2009年人力資源社會(huì)保障部與國(guó)家檔案局聯(lián)合發(fā)布了《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》（人力資源社會(huì)保障部令第3號(hào)，以下簡(jiǎn)稱《規(guī)定》），從而確立了檔案管理在社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦工作中的重要地位越來(lái)越突出。社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案，是指社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在辦理社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)過(guò)程中，直接形成的具有保存和利用價(jià)值的專業(yè)性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。社會(huì)保險(xiǎn)檔案是社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的真實(shí)反映，不僅關(guān)系到每個(gè)參保者的長(zhǎng)遠(yuǎn)利益，還關(guān)系到社會(huì)的穩(wěn)定和發(fā)展。加快社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案電子化建設(shè)是發(fā)展社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案現(xiàn)代化管理的迫切要求，也是進(jìn)一步提高社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)管理服務(wù)水平的現(xiàn)實(shí)需要。筆者近期參加了廣西部分地級(jí)市社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理達(dá)標(biāo)驗(yàn)收工作，并深入南寧、柳州、貴港、河池、崇左等市社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)，調(diào)研社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理情況，召開(kāi)部分社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干、專兼職檔案管理人員座談會(huì)，實(shí)地查看了紙質(zhì)檔案整理質(zhì)量及觀摩了南寧市電子檔案業(yè)務(wù)經(jīng)辦流程。在調(diào)研的基礎(chǔ)上，對(duì)廣西社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化建設(shè)提出一些見(jiàn)解。

一、廣西社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作存在的主要問(wèn)題

（一）社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理法規(guī)制度執(zhí)行力不夠，工作發(fā)展不平衡

近年來(lái)，廣西壯族自治區(qū)人力資源和社會(huì)保障廳、自治區(qū)檔案局根據(jù)國(guó)家人力資源社會(huì)保障部、國(guó)家檔案局《規(guī)定》，結(jié)合廣西實(shí)際制定了《廣西壯族自治區(qū)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理暫行辦法》（桂人社發(fā)〔2010〕130號(hào)，以下簡(jiǎn)稱《暫行辦法》），為廣西全面加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理提供了基本保障。并根據(jù)人力資源社會(huì)保障部辦公廳關(guān)于社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)管理達(dá)標(biāo)驗(yàn)收工作的有關(guān)部署，下發(fā)了《關(guān)于開(kāi)展社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理達(dá)標(biāo)驗(yàn)收工作的通知》（桂人社函〔2010〕1838號(hào)，以下簡(jiǎn)稱《通知》），提出了力爭(zhēng)柳州、桂林、梧州、北海、百色等市部分經(jīng)辦機(jī)構(gòu)2012年底前通過(guò)業(yè)務(wù)檔案管理達(dá)標(biāo)驗(yàn)收，其他市級(jí)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在2013年7月底前通過(guò)達(dá)標(biāo)驗(yàn)收，2014年底前完成所有縣級(jí)以上經(jīng)辦機(jī)構(gòu)達(dá)標(biāo)驗(yàn)收的工作目標(biāo)，要求各地以實(shí)現(xiàn)三年達(dá)標(biāo)驗(yàn)收目標(biāo)為核心，全面提升廣西各級(jí)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理水平，大力推進(jìn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化建設(shè)。

經(jīng)過(guò)2年的努力，截至2012年底，全區(qū)14個(gè)地級(jí)市，有4個(gè)市，6個(gè)機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理通過(guò)了檔案管理達(dá)標(biāo)驗(yàn)收，8個(gè)市級(jí)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)正在開(kāi)展紙質(zhì)檔案歸檔整理，力爭(zhēng)2013年底前進(jìn)行檔案管理達(dá)標(biāo)驗(yàn)收。目前尚有2個(gè)市級(jí)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理工作仍處于無(wú)庫(kù)房、無(wú)專兼職檔案人員、無(wú)經(jīng)費(fèi)保障的“三無(wú)狀態(tài)”，未開(kāi)展業(yè)務(wù)檔案整理工作。據(jù)統(tǒng)計(jì)，截至2012年底，廣西區(qū)內(nèi)市級(jí)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)積存歷史業(yè)務(wù)資料尚有10萬(wàn)宗卷未整理入庫(kù)。要實(shí)現(xiàn)2013年底前全區(qū)地級(jí)市社保業(yè)務(wù)檔案工作實(shí)現(xiàn)達(dá)標(biāo)驗(yàn)收難度相當(dāng)大。縣級(jí)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)2/3以上沒(méi)有庫(kù)房，尚未開(kāi)展紙質(zhì)檔案整理，2014年全部實(shí)現(xiàn)檔案管理達(dá)標(biāo)驗(yàn)收任重道遠(yuǎn)。

（二）社會(huì)保險(xiǎn)檔案保存方式落后，管理基礎(chǔ)薄弱

目前，廣西各級(jí)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)除了社會(huì)保險(xiǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)檔案以磁介質(zhì)、光盤和移動(dòng)硬盤等計(jì)算機(jī)手段定期備份保存外，大量的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案、文書檔案和會(huì)計(jì)檔案仍采用紙質(zhì)（線裝）保存的傳統(tǒng)檔案保存方式 。而參保人數(shù)眾多，社保業(yè)務(wù)檔案需保管一生，因此，檔案量巨大，占用大量庫(kù)房空間。傳統(tǒng)的紙張保存形式易損，有些檔案資料因查詢次數(shù)頻繁而不可避免地存在原件受損甚至遺失等情況。況且，各地業(yè)務(wù)檔案庫(kù)房普遍吃緊，有的地方社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)連一個(gè)固定的檔案室都沒(méi)有，各類檔案被分割保管，分室存放。一些地方雖然有固定的檔案室，但面積很小，庫(kù)房建設(shè)也大多不完全符合國(guó)家《檔案館建設(shè)設(shè)計(jì)規(guī)范》和規(guī)定，不具有防震、防盜、防火、防光、防潮、防高溫、防有害生物、防污染等安全設(shè)施，更談不上規(guī)范管理檔案，從調(diào)查情況來(lái)看，越到基層，管理基礎(chǔ)越薄弱。

（三）社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理手段落后，跟不上社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展形勢(shì)的需求

雖然近年來(lái)廣西各級(jí)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)已經(jīng)普遍使用計(jì)算機(jī)對(duì)社保檔案進(jìn)行管理，但大多數(shù)仍停留在目錄級(jí)管理階段，即對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案按一定規(guī)律編制目錄，在查詢時(shí)先通過(guò)目錄檢索，但文檔資料本身仍以紙張形式存在，最后仍需靠手工翻閱紙張?jiān)?，并沒(méi)有解決傳統(tǒng)純粹紙張化文檔資料管理所固有的原件易損的難題。隨著社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的迅速發(fā)展，參保人數(shù)和覆蓋范圍的日趨擴(kuò)大，社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案急劇增加，目前這種依靠手工操作的陳舊手段以及管理方式，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)社會(huì)保障事業(yè)發(fā)展的要求，這必將成為影響和制約社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作發(fā)展的突出問(wèn)題。

（四）社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案信息開(kāi)發(fā)利用率低

廣西社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案開(kāi)發(fā)利用起步較遲，檔案管理方式仍停留在“初級(jí)”階段，只能簡(jiǎn)單應(yīng)付一些查詢，不能有效地綜合開(kāi)發(fā)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的信息資源，檔案信息利用率低，沒(méi)有起到社會(huì)保險(xiǎn)檔案的信息開(kāi)發(fā)對(duì)推動(dòng)社會(huì)保險(xiǎn)效率應(yīng)起的重要作用。

二、廣西社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理對(duì)策

隨著社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的蓬勃發(fā)展，業(yè)務(wù)檔案呈現(xiàn)海量增長(zhǎng)的態(tài)勢(shì)，傳統(tǒng)的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的模式已經(jīng)不能滿足事業(yè)發(fā)展需求，建立一套人工干預(yù)少、效率高、易查詢、易保存、運(yùn)行成本低的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理系統(tǒng)勢(shì)在必行，筆者認(rèn)為，需做好以下幾方面的工作。

（一）制定廣西統(tǒng)一的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化建設(shè)規(guī)劃，明確目標(biāo)，分類指導(dǎo)，全面推進(jìn)

在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，認(rèn)真做好自治區(qū)級(jí)頂層設(shè)計(jì)，用2年時(shí)間完成14個(gè)地級(jí)市社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理數(shù)字化建設(shè)，2015年逐步實(shí)現(xiàn)縣（市、區(qū)）級(jí)社保業(yè)務(wù)檔案管理數(shù)字化。先行建設(shè)1—3個(gè)地級(jí)市社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理數(shù)字化示范單位，以點(diǎn)帶面。重點(diǎn)扶持已實(shí)現(xiàn)社保檔案管理達(dá)標(biāo)驗(yàn)收合格的市級(jí)檔案館（庫(kù)）建立數(shù)字檔案，做到“扶持一個(gè)、建成一個(gè)、驗(yàn)收一個(gè)”。對(duì)正在開(kāi)展業(yè)務(wù)檔案管理達(dá)標(biāo)創(chuàng)建工作的市級(jí)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，促成檔案管理達(dá)標(biāo)驗(yàn)收合格，為建設(shè)數(shù)字化檔案夯實(shí)基礎(chǔ)。同時(shí)要加強(qiáng)市對(duì)縣（市、區(qū)）社保檔案管理工作的指導(dǎo)，推動(dòng)廣西社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作上新水平。

（二）統(tǒng)一組織開(kāi)發(fā)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化管理軟件

為避免各市社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)各自為政重復(fù)開(kāi)發(fā)，既造成相互不兼容又浪費(fèi)資源，由自治區(qū)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)局統(tǒng)一組織開(kāi)發(fā)，推廣實(shí)施社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化管理軟件，并為地級(jí)市檔案數(shù)字化建設(shè)提供必要的支持，解決好信息系統(tǒng)運(yùn)行的配套硬件、平臺(tái)軟件和實(shí)施費(fèi)用，確保廣西社保檔案數(shù)字化建設(shè)起點(diǎn)高、運(yùn)行穩(wěn)、效果好。

（三）建立社會(huì)保險(xiǎn)數(shù)字檔案，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理

社會(huì)保險(xiǎn)數(shù)字檔案，是指以計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，把以紙質(zhì)形式保存的文字和數(shù)據(jù)、圖像、聲音等檔案資源以代碼形式記錄于磁盤、光盤等載體，依據(jù)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取并可以在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)碾娮游募娮訖n案）。社會(huì)保險(xiǎn)數(shù)字檔案更具有存儲(chǔ)量大、檢索方便、安全、高效率、便于利用、管理成本低等顯著優(yōu)點(diǎn)。社會(huì)保險(xiǎn)檔案數(shù)字化以后，可對(duì)原紙質(zhì)檔案資料真空打包存放，同時(shí)采用相應(yīng)軟件對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化管理，普通查詢，可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)查閱其電子文本即可，對(duì)于極個(gè)別必須查閱其紙質(zhì)原件資料的再開(kāi)包查閱，對(duì)紙質(zhì)檔案資料實(shí)現(xiàn)最大限度的保護(hù)。

（四）充分利用社會(huì)保險(xiǎn)檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)，發(fā)揮社保檔案在經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會(huì)管理中的作用

建設(shè)社保數(shù)字檔案既實(shí)現(xiàn)了將大量傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息高速轉(zhuǎn)換成數(shù)字化、影像化檔案信息管理的質(zhì)變，又為檔案信息的開(kāi)發(fā)和利用創(chuàng)造了十分便利的條件。日益龐大的社會(huì)保險(xiǎn)檔案以準(zhǔn)確、翔實(shí)、完整和珍貴的記載，通過(guò)數(shù)字化管理就可以安全、高效地管理檔案信息并能滿足快速查詢的需求，提高檔案利用的效率，使其潛在價(jià)值向現(xiàn)實(shí)價(jià)值合理轉(zhuǎn)化，為參保人提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，為各級(jí)部門提供科學(xué)決策依據(jù)，發(fā)揮社會(huì)保險(xiǎn)檔案在經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)管理中的作用。