□北京迪智成企業(yè)管理咨詢有限公司高級(jí)咨詢師 楊勇

單次會(huì)議規(guī)劃是整個(gè)會(huì)議營(yíng)銷的核心，其組織流程和步驟如下：

第一步：成立會(huì)務(wù)組。會(huì)務(wù)組人員組成應(yīng)視會(huì)議種類和規(guī)模而定，在此，我們以超過(guò)500人以上的、針對(duì)農(nóng)戶召開的技術(shù)宣傳推廣會(huì)為例。此類會(huì)議規(guī)模大，涉及到的參會(huì)人員多且范圍廣，因此建議組長(zhǎng)由總經(jīng)理、副總經(jīng)理或營(yíng)銷總監(jiān)親自掛帥。另外，會(huì)務(wù)組的其他成員包括所有中層干部和營(yíng)銷大區(qū)經(jīng)理。如果沒有其他緊急情況的話，與營(yíng)銷有關(guān)的所有人員均要參與其中。對(duì)營(yíng)銷人員而言，熟悉并參與會(huì)議組織可為今后組織小型會(huì)議打基礎(chǔ)；對(duì)職能人員而言，增強(qiáng)與營(yíng)銷人員的配合度及其營(yíng)銷意識(shí)。

第二步：確定會(huì)議時(shí)間、主題和流程。確定會(huì)議時(shí)間、主題和流程是會(huì)務(wù)組的第一項(xiàng)議題。組織一場(chǎng)大型技術(shù)推廣會(huì)，前期的準(zhǔn)備時(shí)間至少需要半個(gè)月，小型的塘頭會(huì)、地頭會(huì)可能也要5到7天。會(huì)議時(shí)間和流程的設(shè)置要考慮當(dāng)?shù)剞r(nóng)戶的生活習(xí)慣，保證參會(huì)人員準(zhǔn)時(shí)到場(chǎng)。

相關(guān)文案如主持詞、開幕詞、客戶邀請(qǐng)?jiān)捫g(shù)、參會(huì)人員培訓(xùn)、祝酒辭等也應(yīng)同時(shí)開始撰寫。必須重視的是，此類文案的撰寫要反復(fù)揣摩，多用口語(yǔ)化的語(yǔ)句。同時(shí)要貼合會(huì)議主題，每段語(yǔ)句的長(zhǎng)短要和現(xiàn)場(chǎng)時(shí)間保持統(tǒng)一。

第三步：明確人員分工。人員分工包含兩部分內(nèi)容，一部分是會(huì)議開始前組織過(guò)程的會(huì)前分工，另一部分是從客戶進(jìn)場(chǎng)到會(huì)議結(jié)束的會(huì)中分工。會(huì)前分工要考慮到可能出現(xiàn)的所有問題和解決方法。會(huì)前分工可根據(jù)每日的會(huì)議籌備推進(jìn)會(huì)逐步完善，做到滴水不漏。會(huì)中分工是為了保障會(huì)議條理、更流暢。另外，會(huì)中分工是環(huán)環(huán)相扣的，一個(gè)環(huán)節(jié)不合理或出錯(cuò)很可能會(huì)導(dǎo)致會(huì)議秩序混亂甚至被迫中斷。這也是會(huì)議營(yíng)銷的難點(diǎn)之一，需要多次會(huì)議的磨合。

第四步：確定會(huì)議地點(diǎn)。這里我們將會(huì)議地點(diǎn)選擇單獨(dú)拿出來(lái)說(shuō)是因?yàn)檫x址直接決定了會(huì)場(chǎng)秩序。選址要具備位置優(yōu)越、知名度高、設(shè)施齊全、配合融洽、空間夠大、無(wú)安全隱患這六要素。實(shí)在達(dá)不到這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的也要在備選地點(diǎn)中擇優(yōu)選擇。

第五步：相關(guān)物料制作及購(gòu)買。與會(huì)議有關(guān)的物料包括現(xiàn)場(chǎng)硬件、宣傳物料、接待物料以及產(chǎn)品樣品四部分。其中，現(xiàn)場(chǎng)硬件和需要廣告公司制作的物料要視會(huì)場(chǎng)而定，其他如易拉寶、X展架、DM單頁(yè)等可根據(jù)會(huì)議內(nèi)容選擇制作或購(gòu)買。現(xiàn)場(chǎng)制作物料務(wù)必要保證相關(guān)性、美觀性、簡(jiǎn)潔性和一致性，從而營(yíng)造大氣、震撼的現(xiàn)場(chǎng)氛圍。

第六步：初步財(cái)務(wù)預(yù)算。財(cái)務(wù)部分根據(jù)上述內(nèi)容做一個(gè)初步財(cái)務(wù)預(yù)算，并與年度會(huì)議營(yíng)銷財(cái)務(wù)預(yù)算相結(jié)合，盡量節(jié)省會(huì)議費(fèi)用。另外，年度有場(chǎng)會(huì)議規(guī)劃時(shí)，很多物料可回收在此利用從而降低會(huì)議成本。