摘 要：隨著社會的進步，科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，在社會各個領(lǐng)域中都涌現(xiàn)出了大量的科技產(chǎn)物，而計算機無疑是其中的“佼佼者”。計算機的出現(xiàn)，豐富和改變了人們的日常生活，在這個信息化的時代，伴隨著計算機和網(wǎng)絡(luò)的普及，信息技術(shù)在企業(yè)日常辦公中的應(yīng)用越來越廣泛，以先進的計算機辦公軟件來武裝企業(yè)的日常管理和內(nèi)外部溝通，在很大程度上提高了企業(yè)的工作效率，掌握全面辦公軟件技術(shù)，不僅是企業(yè)提升綜合管理水平和加快發(fā)展的重要手段，同時也已經(jīng)逐漸成為每個員工應(yīng)該具有的能力。

關(guān)鍵詞：辦公軟件；應(yīng)用；研究

中圖分類號：TP317.1

Office辦公軟件是微軟公司研發(fā)的，是目前主流的辦公軟件，也是在日常生活與工作中應(yīng)用最廣泛的。Office辦公軟件是由Word、Excel、和PowerPoint等軟件共同組成的一個龐大的辦公軟件，功能齊全，改變了以往手工辦公的狀態(tài)，并且這些辦公軟件的應(yīng)用大大降低了工作難度，使處理問題更加方便，在很大程度上提高了企業(yè)的工作效率。

1 Office辦公軟件的應(yīng)用技巧

1.1 Word的應(yīng)用技巧

Word是家庭生活和企業(yè)工作中最常用的文字處理應(yīng)用軟件，其具有處理文字操作簡單、功能齊全等特點，要建立、編輯各種文檔，都可以通過Word操作來完成。近年來，Word文檔幾乎已經(jīng)完全取代了手工記錄的文字處理方式，不僅節(jié)省了工作時間，其簡便的操作和智能化的文字處理技術(shù)也降低了人工操作的難度、減少了工作量[1]。在應(yīng)用Word文檔時，有很多簡便的操作技巧，具體如下：

（1）快速插入當(dāng)前日期或時間。寫完一篇文章，在文章的末端插入系統(tǒng)的當(dāng)前日期或者時間，一般可以通過選擇菜單來實現(xiàn)，但是操作起來比較繁瑣，另外可以按Alt+Shift+D組合鍵來插入系統(tǒng)當(dāng)前的日期，而按下Alt+Shift+T組合鍵則插入系統(tǒng)當(dāng)前的時間，這樣就能很快的完成。

（2）快速使用格式刷。Word里有格式刷的選項，是復(fù)制格式的功能，點擊格式刷，可以將選定格式復(fù)制到其他的位置，其他位置的格式和復(fù)制完的格式一樣，快速、方便，省去了手工打字的過程，節(jié)省了很多時間。

（3）快速更改Word文本字號的方法。選中需要改變的文字后，按下Ctrl+Shift+>組合鍵，會快速增大所選定文字的字號，而按下Ctrl+Shift+<鍵，則快速減小所選定文字的字號；或者選中文字后，按Ctrl+]鍵逐磅增大所選文字，按Ctrl+[鍵逐磅縮小所選文字，無須手工操作便可完成字號的調(diào)整[2]。

（4）設(shè)置上下標(biāo)注。首先選中需要做標(biāo)注的文字，然后右鍵選擇上標(biāo)，在前面方框內(nèi)打上對號，可將文字設(shè)為上標(biāo)；同樣在前面小方框內(nèi)選擇，確定后所選文字就會變成下標(biāo)。

1.2 Excel的應(yīng)用技巧

Excel是電子表格應(yīng)用軟件，在辦公中應(yīng)用廣泛，特別是財務(wù)部門用于制作財務(wù)報表和數(shù)據(jù)分析當(dāng)中。Excel電子表格軟件里的工具可以用于大量的數(shù)據(jù)分析和計算，代替人工來進行復(fù)雜的計算和統(tǒng)計，省時省力，大大的提高了工作效率，同時也減少了數(shù)據(jù)計算當(dāng)中的誤差，保證計算效率和準(zhǔn)確性。

（1）創(chuàng)建財務(wù)報表。打開Excel電子表格點擊“文件”選項，下拉菜單選擇“新建”，在頁面右邊打開“模板”會話框，根據(jù)需要選擇相應(yīng)的模板就可以了，然后把數(shù)據(jù)資料引入表格，財務(wù)報表就制作好了[3]。

（2）數(shù)據(jù)篩選。數(shù)據(jù)篩選是Excel電子表格里最常用的，能快速準(zhǔn)確的找到想要的數(shù)據(jù)，非常方便。打開Excel電子表格選擇“數(shù)據(jù)”，然后“篩選”——“自動篩選”，操作這些步驟后會在數(shù)據(jù)清單后面出現(xiàn)一個小箭頭，點擊后會出現(xiàn)下拉菜單，選擇需要篩選的數(shù)據(jù)，便可完成數(shù)據(jù)的篩選工作。

1.3 Powerpoint的應(yīng)用技巧

PowerPoint是演示文稿應(yīng)用軟件，在教師教學(xué)、企業(yè)會議以及一些宣傳活動中應(yīng)用及其廣泛，能夠生動形象的將教會和會議內(nèi)容呈現(xiàn)在觀者眼前。

（1）演講與畫面字體同步。為了實現(xiàn)演講與字體同步，需要預(yù)先設(shè)置，也就是“自定義動作”，在時間選項中設(shè)置與前一動作間隔的時間，就可以讓字體出現(xiàn)的速度與演講的速度同步了。這種方式的智能化和人性化之處在于，設(shè)置演講和畫面的同步，可以根據(jù)演講者個人的語速來調(diào)整畫面中動畫放映的時間。

（2）插入的聲音正常播放。要在PowerPoint演示文稿中插入聲音，需要在建立PowerPoint文件時，將演示文稿和聲音文件放在同一目錄下，完后將該文件打包解壓，用解壓的文件覆蓋原文件就可以再演示文稿時播放聲音文件了[4]。

（3）在PowerPoint中插入Flash動畫。打開PowerPoint找到“插入”菜單下的“對象”，選擇“Flash文檔”，然后選擇“由文件創(chuàng)建”再點擊“鏈接”，去電腦里找到你需要的Flash動畫，選定后PowerPoint上就會出現(xiàn)一個小圖標(biāo)，右鍵點擊“動作設(shè)置”選擇“超級鏈接到其他”，再去指定你要用到的Flash文檔就可以了。

（4）制作長時間閃爍字體。在PowerPoint中制作閃爍字體，在文本框中填入需要的字，設(shè)置好字的字體，設(shè)置圖畫效果的時間，復(fù)制文本框，根據(jù)閃爍的時間來確定粘貼的文本框個數(shù)，在設(shè)置文本框的數(shù)量，讓文本框一秒動一次，讓文本框在動作后消失，這樣就可以成功了[5]。

2 我國辦公軟件應(yīng)用的現(xiàn)狀

信息產(chǎn)業(yè)發(fā)展的快慢體現(xiàn)了一個國家經(jīng)濟的發(fā)展速度，我國是發(fā)展中國家，相比歐美一些發(fā)達國家信息化技術(shù)起步比較晚，信息化產(chǎn)業(yè)也發(fā)展較慢，這很大程度上影響了信息化的發(fā)展，信息技術(shù)得不到全面的發(fā)展和普及，滿足不了辦公軟件的需求。由于我國信息化方面高素質(zhì)人才的短缺，很多辦公軟件在操作上不是很熟練，許多功能還得不到充分利用，發(fā)揮不出軟件的全部作用。另外，對應(yīng)用軟件缺乏自主開發(fā)和研究，沒有創(chuàng)新，全部引用外國的包公軟件，導(dǎo)致我國的辦公軟件應(yīng)用水平得不到提高。

3 加強自主創(chuàng)新意識，提高辦公軟件應(yīng)用水平

我國企業(yè)現(xiàn)在所用的辦公軟件多數(shù)都是從外國引進的，并不適合我國的辦公模式，一定程度上影響了我國辦公軟件應(yīng)用水平的提高。要想從根本上提高我國辦公軟件的應(yīng)用水平，就要加強自我創(chuàng)新，自主研發(fā)，研發(fā)出適合我國辦公模式的辦公軟件。還要大力加強對信息化人才的培養(yǎng)，操作人員的辦公水平?jīng)Q定了軟件的利用程度，只有專業(yè)的人才，深刻的理解，熟練的操作，才能讓辦公軟件得到最大程度的發(fā)揮，提高辦公效率。另外，企業(yè)還要推行高效、節(jié)能、快捷的現(xiàn)代化辦公模式，加強管理。所以，使用適合我國辦公模式的辦公軟件，擁有信息化高素質(zhì)的人才和現(xiàn)代化的管理，我國的辦公軟件應(yīng)用水平一定會得到提高。

4 結(jié)束語

在社會經(jīng)濟高速發(fā)展的當(dāng)今社會，綜合自動化辦公軟件在社會生活和企業(yè)工作中的應(yīng)用，結(jié)束了人們手工操作、記錄和統(tǒng)計的傳統(tǒng)方式，使各項文字處理工作轉(zhuǎn)變?yōu)榱鞒袒鸵惑w化的技術(shù)操作方式。自動化辦公軟件以其自身的優(yōu)勢在社會領(lǐng)域中得到了廣泛的應(yīng)用，相信在未來的發(fā)展中自動化辦公軟件將會變得更加智能化，并且得到更加廣泛的應(yīng)用。

參考文獻：

[1]胡慧.辦公軟件綜合應(yīng)用調(diào)查分析[J].電腦學(xué)習(xí)，2009（06）.

[2]王忠海.計算機辦公軟件與繪圖軟件的綜合運用[J].職業(yè)，2007（21）.

[3]蘇博妮，化希耀.計算機基礎(chǔ)實踐教學(xué)改革初探[J].塔里木大學(xué)學(xué)報，2011（01）.

[4]付沙.辦公軟件研究的測評與探討[J].科技和產(chǎn)業(yè)，2008（12）.

[5]蔡建平.計算機技術(shù)綜合應(yīng)用能力培養(yǎng)的實踐教材建設(shè)[J].實驗技術(shù)與管理，2012（03）.

作者簡介：陳佳（1987.01-），女，安徽望江人，科員，本科，研究方向：辦公軟件。

作者單位：江西省吉安市水文局，江西吉安 343000