黃輝

摘 要 在新的發(fā)展時(shí)期，檔案作為歷史的記錄、信息的載體，有著重要的不可替代的作用，充分發(fā)揮其應(yīng)有的作用，加強(qiáng)檔案管理工作的現(xiàn)代化尤為重要。如何運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)、信息載體和管理方法，對(duì)單位產(chǎn)生的各種載體的檔案實(shí)行系統(tǒng)、全面、科學(xué)的管理，并為單位的各項(xiàng)活動(dòng)及社會(huì)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)快捷的服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供重要的依據(jù)，為單位檔案的利用創(chuàng)造社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，成為檔案管理工作現(xiàn)代化的新課題。

關(guān)鍵詞 檔案管理工 作現(xiàn)代化 檔案管理 創(chuàng)新

一、檔案管理工作現(xiàn)代化的背景

1.進(jìn)入21世紀(jì)，隨著時(shí)代的飛速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步要求必須實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在世界范圍內(nèi)的迅猛發(fā)展，計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、電子通訊等新技術(shù)、新手段的廣泛應(yīng)用使得辦公自動(dòng)化和無紙辦公成為現(xiàn)實(shí)。檔案工作順應(yīng)新形勢(shì)逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化成為必然選擇。

2.傳統(tǒng)的手工管理檔案方式勞動(dòng)量大， 查詢速度慢， 工作效率低， 嚴(yán)重影響檔案的利用。辦公自動(dòng)化， 帶來電子檔案的大量產(chǎn)生， 要求我們必須通曉電子檔案的特性， 把握電子檔案的運(yùn)動(dòng)規(guī)律， 積極開發(fā)電子檔案信息資源， 提高工作效率。辦公自動(dòng)化迫切需要檔案管理工作自動(dòng)化， 提高工作效率， 實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化。

3.加強(qiáng)對(duì)檔案的利用率和保密性，要求實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化。傳統(tǒng)的檔案管理模式，伴隨著檔案存儲(chǔ)年份的延長， 由于檔案的載體材料質(zhì)量差， 保護(hù)手段落后等客觀原因， 將會(huì)出現(xiàn)了褪色現(xiàn)象， 嚴(yán)重的甚至出現(xiàn)“無字”現(xiàn)象。傳統(tǒng)檔案管理工作信息利用共享性差，不能與他人同享檔案信息， 這都迫切需要采用現(xiàn)代化管理手段以提高管理質(zhì)量。

二、檔案工作創(chuàng)新助推檔案管理工作現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)

1.要樹立現(xiàn)代化的檔案管理理念。“思想是行動(dòng)的先導(dǎo)?！币M(jìn)行檔案管理工作現(xiàn)代化，檔案工作人員的檔案意識(shí)形態(tài)最先需要“現(xiàn)代化”。不引進(jìn)先進(jìn)、科學(xué)的檔案管理理論作為指導(dǎo)， 整個(gè)檔案管理的發(fā)展便會(huì)受到影響， 也就談不上檔案管理的現(xiàn)代化。檔案從紙質(zhì)檔案向電子檔案演進(jìn)，突破了由于紙質(zhì)載體的時(shí)空局限性。同時(shí)，電子檔案以其存貯方式的高密度、傳輸迅速、體質(zhì)輕巧等優(yōu)勢(shì)受到人們的厚愛。檔案工作人員應(yīng)著眼科技發(fā)展的趨勢(shì)， 運(yùn)用科學(xué)的眼光看待檔案管理， 積極思考解決檔案新載體方面的問題。

2.檔案隊(duì)伍要?jiǎng)?chuàng)新。進(jìn)人信息時(shí)代， 檔案工作要適應(yīng)新時(shí)期經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需要， 檔案工作者就必須作為創(chuàng)新主體， 主動(dòng)迎接挑戰(zhàn)，樹立創(chuàng)新意識(shí)。檔案工作的創(chuàng)新來自對(duì)檔案管理的創(chuàng)新想法和欲念，沒有創(chuàng)新的認(rèn)識(shí)， 檔案創(chuàng)新無從談起。培養(yǎng)檔案工作者知識(shí)的創(chuàng)新能力， 使之成為適應(yīng)時(shí)代要求的復(fù)合型人才， 是檔案工作現(xiàn)代化所必需。

3.開發(fā)檔案信息資源要?jiǎng)?chuàng)新。檔案信息資源是信息開發(fā)利用的基礎(chǔ)， 也是創(chuàng)新工作的前提?，F(xiàn)代化技術(shù)手段的應(yīng)用， 既能把檔案管理工作從繁重的手工勞動(dòng)中解放出來， 又能使大力開發(fā)和科學(xué)合理有效地利用檔案信息資源成為現(xiàn)實(shí)。在檔案的保護(hù)、存儲(chǔ)、信息的檢索、編目和參考查詢服務(wù)中， 廣泛應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)， 加大技術(shù)更新和現(xiàn)代化投入， 是實(shí)現(xiàn)檔案資源開發(fā)利用工作根本變革的必由之路。

4.創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制， 改變服務(wù)方式是創(chuàng)新檔案工作的目的。按照“堅(jiān)持創(chuàng)新， 突出服務(wù)” 的思路， 不斷加強(qiáng)檔案部門的業(yè)務(wù)建設(shè)， 改變一切不適應(yīng)新形勢(shì)要求的思想觀念和單一被動(dòng)的服務(wù)方式， 是創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制的前提之一。在實(shí)際工作中，要做好兩方面工作. 首先， 檔案開發(fā)利用要向深層次服務(wù)轉(zhuǎn)化， 根據(jù)工作的需要有針對(duì)性地編研科技水平高、利用價(jià)值高的開發(fā)利用成果。其次， 要向多種服務(wù)轉(zhuǎn)化， 除做好上門利用服務(wù)外， 還要主動(dòng)與科研、經(jīng)濟(jì)部門聯(lián)合， 建立咨詢服務(wù)等。

三、實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的基本措施

1.要學(xué)會(huì)運(yùn)用現(xiàn)代化的管理技術(shù)。目前， 計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用已深入社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域和角落， 輕輕地點(diǎn)擊鼠標(biāo)就把我們迅速地帶入到多媒體信息高速路， 通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)傳輸檔案信息， 可以廣泛地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享， 而實(shí)現(xiàn)檔案的信息資源共享， 就要求我們既要有扎實(shí)的檔案管理理論基礎(chǔ)知識(shí)和業(yè)務(wù)工作能力， 又要掌握與信息技術(shù)相關(guān)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用和管理知識(shí)， 這樣才能做到相輔相成、互相促進(jìn)、互為轉(zhuǎn)化， 適應(yīng)信息社會(huì)發(fā)展的需要。目前隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展， 檔案載體已呈多樣化趨勢(shì)， 由單一的紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)化， 電子檔案除具有方便、準(zhǔn)確、高效等優(yōu)勢(shì)外， 在收集、歸檔、鑒定、利用和保密等方面給檔案管理工作帶來新的課題， 檔案管理人員要學(xué)會(huì)運(yùn)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)， 通過技術(shù)處理， 采取必要的手段加以控制， 管好用好檔案， 以達(dá)到兩者的完美結(jié)合， 以適應(yīng)科學(xué)技術(shù)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和社會(huì)各方面對(duì)檔案利用的需要。

2.理順關(guān)系， 健全制度， 拓展檔案的歸檔范圍。建立科學(xué)的檔案管理體系， 健全檔案管理的規(guī)章制度是檔案管理的關(guān)鍵。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高， 必須建立與之相應(yīng)的、科學(xué)的檔案管理體系。通過建立信息檔案管理部門， 明確職能， 將企業(yè)各個(gè)類型的檔案統(tǒng)一管理， 統(tǒng)一考核， 使檔案管理與企業(yè)核心業(yè)務(wù)同步考核評(píng)價(jià)， 同步發(fā)展。同時(shí)， 要拓展檔案的范圍。如企業(yè)經(jīng)營方面， 所進(jìn)行租賃、承包、核算的方案、協(xié)議、合同也應(yīng)進(jìn)入歸檔材料之中。

3.重視人才培養(yǎng)， 提高人員素質(zhì)。檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平。要將檔案管理人員培養(yǎng)納入企業(yè)人才培養(yǎng)計(jì)劃， 通過專業(yè)培訓(xùn)、知識(shí)更新、進(jìn)修學(xué)習(xí)等， 提高業(yè)務(wù)水平， 適應(yīng)檔案業(yè)務(wù)發(fā)展， 推動(dòng)檔案管理水平的提高。

4.開發(fā)檔案資源， 為企業(yè)管理工作服務(wù)。檔案資源的開發(fā)利用是企業(yè)檔案管理的主要目的， 通過檔案深層開發(fā)， 提高檔案的使用價(jià)值為企業(yè)自身管理及客戶服務(wù)。同時(shí)， 通過利用檔案為企業(yè)創(chuàng)造良好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益， 提高檔案在企業(yè)管理中的地位和作用， 促進(jìn)檔案建設(shè)。

5.加強(qiáng)檔案的規(guī)范化建設(shè)。檔案管理必須強(qiáng)調(diào)制度化， 公文是企業(yè)檔案的重要內(nèi)容。要加強(qiáng)對(duì)行政人員公文寫作的教育， 提高對(duì)公文嚴(yán)肅性的認(rèn)識(shí)， 使行政人員從思想上予以重視， 嚴(yán)格要求， 養(yǎng)成嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的工作作風(fēng)。落實(shí)公文寫作的相關(guān)規(guī)范條例，加強(qiáng)公文寫作規(guī)范化的培訓(xùn)， 實(shí)行專人負(fù)責(zé)。當(dāng)前在公文寫作中存在公文基本格式有誤、公文流轉(zhuǎn)越級(jí)等現(xiàn)象， 反映了相關(guān)人員對(duì)公文嚴(yán)肅性缺乏應(yīng)有的認(rèn)識(shí)。要強(qiáng)化管理抓落實(shí)。要使員工明確公文既反映了一個(gè)人的敬業(yè)精神和態(tài)度， 也反映了企業(yè)管理質(zhì)量的好壞。公文質(zhì)量低下， 很可能由此引起相關(guān)方糾紛。

6.對(duì)企業(yè)檔案使用高科技管理手段。高科技的發(fā)展， 也使企業(yè)檔案增添新的內(nèi)涵。一方面，企業(yè)檔案門類較多， 尤其是較繁忙的核心業(yè)務(wù)活動(dòng)， 需保留大量的業(yè)務(wù)歸檔材料， 如公文、合同文本、影響資料等， 全部用傳統(tǒng)的方法儲(chǔ)存， 將占有很大的庫房。另一方面， 高科技的發(fā)展， 也使檔案內(nèi)容更加豐富多樣。如今企業(yè)計(jì)算機(jī)管理十分普遍， 有很多企業(yè)已應(yīng)用電子公文。它以數(shù)據(jù)庫的形式， 以電子文本進(jìn)行儲(chǔ)存、調(diào)閱， 是一種值得賞識(shí)的方法。再則， 客戶信息實(shí)行電腦化管理， 消除傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)往來對(duì)賬單， 所有的產(chǎn)品出入庫明細(xì)賬均實(shí)行電腦存盤， 減少了庫存， 規(guī)范了明細(xì)賬。雖然，相關(guān)單位業(yè)務(wù)往來對(duì)賬單不屬于歸檔范圍， 但以數(shù)據(jù)庫形式存盤留檔的管理模式， 為電子檔案的運(yùn)用提供了很好的范例， 是實(shí)行現(xiàn)代檔案管理的一種新趨勢(shì)。