胡順紅

【摘 要】事業(yè)單位科技檔案管理是事業(yè)單位管理中必不可少的一個(gè)部分，隨著事業(yè)單位的發(fā)展，科技檔案管理會(huì)變得越來(lái)越重要，。本文就事業(yè)單位普遍存在的問(wèn)題進(jìn)行分析并針對(duì)問(wèn)題提出做好事業(yè)單位科技檔案管理的工作，讓檔案在事業(yè)單位發(fā)展中的作用發(fā)揮到最大。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案；科技檔案管理

檔案，無(wú)論是事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中的各項(xiàng)資料數(shù)據(jù)，來(lái)往單位個(gè)人資料，還是事業(yè)單位人事資料等，都是事業(yè)單位中客觀存在的資料，這些資料在事業(yè)單位今后的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中提供依據(jù)。所以事業(yè)單位中這些檔案需要妥善的保管，尤其是一些重要部門的客戶資料，國(guó)家都有規(guī)定保管的最低年限。而如何做到科技檔案管理，是事業(yè)單位能否處理好此問(wèn)題的關(guān)鍵。所謂科技檔案管理，是指對(duì)科學(xué)技術(shù)檔案實(shí)體進(jìn)行管理和信息開發(fā)利用的一項(xiàng)專門工作。包括收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用等項(xiàng)內(nèi)容。

雖然檔案的管理工作非常重要，但是不是所有的事業(yè)單位都采取科技檔案管理方法，總是存在著或多或少的問(wèn)題。

一、事業(yè)單位在檔案管理中存在的問(wèn)題：

第一，事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作重視不夠。事業(yè)單位最注重的是經(jīng)濟(jì)效益，對(duì)經(jīng)濟(jì)效益直接影響的因素如業(yè)績(jī)?cè)鲩L(zhǎng)情況、客戶儲(chǔ)備量、訂單多少等等，很容易引起事業(yè)單位的重視，甚至有些事業(yè)單位只看重這些因素，而像事業(yè)單位的檔案管理工作之類，不能直接帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益的因素往往被事業(yè)單位忽視。這就導(dǎo)致從根本上無(wú)法建立完善的檔案管理體系，更無(wú)法運(yùn)用科技檔案管理工作。

第二，沒有系統(tǒng)的檔案管理制度。有些雖然工作中提及檔案管理工作，但是沒有制定相關(guān)的規(guī)章制度，和相應(yīng)的管理制度，檔案管理工作雜亂無(wú)章，時(shí)有缺失，尤其是需要查閱檔案時(shí)無(wú)從下手，更不用說(shuō)利用現(xiàn)有的檔案給事業(yè)單位的發(fā)展帶來(lái)效益了。

第三，沒有專門的檔案管理人員或人員專業(yè)性不高。因?yàn)闄n案管理工作的不重視導(dǎo)致無(wú)專門的檔案管理人員，或者有管理檔案的人員，但是管理人員沒有受過(guò)專門的訓(xùn)練，對(duì)如何管理檔案不甚了解。也造成檔案管理工作無(wú)法做到科技檔案管理。

二、針對(duì)以上問(wèn)題事業(yè)單位科技檔案管理的改進(jìn)：

要想解決以上問(wèn)題，首先事業(yè)單位要明白，隨著事業(yè)單位的發(fā)展而逐日增多的檔案并不是雞肋，管理適當(dāng)它們?cè)谑聵I(yè)單位的發(fā)展中會(huì)起到積極的推動(dòng)作用。沒有領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，事業(yè)單位科技檔案管理工作就成為一句空話。所以無(wú)論什么性質(zhì)的事業(yè)單位都應(yīng)該把檔案管理工作重視起來(lái)。

其次，運(yùn)用科技檔案管理技術(shù)就要有系統(tǒng)的檔案管理制度，如何收集整理檔案，如何鑒定保管檔案，如何檢索查閱檔案，都需運(yùn)用科學(xué)的管理方法，譬如檔案的保管，需要把檔案分門別類裝訂成冊(cè)，并進(jìn)行統(tǒng)一的編號(hào)，包括檔案柜，檔案室的編號(hào)，要做到每查閱一個(gè)內(nèi)容都能在相應(yīng)的檔案室、檔案柜的第幾本檔案里快速找到。當(dāng)然，在計(jì)算機(jī)高度普及的今天，要想快速查閱檔案，還需要把裝訂好并編號(hào)的檔案輸入到計(jì)算機(jī)內(nèi)，比如，建立Excel表格，把每個(gè)客戶資料或者人員資料、生產(chǎn)設(shè)備、來(lái)往單位等資料建立數(shù)據(jù)庫(kù)，這樣，無(wú)論查閱如何細(xì)枝末節(jié)的內(nèi)容都可以快速的鎖定其所在的位置，有效提高工作效率，節(jié)約時(shí)間成本。我們以一些事業(yè)單位的客戶資料為例：可以按時(shí)間順序裝訂成冊(cè)，然后制定Excel表格，按時(shí)間順序排序，客戶名稱、客戶業(yè)務(wù)類型，客戶業(yè)務(wù)往來(lái)中提供了哪些資料，如身份證明文件、訂單信息、數(shù)量、種類，等等，并記錄裝訂成冊(cè)后的編號(hào)以及放置的檔案柜編號(hào)等。做成表格后，可以進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，分析客戶的需求，可以為事業(yè)單位提供數(shù)據(jù)預(yù)測(cè)客戶的行為等，如果需要查閱客戶什么時(shí)間有什么業(yè)務(wù)往來(lái)，數(shù)目種類等信息時(shí)，只需要在建立好的數(shù)據(jù)庫(kù)中查詢即可，需要原件，也可以根據(jù)數(shù)據(jù)庫(kù)的記錄快速的在相應(yīng)的檔案柜找到。

當(dāng)然還應(yīng)該建立相應(yīng)的借閱機(jī)制，如何借閱，如何歸還，哪些崗位的人能看哪些權(quán)限的檔案，這樣做的好處是，利于保管檔案不造成遺失，并且對(duì)于事業(yè)單位資料的保密性也起到了一定的作用。

除此之外，還需要專門的檔案存檔保管人員，制定了嚴(yán)格的檔案管理制度，沒有配備專門的檔案管理人員，科技檔案管理工作依然是一句空話，因?yàn)闆]有專門的檔案管理人員檔案管理制度的嚴(yán)格實(shí)施就會(huì)大打折扣，在檔案的收集整理時(shí)會(huì)出現(xiàn)遺漏、在保管時(shí)會(huì)出現(xiàn)混亂、在借閱時(shí)會(huì)出現(xiàn)遺失等等問(wèn)題。而專門的檔案管理人員需要有專業(yè)的檔案管理技能，比如檔案的收集方式，如何收集能做到不重復(fù)不遺漏，檔案的裝訂成冊(cè)如何有序、規(guī)范、整齊、不破損等，科技檔案管理需要的是專業(yè)的檔案管理人員，當(dāng)然可以對(duì)專門的檔案管理人員進(jìn)行后期培訓(xùn)使其達(dá)到專業(yè)水平。只有專業(yè)的檔案管理人員來(lái)管理檔案， 才能更有效的運(yùn)行此機(jī)制。

最后，雖然本文探討了部分檔案管理中存在著的問(wèn)題，但是無(wú)法全部概括事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題，事業(yè)單位中存在的其他的檔案管理問(wèn)題應(yīng)該與科技檔案管理體系想比對(duì)，糾正存在的不足之處，使檔案管理越來(lái)越規(guī)范化，進(jìn)而對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展起到積極的推動(dòng)作用。

三、總結(jié)

綜上所述，事業(yè)單位在發(fā)展的過(guò)程中不能只注重經(jīng)濟(jì)效益而忽略檔案的管理工作，只有運(yùn)用科技檔案管理技術(shù)，配備專業(yè)的檔案管理人員，制定系統(tǒng)規(guī)范的檔案管理制度，把檔案管理工作做好，讓檔案起到積極的作用，才能使事業(yè)單位更好的發(fā)展。

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