現(xiàn)在越來越多的印刷企業(yè)上線ERP，很多企業(yè)主認(rèn)為只要買了一套軟件，就能解決管理問題。其實(shí)不然，企業(yè)的管理千差萬別，一套管理軟件如何在企業(yè)中生根發(fā)芽，跟實(shí)施方式息息相關(guān)。ERP項(xiàng)目是“三分軟件，七分實(shí)施”，實(shí)施的重要性可見一斑。筆者作為ERP項(xiàng)目的全程參與實(shí)施者，與北大方正電子有限公司的ERP實(shí)施人員一起推進(jìn)項(xiàng)目，對(duì)實(shí)施的重要性有非常深刻的理解。

常州日?qǐng)?bào)社印刷廠的印刷ERP管理系統(tǒng)自2008年6月開始實(shí)施，已經(jīng)運(yùn)行5年時(shí)間，ERP系統(tǒng)的思想、流程已經(jīng)深深根植于日常管理工作中，系統(tǒng)不僅承載著整個(gè)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)業(yè)務(wù)，還是企業(yè)高層進(jìn)行各種管理決策和數(shù)據(jù)分析的依據(jù)。ERP系統(tǒng)已經(jīng)成為管理中不可缺少的工具，并幫助企業(yè)取得了初步收益。而一套軟件如何在企業(yè)中生根發(fā)芽，并顯現(xiàn)效果，與當(dāng)初科學(xué)的實(shí)施方法息息相關(guān)。筆者作為當(dāng)時(shí)實(shí)施的全程參與者，在實(shí)施的整個(gè)過程中受益匪淺。

規(guī)劃流程的好處

傳統(tǒng)國(guó)有印刷企業(yè)的管理手段基本局限于職能管理，即不斷完善組織結(jié)構(gòu)、崗位職責(zé)，定制度、定考核。通過人員崗位調(diào)整安排、獎(jiǎng)罰來落實(shí)各項(xiàng)工作指標(biāo)。而報(bào)紙印刷企業(yè)對(duì)客戶最有價(jià)值的是其核心業(yè)務(wù)流程，是承接、生產(chǎn)、交付訂單的流程，這個(gè)流程的運(yùn)行效果體現(xiàn)在報(bào)紙時(shí)效、快速反應(yīng)、質(zhì)量和客戶滿意度等方面。

在前期流程規(guī)則過程中，我們企業(yè)以目標(biāo)為導(dǎo)向，規(guī)劃出為了達(dá)到這個(gè)目標(biāo)我們需要走什么樣的流程。流程設(shè)計(jì)完成后，我們?cè)俜从^整個(gè)流程，哪些是角色缺失的，哪些是流程的關(guān)鍵點(diǎn)。有缺失的補(bǔ)上，流程中冗余的精簡(jiǎn)，重要的關(guān)鍵點(diǎn)重點(diǎn)關(guān)注。這樣我們就有了以管理目標(biāo)為導(dǎo)向的流程，流程中配齊了角色和崗位，各個(gè)角色和崗位的職責(zé)也就相應(yīng)跟上了，最后制定了保證流程獎(jiǎng)罰措施。

通過流程的規(guī)劃，筆者作為參與者對(duì)企業(yè)有了更深的認(rèn)識(shí)。這樣的方式對(duì)筆者往后的工作也起到了很好的啟發(fā)作用。

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系統(tǒng)流程與業(yè)務(wù)流程環(huán)環(huán)相扣

系統(tǒng)流程與業(yè)務(wù)流程若不能很好地結(jié)合，對(duì)于企業(yè)的應(yīng)用只能有一個(gè)結(jié)果——各自是各自的流程，最終會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)形同虛設(shè)。

因此在企業(yè)規(guī)劃流程并實(shí)施的過程中，將系統(tǒng)流程和業(yè)務(wù)流程進(jìn)行了結(jié)合，即在流程中為每個(gè)角色定義了要做的事，哪些工作為系統(tǒng)內(nèi)操作，哪些工作為系統(tǒng)外操作。例如庫(kù)房管理人員的入庫(kù)操作，就規(guī)定了先查看采購(gòu)單和送貨單是否一致，再進(jìn)行實(shí)物的核對(duì)和現(xiàn)場(chǎng)的擺放，并進(jìn)行記錄，最后在系統(tǒng)中進(jìn)行入庫(kù)確認(rèn)操作。

通過這樣的方式就把每個(gè)角色的工作又進(jìn)行了一次固化，結(jié)合系統(tǒng)和業(yè)務(wù)流程，把系統(tǒng)操作當(dāng)成了工作的一部分。最終配合系統(tǒng)流程和相關(guān)獎(jiǎng)罰制度，把之前既定的流程在整個(gè)企業(yè)中固化下來。

下圖即為規(guī)劃的曬版流程（部分截圖），在這個(gè)流程圖中不難看出，我們規(guī)劃了與這個(gè)流程相關(guān)的所有角色的動(dòng)作，黃色代表了系統(tǒng)操作，白色的為系統(tǒng)外操作，每個(gè)節(jié)點(diǎn)A1、B2等，都有相應(yīng)的操作規(guī)程和制度。通過這種方式，把系統(tǒng)融入到了工作中。

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分模塊上線

ERP項(xiàng)目涉及到我們企業(yè)幾乎全部部門和流程，而一個(gè)管理項(xiàng)目的上線是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程，為了保證項(xiàng)目穩(wěn)步推進(jìn)，我們采取了分模塊上線的實(shí)施方式。先規(guī)劃上線模塊的流程，再制定每個(gè)角色的崗位責(zé)任制度，然后進(jìn)行培訓(xùn)和考核，最后上線，在上線的過程中，依據(jù)情況進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn)，由此對(duì)模塊進(jìn)行固化。在固化的過程中，可以進(jìn)行下一個(gè)模塊的流程規(guī)劃。通過這樣的方式，步步為營(yíng)、步步推進(jìn)，循序漸進(jìn)，企業(yè)在上線的過程中，能夠把握實(shí)施節(jié)奏，也省去了集中投入大量時(shí)間和精力。

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快速形成閉環(huán)

ERP的上線是破壞和替換的過程，需要將原有的業(yè)務(wù)流程和工作習(xí)慣打破，再用新的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行替換。從字面上看很容易理解，但是在實(shí)際的操作中難度就會(huì)變得很大。因?yàn)樵谔鎿Q的過程中，一定會(huì)涉及到新流程和老流程并行，新的工作模式替換舊的工作模式的情況。對(duì)于操作人員和部門主管來說，在替換過程中都是非常辛苦和不適應(yīng)的。

因此我們?cè)O(shè)計(jì)了快速形成閉環(huán)的實(shí)施模式，即先將小的流程實(shí)現(xiàn)閉環(huán)，再將大的流程實(shí)現(xiàn)閉環(huán)。結(jié)合分模塊上線的方式，我們將新老流程的并行時(shí)間減到了最小，為系統(tǒng)的順利上線起到了至關(guān)重要的作用。

當(dāng)然，實(shí)施過程中還有很多的科學(xué)實(shí)施方法，例如項(xiàng)目管理方法，時(shí)間管理方法等，在這里也就不再一一贅述了。

筆者認(rèn)為，ERP項(xiàng)目在常州日?qǐng)?bào)社印刷廠生根發(fā)芽、枝繁葉茂并在企業(yè)中產(chǎn)生效果，與項(xiàng)目的實(shí)施小組制定的實(shí)施方法和辛苦工作是密不可分的。當(dāng)然，也只有擁有豐富實(shí)施經(jīng)驗(yàn)的北大方正電子有限公司ERP部門才能給我們提供如此多的實(shí)施理念和實(shí)施方法。在往后的系統(tǒng)維護(hù)過程中，我們還將把實(shí)施的工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行延伸和挖掘，讓ERP在企業(yè)的應(yīng)用發(fā)揚(yáng)光大。