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        以項(xiàng)目管理視角剖析雙向轉(zhuǎn)診管理中存在的問題

        2014-02-08 07:04:40王凌峰李兆友李俊亮
        中國(guó)全科醫(yī)學(xué) 2014年1期
        關(guān)鍵詞:社區(qū)衛(wèi)生雙向項(xiàng)目管理

        王凌峰,李兆友,李俊亮

        項(xiàng)目管理(project management,PM)是管理學(xué)的一個(gè)分支學(xué)科,是通過對(duì)項(xiàng)目活動(dòng)進(jìn)行全過程、全方位的計(jì)劃、組織、控制和協(xié)調(diào),使項(xiàng)目按時(shí)、按質(zhì)、按量完成,項(xiàng)目管理在企業(yè)界得到了廣泛應(yīng)用。醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的許多工作實(shí)質(zhì)上就是一個(gè)個(gè)項(xiàng)目[1],有研究在城市社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)管理工作中引入了項(xiàng)目管理理念,并取得了一些經(jīng)驗(yàn)[2]。將項(xiàng)目管理的手段用于城市社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)管理,把管理中暴露的突出問題通過項(xiàng)目的方式加以論證和解決,能將工作做深、做細(xì),提升管理水平。雙向轉(zhuǎn)診是城市社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)工作中的重要組成部分,是實(shí)現(xiàn)“小病在社區(qū),大病去醫(yī)院”目標(biāo)的核心環(huán)節(jié),也是城市社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)工作中的難點(diǎn)[3]。本研究以項(xiàng)目管理視角剖析雙向轉(zhuǎn)診過程中存在的問題并提出管理對(duì)策,以期規(guī)范管理工作,進(jìn)一步促進(jìn)雙向轉(zhuǎn)診工作的開展。

        1 項(xiàng)目管理的基本特征

        管理學(xué)中認(rèn)為項(xiàng)目是指在有限的時(shí)間、人力、物力和財(cái)力范圍內(nèi)完成的有限任務(wù)。項(xiàng)目管理的概念是組織協(xié)調(diào)有限的資源,利用專門的知識(shí)、技能、工具和方法,在一定的時(shí)間限制范圍內(nèi)執(zhí)行并完成規(guī)定的任務(wù),實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目的,項(xiàng)目管理還應(yīng)該包括對(duì)項(xiàng)目執(zhí)行過程與結(jié)果的評(píng)估總結(jié)。按照美國(guó)項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)(project management institute,PMI)的項(xiàng)目管理知識(shí)體系,項(xiàng)目管理縱向有啟動(dòng)、計(jì)劃、實(shí)施、控制及結(jié)束5個(gè)過程,橫向有整合管理、范圍管理、時(shí)間管理、成本管理、質(zhì)量管理、人力管理、溝通管理、風(fēng)險(xiǎn)管理及采購(gòu)管理9個(gè)領(lǐng)域。PMI項(xiàng)目管理知識(shí)體系中的5個(gè)過程、9個(gè)領(lǐng)域是普遍性原理,適用于所有項(xiàng)目管理。項(xiàng)目管理需要把任務(wù)目標(biāo)明確,將有限的人力、物力、財(cái)力及時(shí)間等資源明確,這種明確化的過程也就構(gòu)成了項(xiàng)目管理的過程[4]。

        項(xiàng)目管理是一個(gè)典型的目標(biāo)管理過程,一切工作圍繞目標(biāo)開展。項(xiàng)目管理利用工作分解結(jié)構(gòu)(work breakdown structure,WBS)對(duì)可交付成果的項(xiàng)目元素進(jìn)行分組,將目標(biāo)成果分解,按照合理的層級(jí)將最終成果所需要的所有工作合理地分解到其工作結(jié)構(gòu)中,以各小組單元工作成果構(gòu)成項(xiàng)目整體成果,項(xiàng)目的“樹狀”分解表示著工作的逐級(jí)細(xì)化,確保項(xiàng)目所需要完成的工作內(nèi)容得到實(shí)施,避免產(chǎn)生需求死角[5]。

        雙向轉(zhuǎn)診是在實(shí)施城市社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)工作中提出的新要求,開展雙向轉(zhuǎn)診工作就是一個(gè)項(xiàng)目,從開始到完善,最后形成長(zhǎng)效機(jī)制。雙向轉(zhuǎn)診項(xiàng)目涉及醫(yī)院的管理科室、臨床科室和社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心(站)等眾多部門,項(xiàng)目管理者按照項(xiàng)目管理的理念、原則和方法制定并組織實(shí)施項(xiàng)目方案,要在確定的時(shí)間、成本、質(zhì)量、風(fēng)險(xiǎn)控制等要求下準(zhǔn)時(shí)、優(yōu)質(zhì)地完成全部工作,實(shí)現(xiàn)管理水平的提升、效率的提高。

        2 實(shí)施雙向轉(zhuǎn)診項(xiàng)目管理存在的問題

        我院為三甲醫(yī)院延伸舉辦社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)模式,醫(yī)院設(shè)置社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)管理部,負(fù)責(zé)醫(yī)院下設(shè)的7個(gè)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心和13個(gè)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)站的管理工作,社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)管轄22萬社區(qū)人口,年診療患者約30萬人次。按照國(guó)家的要求,我院院本部與社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)建立了雙向轉(zhuǎn)診制度,2008年啟動(dòng)了雙向轉(zhuǎn)診項(xiàng)目管理,但未能達(dá)到預(yù)期目標(biāo),時(shí)間延期,工作開展未遂人意,存在的問題較多,沒有完成項(xiàng)目設(shè)計(jì)的工作要求。例如,2011年1—6月院本部轉(zhuǎn)入社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心(站)共計(jì)189人次,以神經(jīng)內(nèi)科轉(zhuǎn)入為主;由社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心(站)轉(zhuǎn)到醫(yī)院本部共計(jì)48人次,以友誼18街坊社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心轉(zhuǎn)出為主。不論是雙向轉(zhuǎn)診的規(guī)模、還是分布均存在較多問題,其原因就在于項(xiàng)目管理工作不規(guī)范。

        2.1 項(xiàng)目管理組織體系不健全 雙向轉(zhuǎn)診工作涉及部門和參與人員多,工作難度大,實(shí)施雙向轉(zhuǎn)診需要完善的項(xiàng)目管理來實(shí)現(xiàn)。由于醫(yī)院和城市社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)的各級(jí)管理者缺乏管理學(xué)的相關(guān)訓(xùn)練,不能很好地運(yùn)用管理學(xué)的手段來分析問題、解決問題,習(xí)慣于經(jīng)驗(yàn)性管理,管理缺乏科學(xué)性。在實(shí)施雙向轉(zhuǎn)診工作過程中仍沿用傳統(tǒng)的職能式組織結(jié)構(gòu)下的項(xiàng)目管理,項(xiàng)目管理組織不健全、不規(guī)范。雖然明確了組織協(xié)調(diào)工作由醫(yī)院承擔(dān)對(duì)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)管理的職能部門——社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)管理部負(fù)責(zé),但是臨床科室的業(yè)務(wù)管理又隸屬于醫(yī)務(wù)部,醫(yī)院的臨床科室、社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)和管理部門又隸屬于不同的分管院長(zhǎng)管理,雙向轉(zhuǎn)診項(xiàng)目管理實(shí)質(zhì)為多頭管理,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人責(zé)權(quán)不清晰,沒有形成完整的雙向轉(zhuǎn)診項(xiàng)目管理體系。

        2.2 缺乏配套的規(guī)章制度 雙向轉(zhuǎn)診啟動(dòng)準(zhǔn)備工作不足,只是按照國(guó)家文件的要求進(jìn)行了部署,雖然成立了項(xiàng)目管理組織,制定了一些相關(guān)的制度,但是在項(xiàng)目啟動(dòng)前對(duì)項(xiàng)目方案的制定缺乏統(tǒng)籌考慮,項(xiàng)目的設(shè)計(jì)和計(jì)劃方案不完善。沒有對(duì)雙向轉(zhuǎn)診進(jìn)行需求評(píng)估,分析項(xiàng)目所涉及的各個(gè)科室和個(gè)人對(duì)項(xiàng)目目的和產(chǎn)出的需求,找出問題的關(guān)鍵點(diǎn),進(jìn)行可行性分析,確定項(xiàng)目方案的具體內(nèi)容,制定出相關(guān)的制度。由于項(xiàng)目管理上的不完善,在項(xiàng)目實(shí)施過程中缺乏配套的規(guī)章制度,沒有完全按照工作分解結(jié)構(gòu)的要求進(jìn)行工作分解,造成雙向轉(zhuǎn)診工作在各個(gè)科室不能很好地執(zhí)行,管理層在項(xiàng)目的各個(gè)環(huán)節(jié)掌控力度缺失,使項(xiàng)目實(shí)施不能達(dá)到預(yù)期目的。

        2.3 監(jiān)督管理不到位 由于項(xiàng)目組織管理體系不完善,缺乏統(tǒng)籌管理,沒有制定完善的考核指標(biāo)和考核內(nèi)容,缺乏對(duì)項(xiàng)目的有效監(jiān)管。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員均為臨床科室中醫(yī)生組長(zhǎng),工作繁重,對(duì)項(xiàng)目不能專心持續(xù)投入。社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)管理部缺乏項(xiàng)目管理層的權(quán)威性,管控能力不夠,各個(gè)臨床科室考慮各自利益較多,不能完全按照項(xiàng)目工作的安排落實(shí)雙向轉(zhuǎn)診工作,使項(xiàng)目拖延,甚至阻礙項(xiàng)目實(shí)施。

        3 加強(qiáng)雙向轉(zhuǎn)診的項(xiàng)目管理

        項(xiàng)目管理的目標(biāo)管理機(jī)制可以很好地避免管理中的無目的性,項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)可以較好實(shí)現(xiàn)跨組織、跨部門的協(xié)調(diào)和協(xié)作,明確項(xiàng)目責(zé)任,避免推諉扯皮,有利于實(shí)現(xiàn)資源的合理配置和有效共享。規(guī)范的管理是實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理的必需條件,要按照項(xiàng)目管理知識(shí)體系中的5個(gè)過程、9個(gè)領(lǐng)域的普遍性原理,結(jié)合醫(yī)學(xué)專業(yè)管理的特點(diǎn),明確項(xiàng)目任務(wù)目標(biāo),利用工作分解結(jié)構(gòu)對(duì)可交付成果的項(xiàng)目元素進(jìn)行細(xì)化分組,將有限的人力、物力、財(cái)力及時(shí)間等資源明確,對(duì)項(xiàng)目全過程進(jìn)行計(jì)劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)、控制和評(píng)價(jià),確保項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。通過項(xiàng)目管理者和團(tuán)隊(duì)的努力,把各種知識(shí)、技能、手段和技術(shù)應(yīng)用于項(xiàng)目活動(dòng)之中,對(duì)資源進(jìn)行計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)、控制,以達(dá)到項(xiàng)目的要求[6]。

        3.1 建立新型的項(xiàng)目管理組織結(jié)構(gòu) 強(qiáng)化項(xiàng)目管理辦公室的工作,加強(qiáng)雙向轉(zhuǎn)診管理部門與相關(guān)部門的配合,理順管理體系。雙向轉(zhuǎn)診的核心是醫(yī)院的臨床科室將確診的慢性病患者、術(shù)后康復(fù)期等不需要在大醫(yī)院住院的患者下轉(zhuǎn)到社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行治療,將社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)不能處理的疾病的患者及時(shí)上轉(zhuǎn)到大醫(yī)院,二者形成一個(gè)完整的服務(wù)閉環(huán),為社區(qū)居民提供有效、經(jīng)濟(jì)、方便、綜合、連續(xù)的衛(wèi)生服務(wù)。在目前管理體制下的雙向轉(zhuǎn)診工作存在問題的原因是多方面的,由于我國(guó)沒有建立起全科醫(yī)生的“守門人”制度,患者就醫(yī)有完全的自由選擇權(quán),社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)與大醫(yī)院在技術(shù)、服務(wù)等方面存在差距,患者就醫(yī)常常首選大醫(yī)院,造成了大醫(yī)院門庭若市、基層社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)門可羅雀的現(xiàn)象。另外還有經(jīng)濟(jì)利益關(guān)系,醫(yī)院和社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)都存在公益性和企業(yè)性雙重特性,醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)需要?jiǎng)?chuàng)收來獲得資金的補(bǔ)充,醫(yī)療業(yè)務(wù)收入的多少關(guān)系到每一位員工的個(gè)人收入,這樣就造成患者的雙向轉(zhuǎn)診實(shí)施困難。所以需要加強(qiáng)行政管理,強(qiáng)化項(xiàng)目管理組織結(jié)構(gòu),制定完善的制度保障體系,加強(qiáng)監(jiān)督考核,才能保證雙向轉(zhuǎn)診目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

        雙向轉(zhuǎn)診項(xiàng)目的實(shí)施要參照項(xiàng)目管理知識(shí)體系的5個(gè)過程、9個(gè)領(lǐng)域的基本原理,全面分析,明確資源,設(shè)計(jì)方案,組織實(shí)施。項(xiàng)目管理在達(dá)到目的后,雖然項(xiàng)目的階段性工作結(jié)束,但是需要認(rèn)真、全面總結(jié),然后將項(xiàng)目工作進(jìn)入常態(tài)化工作狀態(tài),見圖1。

        圖1 雙向轉(zhuǎn)診項(xiàng)目管理流程圖

        3.2 完善雙向轉(zhuǎn)診項(xiàng)目管理方案 遵循SMART〔S=Specific(明確性)、M=Measurable(可衡量性)、A=Attainable(可達(dá)成性)、R=Relevant(相關(guān)性)、T=Time-bound(時(shí)限性)〕原則[7],完善雙向轉(zhuǎn)診項(xiàng)目管理方案。將管理方案的目標(biāo)具體化,讓每一個(gè)參與者很容易掌握要求,成為工作的行為標(biāo)準(zhǔn)。要量化考核指標(biāo),任務(wù)要落實(shí)到每一個(gè)部門、每一個(gè)人。雙向轉(zhuǎn)診項(xiàng)目的目標(biāo)必須要與國(guó)家醫(yī)改的相關(guān)政策保持一致,要與衛(wèi)生行政部門下發(fā)的各種醫(yī)療規(guī)范、制度保持一致,要與醫(yī)院的總體目標(biāo)相互關(guān)聯(lián)、保持協(xié)調(diào)。

        在制定雙向轉(zhuǎn)診目標(biāo)管理方案時(shí),對(duì)于醫(yī)院內(nèi)的臨床科室,首先要分析科室的疾病譜,明確屬于我院社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)管轄范圍內(nèi)的患者出院后必須進(jìn)行雙向轉(zhuǎn)診,將患者轉(zhuǎn)入社區(qū)。另外還需要明確規(guī)定各個(gè)疾病在何種情況下就可以轉(zhuǎn)入社區(qū),采取何種方式轉(zhuǎn)入社區(qū)。對(duì)于社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心(站)也要在調(diào)查分析研究的基礎(chǔ)上明確患者在何種情況下必須上轉(zhuǎn)到大醫(yī)院,形成技術(shù)規(guī)范。

        3.3 矩陣式組織結(jié)構(gòu)在項(xiàng)目管理中的運(yùn)用 矩陣式組織結(jié)構(gòu)通過橫向聯(lián)系和縱向聯(lián)系的管理方式,平衡了雙向轉(zhuǎn)診項(xiàng)目中分權(quán)化與集權(quán)化問題,成立跨部門的項(xiàng)目機(jī)構(gòu),使管理部門、各個(gè)臨床科室和社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)之間相互協(xié)調(diào)和相互監(jiān)督,達(dá)到資源共享、統(tǒng)一協(xié)調(diào)、高效地實(shí)現(xiàn)雙向轉(zhuǎn)診項(xiàng)目工作的目標(biāo)[8]。組織的臨時(shí)性和開放性是項(xiàng)目管理的基本特性,雙向轉(zhuǎn)診項(xiàng)目參與的部門較多,為矩陣式組織結(jié)構(gòu)。項(xiàng)目在院長(zhǎng)授權(quán)下由主管院長(zhǎng)(項(xiàng)目管理者)負(fù)責(zé)進(jìn)行,項(xiàng)目辦公室負(fù)責(zé)日常工作,各臨床科室和社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)為項(xiàng)目的具體落實(shí)點(diǎn),見圖2。

        3.4 工作分解結(jié)構(gòu)在雙向轉(zhuǎn)診中的運(yùn)用 工作分解結(jié)構(gòu)將項(xiàng)目按照一定的原則進(jìn)行分解,把項(xiàng)目分解成不同的任務(wù),再把各個(gè)任務(wù)分解成一項(xiàng)項(xiàng)具體工作,最后把一項(xiàng)項(xiàng)工作分配到項(xiàng)目組每一個(gè)人的日常工作中,直到分解不下去為止[9]。在雙向轉(zhuǎn)診項(xiàng)目管理中要針對(duì)明確的雙向轉(zhuǎn)診工作任務(wù),制定項(xiàng)目的計(jì)劃和實(shí)施方案,要將任務(wù)按照不同科室的專業(yè)技術(shù)范圍進(jìn)行分解,科室項(xiàng)目組再根據(jù)科室的具體情況對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行職責(zé)分配,落實(shí)到科室內(nèi)的治療小組,科室內(nèi)治療小組的組長(zhǎng)要對(duì)本小組的項(xiàng)目工作負(fù)責(zé)。項(xiàng)目管理的工作分解結(jié)構(gòu)按照規(guī)則進(jìn)行分解循環(huán),項(xiàng)目越大,這種分解循環(huán)的次數(shù)就越多,最終將主體目標(biāo)逐步細(xì)化分解到可直接分派到個(gè)人去完成,每個(gè)任務(wù)原則上要求分解到不能再細(xì)分為止,見圖3。

        圖2 雙向轉(zhuǎn)診項(xiàng)目矩陣式組織結(jié)構(gòu)圖

        圖3 雙向轉(zhuǎn)診項(xiàng)目工作分解結(jié)構(gòu)圖

        3.5 項(xiàng)目控制在雙向轉(zhuǎn)診項(xiàng)目中的運(yùn)用 項(xiàng)目管理的精髓在于控制,雙向轉(zhuǎn)診項(xiàng)目中項(xiàng)目控制的核心是進(jìn)度控制、質(zhì)量控制和成本控制,項(xiàng)目控制的目的就是按照擬定的計(jì)劃和標(biāo)準(zhǔn),通過督導(dǎo)檢查,核查各個(gè)項(xiàng)目組在執(zhí)行雙向轉(zhuǎn)診項(xiàng)目計(jì)劃過程中的各項(xiàng)考核指標(biāo)與計(jì)劃要求指標(biāo)的差距,指導(dǎo)項(xiàng)目組按時(shí)、按質(zhì)、按量完成任務(wù),以保證計(jì)劃目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)[10]。

        3.6 運(yùn)用信息化技術(shù)提升項(xiàng)目管理的效率 新醫(yī)改對(duì)醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的信息化提出了具體要求,信息化建設(shè)成為醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)管理的必需內(nèi)容。在雙向轉(zhuǎn)診過程中存在大量的技術(shù)資料的交換,整合管理、范圍管理、時(shí)間管理、成本管理、質(zhì)量管理、人力管理、溝通管理、風(fēng)險(xiǎn)管理及采購(gòu)管理等都需要及時(shí)處理大量數(shù)據(jù),特別是監(jiān)管方面。實(shí)現(xiàn)信息化對(duì)于推動(dòng)雙向轉(zhuǎn)診項(xiàng)目管理的科學(xué)化、效率化可以發(fā)揮極大的作用,全面控制項(xiàng)目管理的全生命周期,使項(xiàng)目以最低的成本獲得最大的價(jià)值,對(duì)完善項(xiàng)目管理意義重大。

        雙向轉(zhuǎn)診是實(shí)現(xiàn)新醫(yī)改目標(biāo)的重要手段之一,在目前我國(guó)沒有建立起嚴(yán)格的“守門人”制度的情況下,該項(xiàng)制度的落實(shí)存在較多的困難。規(guī)范地運(yùn)用項(xiàng)目管理模式,進(jìn)行有效的行政管理干預(yù),可能是一個(gè)有效的方法。應(yīng)按照項(xiàng)目管理的5個(gè)過程、9個(gè)領(lǐng)域普遍性原理的要求,結(jié)合醫(yī)學(xué)專業(yè)管理的特點(diǎn),建立新型項(xiàng)目管理組織結(jié)構(gòu),完善雙向轉(zhuǎn)診項(xiàng)目管理方案,運(yùn)用矩陣式組織結(jié)構(gòu),按照工作分解結(jié)構(gòu)的規(guī)則進(jìn)行分解循環(huán),將主體目標(biāo)細(xì)化分解到不能再細(xì)分為止,加強(qiáng)項(xiàng)目的控制管理,運(yùn)用信息化技術(shù)提升項(xiàng)目管理的效率,使雙向轉(zhuǎn)診目標(biāo)得到貫徹落實(shí)。

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