對(duì)于上班族而言，節(jié)約時(shí)間，高效辦公，能讓人力成本降低，使個(gè)人或產(chǎn)品更有優(yōu)勢(shì)，這樣才不會(huì)在職場(chǎng)中落敗。因此新時(shí)代的Officer，除了提高個(gè)人的能力外，還必須學(xué)會(huì)挖掘各種辦公軟件的潛力，從而成倍提升辦公效率。

“回歸“昨天”自動(dòng)返回上次的狀態(tài)

很多時(shí)候我們啟動(dòng)電腦的第一件事，就是打開(kāi)昨天使用的文件夾、繼續(xù)編輯昨天的文檔，或者打開(kāi)曾經(jīng)瀏覽器過(guò)的網(wǎng)頁(yè)……使用休眠或待機(jī)可以快速恢復(fù)到上次狀態(tài)，但這樣無(wú)法清空內(nèi)存或不夠節(jié)能，不太適用。因此唯有發(fā)揮應(yīng)用軟件自身的功能，才會(huì)使這些問(wèn)題自然解決。

恢復(fù)上次打開(kāi)的文檔

打開(kāi)Word2013，選擇菜單“文件/選項(xiàng)”，切換到“自定義功能區(qū)”選項(xiàng)，選擇“開(kāi)發(fā)工具”選項(xiàng)，單擊“確定”返回主界面；切換到“開(kāi)發(fā)工具”選項(xiàng)卡，單擊“錄制宏”輸入宏名：AutoExec（如圖1），單擊“確定”按鈕開(kāi)始錄制宏，此時(shí)只要將打開(kāi)文件列表中的第一個(gè)文件的操作演練一次，再單擊“停止錄制”按鈕即可，這樣以后只要打開(kāi)Word，就會(huì)自動(dòng)打開(kāi)最近列表中的第一個(gè)文檔，也就是上次打開(kāi)的文檔。

| Tips |

使用福昕PDF閱讀器觀看PDF電子書(shū)時(shí)，只要選擇菜單“工具/偏好設(shè)置”，切換到“歷史記錄”，選擇“啟動(dòng)時(shí)打開(kāi)上次會(huì)話”選項(xiàng)，這樣下次打開(kāi)福昕PDF閱讀器時(shí)，就會(huì)自動(dòng)打開(kāi)上次閱讀的電子書(shū)。

自動(dòng)進(jìn)入上次的文件夾

很多時(shí)候繼續(xù)上一次的工作，需要打開(kāi)上次打開(kāi)的文件夾，有些文件夾的層次還會(huì)比較深，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。在Windows7中，右擊桌面上的“計(jì)算機(jī)”選擇“屬性”，打開(kāi)“系統(tǒng)”窗口，選擇菜單“工具/文件夾選項(xiàng)”后出現(xiàn)對(duì)話框，切換到“查看”選項(xiàng)（如圖2），勾選“登錄時(shí)還原上一個(gè)文件夾窗口”選項(xiàng)，這樣系統(tǒng)啟動(dòng)后會(huì)自動(dòng)打開(kāi)關(guān)機(jī)前開(kāi)啟的文件夾。

瀏覽上次看過(guò)的網(wǎng)頁(yè)

自動(dòng)開(kāi)啟上一次打開(kāi)的網(wǎng)頁(yè)，這是很多第三方瀏覽器的標(biāo)配功能，如在QQ瀏覽器中，選擇菜單“工具/QQ瀏覽器選項(xiàng)”彈出對(duì)話框（如圖3），勾選“啟動(dòng)瀏覽器時(shí)打開(kāi)”下的“上次關(guān)閉時(shí)瀏覽器的網(wǎng)頁(yè)”選項(xiàng)，單擊“確定”按鈕即可。Google Chrome中則是打開(kāi)“自定義并控制”選項(xiàng)，選擇“啟動(dòng)時(shí)”下的“繼續(xù)瀏覽上次關(guān)閉瀏覽器時(shí)在看的網(wǎng)頁(yè)”即可。雖然瀏覽器的種類很多，但設(shè)置操作還是非常相似的。

巧妙設(shè)置 讓軟件自動(dòng)按需干好活

減少重復(fù)性工作同樣可以提升工作效率，如開(kāi)機(jī)后要登錄多個(gè)QQ，要下載多個(gè)文件……這些重復(fù)操作應(yīng)盡量減少，這樣也能提升效率。

QQ批量登錄

QQ2013可以批量登錄多個(gè)帳號(hào)。將光標(biāo)指向登錄主界面左下角的箭頭，單擊“多賬號(hào)登錄”切換到多用戶登錄界面（如圖4），單擊“+”按鈕輸入QQ號(hào)碼和密碼，單擊“確定添加”按鈕，添加結(jié)束后下次開(kāi)啟QQ時(shí)，直接單擊“登錄”按鈕即可一次登錄多個(gè)QQ。

批量下載圖片

在百度上找到一些需要的圖片，一般都是分別保存，比較繁瑣。而使用“百度圖片批量下載”這款工具（下載地址：www.junguoguo.com/3168），可以批量下載搜索到的圖片。打開(kāi)軟件后，在“搜索”中輸入關(guān)鍵字，選擇圖片的尺寸、格式和色調(diào)，單擊“開(kāi)始下載”按鈕即可下載圖片，簡(jiǎn)單快捷。

郵件批量分揀歸類

平時(shí)辦公自然少不了與郵件打交道，而且郵件肯定要先撿重要的處理（如優(yōu)先處理老板的郵件），可打開(kāi)Outlook2013，切換到“開(kāi)始”選項(xiàng)卡，選擇“規(guī)則”下的“規(guī)則和通知”，單擊“新建規(guī)則”按鈕彈出對(duì)話框（如圖5），在“步驟1：選擇模板”下選擇“將某人發(fā)來(lái)的郵件移至文件夾”選項(xiàng)，在“步驟2：編輯規(guī)則說(shuō)明”下，單擊“個(gè)人或公用組”按鈕彈出對(duì)話框，在發(fā)件人中輸入老板的郵件地址，單擊“指定”按鈕選擇收件箱中的某個(gè)文件夾即可。

善用提醒讓大腦能集中精力做事

很多時(shí)候，工作一旦進(jìn)入狀態(tài)，一些事先排定的事情可能會(huì)被忘得一干二凈，輕則會(huì)耽誤事情，重則能給自己帶來(lái)麻煩甚至損失。如果花心思記又浪費(fèi)精力，無(wú)疑會(huì)降低工作效率。此時(shí)可以讓第三方軟件充當(dāng)我們的“秘書(shū)”，到時(shí)提醒我們?cè)摳缮叮癚Q提醒”就是一個(gè)很棒的秘書(shū)。

打開(kāi)QQ提醒網(wǎng)頁(yè)版（http：//qqtx.qq.com），并用自己的QQ賬號(hào)登錄（如圖6），單擊“添加提醒”按鈕彈出對(duì)話框，輸入提醒內(nèi)容、時(shí)間并選擇提醒時(shí)間（可選擇準(zhǔn)時(shí)提醒或提前提醒），在下方勾選提醒方式：QQ消息和QQ電腦管家，最后單擊“確定”按鈕即可添加。這樣到了指定時(shí)間，QQ中就會(huì)出現(xiàn)一個(gè)名為“QQ提醒”好友，包含提醒內(nèi)容的鏈接，提醒我們?cè)撟鍪裁础?/p>

我們還可以在手機(jī)上安裝QQ提醒，用QQ賬號(hào)登錄后，可以隨時(shí)查看網(wǎng)頁(yè)版QQ提醒中添加的事務(wù)。同樣我們也可以在手機(jī)上添加提醒，選擇“+”按鈕選擇“提醒”切換界面（如圖7），輸入提醒內(nèi)容及時(shí)間等，最后選擇“√”即可添加。手機(jī)版QQ提醒和網(wǎng)頁(yè)版QQ提醒是同步的，在任何一方添加提醒，都可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)同步數(shù)據(jù)，這樣只要有電腦或手機(jī)都能隨時(shí)獲得提醒。