隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)入到一個(gè)新的階段，我國(guó)的企業(yè)也開(kāi)始面臨著來(lái)自?xún)?nèi)外部的雙重挑戰(zhàn)，在這種情況下，建立科學(xué)的企業(yè)管理體制，優(yōu)化企業(yè)管理效率，對(duì)于提高企業(yè)效益，在競(jìng)爭(zhēng)中獲得勝利尤為關(guān)鍵。而在這之中，企業(yè)檔案管理便是其中重要的一部分。

一、煤炭企業(yè)文書(shū)檔案管理流程優(yōu)化的必要性

1.是提高企業(yè)效益的一個(gè)重要途徑

企業(yè)文書(shū)檔案的管理屬于企業(yè)內(nèi)部管理的一個(gè)重要組成部分。其本身對(duì)企業(yè)的眾多信息，發(fā)展過(guò)程有著詳盡的記錄，對(duì)于企業(yè)各個(gè)方面也有著細(xì)致的了解。因此，文書(shū)檔案對(duì)于企業(yè)內(nèi)部人員對(duì)企業(yè)的了解，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者根據(jù)企業(yè)發(fā)展史做出正確的決策都有著重要的意義。

文書(shū)檔案管理本身是一項(xiàng)極其紛繁復(fù)雜的工作，其中涵蓋了大量的數(shù)據(jù)、文獻(xiàn)。若是缺乏良好的管理手段以及正確的管理方法，很容易造成文獻(xiàn)的流失，企業(yè)信息的殘缺，使得企業(yè)本身的內(nèi)部呈現(xiàn)一種缺失的狀態(tài)。而依據(jù)馬克思主義哲學(xué)“內(nèi)因決定事物的發(fā)展變化”的原理來(lái)看，若是一個(gè)企業(yè)在內(nèi)部信息的管理上呈現(xiàn)一種混亂的話，很容易使得企業(yè)在外部競(jìng)爭(zhēng)中受挫。

因此，文書(shū)檔案管理對(duì)于保證企業(yè)效益是有著極其重要的作用的。

2.是完善企業(yè)精神，豐富企業(yè)內(nèi)涵的重要方法

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，企業(yè)發(fā)展模式也早已脫離了以消耗資源為手段的粗放型發(fā)展。現(xiàn)今的企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)，多是依靠良好的企業(yè)形象與內(nèi)涵。而對(duì)于煤炭企業(yè)，同樣如此，正規(guī)、健康、科學(xué)的企業(yè)形象無(wú)疑會(huì)使其在國(guó)際國(guó)內(nèi)競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)優(yōu)勢(shì)。

而文書(shū)檔案管理工作，涵蓋了對(duì)企業(yè)種種發(fā)展階段、企業(yè)活動(dòng)、企業(yè)內(nèi)涵的全方面的整理與歸納。這種活動(dòng)，對(duì)于企業(yè)本身樹(shù)立形象、豐富自身精神有著重要作用。

二、煤炭企業(yè)文書(shū)檔案管理工作中的不足

1.企業(yè)本身沒(méi)能引起足夠的重視

不僅在煤炭企業(yè)，在當(dāng)今很多的國(guó)內(nèi)企業(yè)都存在著這種現(xiàn)象。這從根本上反映了企業(yè)本身對(duì)于檔案管理并未引起足夠的重視，在企業(yè)制度日益科學(xué)化的同時(shí)，文書(shū)檔案管理依然是一種傳統(tǒng)、老套的制度。甚至在很多企業(yè)，文書(shū)管理被視為一種賦閑職業(yè)，管理人員僅僅保持著一種收取文件，存放文件，看護(hù)文件的工作，而對(duì)于文件的分類(lèi)，歸納，整理卻常常忽視。

2.文書(shū)檔案管理制度不夠健全

企業(yè)文書(shū)檔案的作用，在于企業(yè)內(nèi)部人員隨時(shí)可以方便調(diào)取，查閱企業(yè)發(fā)展信息。然而文書(shū)檔案本身紛繁復(fù)雜，且頗為眾多，而很多煤炭企業(yè)的檔案管理制度都不夠健全，依然采用傳統(tǒng)的檔案管理手段，不能夠做到定期檢查、監(jiān)督，并且修補(bǔ)缺失文獻(xiàn)，致使對(duì)企業(yè)內(nèi)部信息流通造成了不便。

3.管理技術(shù)落后

在煤炭企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，有眾多視頻資料、音頻資料、電子文檔、實(shí)物資料等，對(duì)于這些資料的保存，若是仍然依照舊的管理辦法，必然會(huì)造成信息的大量流失，也會(huì)給信息的再次查閱造成極大的不便。

4.管理人員素質(zhì)較低

現(xiàn)階段，就整體來(lái)看，存在著文書(shū)檔案管理人才嚴(yán)重缺失的現(xiàn)象，而大部分在職的檔案管理人員，大多人員老化，對(duì)于電子技術(shù)了解較少，對(duì)于文書(shū)檔案的管理方法也缺乏正確的認(rèn)識(shí)，給文書(shū)檔案管理工作造成了極大的不便，檔案制度的創(chuàng)新也造成了阻礙。

三、優(yōu)化文書(shū)檔案管理工作的幾個(gè)方法

1.加強(qiáng)宣傳，提高認(rèn)識(shí)

提高文書(shū)檔案管理工作的首要措施是企業(yè)內(nèi)部加強(qiáng)宣傳，提高對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。只有從心里提高了對(duì)其重要性的認(rèn)識(shí)，才可能從根本上改善這種狀態(tài)。如企業(yè)內(nèi)部可以定期舉行一些學(xué)習(xí)、辯論活動(dòng)，學(xué)習(xí)一些檔案管理促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的實(shí)例或者介紹一些國(guó)外的文書(shū)檔案管理的工作，使企業(yè)本身能夠重新對(duì)檔案管理工作形成新的認(rèn)識(shí)，提高重視程度。

2.完善檔案管理制度

煤炭企業(yè)在使用科學(xué)的企業(yè)管理制度改造自身的同時(shí)，也應(yīng)完善文書(shū)檔案的管理制度。如定期進(jìn)行檢查，保證管理人員對(duì)于檔案的定期整理，建立監(jiān)察督促制度，避免一些重要文件因?yàn)榉N種原因沒(méi)能及時(shí)歸檔，造成流失。

3.積極引進(jìn)新技術(shù)

積極采用各種新的管理技術(shù)。如將文檔收錄電腦，進(jìn)行編輯整理，刻盤(pán)收藏，同時(shí)，建立網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)資源庫(kù)，將文檔進(jìn)行編輯，歸納，分類(lèi)，使得企業(yè)內(nèi)部人員可以隨是憑借賬號(hào)身份對(duì)文檔進(jìn)行查閱，另一方面，完善企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)電子文檔在線傳遞，提高效率。

4.提高管理人員素質(zhì)

對(duì)于管理人員，可以積極吸納檔案管理專(zhuān)業(yè)的高校大學(xué)生，為企業(yè)檔案管理注入新鮮的血液。另一方面，要加強(qiáng)對(duì)文檔管理人員的素質(zhì)培訓(xùn)，定期舉行學(xué)習(xí)培訓(xùn)班，使之能夠熟悉檔案管理新技術(shù)，新思想，新方法，從而使檔案管理工作能夠與時(shí)俱進(jìn)。

結(jié)語(yǔ)

企業(yè)文書(shū)檔案管理對(duì)于企業(yè)發(fā)展進(jìn)步來(lái)說(shuō)，是一項(xiàng)極其重要且不可或缺的工作，雖然在我國(guó)現(xiàn)階段的企業(yè)當(dāng)中，還沒(méi)有引起足夠的重視，存在著不少的弊病，但是，隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，必將會(huì)成為企業(yè)內(nèi)部管理的一個(gè)重要課題，并且日漸規(guī)范完善，最終促進(jìn)我國(guó)煤炭企業(yè)健康和諧的發(fā)展。

（作者單位：山西省霍州煤電集團(tuán)公司檔案館）