摘 要：在這個(gè)信息飛速發(fā)展的時(shí)代，電子郵件已經(jīng)成為企業(yè)內(nèi)部交流，企業(yè)間進(jìn)行交流的重要手段之一。日常應(yīng)用所產(chǎn)生的郵件數(shù)據(jù)日趨增多，如何將海量的郵件數(shù)據(jù)進(jìn)行長(zhǎng)期保存、讀取、索回、挖掘以及原始展現(xiàn)等將是企業(yè)信息管理的重要環(huán)節(jié)。從實(shí)現(xiàn)信息保存、優(yōu)化存儲(chǔ)、快速搜索、完善公司策略管理以及企業(yè)法規(guī)遵從等方面來看，電子郵件歸檔審計(jì)受到了前所未有的重視。本文就電子郵件歸檔審計(jì)技術(shù)在企業(yè)中的應(yīng)用和發(fā)展進(jìn)行了探析。

關(guān)鍵詞字：電子郵件；歸檔審計(jì)；法律遵從；信息管理

中圖分類號(hào)：TP393.098

1引言

隨著網(wǎng)絡(luò)及郵件技術(shù)的發(fā)展，電子郵件已經(jīng)成為企業(yè)及個(gè)人之間通信聯(lián)絡(luò)的一種重要方式。然而，作為一個(gè)企業(yè)，除了提供基本的通訊手段外，企業(yè)電子郵件還包含著大量有價(jià)值的文檔和信息。實(shí)現(xiàn)電子郵件歸檔審計(jì)管理不僅是電子郵件價(jià)值實(shí)現(xiàn)的根本要求，也是企業(yè)郵件管理的現(xiàn)實(shí)需要，更是企業(yè)實(shí)現(xiàn)法律訴訟和應(yīng)對(duì)法律的必然選擇。

21 郵件歸檔審計(jì)技術(shù)應(yīng)用現(xiàn)狀

郵件歸檔審計(jì)是企業(yè)完成法規(guī)遵從必須面對(duì)的問題，也是企業(yè)推進(jìn)信息化發(fā)展中必不可少的一部分。企業(yè)對(duì)于電子郵件歸檔審計(jì)的需求主要有四個(gè)方面，分別為：內(nèi)部策略管理、知識(shí)庫(kù)管理、存儲(chǔ)節(jié)省考慮、遵從法律法規(guī)。內(nèi)部策略管理是企業(yè)進(jìn)行通訊的重要手段，企業(yè)必須對(duì)員工內(nèi)部郵件往來進(jìn)行了解，尤其是對(duì)信息數(shù)據(jù)非常敏感的企業(yè)，對(duì)員工的來往郵件進(jìn)行有效管理顯得尤為重要；知識(shí)庫(kù)管理是對(duì)郵件進(jìn)行分類管理，方便企業(yè)對(duì)郵件進(jìn)行檢索及準(zhǔn)確的查找；存儲(chǔ)節(jié)省是對(duì)企業(yè)中陳舊的、使用較少的郵件進(jìn)行服務(wù)器離線存儲(chǔ)，節(jié)省存儲(chǔ)空間；遵從法律法規(guī)是要求企業(yè)進(jìn)行郵件歸檔審計(jì)過程中應(yīng)該遵從國(guó)家的法律法規(guī)，進(jìn)而降低法律訴訟風(fēng)險(xiǎn)和企業(yè)成本。

32 郵件歸檔審計(jì)技術(shù)的發(fā)展

郵件歸檔就是對(duì)郵件數(shù)據(jù)進(jìn)行在線歸檔、分類管理，長(zhǎng)期保留并允許實(shí)時(shí)搜索和訪問，主要是針對(duì)海量郵件數(shù)據(jù)的應(yīng)用，是對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的遷移和管理的技術(shù)。郵件歸檔技術(shù)最早采用磁帶備份，主要是為了能夠進(jìn)行災(zāi)難恢復(fù)，但這種方法會(huì)使郵件檢索的成本不斷升高，讓很多企業(yè)無法承受。后續(xù)發(fā)展成將一些數(shù)據(jù)存儲(chǔ)到其它設(shè)備，但是這種形式是基于文件而不是應(yīng)用層，而且因?yàn)榇朔椒ǖ膶?shí)現(xiàn)機(jī)制存在一些問題，使文件在拷貝歸檔過程中會(huì)出現(xiàn)重復(fù)拷貝的現(xiàn)象，甚至可能使數(shù)據(jù)出現(xiàn)破損，同時(shí)實(shí)現(xiàn)的成本較高。簡(jiǎn)單的歸檔方式雖然實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)層到應(yīng)用的跨越，但并不能給企業(yè)提供更加全面而又專業(yè)的并能遵守法規(guī)要求的歸檔審計(jì)方法。近年來的郵件歸檔審計(jì)技術(shù)已發(fā)展成能集郵件收集、分類、記錄、存儲(chǔ)、檢索、還原、恢復(fù)、審計(jì)于一體的軟、硬一體化綜合性郵件數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，在硬件的設(shè)計(jì)中內(nèi)嵌了安全可靠的大容量存儲(chǔ)空間、引入網(wǎng)絡(luò)ByPass、RAID磁盤冗余、冗余電源、系統(tǒng)健康檢查等關(guān)鍵核心技術(shù)，能以最大的需求來滿足企業(yè)大容量郵件數(shù)據(jù)歸檔審計(jì)的要求。

43 郵件歸檔審計(jì)在企業(yè)應(yīng)用的必要性

電子郵件系統(tǒng)是企業(yè)進(jìn)行辦公自動(dòng)化的重要應(yīng)用之一，是公司信息傳輸?shù)闹匾ぞ?，郵件系統(tǒng)中存儲(chǔ)了大量的公司信息，無論從企業(yè)的哪個(gè)角度來說這些信息都是需要進(jìn)行長(zhǎng)期保存，定期備份，并可追溯。一般的企業(yè)郵件系統(tǒng)中缺少一種行為有效的歸檔審計(jì)技術(shù)，服務(wù)器對(duì)數(shù)據(jù)的備份不能充當(dāng)歸檔，檢索功能不齊全，這些都與相關(guān)法規(guī)規(guī)定相違背。因此，通過不斷更新、創(chuàng)新，建立一套符合自身需要的郵件歸檔審計(jì)系統(tǒng)，已經(jīng)成為企業(yè)首要解決的問題。

近幾年我國(guó)制定了一系列法規(guī)，如《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》和《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》，對(duì)國(guó)內(nèi)企業(yè)和機(jī)構(gòu)的電子郵件歸檔做出了明確的規(guī)定。企業(yè)必須將這些法規(guī)的基本要求作為基礎(chǔ)，部署適合本企業(yè)的電子郵件歸檔審計(jì)系統(tǒng)，以確保企業(yè)信息數(shù)據(jù)安全，為企業(yè)創(chuàng)造更多的利益提供保障。如果因?yàn)槠髽I(yè)電子郵件的收發(fā)而造成企業(yè)機(jī)密的泄漏，會(huì)給企業(yè)帶來巨大的損害，企業(yè)要想通過法律手段進(jìn)行自我保護(hù)時(shí)，完善的電子郵件歸檔審計(jì)系統(tǒng)將會(huì)給企業(yè)提供強(qiáng)有力的電子舉證。

54 郵件歸檔審計(jì)應(yīng)具備的技術(shù)特點(diǎn)

企業(yè)在選用電子郵件歸檔審計(jì)技術(shù)的時(shí)候，應(yīng)該從企業(yè)的需求出發(fā)，確保企業(yè)選用的電子郵件歸檔審計(jì)技術(shù)能夠完成郵件數(shù)據(jù)的歸檔、保存及備份，防止數(shù)據(jù)丟失后造成的信息缺損，在特殊情況下能夠?qū)︵]件進(jìn)行查看及電子舉證，讓企業(yè)的信息風(fēng)險(xiǎn)降到最低。因此，電子郵件歸檔審計(jì)系統(tǒng)在日常運(yùn)行過程中除了要保障其持續(xù)性、安全性、穩(wěn)定性外，還應(yīng)具有以下技術(shù)特點(diǎn)：

54.1 郵件數(shù)據(jù)完整性

郵件歸檔審計(jì)技術(shù)的主要特點(diǎn)就是將企業(yè)郵件中的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔，為企業(yè)日后的數(shù)據(jù)恢復(fù)和電子舉證提供方便，所以電子郵件歸檔審計(jì)系統(tǒng)必須能將企業(yè)所有的郵件進(jìn)行歸檔。其中包含：本域到本域郵件、外域到本域郵件以及本域到外域郵件。因?yàn)楦鱾€(gè)企業(yè)電子郵件系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)不同，使用習(xí)慣也不一樣，無論企業(yè)是通過SMTP協(xié)議還是WebMail的HTTP協(xié)議所投遞、接收的郵件數(shù)據(jù)均能進(jìn)行完整保留和歸檔。

54.2 歸檔數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)性

因?yàn)殡娮余]件數(shù)據(jù)屬于一種實(shí)時(shí)性的數(shù)據(jù)，所以電子郵件歸檔審計(jì)系統(tǒng)也應(yīng)該擁有實(shí)時(shí)性的特點(diǎn)，即當(dāng)收到一封郵件，其歸檔審計(jì)系統(tǒng)必須對(duì)郵件進(jìn)行相應(yīng)的歸檔，兩者之間不能存在歸檔數(shù)據(jù)的時(shí)間差，一旦擁有時(shí)間差，郵件系統(tǒng)就會(huì)出現(xiàn)一些真空片段，給數(shù)據(jù)篡改提供了時(shí)間基礎(chǔ)，那么，一封存在篡改可能性的電子郵件，它的電子舉證有效性將會(huì)受到嚴(yán)重影響和質(zhì)疑，因此，系統(tǒng)必須保證歸檔的數(shù)據(jù)全程不可篡改。

54.3 系統(tǒng)安全性

企業(yè)郵件通過歸檔審計(jì)技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)歸檔非常重要，通過什么樣的手段對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行安全保存，避免由于誤操作或者硬件故障使郵件信息對(duì)視，也是郵件歸檔審計(jì)技術(shù)在企業(yè)中快速發(fā)展的重要指標(biāo)。同時(shí)，系統(tǒng)本身及保留郵件數(shù)據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)的安全性也相當(dāng)重要，必須要有必要的保護(hù)手段和措施來保障系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)的安全性。

54.4 數(shù)據(jù)的可恢復(fù)性

對(duì)歸檔郵件數(shù)據(jù)的恢復(fù)是郵件歸檔審計(jì)系統(tǒng)所使用的最終目的，被保留下來的海量郵件數(shù)據(jù)，在特定情況下需要恢復(fù)時(shí)，要求電子郵件歸檔系統(tǒng)具備在短時(shí)間內(nèi)方便的通過多種條件檢索并展現(xiàn)，必要時(shí)可以將未被篡改的原始郵件恢復(fù)、導(dǎo)出、并下載。

54.5 系統(tǒng)的存儲(chǔ)與后續(xù)開發(fā)能力

電子郵件歸檔審計(jì)系統(tǒng)是對(duì)電子郵件進(jìn)行實(shí)時(shí)歸檔、整理、儲(chǔ)存，將信息資產(chǎn)有序的進(jìn)行保存，這就要求電子郵件歸檔審計(jì)系統(tǒng)必須有強(qiáng)大的存儲(chǔ)空間，和具有可長(zhǎng)時(shí)間保留海量郵件數(shù)據(jù)的能力，以滿足不同企業(yè)對(duì)郵件數(shù)據(jù)的后期發(fā)掘需要，并能為日后的郵件數(shù)據(jù)增長(zhǎng)提供其擴(kuò)展能力和應(yīng)用需求開發(fā)能力。

65 結(jié)束語(yǔ)

在企業(yè)的電子郵件系統(tǒng)中，研發(fā)一套完整的電子郵件歸檔審計(jì)技術(shù)對(duì)企業(yè)的應(yīng)用發(fā)展至關(guān)重要，研發(fā)應(yīng)用過程中不但要符合法規(guī)規(guī)定，還要能有效處理企業(yè)日益增長(zhǎng)的郵件數(shù)據(jù)，方便日后的查詢，最后還要確保郵件信息的安全性。對(duì)于企業(yè)的一名員工，高效而又安全的使用電子郵件系統(tǒng)，會(huì)給日常工作帶來極大地幫助，而對(duì)于一個(gè)企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者來說，確保企業(yè)郵件數(shù)據(jù)的安全性、完整性及法律遵從，盡量避免由于郵件的丟失給企業(yè)造成的巨大損失才是企業(yè)關(guān)注的重點(diǎn)。因此，電子郵件歸檔審計(jì)技術(shù)的應(yīng)用與發(fā)展對(duì)于企業(yè)來說非常重要，只有科學(xué)、合理的利用這項(xiàng)技術(shù)，最終形成一套集電子郵件數(shù)據(jù)歸檔、電子郵件審計(jì)管理、電子郵件備份恢復(fù)、電子郵件數(shù)據(jù)挖掘?yàn)橐惑w的綜合解決方案，才能為企業(yè)帶來更大的利益。

參考文獻(xiàn)

[1]卞咸杰.論電子郵件歸檔中的“法規(guī)遵從”原則.《浙江檔案》.2012年8期

[2]陳美娟.企業(yè)電子郵件歸檔問題探討.《計(jì)算機(jī)光盤軟件與應(yīng)用》.2013年18期

[3]張敏，王順，徐華.我國(guó)電子郵件歸檔問題研究 《北京檔案 》.2013年12期

參考文獻(xiàn)：

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[3]張敏，王順，徐華.我國(guó)電子郵件歸檔問題研究[J].北京檔案，2013（12）.

作者單位：南車戚墅堰機(jī)車有限公司，江蘇常州 213011