在前兩期我們已經(jīng)了解了數(shù)據(jù)處理五大方法中的三個方法：數(shù)據(jù)清洗、數(shù)據(jù)抽取、數(shù)據(jù)合并。本期繼續(xù)介紹另外兩個方法：數(shù)據(jù)計算與數(shù)據(jù)轉化。

數(shù)據(jù)計算

數(shù)據(jù)計算就是根據(jù)數(shù)據(jù)分析目的，在原有的字段數(shù)據(jù)基礎上，采用簡單、函數(shù)等計算方式得到新的字段數(shù)據(jù)。

1.簡單計算

簡單計算就是采用加、減、乘、除四則運算的方式進行計算，得到新的字段數(shù)據(jù)。例如訂單數(shù)據(jù)中只有產(chǎn)品銷售數(shù)量和單價，而老板需要的是銷售額，以便了解公司業(yè)績。這時候，就可以通過銷售數(shù)量乘上單價的簡單計算方式得到銷售額。

在Excel中加、減、乘、除對應的運算符就是鍵盤中的“+、-、*、/”符號，當然還有自動求和、均值功能菜單可直接使用，這些操作使用起來較為簡單，在此就不再舉例說明。

2.函數(shù)計算

函數(shù)計算，顧名思義，就是采用函數(shù)的方式進行計算，得到新的字段數(shù)據(jù)。例如要計算公司每個員工的工齡，那么可以使用DATEDIF函數(shù)進行指定周期（如日、周、月等）的日期相減計算。日常工作中我們用到的函數(shù)并不需要太復雜，接下來我們就一起來看看幾個既簡單又實用的函數(shù)。

（1）平均值與求和。對數(shù)據(jù)計算平均值和求和應該說是我們工作中最常見的問題了。例如計算企業(yè)各產(chǎn)品的季度平均銷售量和總銷售量，就可分別采用AVERAGE、SUM函數(shù)進行計算，函數(shù)括號內的參數(shù)，只需要選擇設置數(shù)據(jù)計算范圍即可，是函數(shù)操作相對較為簡單的應用（見左下圖）。

（2）DATEDIF計算工齡與年齡。剛才說過可以使用DATEDIF函數(shù)計算公司每個員工的工齡，當然也可以用來計算員工的年齡，這樣我們就可以了解公司人員的工齡、年齡結構特征。DATEDIF函數(shù)就是計算兩個日期之間年/月/日的間隔數(shù)，但它在Excel函數(shù)庫中無法查找到，需要自行在編輯欄中手工輸入。DATEDIF函數(shù)共有三個參數(shù)，第一個參數(shù)為起始日期，第二個參數(shù)為結束日期，第三個參數(shù)為顯示的結算結果格式，常用的有“y”、“m”、“d”三個參數(shù)，分別代表年、月、日。

我們以某企業(yè)員工年齡、工齡采用DATEDIF函數(shù)計算為例，分別在D2、E2單元格輸入公式：

并向下填充復制D2、E2單元格的公式，即可批量得到企業(yè)其他員工年齡、工齡數(shù)據(jù)。

（3）VLOOKUP數(shù)據(jù)分組。數(shù)據(jù)分析中有個重要實用的分析方法就是分組分析法。它是根據(jù)分析對象的特征，按照指定的數(shù)據(jù)指標，采用等距或非等距的分組方法，把分析對象劃分為不同的部分，以進行對比分析研究，揭示其內在的聯(lián)系和規(guī)律性。分組的目的是進行各組之間對比分析，研究數(shù)據(jù)分析對象的結構構成、分布特征。在進行分組分析前，我們先要通過數(shù)據(jù)處理，將指定的數(shù)據(jù)指標進行等距或非等距的分組劃分，并分別賦予不同的組名，形成一個新的分組字段，以示區(qū)別，這個過程就是數(shù)據(jù)分組。

在Excel中是如何實現(xiàn)數(shù)據(jù)分組的呢？大家可能首先會想到使用IF函數(shù)判斷某數(shù)值是否納入某個區(qū)間，并賦予相應的組名，以達到數(shù)據(jù)分組的目的。但是Excel對函數(shù)的嵌套層數(shù)有限制，Excel97-2003版本最多可進行7層的嵌套，而Excel2007-2013版本對函數(shù)嵌套可達64層。當你的數(shù)據(jù)分組的組數(shù)超過Excel函數(shù)嵌套層數(shù)限制時，用IF函數(shù)就不能一步到位了，并且IF函數(shù)對邏輯思維要求較高，編寫麻煩且容易出錯，只要少了個括號就無法正常運行，故不建議大家使用IF函數(shù)進行層數(shù)較多的分組。

那在Excel中還有其他什么函數(shù)可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)分組處理呢？這個可以有！在此推薦使用VLOOKUP函數(shù)進行數(shù)據(jù)分組處理。在上期數(shù)據(jù)合并中我們就介紹使用VLOOKUP函數(shù)的精確匹配功能進行字段匹配。本期就教大家使用VLOOKUP函數(shù)的近似匹配功能進行數(shù)據(jù)分組處理，只需將VLOOKUP函數(shù)第四個參數(shù)range_lookup設置為TRUE（1）或省略即可。我們就以上述企業(yè)員工年齡數(shù)據(jù)為例，采用VLOOKUP函數(shù)進行企業(yè)員工年齡段劃分。

步驟1：準備一個分組對應表，用來確定分組的范圍和標準。第一列為分組閾值（為每組覆蓋的數(shù)值范圍中的最低值），第二列就是分組標簽（組名），第三列為分組區(qū)間的表達式，用來說明各組具體的數(shù)據(jù)范圍，目的是為了方便數(shù)據(jù)處理人員理解和識別，當然也可以用做分組標簽，根據(jù)自己的需要來選擇分組標簽的樣式。

這里VLOOKUP函數(shù)的應用與“數(shù)據(jù)匹配”中有所不同，這里VLOOKUP函數(shù)的最后一個參數(shù)range_lookup邏輯值省略了，即在此處默認的是近似匹配。

數(shù)據(jù)轉化

數(shù)據(jù)轉化就是根據(jù)數(shù)據(jù)分析目的，將原有的數(shù)據(jù)格式或樣式轉化為符合數(shù)據(jù)分析要求的格式或樣式，主要包括行列轉置、數(shù)據(jù)類型轉化。

1.行列轉置

行列轉置，簡單來說就是行列互換，效果如下圖所示。在Excel中有直接提供轉置功能供我們使用，可通過復制所需要的轉置數(shù)據(jù)區(qū)域，然后利用選擇性粘貼中的轉置功能進行數(shù)據(jù)的行列互換，操作較為簡單，在此就不再詳述。

2.數(shù)據(jù)類型轉化

在前幾期就介紹過數(shù)據(jù)類型的相關知識，現(xiàn)在我們再一起來回顧下：常見的數(shù)據(jù)類型有文本、數(shù)值、日期等類型的數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)類型，最終都可以歸結為兩大類數(shù)據(jù)類型：字符型數(shù)據(jù)、數(shù)值型數(shù)據(jù)，是否可直接進行四則運算，是區(qū)分數(shù)據(jù)是否屬于數(shù)值型數(shù)據(jù)的判斷標準之一。

常用的數(shù)據(jù)類型轉化主要包括數(shù)值型轉文本型、文本型轉數(shù)值型。

（1）數(shù)值型轉文本型。數(shù)值型轉文本型可以采用數(shù)據(jù)分列法、TEXT函數(shù)兩種方式進行轉化。首先是數(shù)據(jù)分列法，其操作步驟在介紹數(shù)據(jù)抽取操作時就已經(jīng)介紹過，只是在第三步有些差別，“文本分列向導”前兩步只要采用默認選擇并直接點擊“下一步”按鈕就可以，在“文本分列向導”第三步對話框中，在上方的“列數(shù)據(jù)格式”中選擇“文本”項，最后單擊“完成”按鈕，即可將數(shù)值型數(shù)據(jù)轉成文本型數(shù)據(jù)。

其次是TEXT函數(shù)法，TEXT函數(shù)能將數(shù)值型數(shù)據(jù)轉化為指定格式的文本。如本月收入10，000，000元，有人不習慣看這么長的數(shù)據(jù)，希望轉化為1000.0萬元，這時候就可以輸入公式“=TEXT（10000000/10000，\"0.0\"）”，然后還可以用CONCATENATE函數(shù)將轉化后的數(shù)字與單位合并，這樣就可以得到所需要的形式，TEXT函數(shù)的第二個參數(shù)還可以設置為“%”，如此就能將環(huán)比、同比的數(shù)值型百分比轉化為文本型的百分比。

（2）文本型轉數(shù)值型。這里的文本型轉數(shù)值型，指的是文本型的數(shù)字轉化為數(shù)值型的數(shù)字，以便進行相應的計算?？梢圆捎眠x擇性粘貼——運算功能進行轉化。

步驟1：先在其他單元格分別填入“1”、“0”兩個數(shù)字，并復制其中一個數(shù)字，在此我們選擇復制“1”這個數(shù)字。

步驟3：調出選擇性粘貼對話框，選擇“運算”組中的“乘”項，單擊“確定”按鈕，這就完成文本型轉數(shù)值型。這里也能選擇“除”項，意思就是選擇的數(shù)據(jù)區(qū)域每個數(shù)字都乘1或除1，那么本身不改變數(shù)字大小，但改變了數(shù)字的格式，如果復制的是“0”，那么就選擇“加”或“減”項即可。

數(shù)據(jù)處理內容就介紹到此，只要掌握其基本原理并能靈活組合運用，面對各種疑難雜癥都能輕松應對，這就是我們常說的“萬變不離其宗”！

編輯：單之卉 / 郵箱：szh@bjstats.gov.cn