打印，是辦公室中一個(gè)很常見很基本的工作，可很多人在打印文檔或者圖片的時(shí)候，卻發(fā)現(xiàn)得到的結(jié)果和自己想要的千差萬別。其實(shí)，你的眼睛欺騙了你，看到的不一定就是打印的最終效果……要想解決打印的問題，最好在打印前增加一道工序，那就是打印預(yù)覽，因?yàn)榇蛴☆A(yù)覽的效果才是你最后得到的效果。

打印長表格

對(duì)于Excel文檔來說，最容易碰到的問題就是打印數(shù)據(jù)量大的Excel報(bào)表了。打印時(shí)不管橫豎都無法一頁搞定，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)斷頁，幾個(gè)項(xiàng)目吊在另外一張打印紙上，既不便于查看，又浪費(fèi)紙張。它的編輯效果與打印輸出的實(shí)際效果相差最大（以Excel 2013為例）。

打開長表格，點(diǎn)擊“文件”，切換到“打印”，這時(shí)在頁面右方的窗格中會(huì)顯示出該表格沒有進(jìn)行任何調(diào)整的打印效果（如圖1）。從圖上可以看出，該表格顯示不完整，這樣打印出來就會(huì)出現(xiàn)斷頁的現(xiàn)象。要調(diào)整打印效果，可以關(guān)注左下“設(shè)置”中的幾個(gè)選項(xiàng)。

對(duì)于細(xì)長的表格來說，可以將默認(rèn)的“縱向”表格調(diào)整為“橫向”，這樣更符合打印紙的長寬比。調(diào)整的效果會(huì)在頁面右側(cè)的窗格中即時(shí)顯示。

如果調(diào)整了頁面方向以后，表格內(nèi)容還是超出打印的范圍，在超出的范圍不太多的情況下，可以試著調(diào)整一下邊距，比如切換成“窄邊距”（如圖2），這樣可以讓更多的表格內(nèi)容納入打印的范圍。窄邊距只是軟件提供的一個(gè)默認(rèn)數(shù)值，你還可以根據(jù)需要，從該項(xiàng)的下拉列表中選擇“自定義邊距”，自己輸入數(shù)值（如圖3）。

如果這樣調(diào)整以后，還是不能在打印范圍中顯示完需要的表格內(nèi)容，那就在最后一個(gè)縮放項(xiàng)中縮小表格的縮放比例，如果不是巨型的表格（比如本例中的表格），可以直接選擇將“工作表調(diào)整為一頁”，這樣在右邊的預(yù)覽窗格中就可以看到完整的表格內(nèi)容了（如圖4），也就是實(shí)際的打印內(nèi)容。當(dāng)然打印出來的文字要比實(shí)際表格中的文字小。

如果是大型的表格，可以配合“橫向”和“縱向”的設(shè)置，選擇“將所有行調(diào)整為一頁”或者“將所有列調(diào)整為一頁”。調(diào)整的時(shí)候注意觀察右側(cè)的預(yù)覽窗格，就能知道自己實(shí)際打印出的效果了。

打印長文檔

和打印長表格相比起來，用Word打印長文檔沒那么復(fù)雜，但有時(shí)候我們也會(huì)碰到這樣的情況：文檔最后一頁只有一兩行甚至幾個(gè)字，卻仍需要占用一整頁的空間。這樣打印就太浪費(fèi)紙張了。在Word2007和Word2010中，可以這樣解決。

Word2007：單擊Word窗口快速工具欄上的“打印預(yù)覽”圖標(biāo)，在打印預(yù)覽狀態(tài)下，可以在工具欄上找到“減少一頁”的圖標(biāo)。點(diǎn)擊“減少一頁”，Word就會(huì)自動(dòng)調(diào)整字號(hào)、間距等設(shè)置，把最后那一兩行文字調(diào)入上一頁中，以達(dá)到減少一頁的效果。如果想準(zhǔn)確地把文檔壓縮到指定頁數(shù)內(nèi)，只要重復(fù)單擊“減少一頁”，直到所需頁數(shù)即可。需要提醒的是，如果超出的內(nèi)容行數(shù)過多，可能會(huì)導(dǎo)致字體過小，請(qǐng)慎重使用該功能。

Word2010：右鍵單擊快速訪問工具，選擇“自定義快速訪問工具欄”，依次點(diǎn)擊“打印預(yù)覽選項(xiàng)卡/減少一頁/添加”，點(diǎn)擊“確定”，再按照上面的方法點(diǎn)擊該按鈕即可。

打印網(wǎng)頁

網(wǎng)絡(luò)上有很多需要的資料，但在打印網(wǎng)頁時(shí)卻經(jīng)常出現(xiàn)問題，像頁面右側(cè)少了一半，或者頁面上下多了一些多余的文字等等。為什么會(huì)這樣呢？還是那句話，你的眼睛欺騙了你。不行，點(diǎn)開瀏覽器上的打印預(yù)覽試一試。

以Firefox為例，在工具欄上依次選擇“文件/打印預(yù)覽”，就能看到真實(shí)的打印效果了。不過，和我們之前看到的不一樣，這里多了網(wǎng)址、標(biāo)題、日期和頁碼等我們并不需要的信息（如圖6），這是它默認(rèn)的打印設(shè)置。如果不加以修改，就會(huì)得到這樣的打印結(jié)果。當(dāng)然，這并不是我們想要的。

首先，把這些多余的文字去掉。在打印預(yù)覽中選擇“頁面設(shè)置”，再切換到“頁邊距和頁眉/頁腳”選項(xiàng)卡，在“頁眉和頁腳”選項(xiàng)中可以看到多出的那些文字是怎么來的。如果你都不需要，那就挨個(gè)在這些下拉列表中選擇“空白”，然后保存設(shè)置（如圖7、8）。再根據(jù)前面的方法重新回到打印預(yù)覽，就看到那些多余的文字已經(jīng)去掉了。

除此之外，還可以在“打印預(yù)覽/頁面設(shè)置”的“格式和選項(xiàng)”卡中，對(duì)紙張方向和縮放比例進(jìn)行調(diào)整（如圖9）。大家使用的多是A4紙，要想完整打印出網(wǎng)頁，一般需要把方向設(shè)置為“橫向”，并在“頁邊距和頁眉/頁腳”選項(xiàng)卡中將頁邊距調(diào)到最小（如圖9），再通過縮放比例調(diào)整打印范圍。不過縮放比例也別太小，否則打印出來的文字就看不清楚了。

等比打印身份證

很多時(shí)候都要用到個(gè)人的證件復(fù)印件，如果之前就用掃描儀將證件保存為數(shù)字文件，這時(shí)只需要用打印機(jī)將證件打印出來即可。但如果直接打印，就會(huì)得到一整張A4尺寸的證件照，這可不行！

對(duì)于辦公族來說，這個(gè)時(shí)候就可以利用Office的所見即所得功能來調(diào)整掃描件的打印尺寸了，比如身份證，我國第二代公民身份證的標(biāo)準(zhǔn)尺寸為85.6mm×54mm，在空白Word文檔中插入身份證掃描圖片后，左鍵雙擊圖片，選擇裁剪工具將掃描件的白邊剪掉，再點(diǎn)擊圖片頂點(diǎn)即可縮放尺寸，這時(shí)可以參考Word文檔的標(biāo)尺（標(biāo)尺可定義為厘米，在Word 2007中點(diǎn)擊“Office按鈕/Word選項(xiàng)/高級(jí)/顯示”，設(shè)置“度量單位”為厘米并取消勾選“以字符寬度為度量單位”項(xiàng)即可），或者直接右鍵點(diǎn)擊圖片，選擇“大小”，在尺寸可旋轉(zhuǎn)中直接輸入高度5.4厘米、寬度8.56厘米即可。