摘 要：隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及信息技術(shù)在高校檔案管理工作中應(yīng)用的不斷普及，高校檔案管理信息化工作體系建設(shè)已經(jīng)成為高校檔案管理工作的重點。本文首先分析了高校檔案管理信息化建設(shè)的意義，進而總結(jié)分析了制約我國高校檔案管理工作信息化的主要問題，并有針對性的提出了完善高校檔案管理信息化建設(shè)的有效措施。

關(guān)鍵詞：高校；檔案管理；信息化建設(shè)

中圖分類號：G47

檔案管理作為高校日常管理工作的重要內(nèi)容，主要負責(zé)高校的教育、科研以及管理等活動的資料記錄，高校檔案資料不僅是高校日常管理活動的真實記錄，同時也是教育科研活動正常開展的基礎(chǔ)資料依據(jù)。隨著辦公自動化技在管理領(lǐng)域應(yīng)用的普及，對高校檔案管理工作也帶來了新的改變。如何構(gòu)建信息化的高校檔案管理體系，提高高校檔案管理工作與管理質(zhì)量，已經(jīng)成為當(dāng)前高校檔案管理工作的重點，這對于實現(xiàn)高校檔案的報訊、檢索以及使用等服務(wù)功能的發(fā)揮也具有重要的作用。

1 高校檔案管理體系信息化建設(shè)意義

1.1 高校檔案管理信息化可以有效地提高檔案管理工作效率。高校檔案信息化管理無論是在檔案資料的收集整理、歸檔保存階段，還是在檔案資料的檢索利用階段，工作流程得到了大幅度的簡化，是的檔案管理工作突破了時間以及空間的限制，因而有助于提高高校檔案管理工作的效率。

1.2 方便了高校檔案資料的檢所使用。高校檔案資料中集中了大量的科研信息資料以及學(xué)術(shù)成果，通過開展高校檔案管理體系的信息化建設(shè)，可以為這些具有高價值的信息資料建立共享平臺，通過信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為信息的采集以及輸出提供渠道，推動高校教育科研工作的開展。

1.3 減少了高校檔案管理工作的工作任務(wù)。高校檔案管理信息化體系建設(shè)，改變了傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，通過前端控制管理理念，提前介入到高校檔案資料的形成階段，因而優(yōu)化了高校檔案資料的流程，將主要的工作精力集中到檔案資料的編制以及利用階段，有效的降低了高校檔案管理工作人員的勞動強度。

1.4 高校檔案管理嘻嘻體系建設(shè)是建設(shè)資源節(jié)約型社會的基本要求。在高校檔案管理工作上開展信息化建設(shè)，不僅節(jié)省了大量的紙張，節(jié)約了檔案存放庫房空間，同時也大量的降低了檔案管理工作在人力、物力以及財力的投入，減少了檔案管理工作經(jīng)費投入，因而符合節(jié)約型社會建設(shè)的基本要求。

2 高校檔案管理信息化體系建設(shè)內(nèi)容概述

2.1 變革當(dāng)前高校檔案管理模式，將高校教育科研以及日常管理過程中產(chǎn)生的各種檔案資料在整理歸檔方式、存儲形式、檢所使用方式以及分類標(biāo)準(zhǔn)進行相應(yīng)的調(diào)整，使其更符合新時期對于檔案資料的需要。

2.2 形成一體化的管理流程。高校多檔案管理信息化體系建設(shè)需要將高校檔案資料的接收、整理、傳遞、存儲以及使用形成一體化，并需要開展檔案資料數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，金行檔案資料的集中處理。

2.3 將教育科研活動中的各種檔案資料按照相應(yīng)的數(shù)據(jù)格式以及標(biāo)準(zhǔn)要求，進行數(shù)字化的轉(zhuǎn)換，從而將檔案資料順利的輸入檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)以及資料數(shù)據(jù)庫之中。

3 高校檔案管理信息化體系建設(shè)問題分析

3.1 信息化建設(shè)經(jīng)費投入不足。由于當(dāng)前部分高校管理部門對于檔案管理信息化建設(shè)重視程度不足，因而縮減了檔案管理信息化建設(shè)的經(jīng)費，導(dǎo)致高校檔案資料管理部門的技術(shù)設(shè)備落后，甚至缺乏必要的基礎(chǔ)設(shè)施，而且也缺少信息化建設(shè)所必需的軟件設(shè)施，因而制約了高校檔案管理信息化體系建設(shè)工作的順利開展。

3.2 高校檔案資料的信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)水平較低。當(dāng)前，由于高校在校園網(wǎng)絡(luò)建設(shè)上的不足，因而導(dǎo)致未能將高校檔案資料數(shù)據(jù)庫與校園網(wǎng)絡(luò)體系相連接，高校的師生也難以通過校園網(wǎng)絡(luò)訪問檔案資料數(shù)據(jù)庫，導(dǎo)致各種信息數(shù)據(jù)資源得不到有效的利用，制約了高校檔案資料服務(wù)功能的發(fā)揮。

3.3 高校檔案管理工作人員的能力水平有待提高。高校檔案管理信息化體系建設(shè)對于工作人員的各方面能力要求較高，但是現(xiàn)階段部分高校檔案管理工作人員在檔案管理業(yè)務(wù)以及信息技術(shù)方面能力不足，造成高校檔案管理信息化體系建設(shè)問題頻發(fā)，工作效率以及工作質(zhì)量不高。

3.4 高校檔案管理信息化體系的標(biāo)準(zhǔn)化程度不高。檔案管理工作的信息化建設(shè)對于檔案資料的數(shù)據(jù)格式、存儲形態(tài)以及整理流程方面的要求較為嚴格，而且國家相關(guān)管理部門也制定了一系列的標(biāo)準(zhǔn)化管理規(guī)范以及技術(shù)指導(dǎo)文件。但是部分高校管理部門由于對此重視不足，導(dǎo)致高校檔案管理信息化體系建設(shè)出現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范程度不足的問題。

4 高校檔案管理體系信息化建設(shè)措施研究

4.1 強化高校檔案管理信息化基礎(chǔ)條件的建設(shè)。為高校檔案管理信息化建設(shè)提供必要的軟硬件設(shè)施，是實現(xiàn)檔案管理工作信息化的基礎(chǔ)。高校檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)內(nèi)容主要包括兩方面：計算機、存儲設(shè)備、服務(wù)器、復(fù)印掃描設(shè)備等硬件設(shè)施以及各種檔案管理軟件。為了確保高校檔案管理信息化建設(shè)工作的順利開展，必須強化資金投入，確保各項基礎(chǔ)辦公軟硬件設(shè)施的齊全。

4.2 完善高校檔案資料信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。高校都能干管理工作屬于一項服務(wù)性相對較強的基礎(chǔ)管理工作，開展檔案管理的最終目的也是為師生的檢所使用提供必要的服務(wù)。因此，為了進一步的提高高校檔案資源的共享使用效率，高校檔案管理部門應(yīng)該注重數(shù)據(jù)庫平臺以及校園信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，可以通過將高校信息中心、圖書館、檔案館以及各個院系資料室組合建立信息網(wǎng)絡(luò)的方式，實現(xiàn)各種信息資料資源的即時傳輸、交流以及共享，提高高校檔案資料的開發(fā)與利用水平。

4.3 實現(xiàn)高校檔案管理信息體系建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化。標(biāo)準(zhǔn)化也是高校檔案管理信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，因此對于高校檔案管理，應(yīng)該嚴格按照國家檔案局制定的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》、以及《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，開展檔案資料的收集整理以及歸檔保存工作。此外，由于高校檔案資料數(shù)據(jù)在教育、科研等技術(shù)資料方面較多，因此對于高校檔案信息化體系建設(shè)也應(yīng)該按照教育主管部門制定的有關(guān)檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)以及《CAD電子文件光盤存貯、歸檔與檔案管理要求》等相關(guān)規(guī)定要求，實現(xiàn)高校檔案管理信息化體系建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。

4.4 提高高校檔案管理工作隊伍的建設(shè)水平。專業(yè)的管理人才是確保高校檔案管理工作順利開展的關(guān)鍵，因此完善高校檔案管理信息化體系建設(shè)必須重視人才隊伍的建設(shè)。由于高校檔案管理信息化體系建設(shè)對于工作人員的技術(shù)能力要求較高，高校檔案管理工作人員除了必須精通檔案管理業(yè)務(wù)知識外，還能夠正確的進行檔案資料數(shù)據(jù)庫維護以及系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)用等內(nèi)容，因此可以結(jié)合這些要求進行有針對性的教育培訓(xùn)，滿足各高校檔案管理信息化建設(shè)對于人才的需要。

4.5 制定完善的高校檔案資料信息化管理流程。高校檔案資料管理信息化的實質(zhì)就是在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)環(huán)境下，將檔案管理工作的各個工作流程有機結(jié)合并借助于計算機以及信息系統(tǒng)進行統(tǒng)一協(xié)調(diào)管理。在高校檔案資料的資料歸集、分類、整理、歸檔保管以及檢索利用方面，實現(xiàn)檔案資料管理流程的簡約化、協(xié)同化、集中化以及動態(tài)化，通過將各種管理專員相互整合，提高高校檔案管理工作效率與工作質(zhì)量的提高。

5 結(jié)語

高校檔案管理信息化體系建設(shè)作為一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，也是實現(xiàn)高校管理網(wǎng)絡(luò)化以及數(shù)字化的關(guān)鍵。因此，高校檔案管理部門必須充分認識到建設(shè)信息化檔案管理體系的意義，并結(jié)合自身的機構(gòu)設(shè)置以及管理實際狀況，做好軟硬件設(shè)施等基礎(chǔ)條件保障工作，強化安全管理，同時對管理工作人員進行定期培訓(xùn)，通過這些措施來提高高校檔案信息化管理體系的建設(shè)水平，實現(xiàn)高校檔案管理工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。

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作者單位：山東女子學(xué)院，濟南 250300