王延剛，何 斌，宋 偉，孫繼超

(1.上海大學(xué)上海市機械自動化及機器人重點實驗室，上海 200072;2.上海派芬自動控制技術(shù)有限公司，上海 201206)

0 引言

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)信息化成為了時代發(fā)展的必然。信息化能夠有效地提升企業(yè)的管理水平，提升企業(yè)內(nèi)部的信息流轉(zhuǎn)效率，提高工作效率，降低管理成本［1］。上海某高新技術(shù)企業(yè)正處于高速成長階段，企業(yè)規(guī)模不斷擴大，業(yè)務(wù)拓展迅速，原有的管理模式工作效率較低、管理成本高，已不能滿足企業(yè)的發(fā)展需求。針對該企業(yè)的具體情況，本文建立了文檔信息集成管理平臺來幫助其提高信息化水平、強化企業(yè)管理。文檔管理不僅為企業(yè)管理提供所有的產(chǎn)品信息和基礎(chǔ)文檔，也是其他各個模塊能夠順利實現(xiàn)的重要基礎(chǔ)。本文重點介紹該信息集成管理平臺的文檔信息管理系統(tǒng)［2-4］，結(jié)合企業(yè)的實際需求，利用ASP.NET［6-9］和 SQL Server數(shù)據(jù)庫［10-13］技術(shù)，開發(fā)基于Web的文檔信息管理系統(tǒng)。

1 文檔管理的需求分析

1.1 文檔管理需求

該企業(yè)產(chǎn)品的研發(fā)過程中與產(chǎn)品相關(guān)的數(shù)據(jù)包括移動工程機械控制系統(tǒng)的原理設(shè)計、結(jié)構(gòu)設(shè)計、控制設(shè)計及管理產(chǎn)品的相關(guān)信息。這些數(shù)據(jù)以圖形文件、文本文件、數(shù)據(jù)文件、表格文件、多媒體文件等多種形式和多種組織方式存在于計算機中。通過文檔管理可以實現(xiàn)安全迅速的操作、控制和存取數(shù)據(jù)。根據(jù)調(diào)研結(jié)果進行分析，該公司的文檔管理系統(tǒng)具有以下幾個方面的功能需求:(1)將企業(yè)的文檔進行分類，按照樹形結(jié)構(gòu)進行目錄管理;(2)根據(jù)目錄劃分將文件存放在合適的位置，并以附件的形式存儲相關(guān)文件;(3)對目錄和文件進行權(quán)限管理，保證文檔的安全性;(4)根據(jù)選定字段提供檢索功能。

1.2 文檔管理對象

在企業(yè)的日常工作中涉及大量的圖文檔數(shù)據(jù)資料，這些產(chǎn)品數(shù)據(jù)包括:工程機械的工程設(shè)計與分析數(shù)據(jù)、產(chǎn)品模型數(shù)據(jù)、產(chǎn)品圖形數(shù)據(jù)、產(chǎn)品加工數(shù)據(jù)等。具體對象如下:

(1)原始檔案:包括合同、產(chǎn)品設(shè)計任務(wù)書、需求分析、可行性論據(jù)報告和產(chǎn)品設(shè)計說明書等各類文件。

(2)設(shè)計文檔:包括工程設(shè)計與分析數(shù)據(jù)、產(chǎn)品模型數(shù)據(jù)、產(chǎn)品圖形信息、各類測試報告、驗收標準及加工數(shù)據(jù)等。

(3)生產(chǎn)管理文檔:生產(chǎn)中的數(shù)據(jù)可分為兩類，一類是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，這類數(shù)據(jù)比較穩(wěn)定;另一類是動態(tài)數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)有一定的時間性，且相對比較獨立。

(4)維修服務(wù)文檔:常用備件清單、維修記錄和使用手冊等說明文件。

(5)專用文件:產(chǎn)品電氣原理圖、布線圖、印刷電路板圖等。

由以上分析可知，該公司文檔種類繁雜、數(shù)量龐大，為有效、合理地管理文檔，在本系統(tǒng)中根據(jù)文檔的來源的不同進行分類管理，共劃分了若干大類和若干小類，并根據(jù)此劃分建立了樹形目錄，按照該目錄進行管理。

2 系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計

圖1 系統(tǒng)架構(gòu)圖

本系統(tǒng)是利用ASP.NET和SQL Server數(shù)據(jù)庫技術(shù)開發(fā)的基于Web的文檔管理系統(tǒng)。如圖1所示，本系統(tǒng)是一個四層次架構(gòu)系統(tǒng)，具有用戶層、表示層、服務(wù)層和數(shù)據(jù)層。

用戶層:用戶通過瀏覽網(wǎng)頁的方式進入到表示層。本地用戶通過內(nèi)部局域網(wǎng)的登錄系統(tǒng)，外地用戶通過互聯(lián)網(wǎng)連接網(wǎng)頁登錄系統(tǒng)。經(jīng)過登錄認證后，可進入系統(tǒng)工作界面，根據(jù)其目錄權(quán)限和文檔權(quán)限在各個模塊中進行自己的工作。

表示層:在表示層中的各項操作在服務(wù)層Web服務(wù)器的支持下與數(shù)據(jù)層相關(guān)聯(lián)。

服務(wù)層:使用Web服務(wù)器架構(gòu)。

數(shù)據(jù)層:數(shù)據(jù)層中有數(shù)據(jù)庫和文件庫，數(shù)據(jù)庫存放系統(tǒng)的基本數(shù)據(jù)信息和所有的文件數(shù)據(jù)信息，文檔庫則以物理形式存放文檔。通過數(shù)據(jù)庫中文件信息可以映射到文件庫中的物理文件，進而保證用戶操作的正確性和數(shù)據(jù)文件的一致性。

3 系統(tǒng)功能設(shè)計

根據(jù)需求分析，將系統(tǒng)功能劃分為文檔管理、文檔查詢、權(quán)限管理、系統(tǒng)管理4個主要模塊，如圖2所示。

圖2 系統(tǒng)模塊圖

(1)文檔管理。

文檔管理主要實現(xiàn)文檔信息的添加功能，并為文檔添加相應(yīng)說明。用戶登錄進入系統(tǒng)之后，選擇進入相應(yīng)的工作模塊，通過產(chǎn)品物料號選擇相應(yīng)的產(chǎn)品進行文檔添加操作。用戶需要填寫該文檔的基本相關(guān)信息，并將具體文檔作為附件上傳到系統(tǒng)中去。上傳完畢后，文檔即具有默認權(quán)限。

(2)權(quán)限管理。

權(quán)限管理主要分為目錄權(quán)限管理和文檔權(quán)限管理。權(quán)限可以分配到具體的用戶，也可以分配到用戶組。目錄權(quán)限決定了用戶進入系統(tǒng)后可見的目錄結(jié)構(gòu)，對于權(quán)限之外的目錄不可見。文檔權(quán)限是指用戶對文檔進行的操作權(quán)限，有上傳權(quán)限、查看權(quán)限、下載權(quán)限和刪除權(quán)限。對權(quán)限進行管理時，首先選定相應(yīng)的目錄或者文檔，然后將用戶或組添加到權(quán)限組中，或者從權(quán)限組中移除。

(3)文檔查詢。

文檔查詢功能支持多字段查詢，查詢字段有物料號、作者、項目名稱、上傳時間等。用戶進入到查詢界面輸入一個或幾個查詢字段，即可查詢到相關(guān)的所有文件。查詢條件越多，查詢的精確度越高。查詢到結(jié)果后，用戶可以根據(jù)自己的權(quán)限進行相關(guān)的操作。

(4)系統(tǒng)管理模塊。

系統(tǒng)管理模塊主要負責(zé)維護系統(tǒng)的正常運行。如用戶的登錄認證、用戶信息管理、用戶組管理、下載記錄管理等。

4 數(shù)據(jù)庫設(shè)計

4.1 數(shù)據(jù)庫的需求

根據(jù)系統(tǒng)需求，列出以下數(shù)據(jù)項和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。

(1)項目信息表，存放每個項目的具體信息，包括項目編號、項目名稱、項目類別、項目等級、開始日期、完成日期、項目狀態(tài)、參與部門、項目經(jīng)理、項目組成員、客戶名稱和備注。

(2)文檔權(quán)限信息表，存放文檔權(quán)限信息，包括文件編號、權(quán)限所屬組或用戶、管理使用權(quán)限、下載權(quán)限等。

(3)文件信息表，存放文件的基本信息，包括文件名稱、文件編號、文件類型、文件創(chuàng)建時間、文件附件信息等。

(4)組基本信息表，存放用戶組的基本信息，包括組編號、組名稱、組用戶編號和組描述等。

(5)用戶基本信息表，存放用戶基本信息，如用戶編號、用戶名、登錄ID、登錄密碼、所在組等。

(6)下載記錄信息表，記錄下載記錄的相關(guān)信息，包括下載用戶、下載時間、下載文件編號等。

4.2 數(shù)據(jù)庫邏輯設(shè)計分析

圖3 各表主/外鍵關(guān)系圖

主鍵是數(shù)據(jù)庫表格中用來保證數(shù)據(jù)完整性的值唯一的數(shù)據(jù)項。在對項目文檔進行管理時，必須先建立項目信息表，因項目編號規(guī)范并唯一將其設(shè)置為該表主鍵。通過外鍵設(shè)置可以將各個表格關(guān)聯(lián)起來，保證數(shù)據(jù)的完整性和一致性。各表格的主/外鍵關(guān)系簡圖如圖3所示，圖中PK代表主鍵，F(xiàn)K代表外鍵。

5 系統(tǒng)實現(xiàn)的關(guān)鍵技術(shù)

5.1 系統(tǒng)流程

經(jīng)過對該公司業(yè)務(wù)流程的分析和總結(jié)，可以歸納出一般文檔管理系統(tǒng)主要流程:項目建立流程、文件添加流程、文件查詢流程、文件下載流程、文件刪除流程、文件權(quán)限管理流程。

(1)項目建立。

文檔管理平臺數(shù)據(jù)庫設(shè)計以物料號作為其主鍵，以產(chǎn)品信息表作為主表，將其他文檔表串聯(lián)為一個項目。所以在對項目文檔進行管理的基礎(chǔ)上，必須先建立產(chǎn)品信息表(立項)。項目信息通過界面輸入建立，并且可以進行修改。項目編號唯一，提交項目信息時系統(tǒng)自動判斷項目編號是否存在。

(2)文件上傳。

用戶登錄后，通過目錄進入到相應(yīng)類別的子目錄下，選擇文件上傳操作。然后填寫文件的相關(guān)信息后，通過附件的方式進行文件上傳。系統(tǒng)根據(jù)目錄的不同將附件保存到服務(wù)器的不同位置上，上傳成功后跳出成功提示。圖4是文件上傳操作的流程圖。

圖4 文件上傳的一般流程

(3)文件查詢。

文件查詢主要針對的是文件下載和預(yù)覽過程，指通過文件查詢搜索到目標文件進行下載或者預(yù)覽，該過程需要進行查看權(quán)限判斷。

(4)文件刪除。

具有刪除權(quán)限的用戶可以對文件進行刪除操作。通過文件搜索或者目錄選擇找到相應(yīng)的文件，選擇文檔進行刪除操作，確認刪除后則顯示操作的完成信息。圖5是文件刪除操作的一般流程。

圖5 文件刪除的一般流程

(5)文件下載。

具有下載權(quán)限的用戶可以進行文件下載，沒有權(quán)限則不能從系統(tǒng)中下載。用戶通過文件搜索或者目錄找到相應(yīng)文件，進行下載操作，經(jīng)過系統(tǒng)權(quán)限判斷后，完成該操作。圖6是文件下載的一般流程。

圖6 文件下載的一般流程

(6)文件權(quán)限管理。

文件權(quán)限主要有上傳、下載、刪除。文件的權(quán)限管理是指將不同的權(quán)限具體地分配到用戶和組。文件上傳完成后，管理員可以對文件進行權(quán)限分配和調(diào)整。

5.2 系統(tǒng)目錄的實現(xiàn)

本系統(tǒng)利用Visual Studio 2005工具進行開發(fā)，開發(fā)語言為C#。為進行文檔的分類管理，利用VS 2005中的Menu控件實現(xiàn)動態(tài)的目錄機構(gòu)。在一個名為Web.sitemap的XML文件中通過代碼編寫目錄結(jié)構(gòu)。代碼的主要結(jié)構(gòu)是在＜siteMap＞和＜/siteMap＞之間嵌入＜siteMapNode＞標記來實現(xiàn)頁面的層級嵌套。一個＜siteMapNode＞標記代表一個頁面，其具體結(jié)構(gòu)是:

在＜siteMapNode＞標記中也可以嵌入代表子頁面的標記，這樣就實現(xiàn)了目錄的層級結(jié)構(gòu)。

5.3 文件的上傳與下載

文件的上傳下載在系統(tǒng)中是一個重要的模塊。文件的上傳通過VS 2005中的FileUpload控件來實現(xiàn)。通過FileUpload控件自身的功能屬性，首先判斷控件中是否已經(jīng)選擇上傳文件，若已選擇則判斷是不是符合規(guī)定的格式要求，若符合格式要求則通過語句FileUpload.SaveAs(savePath)完成上傳操作。save-Path是定義的文件存儲路徑。

文件的下載功能通過ASP.NET中Response對象來實現(xiàn)，首先獲取保存文件的路徑，然后下載文件，具體代碼不再贅述。

5.4 系統(tǒng)安全控制

本系統(tǒng)的安全控制是多方面的，一方面通過用戶的登錄認證可以確保登錄用戶的合法性，另一方面每個目錄都具有單獨的訪問權(quán)限，只有具有權(quán)限的用戶才能瀏覽相應(yīng)目錄。同樣，每個文件也進行了訪問權(quán)限控制。對于數(shù)據(jù)庫連接進行了加密處理，并對數(shù)據(jù)庫的訪問進行了控制，設(shè)置專門的數(shù)據(jù)庫管理員進行日常維護。

6 結(jié)束語

本文對企業(yè)實際需求進行了詳細的調(diào)研分析，總結(jié)了企業(yè)文檔管理的對象和類型。在上述分析的基礎(chǔ)上對文檔管理系統(tǒng)進行了功能規(guī)劃，提出了系統(tǒng)的主要功能模塊，并對系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫進行了數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和邏輯結(jié)構(gòu)的分析和設(shè)計。通過對系統(tǒng)流程分析與設(shè)計，提出了一般文檔管理系統(tǒng)的主要流程，并對系統(tǒng)實現(xiàn)的關(guān)鍵技術(shù)進行了介紹。

在上述工作的基礎(chǔ)上，研發(fā)了一套基于Web的文檔信息管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)已在企業(yè)中投入使用，實踐證明，該系統(tǒng)能夠幫助企業(yè)對文檔信息進行有效的管理與使用。

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