摘 要：集團(tuán)型的企業(yè)集中檔案管理和單個(gè)企業(yè)相比較，擁有著豐富的內(nèi)容，繁重的檔案管理任務(wù)。因?yàn)榧瘓F(tuán)型的企業(yè)分為許多子公司，所以會(huì)顯示出不均衡的業(yè)務(wù)水平，以及跨地域分散性的特點(diǎn)。所以，集團(tuán)型的企業(yè)集中檔案管理具備著巨大的挑戰(zhàn)。本文就集團(tuán)型企業(yè)集中管控模式下的檔案管理系統(tǒng)為基本點(diǎn)，進(jìn)行詳細(xì)的分析。

關(guān)鍵詞：集團(tuán)企業(yè)；集中管控；檔案管理系統(tǒng)

中圖分類號(hào)：TP399

1 集團(tuán)型企業(yè)的檔案管理方面所存在的不足

1.1 運(yùn)維與管理需求

建設(shè)檔案的信息化，是完善和持續(xù)漸進(jìn)的流程，集團(tuán)企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)是要進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃建設(shè)的，一定要提出不同的需求、問題和意見。此外，人員流動(dòng)、機(jī)構(gòu)重組以及崗位調(diào)換等問題，會(huì)造成檔案的人員會(huì)頻繁調(diào)崗或者一人身兼數(shù)職，在運(yùn)維工作以及管理檔案信息方面帶來(lái)較大的壓力。

1.2 分析檔案系統(tǒng)的部署模式

對(duì)檔案系統(tǒng)進(jìn)行子公司的分散管理，不能夠?qū)⒓瘓F(tuán)型檔案的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和集中管控實(shí)現(xiàn)，對(duì)企業(yè)檔案中的整體優(yōu)勢(shì)不能夠有效發(fā)揮，對(duì)利用和開發(fā)方案信息資源有所制約。

1.3 利用和共享需求較為困難

在跨企業(yè)間的檔案資源利用和共享方面有效實(shí)現(xiàn)，能夠?qū)⒓瘓F(tuán)公司的檔案資源整體價(jià)值有所提升，讓企業(yè)能夠在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中獲得優(yōu)勢(shì)。所以，被動(dòng)服務(wù)的檔案系統(tǒng)要改變，檔案服務(wù)方面要進(jìn)行多種形式的更改，將借閱檔案資源得以實(shí)現(xiàn)。

2 檔案管理系統(tǒng)中的建設(shè)目標(biāo)

在檔案管理系統(tǒng)中的建設(shè)目標(biāo)包含：對(duì)原文分散、目錄集中的網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)妥善解決，還要將共享利用檔案信息、較多的歸檔業(yè)務(wù)系統(tǒng)以及不同的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)等問題解決。那么，將知識(shí)管理替代檔案管理能夠?qū)⒔ㄔO(shè)的總體目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。也就是建立運(yùn)維隊(duì)伍、制度體系以及內(nèi)容管理平臺(tái)。讓企業(yè)內(nèi)容的管理得以實(shí)現(xiàn)，最大程度的將企業(yè)中的不同文件材料適當(dāng)保存，對(duì)企業(yè)內(nèi)容的管理平臺(tái)有所構(gòu)建，還能夠?qū)⑿畔①Y源的共享實(shí)現(xiàn)。具體的工作可以分為以下幾個(gè)方面：

（1）對(duì)檔案中進(jìn)行利用、開發(fā)的水平要提升，對(duì)檔案利用的效率要進(jìn)一步增強(qiáng)。

（2）對(duì)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的檔案信息化建設(shè)統(tǒng)一制定，這一方式能夠?qū)⑵髽I(yè)中檔案管理的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行系統(tǒng)性管理，讓流程保持一致。

（3）業(yè)務(wù)系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)的有效銜接要相應(yīng)實(shí)現(xiàn)，在線接收財(cái)務(wù)系統(tǒng)、ERP、OA等系統(tǒng)。

檔案系統(tǒng)要對(duì)內(nèi)容的管理平臺(tái)合理依托，可以在線接收財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、公文管理系統(tǒng)以及ERP系統(tǒng)等外部業(yè)務(wù)系統(tǒng)而產(chǎn)生的文件，同時(shí)要將此電子文件歸檔。在一定程度上還具有開發(fā)利用的功能，便于知識(shí)管理，總體的系統(tǒng)功能架構(gòu)圖如下：

2.1內(nèi)容管理平臺(tái)

（1）基礎(chǔ)服務(wù)層。對(duì)電子文件的管理平臺(tái)充分利用，將全文的檢索以及文檔存儲(chǔ)等功能實(shí)現(xiàn)。

（2）公共組件。內(nèi)容管理平臺(tái)較為成熟，能夠?qū)⑽臋n的管理便利性、安全性實(shí)現(xiàn)，對(duì)Lucene的使用，可以實(shí)現(xiàn)全文檢索，實(shí)現(xiàn)用戶的檔案檢索便利性。

2.2、業(yè)務(wù)模塊

（1）業(yè)務(wù)應(yīng)用。持久層應(yīng)用架構(gòu)的采用，能夠?qū)/S的便利性以及C/S的架構(gòu)性能有所發(fā)揮，對(duì)Web服務(wù)和AJAX技術(shù)的使用，能夠?qū)⒂脩趔w驗(yàn)和頁(yè)面無(wú)刷新的功能實(shí)現(xiàn)。還能夠?qū)n案業(yè)務(wù)密切的融合，開發(fā)檔案系統(tǒng)管理、利用、統(tǒng)計(jì)以及收集整編等功能。

（2）客戶訪問。能夠采用瀏覽器和專業(yè)的客戶端，對(duì)系統(tǒng)中的不同業(yè)務(wù)功能進(jìn)行訪問，包含：借閱、查詢、保管以及歸檔等。同時(shí)，還具備信息發(fā)布、文檔協(xié)作以及交流討論等功能。

2.3 歸檔接口

（1）基礎(chǔ)服務(wù)層。文檔的管理服務(wù)可以通過(guò)電子文件的管理平臺(tái)來(lái)實(shí)現(xiàn)。

（2）在線接收。能夠在線接收財(cái)務(wù)、ERP、OA等系統(tǒng)而形成的文本型數(shù)據(jù)，以及結(jié)構(gòu)型數(shù)據(jù)，同時(shí)能夠把這一系列的數(shù)據(jù)衍變成標(biāo)準(zhǔn)格式，此格式是通用的，能夠在檔案系統(tǒng)中存儲(chǔ)。統(tǒng)一形式的數(shù)據(jù)交換接口SOA是對(duì)數(shù)據(jù)交換總線服務(wù)的，XML、SOAP能夠?qū)⑾⒏袷浇y(tǒng)一。

3 檔案管理系統(tǒng)在集中管控模式下的網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)

集團(tuán)型的企業(yè)進(jìn)行檔案信息管理的過(guò)程中，要將技術(shù)性手段放在首位，使用這樣的方式才能夠?qū)⒎旨?jí)管理、集中管控的管理模式成立。需要在集團(tuán)的內(nèi)部對(duì)檔案管理平臺(tái)統(tǒng)一建立，將流程、類別、視圖、制度以及規(guī)范等統(tǒng)一形式的管控實(shí)現(xiàn)。個(gè)性化的定置需要在子公司中進(jìn)行，為公司的不同檔案管理需求給予一定的滿足。

集中管控的情況下，分布式的存儲(chǔ)架構(gòu)要在檔案資源中使用，可以將單純的存儲(chǔ)設(shè)備問題解決，對(duì)總部和企業(yè)之間受到的網(wǎng)絡(luò)條件限制有效規(guī)避。檔案管理平臺(tái)若實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一形式，能夠?qū)⒓瘓F(tuán)型企業(yè)的共享檔案資源平臺(tái)實(shí)現(xiàn)，在一定的程度上，這種安全性質(zhì)的管理模式，能夠讓每一個(gè)子公司之間進(jìn)行共享檔案資源的過(guò)程中得到滿足。

4 總結(jié)

根據(jù)以上的論述，想要將集團(tuán)型檔案管理系統(tǒng)建立健全，一定要對(duì)檔案資源的價(jià)值和定位、基礎(chǔ)物理設(shè)施以及檔案管理模式多方面考慮，將分級(jí)的檔案管理充分實(shí)現(xiàn)。要力求將業(yè)務(wù)較復(fù)雜、分布廣泛的地域以及子公司較多的整體檔案管理建設(shè)順暢進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)：

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作者簡(jiǎn)介：王雅茜，天津市化工設(shè)計(jì)院工程師，專業(yè)檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)及應(yīng)用。

作者單位：天津市化工設(shè)計(jì)院，添加 300193