林錦花 陳玉良

【摘 要】隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，對交通運(yùn)輸?shù)囊笠苍絹碓礁?，尤其是作為重要的運(yùn)輸通道之一的高速公路。近幾年我國對高速公路建設(shè)的投資力度是很大的，對高速公路建設(shè)的檔案管理要求也隨之提高。面對浩大的高速公路建設(shè)工程，傳統(tǒng)的高速公路檔案管理方式已經(jīng)無法滿足需求了，所以，高速公路建設(shè)檔案信息化的管理就成為了必然的發(fā)展趨勢。本文主要對高速公路檔案信息化管理進(jìn)行討論。

【關(guān)鍵詞】高速公路；檔案信息化；管理

高速公路是一個國家或是地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的重要標(biāo)志之一，就我國目前高速公路的發(fā)展水平而言，傳統(tǒng)的檔案管理手段將被現(xiàn)代化的檔案信息化管理所替代。檔案的信息化管理就是利用現(xiàn)代通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)等手段來代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案管理手段來解決信息的采集、處理、利用等問題，提高檔案信息管理的水平和效率。

一、高速公路建設(shè)檔案信息化管理的必要性

1.由于高速公路建設(shè)項目的施工時間一般都為2-3年左右，時間較長，期間每一個環(huán)節(jié)都會涉及到檔案的儲存工作。所以等到整個項目的完成，所涉及的檔案管理工作量也是很巨大的。2.高速公路建設(shè)各個過程中都會產(chǎn)生大量的文件以及信息，每一個項目都會有高達(dá)數(shù)千卷的檔案，對于那些線路過長、橋梁隧道過多、地形較為復(fù)雜等各種構(gòu)造物較多的項目，檔案的數(shù)量甚至?xí)^萬卷。所以，整個過程所產(chǎn)生的檔案信息量是非常龐大的。3.高速公路建設(shè)的過程中所產(chǎn)生的檔案種類繁多，其中會涉及到工程的立項、審批、設(shè)計、征地、施工、監(jiān)理、竣工等多方面的檔案信息的收集和記錄，這些檔案的收集又涉及到照片、錄像帶、紙質(zhì)記錄、錄音帶等，再加上檔案管理所涉及到的單位、部門也很多，這樣繁多的檔案種類也為檔案的采集與管理帶來了一定的難度。4.高速公路的建設(shè)涉及的部門很多，最后在竣工的時候需要各部門接收相應(yīng)的檔案也較多。在這些相應(yīng)的檔案統(tǒng)計完成后，還需要提交相關(guān)的檔案給高速公路運(yùn)營的相關(guān)單位使用，剩余的檔案還要按照要求分別提交給上級主管單位、檔案管理部門以及具體的項目承建單位等。5.高速公路建設(shè)的檔案管理具有極強(qiáng)的技術(shù)性和專業(yè)性。其中，包括地質(zhì)勘查、工程施工、竣工的驗(yàn)收等過程中各種專業(yè)的數(shù)據(jù)都會形成檔案，還有各種隧道、橋梁、服務(wù)區(qū)、高等級路面等各自的技術(shù)要求標(biāo)準(zhǔn)也很高，所以，它的技術(shù)性和專業(yè)性都要高于普通的檔案管理。

二、高速公路建設(shè)檔案信息化管理的好處

檔案的信息化管理可以進(jìn)一步提高高速公路建設(shè)檔案管理的水平和效率，實(shí)現(xiàn)高速公路建設(shè)檔案管理的跳躍式發(fā)展。

（一）提高檔案人員的工作效率

對檔案進(jìn)行信息化的管理可以節(jié)約檔案管理人員的時間，提升工作效率。傳統(tǒng)的檔案管理需要檔案管理人員采用手工采集、整理信息等，工作量大而且效率低。對檔案進(jìn)行信息化的管理就是實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動化、網(wǎng)絡(luò)化，有效實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享。檔案信息化還可以為信息社會提供大量的、可靠的、必要的公共信息，滿足工作的需要和人們共享信息的需求，為檔案的信息化管理提供基礎(chǔ)條件。同時，檔案庫中的信息是采用計算機(jī)統(tǒng)計與整理的，在查詢、檢索等方面也會更加快捷，查詢手段也可以豐富多樣，提高檔案管理人員的工作效率的同時還可以使檔案查閱、借閱的可控性也得到進(jìn)一步的提高。

（二）加強(qiáng)檔案信息的有效利用

檔案的信息化管理最終的目的就是使檔案信息得到充分地利用，促進(jìn)高速公路建設(shè)的全面發(fā)展。在高速公路的建設(shè)中時常會出現(xiàn)因人為或是自然等因素造成的問題，這個時候就需要能夠第一時間了解到建設(shè)過程出問題的環(huán)節(jié)，有效降低建設(shè)過程中高速公路的經(jīng)濟(jì)損失等，節(jié)約大量人力、財力、物力。檔案的信息化管理就能夠第一時間提供建設(shè)人員所需要的信息，方便建設(shè)人員查詢相關(guān)環(huán)節(jié)的檔案信息，并及時針對問題的所在采取補(bǔ)救措施，為工作人員節(jié)約更多的時間。

（三）完善高速公路檔案管理體系

檔案的信息化管理是一項對業(yè)務(wù)性和技術(shù)性要求都很高的工作，可以幫助完善高速公路建設(shè)的檔案管理制度。對檔案進(jìn)行信息化的管理就要求相關(guān)部門聘請專職或是兼職的檔案人員，使檔案管理工作形成制度，實(shí)現(xiàn)正?；鸵?guī)范化，并建立一套自上而下的嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案信息化管理制度，管理部門、使用部門等要相互制約，確保檔案的完整、及時、準(zhǔn)確歸檔，提高檔案信息的實(shí)用性和可利用性，促進(jìn)高速公路事業(yè)的發(fā)展。

（四）提升檔案管理人員的素養(yǎng)

對檔案進(jìn)行信息化的管理必須要做好宣傳工作和對檔案管理人員的培訓(xùn)工作，強(qiáng)化檔案人員的職業(yè)道德素質(zhì)和工作的責(zé)任心，這是他們做好檔案管理工作的前提。檔案的信息化管理也要求要不斷完善檔案管理制度，包括檔案的歸檔制度、保密制度、統(tǒng)計制度、借閱制度等，都要切實(shí)做到按章辦事、有章可循。這也就要求檔案管理人員必須要強(qiáng)化自己“服務(wù)”的觀點(diǎn)，并將這個觀點(diǎn)作為提高自己檔案信息化管理工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿點(diǎn)。要做好這些工作，檔案管理人員就必須要不斷學(xué)習(xí)、不斷探索、不斷提高自己的專業(yè)知識水平和技能。所以，對檔案進(jìn)行信息化的管理也可以提升檔案管理人員的素質(zhì)。

三、高速公路建設(shè)檔案信息化管理的問題

1.高速公路建設(shè)的檔案數(shù)量巨大，在進(jìn)行檔案管理的過程中就需要投入大量的人力、物力和財力，在建成之后綜合文件、竣工圖等的檔案利用率較高，施工文件等的檔案利用率偏低，這就導(dǎo)致制作電子文件時范圍就會較寬，耗費(fèi)的人力、物力和財力也較多。所以，建議在保證檔案信息化管理的完整性的前提下可以適當(dāng)?shù)乜s小電子文件的制作范圍，減少物力等的投入，也有利于高速公路建設(shè)檔案信息化管理工作的推進(jìn)。2.目前，在我國高速公路建設(shè)檔案的信息化管理還沒有形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，各單位和部門都還在探索的階段，這個階段容易造成不必要的資源浪費(fèi)和重復(fù)研究。所以，相關(guān)部門在總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的同時可以制定相關(guān)的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，約束各項工作的穩(wěn)定進(jìn)行，減少不必要的資源浪費(fèi)。

四、總結(jié)

高速公路建設(shè)檔案信息化管理是一項艱巨、復(fù)雜、系統(tǒng)的工作，已經(jīng)成為我國信息化建設(shè)的一部分。通過對檔案進(jìn)行信息化的管理可以提高高速公路行業(yè)的管理水平和建設(shè)經(jīng)營，實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享，以便更好地發(fā)展高速公路的規(guī)劃、建設(shè)、管理等，進(jìn)而促進(jìn)我國的經(jīng)濟(jì)和社會的發(fā)展。

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