編者按布倫達(dá)?珀西（Brenda Percy）是紐約Verse Solutions公司的產(chǎn)品分析師，負(fù)責(zé)預(yù)測(cè)技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)和制定相應(yīng)的市場計(jì)劃。在2014年1月發(fā)表于《質(zhì)量文摘》的文章中，作者指出中小型企業(yè)需要的是可擴(kuò)展的、費(fèi)用可承受的質(zhì)量管理體系解決方案，從而以較低的成本享受質(zhì)量管理體系的好處。把握靈活性、擴(kuò)展性、可視化、專有性這4個(gè)特征，可以幫助中小企業(yè)優(yōu)化質(zhì)量管理體系的選擇過程。

事實(shí)濟(jì)實(shí)上用，的的確質(zhì)存量在管可理擴(kuò)體展系和軟經(jīng)件解決方案。這些方案簡單而有效，能以相當(dāng)?shù)偷某杀精@得質(zhì)量管理體系的好處，證明它們的投資回報(bào)率。關(guān)鍵是要找到它們，讓中小型企業(yè)獲得一個(gè)正確的質(zhì)量管理體系軟件解決方案。

為確保實(shí)現(xiàn)投資的長期價(jià)值，中小企業(yè)應(yīng)該尋找滿足以下4個(gè)特征的質(zhì)量管理體系解決方案。

1.靈活性，能夠適應(yīng)企業(yè)個(gè)體的需要

要想真正產(chǎn)生效果，質(zhì)量管理體系必須建立在一個(gè)動(dòng)態(tài)工作流平臺(tái)之上，因此要尋找具備靈活性的軟件。該平臺(tái)應(yīng)該能夠?yàn)樽罴褜?shí)踐應(yīng)用提供用武之地，并且能對(duì)質(zhì)量改進(jìn)機(jī)會(huì)自動(dòng)評(píng)估，管理糾正措施和實(shí)施文件控制。

它包括了質(zhì)量管理的標(biāo)準(zhǔn)工作流程，但你也應(yīng)該根據(jù)自己企業(yè)的實(shí)際情況對(duì)這些流程進(jìn)行調(diào)整。你需要做的是尋找一個(gè)能夠適應(yīng)現(xiàn)有流程的系統(tǒng)，并根據(jù)你的流程進(jìn)行調(diào)整，這是一個(gè)可能會(huì)影響將來功能和成本的關(guān)鍵因素。

例如，有些軟件系統(tǒng)基于通用的最佳實(shí)踐，對(duì)其進(jìn)行改變不得不花費(fèi)額外的時(shí)間和成本。在這種情況下，你往往會(huì)丟棄花費(fèi)數(shù)年時(shí)間完善的業(yè)務(wù)流程，去實(shí)施一個(gè)新的工作流程，并培訓(xùn)員工適應(yīng)該流程。對(duì)于中小企業(yè)而言，這些適應(yīng)性支出幾乎相當(dāng)于系統(tǒng)的初始成本。

一個(gè)靈活的質(zhì)量管理體系可以讓你輕松地配置關(guān)鍵詞、登錄項(xiàng)和偏愛的網(wǎng)頁。你可以得心應(yīng)手地使用該軟件，無需IT部門的協(xié)助。舉例來說，盡管沒有編程的知識(shí)，你仍可以利用拖放等圖形工具更改系統(tǒng)的界面外觀，僅此一點(diǎn)就體現(xiàn)了系統(tǒng)的用戶友好性。

2.擴(kuò)展性，可隨企業(yè)同步增長

越是成功的中小企業(yè)，其業(yè)務(wù)的發(fā)展就越迅速，從而需要更多的員工、更大的工作場地以及更多的軟件系統(tǒng)來適應(yīng)這種增長，除非你的軟件系統(tǒng)具備可擴(kuò)展性。擴(kuò)展性指的是軟件系統(tǒng)能力伴隨你的企業(yè)同步增長，它的正常功效卻不會(huì)受到影響。對(duì)于中小企業(yè)來說，成功往往伴隨著增長，因此可擴(kuò)展性是質(zhì)量管理體系軟件解決方案的一個(gè)重要屬性。

要判斷一個(gè)軟件系統(tǒng)是否真正具有擴(kuò)展性，可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行考慮：

——長期目標(biāo)。該軟件系統(tǒng)是否可以適應(yīng)更多的企業(yè)用戶和更大的工作場地？

——客戶的成功案例。軟件供應(yīng)商能否提一些案例，證明其他中小企業(yè)成功地將解決方案擴(kuò)展到不止一處設(shè)施？

——基于位置的管理。該系統(tǒng)能否根據(jù)地域進(jìn)行配置，以便特定地域能維持它們特定的流程？

模塊化系統(tǒng)往往更具有擴(kuò)展性，因?yàn)樵撥浖到y(tǒng)的每一部分，無論是糾正措施、審核還是員工培訓(xùn)，都可以根據(jù)需要進(jìn)行擴(kuò)展，以滿足更多員工和工作場地的需要。

3.可視化，面向所有數(shù)據(jù)

質(zhì)量管理體系包含如此龐大的數(shù)據(jù)，很難確保所有信息都能進(jìn)行適當(dāng)?shù)目梢暬?。然而，可視化是促進(jìn)所有組織變革的關(guān)鍵因素，因?yàn)槟銦o法改變你看不到的東西。有效的質(zhì)量管理體系軟件解決方案可以通過一個(gè)良好的報(bào)告工具解決這個(gè)問題。

質(zhì)量管理體系應(yīng)具備自動(dòng)生成報(bào)告的能力，從而簡化報(bào)告過程。通過使用報(bào)告工具，你可以創(chuàng)建報(bào)告模板，并利用挖掘功能迅速生成備忘錄。這些功能將提高可視化，并確保改善措施不被忽略。

4.專有性云部署方案

質(zhì)量管理體系軟件供應(yīng)商將提供多種部署方案，務(wù)求最佳匹配你的需求。軟件即服務(wù)（SaaS，Software as a Service）就是其中之一。這是一個(gè)有效的方案，因?yàn)橘|(zhì)量管理體系以及所有相關(guān)的數(shù)據(jù)都存儲(chǔ)在云端，是針對(duì)過程和文檔的基于網(wǎng)絡(luò)的解決方案。對(duì)于中小企業(yè)來說，SaaS比內(nèi)部部署質(zhì)量管理體系軟件更具成本效益，因?yàn)槟悴恍枰徺I服務(wù)器，也沒有傳統(tǒng)的存儲(chǔ)、備份和維護(hù)的成本。

人們往往會(huì)擔(dān)心云端部署的安全性和數(shù)據(jù)的完整性，因此，需要確保維護(hù)你數(shù)據(jù)的軟件處于安全的環(huán)境。最好是有一個(gè)專有的云環(huán)境，確保除了你的企業(yè)之外沒有其他人可以訪問你的數(shù)據(jù)。許多系統(tǒng)是通過管理式防火墻進(jìn)行訪問，并使用SSL（安全套接層）協(xié)議和HTTPS協(xié)議（超文本傳輸安全協(xié)議）減少安全隱患。資料重復(fù)存放和每日備份也使得你的數(shù)據(jù)得到保護(hù)。

質(zhì)量管理體系云解決方案也允許你根據(jù)需要擴(kuò)展系統(tǒng)，因?yàn)閹捠菬o限的。

《始信天下有奇峰》余慧文 攝

結(jié)論

質(zhì)量管理體系軟件解決方案的最大好處是簡化中小型企業(yè)的日常流程，從而能夠快速和有效地完成文檔管理、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、員工培訓(xùn)等公共流程。隨著企業(yè)的發(fā)展，系統(tǒng)的擴(kuò)展性將使其可以應(yīng)用于更多的工作場地。

一個(gè)精心設(shè)計(jì)的質(zhì)量管理體系軟件解決方案能夠增強(qiáng)中小企業(yè)的業(yè)務(wù)功能。靈活性、擴(kuò)展性、可視化和專有性云部署，是確保質(zhì)量管理體系軟件系統(tǒng)長期價(jià)值的基礎(chǔ)，能獲得可觀的投資回報(bào)率。