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        自動與批量 高效辦公有秘訣

        2013-12-31 00:00:00趙李平
        電腦迷 2013年10期

        對于上班族而言,節(jié)約時間,高效辦公,能讓人力成本降低,使個人或產品更有優(yōu)勢,這樣才不會在職場中落敗。因此新時代的Officer,除了提高個人的能力外,還必須學會挖掘各種辦公軟件的潛力,從而成倍提升辦公效率。

        “回歸“昨天”自動返回上次的狀態(tài)

        很多時候我們啟動電腦的第一件事,就是打開昨天使用的文件夾、繼續(xù)編輯昨天的文檔,或者打開曾經瀏覽器過的網頁……使用休眠或待機可以快速恢復到上次狀態(tài),但這樣無法清空內存或不夠節(jié)能,不太適用。因此唯有發(fā)揮應用軟件自身的功能,才會使這些問題自然解決。

        恢復上次打開的文檔

        打開Word2013,選擇菜單“文件/選項”,切換到“自定義功能區(qū)”選項,選擇“開發(fā)工具”選項,單擊“確定”返回主界面;切換到“開發(fā)工具”選項卡,單擊“錄制宏”輸入宏名:AutoExec(如圖1),單擊“確定”按鈕開始錄制宏,此時只要將打開文件列表中的第一個文件的操作演練一次,再單擊“停止錄制”按鈕即可,這樣以后只要打開Word,就會自動打開最近列表中的第一個文檔,也就是上次打開的文檔。

        | Tips |

        使用福昕PDF閱讀器觀看PDF電子書時,只要選擇菜單“工具/偏好設置”,切換到“歷史記錄”,選擇“啟動時打開上次會話”選項,這樣下次打開福昕PDF閱讀器時,就會自動打開上次閱讀的電子書。

        自動進入上次的文件夾

        很多時候繼續(xù)上一次的工作,需要打開上次打開的文件夾,有些文件夾的層次還會比較深,費時費力。在Windows7中,右擊桌面上的“計算機”選擇“屬性”,打開“系統”窗口,選擇菜單“工具/文件夾選項”后出現對話框,切換到“查看”選項(如圖2),勾選“登錄時還原上一個文件夾窗口”選項,這樣系統啟動后會自動打開關機前開啟的文件夾。

        瀏覽上次看過的網頁

        自動開啟上一次打開的網頁,這是很多第三方瀏覽器的標配功能,如在QQ瀏覽器中,選擇菜單“工具/QQ瀏覽器選項”彈出對話框(如圖3),勾選“啟動瀏覽器時打開”下的“上次關閉時瀏覽器的網頁”選項,單擊“確定”按鈕即可。Google Chrome中則是打開“自定義并控制”選項,選擇“啟動時”下的“繼續(xù)瀏覽上次關閉瀏覽器時在看的網頁”即可。雖然瀏覽器的種類很多,但設置操作還是非常相似的。

        巧妙設置 讓軟件自動按需干好活

        減少重復性工作同樣可以提升工作效率,如開機后要登錄多個QQ,要下載多個文件……這些重復操作應盡量減少,這樣也能提升效率。

        QQ批量登錄

        QQ2013可以批量登錄多個帳號。將光標指向登錄主界面左下角的箭頭,單擊“多賬號登錄”切換到多用戶登錄界面(如圖4),單擊“+”按鈕輸入QQ號碼和密碼,單擊“確定添加”按鈕,添加結束后下次開啟QQ時,直接單擊“登錄”按鈕即可一次登錄多個QQ。

        批量下載圖片

        在百度上找到一些需要的圖片,一般都是分別保存,比較繁瑣。而使用“百度圖片批量下載”這款工具(下載地址:www.junguoguo.com/3168),可以批量下載搜索到的圖片。打開軟件后,在“搜索”中輸入關鍵字,選擇圖片的尺寸、格式和色調,單擊“開始下載”按鈕即可下載圖片,簡單快捷。

        郵件批量分揀歸類

        平時辦公自然少不了與郵件打交道,而且郵件肯定要先撿重要的處理(如優(yōu)先處理老板的郵件),可打開Outlook2013,切換到“開始”選項卡,選擇“規(guī)則”下的“規(guī)則和通知”,單擊“新建規(guī)則”按鈕彈出對話框(如圖5),在“步驟1:選擇模板”下選擇“將某人發(fā)來的郵件移至文件夾”選項,在“步驟2:編輯規(guī)則說明”下,單擊“個人或公用組”按鈕彈出對話框,在發(fā)件人中輸入老板的郵件地址,單擊“指定”按鈕選擇收件箱中的某個文件夾即可。

        善用提醒讓大腦能集中精力做事

        很多時候,工作一旦進入狀態(tài),一些事先排定的事情可能會被忘得一干二凈,輕則會耽誤事情,重則能給自己帶來麻煩甚至損失。如果花心思記又浪費精力,無疑會降低工作效率。此時可以讓第三方軟件充當我們的“秘書”,到時提醒我們該干啥,“QQ提醒”就是一個很棒的秘書。

        打開QQ提醒網頁版(http://qqtx.qq.com),并用自己的QQ賬號登錄(如圖6),單擊“添加提醒”按鈕彈出對話框,輸入提醒內容、時間并選擇提醒時間(可選擇準時提醒或提前提醒),在下方勾選提醒方式:QQ消息和QQ電腦管家,最后單擊“確定”按鈕即可添加。這樣到了指定時間,QQ中就會出現一個名為“QQ提醒”好友,包含提醒內容的鏈接,提醒我們該做什么。

        我們還可以在手機上安裝QQ提醒,用QQ賬號登錄后,可以隨時查看網頁版QQ提醒中添加的事務。同樣我們也可以在手機上添加提醒,選擇“+”按鈕選擇“提醒”切換界面(如圖7),輸入提醒內容及時間等,最后選擇“√”即可添加。手機版QQ提醒和網頁版QQ提醒是同步的,在任何一方添加提醒,都可以通過網絡同步數據,這樣只要有電腦或手機都能隨時獲得提醒。

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