隨著我國(guó)高等教育國(guó)際化的發(fā)展，外事工作已融入了高校多項(xiàng)工作之中。本文分析了建設(shè)外事信息門戶網(wǎng)站建設(shè)的重要性。通過(guò)對(duì)高校外事管理機(jī)構(gòu)和外事事務(wù)的分析，提出了高校外事信息門戶的建設(shè)方案。

高校外事信息門戶建設(shè)外事服務(wù)水平一、高校外事事務(wù)和外事管理機(jī)構(gòu)分析

高校外事工作是學(xué)校對(duì)外聯(lián)系的窗口。經(jīng)過(guò)多年發(fā)展，如今外事工作已經(jīng)突破了原來(lái)的事務(wù)形接待工作范圍，將廣泛開(kāi)展國(guó)際教育交流與合作、加強(qiáng)學(xué)科建設(shè)和人才培養(yǎng)、提高整體辦學(xué)水平和辦學(xué)質(zhì)量為工作的重點(diǎn)。

目前，高校的外事工作包括：（1）專家引智工作。引進(jìn)國(guó)外智力就是根據(jù)學(xué)校教學(xué)和科研的需要，引進(jìn)國(guó)外人才、技術(shù)和管理經(jīng)驗(yàn)，提高學(xué)校的教學(xué)科研能力。（2）因公派出工作。管理學(xué)校各類人員赴國(guó)外參加國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議、學(xué)術(shù)交流、講學(xué)講座、公派出國(guó)留學(xué)等工作。（3）涉外交流合作工作，與外國(guó)駐華使館、領(lǐng)館的聯(lián)系和往來(lái)。與海外大學(xué)、企業(yè)及其他機(jī)構(gòu)的交流與合作。境外來(lái)訪人員接待工作。（4）學(xué)生聯(lián)合培養(yǎng)工作，與國(guó)境外高校聯(lián)合培養(yǎng)學(xué)生，進(jìn)行雙學(xué)位項(xiàng)目、交換項(xiàng)目、短期交流項(xiàng)目和中外合作辦學(xué)等。（5）外國(guó)留學(xué)生和對(duì)外漢語(yǔ)教學(xué)工作。包括外國(guó)留學(xué)生的招收、留學(xué)生來(lái)校后的生活及教學(xué)管理，對(duì)外漢語(yǔ)教學(xué)等工作。（6）其他涉外工作。如舉辦國(guó)際會(huì)議，涉外事務(wù)的報(bào)批和對(duì)外行文、發(fā)文和收文等工作。

在普遍高校體系中，國(guó)際交流合作處作為學(xué)校的外事工作歸口管理部門，負(fù)責(zé)管理各項(xiàng)工作。人事處、教務(wù)處、研究生院等多個(gè)職能部門協(xié)同配合工作。各個(gè)學(xué)院作為外事工作的主要執(zhí)行單位進(jìn)行各項(xiàng)外事工作。有的高校單獨(dú)設(shè)立國(guó)際學(xué)院負(fù)責(zé)留學(xué)生和外漢語(yǔ)教學(xué)工作。雖然不同的高校部門設(shè)置、職能分工各不相同，但外事工作是需要學(xué)校各個(gè)部門協(xié)調(diào)配合共同完成的一項(xiàng)工作。外事信息門應(yīng)該是學(xué)校外事工作的一個(gè)窗口、一個(gè)平臺(tái)，所以也需要各個(gè)部門共同建設(shè)。

二、建設(shè)高校外事信息門戶的重要性

1.加強(qiáng)宣傳

外事工作有時(shí)候難以開(kāi)展，是因?yàn)槿罕娀A(chǔ)性不夠。外事信息門戶可以提供一個(gè)信息平臺(tái)。讓學(xué)校師生了解學(xué)校外事工作的發(fā)展情況。學(xué)校的外事新聞通知可以讓老師學(xué)生及時(shí)了解學(xué)校的外事工作的進(jìn)展，使他們知道學(xué)校里有哪些資源可以被利用。例如，有的老師看到有某位外國(guó)專家來(lái)我校做講座的通知，他的研究方向跟國(guó)外專家類似，于是便利用聽(tīng)講座之際與外國(guó)專家取得聯(lián)系，進(jìn)一步交流后達(dá)成合作意向。這樣的例子筆筆皆是。只有群眾基礎(chǔ)建立起來(lái)了，外事工作才能順利的開(kāi)展。

除了加強(qiáng)對(duì)內(nèi)宣傳之外，外事信息門戶還應(yīng)該包含學(xué)校的英文介紹，面向國(guó)外大學(xué)，加強(qiáng)對(duì)外的宣傳，使國(guó)外高校能更好地了解本校的特色、學(xué)科優(yōu)勢(shì)等內(nèi)容，方便交流合作的進(jìn)一步展開(kāi)。

2.提供辦事信息

外事工作涉及面廣且工作內(nèi)容繁多，許多老師學(xué)生在辦理外事相關(guān)手續(xù)時(shí)，尤其是初次辦理時(shí)，常常摸不到頭緒，不知該如何辦理。而且外事相關(guān)表格種類繁多，填表時(shí)會(huì)遇到很多問(wèn)題，一兩次咨詢也不能解決全部問(wèn)題。外事信息門戶可以為老師學(xué)生提供一個(gè)辦事指南，指導(dǎo)他們?cè)撛趺赐瓿上嚓P(guān)手續(xù)的辦理和填寫(xiě)各類表格。這樣既方便了師生，也免去了工作人員總是被同樣的問(wèn)題一遍又一遍咨詢的困擾。

3.無(wú)紙化辦公

外事工作涉及范圍廣，有些工作需要協(xié)同校內(nèi)很多單位一起完成。例如，教師因公派工作出需涉及學(xué)院、財(cái)務(wù)處、人事處、保密處和外事處，一張因公出國(guó)境申請(qǐng)表需要很多單位簽字蓋章。傳統(tǒng)方式下的工作流程費(fèi)時(shí)費(fèi)力，如果采用網(wǎng)上審批不僅可以免去了師生來(lái)回奔波之苦，而且可以大大提高工作效率。信息化管理也便于管理者進(jìn)行管理統(tǒng)籌。

三、高校外事信息門戶建設(shè)方案

高校外事信息門戶應(yīng)該包含新聞通知發(fā)布、業(yè)務(wù)介紹、辦事指南和電子化辦公四部分。門戶網(wǎng)站的設(shè)計(jì)應(yīng)簡(jiǎn)潔大方，使用戶可以很快在網(wǎng)站中找到自己想要獲取的內(nèi)容。下面就分別介紹一下各部分建設(shè)的要點(diǎn)。

1.新聞通知發(fā)布

新聞通知一定要保持實(shí)時(shí)性和新鮮性，否則就失去了發(fā)布的意義。很多國(guó)內(nèi)的高校的外事新聞網(wǎng)站長(zhǎng)期不更新，導(dǎo)致用戶流失。這樣的網(wǎng)站很少有人去關(guān)注。學(xué)院或其他單位發(fā)布的外事新聞也應(yīng)當(dāng)及時(shí)收入到外事信息門戶網(wǎng)站中來(lái)，豐富網(wǎng)站內(nèi)容。此外，外事新聞通知還應(yīng)該通過(guò)多種途徑進(jìn)行發(fā)布，如校園其他信息平臺(tái)、外事簡(jiǎn)報(bào)、郵箱群發(fā)等。這樣才能擴(kuò)大外事工作的影響力，提升高校的國(guó)際化氛圍。

2.業(yè)務(wù)介紹

外事信息門戶網(wǎng)站應(yīng)根據(jù)不同的業(yè)務(wù)設(shè)立子欄目。每個(gè)子欄目下根據(jù)不同的工作內(nèi)容再進(jìn)行細(xì)分。每個(gè)子欄目中也可以收錄主頁(yè)中與業(yè)務(wù)相關(guān)的新聞和通知，方便師生有針對(duì)性的瀏覽。業(yè)務(wù)介紹中不僅僅是泛泛地把業(yè)務(wù)描述一下，一定要把業(yè)務(wù)盡可能詳細(xì)的表述清楚，注明什么樣的事情屬于本業(yè)務(wù)管理的范疇，方便師生理解。很多單位在介紹業(yè)務(wù)時(shí)僅僅把自己可以辦的內(nèi)容寫(xiě)上。其中涉及到很多其他部門的內(nèi)容只字不提，這樣的做法也是不可取的。師生在辦事時(shí)希望一次性盡可能全地了解到信息。

3.辦事指南

辦事流程是子欄目中一個(gè)十分重要的部分。他需要詳細(xì)介紹本業(yè)務(wù)的辦事流程。任何人根據(jù)辦事流程在無(wú)人工干預(yù)的情況下都可以完成相關(guān)業(yè)務(wù)的辦理。要完成這一功能十分有難度，需要不斷地摸索與改進(jìn)才能實(shí)現(xiàn)。相關(guān)表格的下載應(yīng)結(jié)合在辦事流程中，也需要單獨(dú)設(shè)置一個(gè)相關(guān)下載專區(qū)方便師生查找表格使用。此外，表格需配有詳細(xì)的填表說(shuō)明和樣表。

4.電子化辦公

將各項(xiàng)業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦公是外事信息門戶的一個(gè)重要功能。教師學(xué)生可在線提交申請(qǐng)，業(yè)務(wù)部門在網(wǎng)上進(jìn)行審批。整個(gè)過(guò)程實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公。目前，國(guó)內(nèi)許多高校已經(jīng)使用了OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，但多僅限于公文處理，外事工作的電子化辦公還不多見(jiàn)。如果可以將外事工作與OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)相結(jié)合實(shí)現(xiàn)電子化辦公，可大大減少工作人員的工作量，為師生提供一個(gè)更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

四、結(jié)語(yǔ)

高校的外事工作是管理與服務(wù)相結(jié)合，傳統(tǒng)的辦公模式已無(wú)法滿足新時(shí)代的發(fā)展要求。網(wǎng)絡(luò)為人們搭建了一個(gè)信息的平臺(tái)。外事信息門戶的建立，將大大提升高校外事工作的服務(wù)的水平，也有利于促進(jìn)學(xué)校外事工作的快速發(fā)展。

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