都 都，師鋼雷

（1.中國石油天然氣勘探開發(fā)公司，北京 100034；2.中國寰球工程公司，北京 100029）

1 材料管理系統(tǒng)概況

在工程建設(shè)領(lǐng)域，對于總包商來說，現(xiàn)場材料管理是供應(yīng)鏈環(huán)節(jié)的最后一環(huán)。根據(jù)有關(guān)程序文件，除去事先建立庫房、完善安保設(shè)施等工作外，現(xiàn)場材料管理的基本工作可以大致概括為：卸車、置放、檢驗、清點、存儲、發(fā)放、維護、盤點。然而如果要做到對設(shè)備材料供應(yīng)強有力的控制，還需要做大量的數(shù)據(jù)錄入、核對、查詢、分析、比較工作以及與設(shè)計、施工、HSE、質(zhì)量等各部門的配合協(xié)調(diào)工作。因此，一套完善的材料管理系統(tǒng)和科學的組織管理成為了必不可少的因素。材料管理系統(tǒng)有很多種，如Marian、SAP ERP、EPICOR、運用智能化條形碼的TOPIS等。中國寰球工程公司自行開發(fā)的材料管理系統(tǒng)——MMS，是一套集數(shù)據(jù)庫、程序、網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器、可視化操作終端于一身的綜合材料管理軟件，一套以材料管理本身為出發(fā)點的ERP系統(tǒng)。其優(yōu)點：一是信息量大，基本可以做到涵蓋所有材料的有效屬性，例如：材料代碼、詳細描述、規(guī)格、型號、數(shù)量、對應(yīng)的管道號、請購單號、訂單號、裝箱單號、庫存位置等信息；二是操作方便，通過中心服務(wù)器和客戶端直接連接，運用數(shù)據(jù)庫關(guān)聯(lián)和可視化操作界面，方便材料工程師的輸入、輸出、查詢、維護等工作；三是強大的數(shù)據(jù)統(tǒng)計綜合功能，便于監(jiān)控、比較、分析數(shù)據(jù)和輸出報表，以達到精細化控制庫存的目的。另一項對庫存控制的關(guān)鍵因素是組織管理，這其中包括采購部門自身的管理程序 （對到貨接收、清點盤庫、材料發(fā)退等環(huán)節(jié)的控制）、與其他相關(guān)部門的配合程度 （統(tǒng)一編碼、掌握設(shè)計原始數(shù)據(jù)、采購動態(tài)數(shù)據(jù)等）、項目管理的綜合水平 （明確職責分工和權(quán)限、信息化等）等具體條件。本文將分析材料管理系統(tǒng)和組織管理的具體因素，闡述其在庫存控制中的作用和重要性，并給出適當建議。

2 完善的材料管理系統(tǒng)

目前，世界上越來越多的企業(yè)引入ERP系統(tǒng)來實現(xiàn)對其整個供應(yīng)鏈的有效管理，以求最大限度地利用企業(yè)現(xiàn)有資源，實現(xiàn)經(jīng)濟效益最大化。對于石油石化工程建設(shè)領(lǐng)域的企業(yè)來說，供應(yīng)鏈主要體現(xiàn)在詢價、請購、采買、催檢、物流、材控這幾大環(huán)節(jié)，因此，適合此領(lǐng)域的ERP系統(tǒng)應(yīng)主要體現(xiàn)出對這幾大環(huán)節(jié)的智能化管理。當然，如果是要建立一整套ERP系統(tǒng)，很多相關(guān)人力資源、資產(chǎn)財務(wù)、安全質(zhì)量、信息管理等因素也是必不可少的。在我國，真正使用ERP系統(tǒng)管理整條供應(yīng)鏈的工程建設(shè)企業(yè)目前還不是很多。但是，如果把著眼點放在材料管理和庫存控制上，MMS系統(tǒng)足可以為我們提供一個材料控制的經(jīng)典平臺。MMS系統(tǒng)追根溯源，從設(shè)計數(shù)據(jù)出發(fā)，根據(jù)現(xiàn)實中材料管理的步驟：設(shè)計→請購→采買→裝箱→到貨→入庫→配料→發(fā)料，基本實現(xiàn)了材料的信息化管理和可控性。以下列出材料管理系統(tǒng)影響庫存控制的幾個關(guān)鍵因素，并結(jié)合作者在越南化肥項目的工作經(jīng)歷，闡述其作用，并提出適當?shù)慕ㄗh。

2.1 對設(shè)計原始數(shù)據(jù)的掌握

對于總包商來說，材料的原始數(shù)據(jù)是設(shè)計數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)應(yīng)包括代碼 （設(shè)備用位號）、詳細描述、尺寸、規(guī)格、型號、數(shù)量、單位、裝置號、管道號 （管道材料）、版次號等。要對大量的材料進行管理和控制，首先得及時獲得準確的設(shè)計數(shù)據(jù)，因為這些數(shù)據(jù)很多時候是做出判斷的基準和依據(jù)。例如：當某種通用材料因設(shè)計變更而大幅減少而先前的請購已發(fā)給采買的情況下，即使已下訂單，材料管理人員也應(yīng)立即通知采買人員相應(yīng)減少此材料的訂貨量。如供應(yīng)商已完成生產(chǎn)，完全可通過協(xié)商給予其相應(yīng)的補償來解決。即便補償，也比全額支付加運費和相應(yīng)的人工費要節(jié)省很多。

2.2 對請購、訂單、到貨環(huán)節(jié)的控制和建議

2.2.1 對請購、訂單、到貨環(huán)節(jié)的控制

在每一步新的設(shè)計工作完成之后，設(shè)計人員會給出材料表，形成一個請購單 （MR）交給采買人員，采買人員再根據(jù)MR執(zhí)行采購程序。假設(shè)某一種材料目前的設(shè)計總量是D，已請購的總量是M，已訂貨的總量是P，考慮到這幾個環(huán)節(jié)要加的裕量，正常情況下三者之間的關(guān)系應(yīng)該是D≤M≤P。在導入D、M、P三組數(shù)據(jù)后，借助MMS系統(tǒng)的數(shù)據(jù)查詢功能，如果材料控制人員發(fā)現(xiàn)D＞M或M＞P，而幾組數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)的時間跨度又超出預(yù)期，那么就應(yīng)立即與設(shè)計或采買人員聯(lián)系，核對是否已請購或已下訂單，在第一時間內(nèi)查缺補漏；另一方面如果材料控制人員發(fā)現(xiàn)D<

采買的過程可大致概括成詢價、報價、開評標/談判、訂單、催檢、物流這一套流程。對于庫存控制來說，除了上文提到的訂單環(huán)節(jié)，物流到貨也是非常重要的一個方面。就正常工程建設(shè)執(zhí)行情況而言，一筆訂單往往會分成前后幾批運輸，材料管理人員接收每批貨物后都需要一一清點，并與物流提前發(fā)來的裝箱單進行比對，發(fā)現(xiàn)任何溢、缺、損的情況都需立即向上游專業(yè)報告。對此環(huán)節(jié)的控制，材料管理系統(tǒng)發(fā)揮了獨特的作用。假設(shè)某一筆訂單材料量為P，此訂單分成了n個批次進行運輸，每個批次的裝箱單分別是L1、L2、……、Ln，到貨清點后，每批的實際有效量分別是W1、W2、……、Wn，考慮到某些大宗材料廠家可能給出的裕量，正常情況下幾者之間的關(guān)系應(yīng)該是：

在導入P、L、W三組數(shù)據(jù)后，借助MMS系統(tǒng)的數(shù)據(jù)查詢功能，如果材控人員發(fā)現(xiàn)此批次實際到貨有效量W≠Lk，就應(yīng)及時與采買、物流人員聯(lián)系，報告多出哪些材料、漏了哪些材料、損壞了哪些材料。對于多出的材料，采買人員應(yīng)通知廠商在以后的發(fā)貨批次中扣除，避免重復發(fā)運造成浪費；對于缺失或損壞的材料，采買人員應(yīng)在拿到證據(jù)后根據(jù)項目進展情況要求廠商補供。

2.2.2 挑戰(zhàn)和建議

MMS系統(tǒng)是以材料管理本身為出發(fā)點建立的，基本上完全由材料控制人員操作，因此，如果要實現(xiàn)對請購、訂單、到貨環(huán)節(jié)的控制，一是會增加與設(shè)計、采買、材控之間交流的成本，二是會提高因流通環(huán)節(jié)多所造成易出錯的風險。理想的局面是：由設(shè)計人員負責控制從設(shè)計到請購過程，由采買人員負責控制從詢價到評標、訂單、催檢、物流這一整套采買過程，由材料管理人員負責接收、清盤、發(fā)退及全程監(jiān)控，并且各方在同一平臺下各自模塊中進行操作，信息共享，最大程度降低出錯的幾率。當然，前提條件是每個模塊都需要根據(jù)各自專業(yè)的特點建立完善的數(shù)據(jù)庫和連接，并通過統(tǒng)一通用的格式進行相互的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)。如果要達到對整個供應(yīng)鏈進行控制，特別建議在采買模塊中完善數(shù)據(jù)和程序并建立起共享平臺，包括各項目采購設(shè)備材料種類、型號、數(shù)量、供應(yīng)商、價格、合同條件等信息的共享。

2.3 對發(fā)料環(huán)節(jié)的控制和建議

2.3.1 對發(fā)料環(huán)節(jié)的控制

材料發(fā)放是材料管理過程中最為核心的一個環(huán)節(jié)，也是最容易出現(xiàn)問題的一個環(huán)節(jié)，它直接決定了庫存量的多少，故對此環(huán)節(jié)的控制顯得非常關(guān)鍵。按照正常發(fā)料程序，施工分包商或其他領(lǐng)料人員會提前準備好材料表，經(jīng)審批后，交給材料部門。由于施工所需材料往往是前后分批到貨，再加上具體施工情況復雜等原因，對于很多通用材料，比如管子、管件、閥門、法蘭等，施工分包商往往會多次領(lǐng)取。因此，在收到材料申請表后，材料控制人員仍然需要先對其內(nèi)容進行詳細審核，借助材料管理系統(tǒng)，通過對比設(shè)計量、庫存量、申請領(lǐng)用量、已領(lǐng)用量等幾組數(shù)據(jù)的關(guān)系決定最終的材料發(fā)放量。尤其是要控制某種材料的領(lǐng)用總量不得超過該種材料的設(shè)計凈量，這對庫存控制顯得尤為重要。

舉個簡單的例子，假設(shè)裝置U分包給了某施工單位S，通過材料管理系統(tǒng)的查詢，發(fā)現(xiàn)某型號閘閥在該裝置區(qū)內(nèi)的設(shè)計總量為d個，目前庫存還剩w個，已給其他施工單位配出w′個，但尚未領(lǐng)取 （被預(yù)訂），施工單位S本次申請領(lǐng)用 f個，之前一共領(lǐng)用過此閘閥f′個，其他施工單位暫未提出申請。那么實際應(yīng)發(fā)給施工單位S的數(shù)量i可以按以下公式推算：

即首先要比較設(shè)計量d和f+f′，如果d≥f+f′，說明本次申請領(lǐng)用量 f在設(shè)計范圍內(nèi)，進而再比較 f和虛擬庫存量w-w′，若f＞w-w′，說明虛擬庫存量不足，最多按虛擬庫存量領(lǐng)取，反之，說明庫存充足，可以按申請量領(lǐng)取；需要注意的是如果d＜f+f′，說明施工單位提的申請量過多，不應(yīng)按申請量進行發(fā)放，以免造成對一家多發(fā)到最后其他單位無料可領(lǐng)的局面，而應(yīng)根據(jù)實際設(shè)計量與先前領(lǐng)用量的差值d-f′同虛擬庫存比較來決定實際發(fā)放量i。

上述只是簡單舉例，實際情況要復雜一些，可能還需考慮其他領(lǐng)料數(shù)據(jù)等因素，但不難看出，借助MMS系統(tǒng)配料的功能，能夠方便快捷地計算出材料的配用量，再根據(jù)施工中是否有材料代用等實際情況，決定最終發(fā)放量。這樣，從材料申領(lǐng)的源頭對庫存進行審核控制，既能保證供應(yīng)，不耽誤施工進度，又能維持相對合理的庫存以備急需，充分體現(xiàn)了材料管理系統(tǒng)在發(fā)料環(huán)節(jié)對庫存控制的作用。

2.3.2 挑戰(zhàn)和建議

雖然在石油石化工程建設(shè)領(lǐng)域的材料管理已成功引進信息系統(tǒng)，但真正做到和實際貨物發(fā)生直接聯(lián)系的并不多，一手數(shù)據(jù)往往是通過庫管人工清點后轉(zhuǎn)到材料控制人員手上，再由材料控制人員手動操作導入系統(tǒng)中。因工程量大，涉及的設(shè)備材料種類數(shù)量多，庫房的管理工作也十分繁雜，若收料、發(fā)料工作完全依賴人工清點，不僅勞動強度大，而且效率低、準確性差。如果能引入條形碼擴展功能，利用其傳輸速度快、靈活實用、易于制作和操作等特點，將移動終端設(shè)備通過無線網(wǎng)絡(luò)與材料管理系統(tǒng)聯(lián)系起來，在收料、發(fā)料過程中，移動終端設(shè)備將按規(guī)則將編定好的條形碼掃描成數(shù)據(jù)并以約定的格式傳輸?shù)讲牧瞎芾硐到y(tǒng)中 （注：條形碼的打印和粘貼仍需庫房管理人員人工操作），將會極大提高庫房的工作效率和準確率，減少庫房管理人員的工作量，并加深材料管理系統(tǒng)對庫存的動態(tài)控制，使其更加及時、真實地反應(yīng)材料狀態(tài)，并提高項目管理的信息化、自動化的水平。目前，行業(yè)內(nèi)已有少數(shù)項目成功使用此項技術(shù)對庫房材料進行管理，如利用TOPIS系統(tǒng)。

2.4 對設(shè)計變更增減材料的控制

MMS系統(tǒng)還能在項目執(zhí)行期間，特別是后期，對設(shè)計變更增減材料進行控制。目的是為了減少后期采購額，盡量利用庫存節(jié)約成本。這就要求設(shè)計人員在提出新的請購前，與材料控制人員積極溝通，并提出材料代用原則，通過對比前后版次材料的變化量，特別是增加的量與實際庫存量，共同決定最終請購量。

舉個簡單的例子，假設(shè)此時項目已進入開車階段，施工已基本完成，對于某種法蘭，經(jīng)前后版次對比發(fā)現(xiàn)，新版中一共增加了△t個，庫存中剩余w個，目前已配出w′個，在之前的設(shè)計變更查詢中，已給其他管道預(yù)訂了w″個，需要留足的備用量為b個；另外，經(jīng)設(shè)計人員確認，庫存還剩v個類似法蘭可以代用且在施工開車中已不再需要。那么，實際應(yīng)請購的數(shù)量m可以按以下公式計算：

對于此種法蘭，w-w′-w″-b+v可視為目前庫存中可以領(lǐng)用的量，如果設(shè)計增加量△t大于此數(shù)，那么它們之間的差值即為實際請購量；反之則說明庫存有充足的裕量可供使用，本次設(shè)計變更無需再提請購。當然，在實際項目執(zhí)行中，還會涉及到材料代用、多家分包商同時需要某一種材料、材料損壞或現(xiàn)場丟失、施工急需等情況，但基本可以按照上述思路來確定最終的請購量。

3 科學的組織管理

庫存控制的另一個關(guān)鍵因素是管理水平。管理的根本目的就是通過計劃、組織、協(xié)調(diào)、控制及創(chuàng)新等手段，結(jié)合人力、物力、財力、信息等資源，謀求更高的工作效率?？茖W的組織管理不僅是運用各種先進技術(shù)的前提，也是協(xié)調(diào)各部門各相關(guān)人員工作，保證其執(zhí)行力度的基礎(chǔ)。要做到對庫存的精細化控制，不僅要求材料管理部門科學地管理庫房材料，還需要從整個公司項目管理層面對各專業(yè)在庫存控制點上的職責明確分工，其他各相關(guān)部門的協(xié)調(diào)配合，以及大力推行信息化、標準化。以下三點是從組織管理方面結(jié)合細節(jié)對庫存控制作用的闡述。

3.1 庫房材料管理

一套科學完善的材料管理程序是庫存精細化控制的首要保證。日常的材料管理工作可基本概括為卸貨、放置、報檢、清點、維護、發(fā)料、盤庫、系統(tǒng)管理。由于各種原因，其中很多環(huán)節(jié)需要反復循環(huán)進行，這就決定了材料管理工作具有多樣性、繁雜性和突發(fā)性的特點。而除去對材料管理系統(tǒng)進行操作等信息管理工作外，其余大部分工作基本都需要在戶外進行，因此，要做到很好地管理維護庫房材料，對庫存進行控制，科學高效利用有限的人力、物力是關(guān)鍵。有些工作做好了，事半功倍；反之，事倍功半。

舉個典型的例子，卸散貨時，如因數(shù)量大，在不提前安排好地方和通道的情況下隨處放置，那么可能一時加快了卸車速度，但隨著時間的推移，到貨材料積累、擠壓起來，很有可能造成無法定位甚至丟失，而這種丟失又往往是難以及時察覺的；相反，如果提前安排好放置位置，并將同一裝箱批次、類型的材料放置在一起，雖然會暫時降低卸車的速度，但從長期來看，不但有利于后續(xù)的報檢、清單、發(fā)料等工作，還節(jié)約了整理庫房的人力物力時間，更重要的是這樣做會讓同一批次的材料集中在一起，把材料因堆放不整而造成丟失的可能性降到最低，減少非正常損失。特別是對于設(shè)備儀表備品備件等非標材料，因無法就近加工，供貨周期長，必須妥善保管，一旦丟失往往會影響最后施工試車的進度。

3.2 項目管理、部門協(xié)調(diào)

強有力的項目管理和相關(guān)部門的配合協(xié)調(diào)是保證材料管理部門高效完成工作的必要條件。目前，石油石化工程建設(shè)總包項目的設(shè)備材料費用往往占其總成本的六成左右。控制庫存，在很大程度上就是控制項目成本。而要做到控制庫存和成本，項目管理團隊需要明確合理分配職責權(quán)限，協(xié)調(diào)各相關(guān)部門工作，從整體上把握材料控制的動態(tài)。宏觀上說，除日常的庫存材料的維護管理之外，庫存發(fā)生變化的情況基本出現(xiàn)在到貨、發(fā)料、退料這三個環(huán)節(jié)，其中到貨和退料是增加庫存，發(fā)料是減少庫存。無論是庫存增加還是減少，都應(yīng)提前制訂計劃。到貨涉及到采買計劃、物流計劃，發(fā)退料涉及到施工計劃，而采買、物流計劃又由設(shè)計、施工計劃來決定。因此，各部門之間的協(xié)調(diào)配合對庫存變化起著重要的作用。

如果因某種原因造成采購過量或不足，相關(guān)部門應(yīng)及時協(xié)調(diào)找出解決辦法，對于采購過量的材料，如在其他設(shè)計或施工中還會用到，應(yīng)及時反映情況，減少下一次的請購量，如確定不再使用，可詢問其他項目是否用到或與制造商商量解決；對于采購不足的材料，要看現(xiàn)場是否已用其他方法解決（如代材等），若未解決，應(yīng)立即安排補訂。為避免出現(xiàn)施工急用的材料遲遲不到現(xiàn)場、而施工暫時不用的材料過早運抵現(xiàn)場導致耽誤施工進度，造成對資金、庫房占用浪費等情況，各專業(yè)可安排強有力的計劃控制人員，通力合作，在每一步采買之前制訂出合理的設(shè)計、采購、施工計劃。如果材料控制人員發(fā)現(xiàn)領(lǐng)料單位超量申請，或在項目施工后期領(lǐng)料量與設(shè)計量有嚴重偏差，或因某些原因申請退還大批已領(lǐng)取材料，除從自身角度對其領(lǐng)料情況詳細核查，看其是否有材料代用、臨時借用的情況外，還需要施工管理人員加強對施工分包商領(lǐng)料退料的校核，從源頭控制。要做到上述幾點，沒有高效的管理和有力的協(xié)調(diào)是很難實現(xiàn)的。

3.3 信息化、標準化、規(guī)范化

無論是上游的設(shè)計專業(yè)，還是中間的采買物流專業(yè)，以及下游的施工專業(yè)，都與材料管理有著密切的聯(lián)系。材料控制人員需從設(shè)計人員那里獲得原始設(shè)計數(shù)據(jù)，需從采買物流人員那里獲得訂單裝箱單數(shù)據(jù)，還需根據(jù)由施工管理人員校審的材料申請單配料發(fā)料，并將到貨、發(fā)料、庫存信息及時準確地反饋給各相關(guān)專業(yè)。為保證其間交流順暢，一項非常重要的工作是材料信息的標準化、規(guī)范化，包括對材料名稱、代碼、描述、規(guī)格型號的統(tǒng)一。這不僅能更好地發(fā)揮材料管理系統(tǒng)的作用，而且對整個公司的發(fā)展也有著深遠的意義。

我們可以根據(jù)管道材料的特點，規(guī)定統(tǒng)一用“分類+標準+材質(zhì)+厚度+規(guī)格+其他”的格式進行描述，格式中每一項都用標準寫法來表示。例如，管道材料統(tǒng)一用 “管子”這兩個字作為分類名稱，而不是 “管”、“管道”或 “鋼管”，那樣使用系統(tǒng)查詢時，輸入 “管子”就能查出所有管子數(shù)據(jù)信息，而不會遺漏。這樣做不僅為材控人員在查詢核對中節(jié)省了大量的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換工作，而且保證了系統(tǒng)內(nèi)材料數(shù)據(jù)的一致和準確。在實際工作中，為了簡便，我們通常會用對每一種不同描述的材料賦予唯一的代碼，使描述和代碼成為一一對應(yīng)的關(guān)系，那么通過系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫綜合功能，能夠很方便地對成千上萬的材料進行查詢、匯總、分類、計算。

從庫存控制角度來說，材料的信息化、標準化、規(guī)范化不但能夠極大地減少交流成本，提高工作效率，而且可以讓所有相關(guān)人員更準確地掌握庫存動態(tài)，讓材料控制人員更有效地管理庫存材料。實踐證明，在數(shù)據(jù)源上統(tǒng)一格式，不但能提高工作效率和質(zhì)量，而且能更有效地利用庫存，節(jié)約采購成本。

4 結(jié)束語

材料管理作為石油石化工程建設(shè)領(lǐng)域總包商供應(yīng)鏈的最后一個環(huán)節(jié)，對其進行控制是一項系統(tǒng)的、涉及面廣且復雜的、同時又需要很多技巧的工作。要做好做精這項工作，目前行業(yè)內(nèi)普遍認同的方法是用科學的管理理念與先進的IT技術(shù)相結(jié)合，通過合理的組織管理和對歷史和現(xiàn)實數(shù)據(jù)信息的積累、統(tǒng)計、分析，根據(jù)項目實際情況總結(jié)出具體執(zhí)行辦法，來達到優(yōu)化庫存、保障供應(yīng)、降低成本、提高效率的目的。本文以材料管理專業(yè)本身為出發(fā)點，列舉了一些材料控制過程中可能會遇到的情況，結(jié)合作者在越南化肥項目工作的實際經(jīng)驗，闡述材料管理系統(tǒng)和項目組織管理這兩大因素在庫存控制中的重要作用，并給出相應(yīng)的建議。事實證明，一方面，一套完善的材料管理系統(tǒng)能夠及時有效地監(jiān)控設(shè)計、請購、采買、物流、到貨、發(fā)料、退庫等各個環(huán)節(jié)，是庫存控制的核心；另一方面，科學的組織管理將有利于部門內(nèi)和部門間分工、合作、協(xié)調(diào)、信息傳遞等，提高效率和準確率，是運用先進IT技術(shù)管理控制庫存的基本前提。

作者認為，要提高材料控制水平仍須從開發(fā)運用ERP系統(tǒng)和提高管理水平這兩個途徑尋求解決辦法，做到中央監(jiān)管、分散操控、統(tǒng)一界面、信息共享，摒棄 “大庫存”的傳統(tǒng)物資管理模式，實現(xiàn)真正的精細化庫存控制，達到降本增效的目的。

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