□文/劉蓬佐

只有法律合同系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)有效融合，才能達(dá)到節(jié)約管理成本，實(shí)現(xiàn)法律合同管理數(shù)字化、完全共享的目標(biāo)。

ERP系統(tǒng)與合同管理從管理的核心目的是高度一致的，但在合同管理工作中，尤其是煉化企業(yè)，由于各部門的工作具有相對(duì)的獨(dú)立性，容易使它們只考慮自己部門的利益，缺乏整體觀念，不易在各部門之間協(xié)同配合，在無序的狀態(tài)下，就會(huì)產(chǎn)生內(nèi)耗，即系統(tǒng)內(nèi)各子系統(tǒng)之間的作用相互抑制、相互沖突，從而使各種有用的力量相互抵消。ERP各模塊的線性流程、相互有效制約特點(diǎn)可以有效彌補(bǔ)合同管理容易出現(xiàn)的管理缺陷，因此煉化企業(yè)在ERP系統(tǒng)建設(shè)中將合同管理有效融合是企業(yè)提高管理，避免管理成本和投入成本上升的必要手段。煉化企業(yè)法律合同管理與ERP項(xiàng)目建設(shè)的有效融合可以從以下六方面開展工作。

在流程設(shè)置開始就要明確“歸口把關(guān)”原則。法律合同管理只有及早參與到系統(tǒng)規(guī)劃中，才能深入系統(tǒng)建設(shè)，才能更容易將法律管理理念有效融入ERP系統(tǒng)，以達(dá)到強(qiáng)化法律管理的目的。在需求分析調(diào)研階段，就要結(jié)合本企業(yè)法律管理方面的制度規(guī)定及合同業(yè)務(wù)流程，明確法律“歸口把關(guān)”的原則。組織機(jī)構(gòu)確認(rèn)時(shí)，要參照現(xiàn)有的法律實(shí)體組織構(gòu)成，提出合理規(guī)劃構(gòu)架，為系統(tǒng)設(shè)置提供重要的法律依據(jù)。

明確法律審查環(huán)節(jié)。在藍(lán)圖設(shè)計(jì)中要注重法律控制，根據(jù)煉化企業(yè)ERP系統(tǒng)功能，要通過設(shè)置ERP系統(tǒng)中的“法律審查”環(huán)節(jié)，科學(xué)規(guī)劃ERP流程配置，通過“關(guān)口前移”控制公司經(jīng)營過程中的法律風(fēng)險(xiǎn)；將合同簽訂、收貨入庫、財(cái)務(wù)結(jié)算等環(huán)節(jié)納入重點(diǎn)管控內(nèi)容，強(qiáng)制合同履行規(guī)范運(yùn)作，有效規(guī)避先收貨或先結(jié)算后簽訂合同的法律風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)了由注重事后補(bǔ)救向主動(dòng)事前防范的轉(zhuǎn)變。

實(shí)現(xiàn)跨模塊統(tǒng)一管理。ERP系統(tǒng)共有八大模塊，其中涉及到法律管理的模塊就有5個(gè)，法律管理是系統(tǒng)建設(shè)中模塊覆蓋最廣，管理內(nèi)容最多的業(yè)務(wù)。由于各模塊分立搭建組織機(jī)構(gòu)，流程配置、功能設(shè)置上不盡相同，如何統(tǒng)一各模塊的法律管理工作是項(xiàng)目建設(shè)的難點(diǎn)和重點(diǎn)。實(shí)踐證明，通過“工作組統(tǒng)一設(shè)置”，可以切實(shí)解決此問題，可以規(guī)范各模塊的法律管理工作，實(shí)現(xiàn)跨模塊的統(tǒng)一性，將法律管理工作貫穿于整個(gè)ERP系統(tǒng)運(yùn)行之中。

ERP系統(tǒng)要與合同管理系統(tǒng)無縫銜接。煉化企業(yè)在實(shí)施ERP項(xiàng)目之前，普遍已經(jīng)擁有本單位現(xiàn)有的合同系統(tǒng)，在ERP流程設(shè)計(jì)上要依托ERP系統(tǒng)配置和企業(yè)現(xiàn)有合同管理系統(tǒng)，拓展升華應(yīng)用功能，實(shí)現(xiàn) ERP系統(tǒng)與合同管理系統(tǒng)的完美融合，可以通過系統(tǒng)接口對(duì)接，達(dá)到融合目的。

科學(xué)建章建制、提升系統(tǒng)執(zhí)行力。為規(guī)范系統(tǒng)應(yīng)用操作、協(xié)調(diào)各相關(guān)模塊之間的工作，確保與合同管理系統(tǒng)對(duì)接順暢，要詳細(xì)確定相關(guān)制度，明確系統(tǒng)用戶操作的規(guī)范性、協(xié)調(diào)跨模塊管理的統(tǒng)一性、強(qiáng)化與合同管理系統(tǒng)銜接的穩(wěn)定性。要建立相應(yīng)考核機(jī)制，通過合理的約束措施，穩(wěn)步推動(dòng)ERP系統(tǒng)的實(shí)施應(yīng)用。

夯實(shí)基礎(chǔ)工作，持續(xù)完善系統(tǒng)建設(shè)。要精心做好ERP數(shù)據(jù)采集。要用心編寫ERP用戶操作手冊。法律事務(wù)與企管處，按照模塊分別編寫用戶操作手冊，并針對(duì)兩大系統(tǒng)接口操作及合同附表功能單獨(dú)編制接口手冊。要細(xì)心畫好內(nèi)控流程圖。藍(lán)圖設(shè)計(jì)、系統(tǒng)搭建完成后，ERP上線前一項(xiàng)重要的工作就是比對(duì)公司原有業(yè)務(wù)流程與系統(tǒng)規(guī)劃設(shè)計(jì)流程的差異。按照新的流程，修改完善公司現(xiàn)有內(nèi)控流程圖。