小林是個工作狂，每天要處理很多來往的工作文件，卻不善于管理自己的辦公文檔，以至于將其散亂于電腦的各個角落。為提高工作效率，她需要解決三個問題：

1. 如何整理電腦里面散亂的資料

2. 如何快速找到需要的文檔

3. 如何保護隱私文檔

問題癥結(jié)：文檔管理混亂不止是小林，而且是大多數(shù)人容易犯的一個毛病。因為文檔可以棲身在任何文件夾里面，如果之前沒有合理的安排和組織，想在后期全部通過改變物理位置來整理、集合，不太現(xiàn)實。

解決方案：既然改變文檔原來的物理位置是件麻煩事，不如通過虛擬文件夾來重新組織電腦里面的文檔，并通過搜索來查找散亂的文件。

1 將常用文件夾加入庫

庫是Windows 7中的一個比較重大的改變，它可以將常用的文件夾置頂。而且可以把散亂的文件夾有機組合起來。

把常用的工作文件夾、接收文件夾或者下載文件夾等經(jīng)常需要修改和讀寫的文件夾都加入庫，比如“工作庫”、“下載庫”等，這樣就可以減少文件亂放的習慣。點擊任務欄上的“庫”圖標調(diào)出庫，點擊導航欄上的“新建庫”，根據(jù)庫的作用命名建立新庫。比如用于存放工作文檔的庫命名為“工作文檔庫”，并將相應的資源文件夾添加進去。右擊鼠標，從快捷菜單中選擇“屬性”，隨后會彈出屬性對話框（如圖1），單擊“包含文件夾”按鈕，在隨后彈出的對話框中將散落在電腦里面的與工作文檔相關的文件夾都添加進去，確認之后即可完成添加操作。如果需要添加多個位置，可以按照類似的步驟繼續(xù)添加。

文件夾添加完成之后，可以發(fā)現(xiàn)其中只有一個位置是打鉤的，這表示該位置是此類資源的默認保存位置?？梢愿鶕?jù)自己的需要進行調(diào)整，最好將系統(tǒng)默認的資源庫重新定位到經(jīng)常保存資源的位置，最后單擊“設置保存位置”按鈕即可。

按照類似的步驟可以重新定位圖片、音樂等資源庫的默認位置。添加完成后，系統(tǒng)會在后臺自動對所添加的資源位置建立索引，索引建立的時間和活動強度取決于前臺占用電腦資源的程度以及資源的數(shù)量。

2 正確的搜索方式

不過小林還希望能夠進一步提高搜索效率，而且還要注意隱私數(shù)據(jù)的保護，筆者為她提供了幾種可供選擇的方案。

關鍵詞搜索

Windows 7的搜索功能可以說是無處不在，每個窗口的右上角都有一個搜索窗格，通過它可以查找整盤或者具體到某個文件夾里面的文件。要想快速找到某個文檔，還要用好關鍵詞，可以考慮通過下面這些元素來快速搜索文檔。

文檔的標題、關鍵詞、作者、摘要、內(nèi)容

音樂的標題、藝術家、唱片集、流派

圖片的標題、拍攝時間、標記、尺寸

因此，如果希望搜索結(jié)果更符合自己的需要，建議在創(chuàng)建文檔時完整填寫相關的屬性信息，例如標題、關鍵詞、作者，當然也可以在屬性窗口中手工添加（如圖2），或者在資源管理器窗口底部的信息欄中直接更改。

模糊搜索

如果需要同時搜索兩種不同格式的文檔，可以啟用“自然語言搜索”的功能，通過自然語法的匹配和疊加，實現(xiàn)模糊查找，例如“doc or rar”可以同時搜索doc和rar兩種不同格式的文件。操作之前請打開“文件夾選項/搜索”對話框（如圖3），在這里勾選“使用自然語言搜索”復選框，確認之后即可生效。

設置搜索范圍

如果明白自己要查找文件的大概范圍，可以設置搜索的范圍，它能細節(jié)化到具體的文件夾。按下“Win+F”打開搜索瀏覽器，或者直接打開目標文件夾窗口，單擊搜索框左側(cè)的放大鏡按鈕，從下拉菜單中確定需要搜索范圍即可。當然，搭配庫來使用還能突破文檔的實際存放位置，比如可以把電腦里存放工作文檔的處于不同位置的文件夾統(tǒng)一添加到庫中，然后在這個庫里面搜索。

保存搜索結(jié)果

如果經(jīng)常針對某一固定條件進行搜索，可以將搜索結(jié)果保存下來，以后只要直接更新這個搜索結(jié)果即可。

例如小林經(jīng)常需要在“E：＼工作文檔”路徑下搜索包含“月度報表”的Excel文檔，在打開搜索窗口之后，指定搜索位置和搜索條件，彈出搜索結(jié)果之后，單擊工具欄上的“保存搜索”按鈕，此時會彈出“另存為”對話框，一般情況下這里不需要作任何更改，直接取默認設置，確認之后會獲得一個擴展名為“search-ms”的搜索結(jié)果文件，這個文件默認會被保存在“c：＼Users＼Administrator＼Searches＼”路徑下，這里的“Administrator”是賬戶名稱。以后，只要在搜索文件夾下直接雙擊這個搜索結(jié)果文件，即可獲得最新的搜索結(jié)果。按照類似的方法，可以創(chuàng)建多個不同類別的搜索結(jié)果文件。

3 將敏感文檔踢出搜索范圍

小林有不少工作中的重要文件比較敏感，而Windows 7的搜索功能又相當強大，顧及了搜索的便捷性，同樣也要保護這些重要的文檔。

將敏感文檔剔除索引

設置索引的目的是加快文檔搜索的速度，可以把常用的工作文檔、記事文檔加到索引中來。不過，難免會搜索出一些涉及隱私的內(nèi)容，例如瀏覽器的歷史記錄、Outlook加密的電子郵件、聊天記錄等，如果和他人共用計算機尤其突出。

如果不希望他人搜索出這些內(nèi)容，可以更改可搜索的索引范圍，給系統(tǒng)的搜索功能降降溫。在開始搜索框中輸入“索引選項”，打開“索引選項”對話框，在這里可以查看索引項目，如果需要排除某些項目，可以單擊“修改”按鈕，打開“索引位置”對話框，在“所選位置的摘要”列表框中取消相關項目（如圖4），確認之后即可生效。

隱私文件要保護

即使已經(jīng)將涉及隱私信息的文件從索引中去除，但它還是有可能被從系統(tǒng)深處搜索出來?；谶@一考慮，我們可以通過下面的方法對隱私文件進行保護。

首先，打開“文件夾選項/搜索”對話框，將搜索內(nèi)容設置為“在有索引的位置搜索文件名和內(nèi)容”，這樣在搜索那些沒有索引位置的內(nèi)容時，將只搜索文件名。

然后，將文檔或文件夾設置為隱藏屬性，或者同時加密。但是，請勿忘記打開“索引選項/高級選項”對話框，在這里取消“為加密文件建立索引”復選框（如圖5），否則仍然可以搜索出加密文件，如果需要指定允許索引的文件類型，請切換到“文件類型”選項卡進行設置。