摘 要：隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信應(yīng)用的不斷進步，政府機關(guān)內(nèi)公文處理尤其是系統(tǒng)內(nèi)部的文件的傳輸方式也有了很多新變化，從傳統(tǒng)的將復(fù)印文件通過郵寄傳輸變成利用網(wǎng)絡(luò)接收打印為主的方式，還在印前照排處理程序中增設(shè)了公文中紙質(zhì)文稿的數(shù)字化掃描步驟。本文將具體分析機關(guān)文印部門對公文處理過程的變化。

關(guān)鍵詞：機關(guān)文印部門；公文處理；變化過程

中圖分類號：TP393.08

隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信應(yīng)用的不斷進步，機關(guān)公文的信息量越來越大，傳統(tǒng)的郵寄傳遞方式已經(jīng)無法適應(yīng)時代發(fā)展的需求，公文的處理需要利用現(xiàn)代的計算機和網(wǎng)絡(luò)資源切實提高工作效率。隨著計算機的普及，政府機關(guān)內(nèi)公文處理方式也有了很多新變化，實現(xiàn)了機關(guān)內(nèi)部的公文傳輸、檔案管理、信息查詢等事務(wù)的現(xiàn)代化管理。

1 傳統(tǒng)公文處理和現(xiàn)代計算機化公文處理比較

1.1 傳統(tǒng)公文處理方式

首先將公文正文和其它需要做文本處理的文稿收集整理；然后按照不同的公文格式進行排版、校對和樣本制作；再將樣本制版、復(fù)印或者膠印后裝訂成冊；最后再把印制好的紙質(zhì)公文通過郵寄的方式傳送到發(fā)文單位。

1.2 利用網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)碾娮庸牡奶幚矸绞?/p>

首先將公文正文和其它需要做文本處理的文稿收集整理，對不需文本處理的公文進行數(shù)字化掃描；然后將文本化的文稿和掃描圖像，根據(jù)不同公文格式排版，公文文頭、印章等也要一起排入文件樣本中，校對文稿制作樣本；再把生成的清晰文件和掃描圖像直接由網(wǎng)絡(luò)傳輸給發(fā)文部門，發(fā)文部門再利用系統(tǒng)內(nèi)局域網(wǎng)傳輸給不同的收文單位；需要紙質(zhì)文件時，如數(shù)量多就根據(jù)傳統(tǒng)方式制作，數(shù)量少則可利用彩色激光印字機直接輸出并裝訂。

1.3 兩種公文處理方式的區(qū)別

第一，傳統(tǒng)公文在印制時是在制版中加入公文文頭和印章等；而電子文件制作過程中則是在前期錄入步驟時就要給公文添加好公文文頭、印章。第二，傳統(tǒng)公文處理時，有些文稿是不用進行數(shù)字化處理的，譬如被轉(zhuǎn)發(fā)的上級文件或已經(jīng)復(fù)印的文稿、圖表等，若此文稿本來已滿足制版工序的清晰度要求，則將公文正文小樣拼版合并，形成完整的文件印制；而利用網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)墓闹械奈母宥家?jīng)過數(shù)字化處理，否則就不能通過網(wǎng)絡(luò)傳輸。因此在如今的計算機時代，每個機關(guān)文印工作人員都需要隨時更新知識并不斷提高專業(yè)技術(shù)水平，尤其是數(shù)字化掃描過程中的相關(guān)知識，以更好的完成網(wǎng)絡(luò)公文制作。

2 計算機處理公文中的幾個概念

2.1 計算機中的圖形圖像

所謂像素是指在顯示器上顯示的光點單位，通過計算機可以把圖像放大很多倍，可以看到圖像是由很多小方點構(gòu)成，這些小方點就是圖像構(gòu)成的基本單位—像素，而圖像中所顯示的像素數(shù)目則是這幅圖像的分辨率。計算機圖像里包括了靜態(tài)數(shù)字圖像，它又包括矢量圖像和位圖圖像：矢量圖像不能掃描得到，必須繪制出來，分辨率較為獨立；位圖圖像則是通過像素獲得的圖像，各像素都具有清晰的位置數(shù)值，根據(jù)色彩和漸變的像素能夠獲得清晰的圖像效果，分辨率則是從側(cè)面反映出掃描儀的精確度，體現(xiàn)掃描儀對圖像細節(jié)的處理效果。

2.2 計算機錄入設(shè)備——掃描儀

掃描儀首先對原稿光學(xué)掃描，再把光學(xué)圖像輸送到轉(zhuǎn)換器中轉(zhuǎn)換成模擬電信號，在變成數(shù)字電信號，最后通過計算機變成數(shù)字圖像。通常掃描儀共有三種掃描模式：黑白、灰度和彩色掃描。

（1）黑白掃描模式。將掃描儀通過二進制數(shù)字的性能來區(qū)分圖像，此模式適合字跡背景較淺，對比強烈的文稿。利用計算機處理公文時，通常原稿都是黑白兩色印刷和打印稿，故掃描時要把模式調(diào)整為黑白掃描模式。該掃描模式生成的文件空間小便于壓縮，有利于產(chǎn)生高質(zhì)量的輸出效果。

（2）灰度掃描模式。灰度圖像比黑白掃描模式層次更豐富，共有250多種亮度值選擇，能夠顯示比原稿更豐富的不同色調(diào)，最適合用于掃描單色照片。

（3）彩色掃描模式。大部分的彩色掃描儀都是通過RGB模式采樣源圖像，所以可以捕獲超過1600萬種的色彩信息，因此獲得的文件也比較大，適合用于掃描一定要保留彩色的文稿。

3 使用計算機處理公文中注意事項

3.1 掃描方式的選擇

對于很多不需重復(fù)錄入的公文附件，通常都是承印部門用激光印字機制作黑白文稿和圖表，所以掃描方式可以選取黑白二值圖像法。該辦法的顯著優(yōu)勢是掃描的圖像是通過計算機傳送、接收和打印，黑白值能實現(xiàn)最小尺寸方便傳輸，且適印性能良好、輸送打印及時。遇到文件不清晰或有圖片時，則可以使用灰度方式來掃描。

3.2 掃描亮度的調(diào)整

要想使文稿更加清晰就需要調(diào)整合適的掃描亮度，黑白文稿看上去只有黑、白兩色，但是被掃描儀處理后就會有不同灰度級的圖像。在調(diào)整掃描亮度時通常都是灰度直方圖，總共有兩組數(shù)據(jù)體現(xiàn)出兩個波峰，而黑白文稿的直方圖主要特點是兩峰一谷，很多掃描軟件會自動選擇直方圖較小值來調(diào)整亮度。當(dāng)掃描出來的二值圖像清晰度較差時，則應(yīng)該適當(dāng)加大值；而掃描出的圖像線條較粗，較為模糊時則可以調(diào)小數(shù)值。

3.3 掃描完成時圖像處理

為確保公文的水準和方便后期歸檔，應(yīng)該對掃描完成得到圖像適當(dāng)處理，具體方式如下：第一，檢測圖像辨別度。仔細檢查掃描得到的數(shù)字圖像是否清晰，是否需要重新掃描；第二，去除圖像污漬。在干擾原稿識別度的基礎(chǔ)下去除原稿中的污點雜質(zhì)等降低圖像質(zhì)量污漬；第三，調(diào)整圖像偏差。原稿若有傾斜或者在掃描當(dāng)中文稿放置斜而出現(xiàn)的偏差要及時調(diào)整，保障數(shù)字化圖像的角度正常。

3.4 圖像的存儲方式

通常數(shù)字化圖像比較占空間，所以需要壓縮存儲圖像文件。所謂圖像壓縮是在保障圖像品質(zhì)的基礎(chǔ)上，利用數(shù)字運算方法來實現(xiàn)無損或有損壓縮。無損壓縮指不會改變原圖，壓縮后的圖像能夠恢復(fù)如初；有損壓縮則是在保障一定質(zhì)量的圖像基礎(chǔ)上對圖像實施的不可復(fù)原性壓縮。因為有損壓縮的比例較高可以讓圖像數(shù)據(jù)壓縮到最小化，更適合計算機傳輸。圖像的文件格式很多如BMP、GIF、JPEG、PCX、TIFF、PDF等，不同的文件格式也各有用途和特質(zhì)。最常用的是以下幾種：

第一，TIFF格式。它是種通用圖像格式，優(yōu)點是存儲量大，市面上大部分的掃描儀和圖像軟件都支持該格式，能夠在各個平臺上打印出高水準的圖像，缺點是占用空間大。第二，JPEG格式。它是種可壓縮的文件格式，而且壓縮率是現(xiàn)階段最高的一種，能夠?qū)D像通過不同倍率的壓縮得到不同質(zhì)量，運用的是有損壓縮算法。第三，GIF格式。它被廣泛用于通訊領(lǐng)域和網(wǎng)頁文檔中，文件一般較小。比較適合公文處理中的數(shù)字化掃描后存儲。

綜上所述，公文處理計算機化之后讓公文傳輸更加快捷、格式標(biāo)準也統(tǒng)一化、規(guī)范了傳送程序，極大地提高了工作效率。隨著社會不斷發(fā)展，公文處理工作也將面臨更多新挑戰(zhàn)，要不斷根據(jù)實際情況作出調(diào)整以配合時代發(fā)展的需要。

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作者簡介：趙丁?。?982.3-），女，河北省石家莊晉州市人，畢業(yè)院校，大專，中級工程師。

作者單位：晉州市財政局機關(guān)事務(wù)服務(wù)中心，河北晉州 052260