摘要：在OFFICE辦公軟件中，運(yùn)用WORD和EXCEL的高級功能在信函、信封、準(zhǔn)考證、成績通知單、畢業(yè)證、工資條的制作以及成績工資數(shù)據(jù)匯總分析等方面有著豐富的應(yīng)用。本文通過運(yùn)用EXCEL作為用戶界面和數(shù)據(jù)庫，以WORD做行政許可文書模板，用WORD的郵件合并功能并結(jié)合WORD域的設(shè)計，以及利用EXCEL函數(shù)，輕松、準(zhǔn)確、快速地完成林木采伐許可證件的自動化制作以及相關(guān)數(shù)據(jù)自動化統(tǒng)計分析管理，提高了林業(yè)工作辦公效率。

關(guān)鍵詞：林業(yè)；林木采伐；管理；自動化

中圖分類號： F307 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A 文章編號： 1674-0432（2013）-14-73-2

在日常的林業(yè)行政許可工作中，我們經(jīng)常使用各式各樣的法律文書，例如《林木采伐許可證》的審核簽發(fā)，需使用指標(biāo)文件作簽發(fā)依據(jù)，同時需要根據(jù)文件的各項指標(biāo)監(jiān)控制作。至今廣西仍未有統(tǒng)一的管理軟件，由于各市、縣采伐證的簽發(fā)也不盡相同，目前，很多市、縣林業(yè)主管部門依然使用電子表格等文檔來制作、記錄和統(tǒng)計數(shù)據(jù)，統(tǒng)計報表與原始數(shù)據(jù)表之間沒有公式關(guān)聯(lián)。上級下達(dá)的采伐指標(biāo)、使用及結(jié)余情況不能及時掌握，監(jiān)管工作難度大，不能減輕管理者的統(tǒng)計分析難度。隨著速豐桉樹的推廣，廣西林業(yè)得以快速發(fā)展，“十二五”期間，廣西采伐限額躍居全國榜首，申請采伐的單位或個人大幅增加。面對繁雜的數(shù)據(jù)，重復(fù)錄入，容易出錯，增加了操作人員的工作量。筆者結(jié)合本縣的實際工作，經(jīng)過摸索研究和實踐應(yīng)用，找到了一種能夠有效解決上述問題的便捷方法，實現(xiàn)了對林木采伐許可法律文書的制作以及相關(guān)數(shù)據(jù)的自動化統(tǒng)計分析管理。這里筆者介紹其部分制作方法，供大家參考。

1材料準(zhǔn)備

計算機(jī)、打印機(jī)、林木采伐許可證式樣、木材生產(chǎn)計劃表等各種統(tǒng)計報表式樣、Microsoft office2003中的Word和Excel軟件。

2制作思路

用Excel表作數(shù)據(jù)庫、錄入界面和統(tǒng)計報表，用Word文檔來設(shè)計《林木采伐許可證》模板和打印。

操作流程：將上級下達(dá)的木材生產(chǎn)計劃的各項指標(biāo)錄入Excel采伐指標(biāo)數(shù)據(jù)庫，在用作采伐原始數(shù)據(jù)庫的Excel電子表中輸入一條采伐數(shù)據(jù)記錄，保存后打開Word林木采伐許可證模板文件，把記錄號指向剛剛輸入采伐原始數(shù)據(jù)庫的EXCEL表中的需打印的那條記錄，打印出該條記錄的《林木采伐許可證》。打開EXCEL報表，查看、打印木材采伐計劃使用情況統(tǒng)計表和木材采伐計劃剩余表等統(tǒng)計報表。

實現(xiàn)效果：一次錄入記錄，Word模板文件和EXCEL報表模板文件共同調(diào)用采伐原始數(shù)據(jù)庫EXCEL電子表記錄，數(shù)據(jù)庫表與報表之間、報表與報表之間通過公式關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)快速制作證件和自動生成查詢及打印各種統(tǒng)計報表。如下圖：

3 制作步驟

3.1 建立數(shù)據(jù)庫、各項統(tǒng)計報表

根據(jù)林木采伐許可證簽發(fā)與管理的有關(guān)規(guī)定，按照林木采伐證上所有欄目因子，用Excel新建一個電子表作為數(shù)據(jù)庫，并取名為“XX年XX縣林木采伐許可信息數(shù)據(jù)庫”，結(jié)合制作林木采伐許可證文書及統(tǒng)計的需要增加一些字段，并在該列單元格中輸入相應(yīng)的自動計算公式，以實現(xiàn)自動統(tǒng)計功能，表的第一行作為字段（如果是復(fù)式表頭的可以用多行），第二行起輸入相關(guān)數(shù)據(jù)記錄。同時，根據(jù)相關(guān)的需求，依據(jù)上級下達(dá)的木材生產(chǎn)計劃文件，分別新建下達(dá)采伐指標(biāo)數(shù)據(jù)庫、木材采伐計劃使用表、木材采伐計劃剩余表和全區(qū)木材采伐計劃執(zhí)行情況統(tǒng)計表等各種報表，分別取名為“下達(dá)”、“使用”、“結(jié)余”和“采執(zhí)”等。為了便于提示數(shù)據(jù)信息輸入，筆者將表頭凍結(jié)，隱藏自動計算字段，并設(shè)置密碼保護(hù)工作表以保護(hù)表結(jié)構(gòu)。

圖2.Excel數(shù)據(jù)庫

3.2制作采伐證模板

按照林木采伐許可證的式樣，用Word新建一個林木采伐許可證空白模板，為了更直觀檢查校對打印信息，可以在模板內(nèi)插入空白采伐證圖像，并打印選項設(shè)置為不打印背景色和圖像，并選中視圖選項中的隱藏文字（I）（實現(xiàn)只顯示而不打印圖片），要求圖片大小、位置與采伐許可證式樣一致。

打開林木采伐證Word空白模板，在相應(yīng)位置插入文本框，運(yùn)用“郵件合并”功能，打開數(shù)據(jù)源，調(diào)用數(shù)據(jù)庫表中的數(shù)據(jù)字段到相應(yīng)位置的文本框內(nèi)，調(diào)整好后保存。

（1）首先，啟動菜單欄：工具（T）→信函與郵件（E）→顯示郵件合并工具欄（T），快捷工具欄中顯示郵件合并工具相關(guān)按鈕。

（2）在快捷工具欄中，選中“打開數(shù)據(jù)源”按鈕，在彈出的“選取數(shù)據(jù)源”對話框中，找到“XX縣林木采伐許可信息數(shù)據(jù)庫”EXCEL表，并打開它，在彈出的“選擇表格”中選取“原始數(shù)據(jù)$”并選中“數(shù)據(jù)首行包含列標(biāo)題（F）”。 （3）點(diǎn)擊word菜單欄：插入（V）→文本框（X）→橫排（H），參照背景圖，逐一在相應(yīng)位置插入文本框，然后點(diǎn)擊“郵件合并”快捷工具條中的“插入域”按鈕，選中“插入合并域”對話框中對應(yīng)域，將其插入到相應(yīng)文本框中，設(shè)置字體、字號，并調(diào)整文本框位置。 （4）域的顯示格式編輯。因為采伐證的格式是固定的，在插入文本框中的域中，如采伐起止日期、發(fā)證日期中的年、月、日要獨(dú)立顯示；多個采伐樹種需要用符號隔開；采伐蓄積、出材量要求顯示大小寫，數(shù)量沒有則不顯示等等，域的顯示格式需要編輯調(diào)整。在日期域中，系統(tǒng)默認(rèn)顯示格式為：“5/25/2012”，如只要顯示月“5”，可以在該域后加入“＼@M”來控制，大寫“五”則用“＼@O”；而采伐樹種和采伐蓄積、出材等復(fù)雜的則要運(yùn)用“If…Then…Else…”域函數(shù)進(jìn)行嵌套，如商品材蓄積量“壹佰肆拾貳（142）”可編輯為：“{ IF { MERGEFIELD ”商品材畜積“}= ”0“ ”--“{ MERGEFIELD ”商品材畜積“＼*CHINESENUM2}}{ IF { MERGEFIELD ”商品材畜積“}= ”0“ ”--“（}{ IF { MERGEFIELD ”商品材畜積“}= ”0“ ”--“{ MERGEFIELD ”商品材畜積“ }}{ IF { MERGEFIELD ”商品材畜積“}= ”0“ ”--“）}”。制作完成后保存文檔，點(diǎn)擊郵件合并工具欄上的“查看合并數(shù)據(jù)”按鈕，Excel表數(shù)據(jù)庫中的記錄信息會自動調(diào)入到相應(yīng)域位置上，記錄切換，域內(nèi)容就會隨記錄內(nèi)容的變化而變化。如需打印，只要將指針移到需打印記錄，校正無誤后，點(diǎn)擊打印即可。

如簽發(fā)混交林采伐證則需要在備注欄分別說明各樹種的蓄積、出材。首先在“原始數(shù)據(jù)”表后增加一列，套嵌IF函數(shù)，編輯為“=IF（AR3<>”“，AF3”蓄積“AG3”立方米，出材“AH3”立方米；“AI3”蓄積“AJ3”立方米，出材“AK3”立方米；“AL3”蓄積“AM3”立方米，出材“AN3”立方米；“AO3”蓄積“AP3”立方米，出材“AQ3”立方米；“AR3”蓄積“AS3”立方米，出材“AT3”立方米“，IF（AO3<>”“，…，IF（AL3<>”“，…，IF（AI3<>”“，…，”“））））”東南西北采伐界至以伐區(qū)設(shè)計圖為準(zhǔn)?！啊保賹⑦@一域插入到WORD模板對應(yīng)的備注欄即可。

3.3鏈接數(shù)據(jù)-制作統(tǒng)計報表

打開Excel統(tǒng)計報表模板，在相應(yīng)單元格中輸入相應(yīng)的統(tǒng)計函數(shù)，調(diào)整后保存。

（1）設(shè)計采伐計劃使用情況表、剩余表。運(yùn)用Excel的“SUMIF（range，criteria，sum_range）”函數(shù)，按條件求和（條件可以是一個或多個），將林木采伐許可信息數(shù)據(jù)庫和統(tǒng)計報表關(guān)聯(lián)。首先根據(jù)統(tǒng)計條件的不同，在“原始數(shù)據(jù)”表后添加列，并按需統(tǒng)計條件將原始數(shù)據(jù)中相應(yīng)的因子按順序合并添加到該列中，以滿足統(tǒng)計需要。然后打開木材采伐計劃使用情況統(tǒng)計表-“使用”，逐個在相應(yīng)單元格中，啟動Excel表菜單欄“插入（I）”→“函數(shù)（F）”，在彈出“插入函數(shù)”對話框中選擇“SUMIF”，在彈出的“函數(shù)參數(shù)”對話框中分別輸入要計算的“原始數(shù)據(jù)”的單元格區(qū)域、計算條件和用于求和計算的“原始數(shù)據(jù)”的實際單元格后，并確定完成函數(shù)插入（如圖7）。計算條件是統(tǒng)計報表上的一個或多個單元格、文本或表達(dá)式（報表的統(tǒng)計記錄行數(shù)可按各地的實際情況而定），完成后保存表格。（2）設(shè)計采伐計劃使用剩余表。用Excel最常用的減法運(yùn)算公式就能計算出結(jié)果。在采伐計劃剩余表需要計算單元格中輸入“=”，選中采伐計劃下達(dá)統(tǒng)計表中與剩余表相對單元格，接著輸入“-”，再選中采伐計劃使用情況表中與剩余表相對單元格，回車確認(rèn)。也可以在剩余表單元格中直接輸入公式實現(xiàn)，如：“=下達(dá)！R15-使用！R15”。至此“林木采伐許可文書管理自動化系統(tǒng)”設(shè)計完成。依此，我們還可以根據(jù)各市、縣的采伐管理實際情況，制作《伐區(qū)監(jiān)督卡》Word文書和《年度木材采伐計劃執(zhí)行情況統(tǒng)計表》Excel報表等。

4小結(jié)

（1）運(yùn)用了Word的郵件合并功能和Excel的“COUNTIF”、“SUMIF”和“IF”函數(shù)及函數(shù)嵌套，并在郵件合并功能使用了嵌套“if”域。（2）避免數(shù)據(jù)重復(fù)輸入，減少工作量，提高辦事效率。（3）該設(shè)計方法可批量制作林木采伐許可證，建立數(shù)據(jù)庫，自動生成各種報表，便于數(shù)據(jù)統(tǒng)計、查詢、分析。（4）該設(shè)計方法方便靈活，適用范圍廣，亦可以用來制作木材經(jīng)營加工許可證、行政許可檔案管理等。

作者簡介：寧開平，男，廣西靈山縣人，廣西靈山縣林業(yè)局工程師，研究方向：林業(yè)技術(shù)推廣。