摘要：伴隨著社會信息化的日益發(fā)展，企業(yè)檔案作為企業(yè)管理的一個重要內(nèi)容，是維持企業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要信息資源。為保障企業(yè)管理的日益合理化，促進企業(yè)進一步壯大，必須保障企業(yè)檔案管理工作的信息化與現(xiàn)代化的實現(xiàn)。而根據(jù)實際企業(yè)檔案管理中出現(xiàn)的問題，從企業(yè)服務(wù)模式和強化規(guī)范化制度化建設(shè)以及企業(yè)管理創(chuàng)新的問題提出了觀點和看法，以期促進企業(yè)檔案管理工作及服務(wù)等諸多方面的科學化。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；基礎(chǔ)業(yè)務(wù)；創(chuàng)新與服務(wù)

中圖分類號：F49文獻標識碼：A文章編號：16723198（2013）23017602

1前言

隨著我國政治、經(jīng)濟體制改革的深化，信息技術(shù)的日益發(fā)展。企業(yè)檔案管理工作成為一個優(yōu)良企業(yè)迅速得以發(fā)展所必須關(guān)注的重要內(nèi)容。

然而在企業(yè)的實際運行中，仍然存在不少問題如建檔工作滯后、管理不規(guī)范等，特別是在檔案管理和服務(wù)工作方面尤為明顯。而大部分問題的產(chǎn)生都是由于檔案管理的方式的傳統(tǒng)，實體檔案的邊緣化等諸多問題，給企業(yè)檔案管理帶來很多前進的困難。所以為了保障企業(yè)檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的完善，必須從公共服務(wù)的基本完善，服務(wù)領(lǐng)域的進一步的拓寬，注重檔案信息資源的開發(fā)等諸多方面著手。本文分析了企業(yè)檔案服務(wù)模式的創(chuàng)新方法，從全方位提供服務(wù)、構(gòu)建信息開放中心以及進行深化層次編研三個方面來實現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源的共享，探討如何提高企業(yè)檔案管理創(chuàng)新化與服務(wù)模式進一步的完善，進而保持企業(yè)自身的穩(wěn)定、持久的發(fā)展。

2企業(yè)檔案管理功能服務(wù)模式創(chuàng)新

2.1全方位提供服務(wù)

以科學的原則和方法管理檔案，用獨特的方式在各種思想之間建立起獨特的聯(lián)系，是突破傳統(tǒng)的“實體保管”的檔案管理方式所必須的。針對以收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和利用管理數(shù)據(jù)及內(nèi)容為主體的檔案來說，為發(fā)掘其中的信息功能必須創(chuàng)新檔案的服務(wù)模式。檔案管理模式創(chuàng)新包括信息計算機網(wǎng)絡(luò)化、新型載體電子檔案以及檔案管理模式創(chuàng)新面臨的問題。抓重點、求突破，確保及時、準確、完整地提供檔案利用是保證檔案信息資源開發(fā)利用的途徑。因而為了實現(xiàn)全方位的管理模式，必須有強有力的物質(zhì)、技術(shù)保障。建立和完善企業(yè)信息開放利用中心，實現(xiàn)檔案開放，深化已經(jīng)公開現(xiàn)行文件，是必不可少的。而在現(xiàn)在企業(yè)運行中，往往以紙質(zhì)模式進行管理的現(xiàn)存檔案與企業(yè)日常運營產(chǎn)生的電子文檔日益增加的狀況并不適應(yīng)。面對這種現(xiàn)狀，必須實行對檔案資源全方位的服務(wù)，進一步加深數(shù)據(jù)信息，提取出企業(yè)發(fā)展所需的資源。例如加強檔案資源的電子化，可以快速了解工程項目的具體情況；為加強檔案的信息化進程，發(fā)揮電子文檔的優(yōu)勢，對于檔案管理可以提供快速查詢搜索的功能。與此同時，還需要進行科學的編目。為實現(xiàn)全方位的檔案服務(wù)，加強科學管理檔案資料。必須在定期完善檔案信息存儲的同時，必須對數(shù)據(jù)資源的質(zhì)量與準確率加以控制。首先，企業(yè)必須要樹立改革、開放，服務(wù)大局，競爭、協(xié)作的理念。同時，企業(yè)作為一個以經(jīng)濟利益為主要運營目的的法人，應(yīng)建立與市場經(jīng)濟相適應(yīng)的檔案工作運行管理機制。建立健全電子文件整理標準，軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)；其次依靠一定合理適用的政策和物質(zhì)保障，以提高企業(yè)利潤，從而保證企業(yè)穩(wěn)步而良好的運行。

2.2構(gòu)建信息開放中心

隨著信息社會的日益發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息資源的日益豐富，以人力和傳統(tǒng)的“實體保管”的檔案管理方式已不適應(yīng)今天檔案資源的管理與服務(wù)。構(gòu)建基于WEB平臺構(gòu)建太鋼檔案管理服務(wù)模式，提供全方位開發(fā)利用開展企業(yè)檔案的開發(fā)利用工作，是提高檔案資源效率的重要手段。針對檔案資源的開放利用和回收，越來越多的企業(yè)通過構(gòu)建信息開放中心的方式來推動企業(yè)適應(yīng)時代的發(fā)展。為優(yōu)化傳統(tǒng)檔案服務(wù)方式，利用信息化手段發(fā)揮新的服務(wù)方式，企業(yè)檔案開發(fā)可以積極地探索檔案宣傳的內(nèi)容、重點和方式上的問題。

而實現(xiàn)信息開放的多元化有多種途徑：首先，需要通過網(wǎng)絡(luò)資源的形式建立支持用戶通過登錄系統(tǒng)的信息查詢方式。其次，針對客戶的實際需要，企業(yè)在對檔案信息管理的問題，可以通過電子郵件等多媒體方式進行遠程服務(wù)。與此同時，為延伸檔案資料的服務(wù)時間和空間，企業(yè)應(yīng)該適應(yīng)時代的發(fā)展，建立高效的信息系統(tǒng)。最后，為方便用戶檢索信息資料，利用資源網(wǎng)定期發(fā)布檔案服務(wù)數(shù)據(jù)包、構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫。當然，我們不能忽視對企業(yè)檔案資源的編研與利用。而針對這一方面所出現(xiàn)的問題，信息開放中心還可以在分析檔案原始信息的基礎(chǔ)之上，為形成信息含量高、具備針對性的檔案產(chǎn)品，以保證企業(yè)得到充分發(fā)展，對檔案原件的價值進行開發(fā)。

2.3進行深化層次編研

充分優(yōu)化檔案原始信息，是檔案資料的編研工作的重要內(nèi)容。同時，我們必須要注意到的是檔案資料主要是針對企業(yè)的日常工作以及實際的數(shù)據(jù)和運行需要等諸多方面，必須對原有數(shù)據(jù)進行整理，根據(jù)現(xiàn)實工作的實際需要，對所需信息進行處理。而出來的工程是根據(jù)企業(yè)現(xiàn)有館藏經(jīng)所需信息根據(jù)實際工作種類和企業(yè)運行的各個階段，進行分類處理。但同時，要保證信息的真實性，對于有價值的信息進行匯總。而這些步驟都是為保障企業(yè)的檔案編研符合企業(yè)的利益需要。可以為企業(yè)良好、穩(wěn)定的發(fā)展提供有力的依據(jù)。

在實際操作中，企業(yè)倘若要想改善其檔案信息資料管理必須要注意以下事項：第一，針對檔案數(shù)量繁多，種類多樣的信息的實際需求情況，檔案資料的處理要以優(yōu)先級的方式有序進行。第二，因為企業(yè)檔案資料對于企業(yè)自身利益密切相關(guān)，在其編研的工程中，我們必須請要具備豐富經(jīng)驗的檔案專家來進行，以保證其檔案資料處理的合理性與科學性。第三，在檔案資料內(nèi)容處理上，對于來自企業(yè)管理部門或者國家行業(yè)協(xié)會的指導性文件檔案，應(yīng)定期編研匯總。第四，檔案資料處理的過程中，充分發(fā)揮檔案資料的價值，必須保障編研資料能夠及時提交，檔案資料也必須按照周密的時間流程來進行，保證編研資料的全面性和概括性，而對于涉及企業(yè)生產(chǎn)具體細節(jié)的資料，則編研時更應(yīng)注重其細致性和完整性。

2.4強化規(guī)范化制度化建設(shè)，建立工程檔案檢查考核制度

項目前期預(yù)知管理，項目開工統(tǒng)一檔案管理標準，項目實施階段實時監(jiān)控，項目交工階段總結(jié)反饋的各個階段等都所屬于企業(yè)項目工程全過程管理的主要內(nèi)容。針對項目檔案的分散管理，制度不完善，業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導力度不足；工程檔案殘缺、不完整、不能準確地移交歸檔的現(xiàn)狀。首先，為保證歸檔資料及圖紙的準確、完整，必須建立健全檔案各項規(guī)章制度。其次，建立健全檔案資料保證金制度，在項目工程的初期階段抓起，檔案人員參加重要設(shè)備的開箱驗收，及時做好傳遞和變更記錄。其次，大力推行對電子文件檔案在工程檔案中運用。做到企業(yè)檔案為企業(yè)文化建設(shè)服務(wù)，為企業(yè)的文化建設(shè)提供詳實的素材。同時，為保障基建檔案管理工作流程與優(yōu)化，文書檔案管理工作流程與優(yōu)化，會計檔案管理工作流程與優(yōu)化，經(jīng)營檔案管理工作流程與優(yōu)化，必須建立工程檔案檢查考核制度。針對檔案管理的實際情況，對于有價值的信息資料，進行定期的匯總和檢查。對于那些對于企業(yè)發(fā)展沒有借鑒意義的資料進行處理，合理分類和匯總。

3結(jié)束語

針對現(xiàn)行企業(yè)資料檔案處理出現(xiàn)的諸如基礎(chǔ)設(shè)施不到位、處理信息的方式落后、有些基層的檔案室甚至還處于手工操作的階段等諸多問題，給企業(yè)所帶來的如檔案信息處理效率低、開發(fā)速度緩慢等困境。亟需一個新穎的檔案信息處理新思路、新方向。為了使檔案資源真正成為企業(yè)的持續(xù)發(fā)展的助力，充分發(fā)掘檔案資源的價值，必須積極探索檔案服務(wù)的新模式。本文結(jié)合具體企業(yè)的實際情況，所提出的檔案資料管理的創(chuàng)新方式以及如何完善檔案資料的管理的解決方案，是我們根據(jù)企業(yè)在實際工作中所出現(xiàn)的問題而提出來的，具有很強的實際操作性以及現(xiàn)實應(yīng)用性。雖然本文對該問題提出了相應(yīng)的解決方案，然而作為以盈利為目的的單位，企業(yè)必須從實際出發(fā)，把握好資料檔案管理的每一個階段。

參考文獻

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