位，事情便迎刃而解。沒(méi)有人去研究，當(dāng)然“研究”不起來(lái)。隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的加快，企業(yè)對(duì)檔案管理也提出了更高的要求，早已不限于“管好”檔案，更多地要求是“用好”檔案。檔案管理部門(mén)必須提高其自身的管理水平、管理手段，必須從手工方式向現(xiàn)代管理方式轉(zhuǎn)變，為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)，才能適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的步伐?！疤嵘龣n案管理檔次，將檔案交給計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理”正式成為一種必然趨勢(shì)。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)等各種信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，為企業(yè)檔案信息資源的科學(xué)保管和開(kāi)發(fā)利用創(chuàng)造了前所未有的契機(jī)，內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施不斷改進(jìn)完善，也為檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造了良好的條件。通過(guò)實(shí)施檔案信息化建設(shè)，檔案的管理和利用將完全通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)，以高度集成的網(wǎng)絡(luò)信息為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化、規(guī)范化，為企業(yè)內(nèi)部及外部提供快捷高效的檔案信息服務(wù)，是對(duì)檔案部門(mén)和檔案工作者當(dāng)前和相當(dāng)長(zhǎng)一段時(shí)期內(nèi)提出的艱巨的系統(tǒng)工程。

目前，隨著企業(yè)OA（辦公自動(dòng)化）系統(tǒng)的應(yīng)用，各級(jí)機(jī)關(guān)單位的一個(gè)重要內(nèi)容就是日常的收文、辦文和發(fā)文，公文的處理是機(jī)關(guān)處理公務(wù)和行政管理的重要工具。因此，檔案信息化建設(shè)必須緊跟企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)的步伐，檔案部門(mén)信息化建設(shè)要納入企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)體系。抓住企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)給檔案信息化發(fā)展帶來(lái)的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，使檔案信息化建設(shè)盡快適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)和運(yùn)行的需要。如何管理和保存企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中產(chǎn)生的電子文件和電子檔案，如何應(yīng)用電子化的信息為領(lǐng)導(dǎo)決策和機(jī)關(guān)服務(wù)，已成為檔案管理面臨的一個(gè)新課題。

1.3 解決研究成果的社會(huì)認(rèn)定

研究與成果認(rèn)定是一個(gè)系統(tǒng)工程，需要建立成果的完成、成果的評(píng)價(jià)、成果的社會(huì)效應(yīng)、成果的陣地、成果的發(fā)表與交流等等。從企業(yè)檔案的特點(diǎn)來(lái)講，檔案研究成果是企業(yè)全體員工從事生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)實(shí)踐活動(dòng)的勞動(dòng)結(jié)晶和智慧積累，凝聚著一代甚至幾代領(lǐng)導(dǎo)者和廣大職工的聰明才智與辛勞汗水，無(wú)論它承載于何種形式的載體上，它自身特點(diǎn)具備企業(yè)無(wú)形財(cái)產(chǎn)的屬性，是企業(yè)用金錢(qián)難以買(mǎi)到的無(wú)價(jià)之寶。企業(yè)檔案工作要堅(jiān)持以科學(xué)發(fā)展觀重要思想為指導(dǎo)，實(shí)事求是地做好企業(yè)檔案工作，使檔案信息資源真正服務(wù)于企業(yè)，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，以檔案工作的“有為”樹(shù)起在現(xiàn)代企業(yè)管理中的“有位”。

2 規(guī)劃、設(shè)計(jì)檔案工作發(fā)展戰(zhàn)略

2.1 優(yōu)化檔案工作環(huán)境

包括硬環(huán)境和軟環(huán)境，建立吸納人才的環(huán)境機(jī)制。比如，較為優(yōu)越的工作環(huán)境、生活環(huán)境、發(fā)展環(huán)境等。面對(duì)龐大繁雜的企業(yè)檔案信息，要想提高管理水平和服務(wù)質(zhì)量，必須加快信息化建設(shè)，減輕檔案人員重復(fù)進(jìn)行的體力勞動(dòng)，提高工作效率。將企業(yè)檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來(lái)，促進(jìn)企業(yè)檔案工作由傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代管理模式轉(zhuǎn)變，充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息資源的價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，同時(shí)可以給管理人員、職能部門(mén)帶來(lái)顯而易見(jiàn)的效果和收益。

2.1.1 檔案管理不再費(fèi)時(shí)費(fèi)力。檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供單位利用，工作量大，效率很低，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。實(shí)行信息化后，檔案管理達(dá)到自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化。數(shù)據(jù)只需一次錄入可以多次利用，即可在檔案管理內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，提高了工作效率。數(shù)據(jù)錄入后，可以方便地打印出相關(guān)的收發(fā)文單據(jù)、匯總表，打印出檔案的背脊、封面、案卷目錄、文件目錄、備考表等。檔案庫(kù)中的信息需要統(tǒng)計(jì)，并形成報(bào)表，由計(jì)算機(jī)處理，可以極大地提高管理人員的效率。

2.1.2 檢索查詢(xún)方便。傳統(tǒng)的檢索方式，檔案管理人員從一本一本的目錄中找出所需的檔案來(lái)，然后根據(jù)記錄到庫(kù)房中查找，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力。檔案管理信息化后，可以實(shí)現(xiàn)即時(shí)查詢(xún)，管理人員從模糊查詢(xún)、組合查詢(xún)、分類(lèi)查詢(xún)中選取最佳的查詢(xún)方式，在檔案庫(kù)中檢索出需要的檔案信息。極大的減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)。

2.2 創(chuàng)新觀念

靠工作的影響力樹(shù)立檔案工作的社會(huì)形象，讓檔案工作從不被人注意的角落跳出來(lái)，找準(zhǔn)自身在企業(yè)發(fā)展中的定位，最大限度地發(fā)揮自身的影響力?，F(xiàn)代企業(yè)的基本特征是產(chǎn)權(quán)清晰、權(quán)責(zé)明確、政企分開(kāi)、管理科學(xué)，檔案工作作為企業(yè)管理的一部分，其發(fā)展方向必須與企業(yè)發(fā)展主流相一致。因此，要求檔案工作需要用科學(xué)發(fā)展觀的思想，大興求真務(wù)實(shí)之風(fēng)，大力弘揚(yáng)求真務(wù)實(shí)精神，始終保持昂揚(yáng)向上、奮發(fā)有為的精神狀態(tài)，團(tuán)結(jié)一致、真抓實(shí)干、爭(zhēng)創(chuàng)一流業(yè)績(jī)。目前，檔案的知識(shí)管理與檔案的實(shí)體管理、信息管理是并存的，但建立以用戶(hù)滿(mǎn)意為中心的檔案知識(shí)服務(wù)體系是未來(lái)發(fā)展的大勢(shì)所趨。作為企業(yè)檔案工作者，我們必須從傳統(tǒng)的服務(wù)型模式中跳出來(lái)，建立“一切為用戶(hù)考慮、一切讓用戶(hù)滿(mǎn)意”的服務(wù)意識(shí)，并積極探索以知識(shí)型人才為主的檔案知識(shí)服務(wù)。

3 結(jié)語(yǔ)

總而言之，企業(yè)檔案管理工作是基礎(chǔ)工作，它不是生產(chǎn)、管理以及經(jīng)濟(jì)建設(shè)的“前線”，但是它是各項(xiàng)工作的全部。通過(guò)檔案可以借鑒歷史，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，明示未來(lái)的發(fā)展方向，為各項(xiàng)發(fā)展提供基礎(chǔ)支持，檔案工作的創(chuàng)新管理、思路開(kāi)闊、主動(dòng)服務(wù)，不斷提高檔案管理效益，使檔案信息服務(wù)對(duì)構(gòu)建和諧社會(huì)、和諧企業(yè)有著不可替代的作用。在改革開(kāi)放和社會(huì)經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的新形勢(shì)下，檔案工作發(fā)生了深刻的變化，檔案信息化應(yīng)運(yùn)而生，他是檔案事業(yè)實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展千載難逢的機(jī)遇，也是關(guān)系到檔案工作生死存亡的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，我們檔案工作者必須以全新的視野、全局的觀念和發(fā)展的戰(zhàn)略，抓住機(jī)遇、迎接挑戰(zhàn)，檔案事業(yè)的發(fā)展前景一定光輝燦爛！